Telearbeit

1. Bezirksregierung Hannover Projektgruppe Telearbeit Telearbeit bei der Bezirksregierung Hannover

2. Bezirksregierung Hannover Projektgruppe Telearbeit Die Projektgruppe:

3. Behördenleitung berichtet Projektgruppe Telearbeit Leitung durch Herrn Gabriel Fachberater in Ihrer Funktion Projektkerngruppe dauerhafte Mitglieder der Projektgruppe: Projektleitung Geschäftsstelle Telearbeit Frauenbeauftragte Schwerbehindertenbeauftragter Vertreter der Personalvertretung Personalsachbearbeitung Organisation Datenschutz VR Vertreter von bereits tätigen TA Vertreter von bereits tätigen TM Betriebsarzt Innerer Dienst Anwenderbetreuer IUK Technik Workshops Arbeitsgruppen gemeinsame Sitzungen Information / Umsetzung Beschäftigte

4. Bezirksregierung Hannover Projektgruppe Telearbeit • Einführung der Telearbeit bei der Bezirksregierung Hannover mit zunächst 10 Telearbeitsplätzen • Entwicklung von Kriterien für Arbeitsplätze, Telearbeitende und Vorgesetzte • Entwicklung eines Auswahl- und Vergabeverfahrens für Interessierte • Erarbeitung von Maßnahmen zur Betreuung und Begleitung der Telarbeitenden Der Arbeitsauftrag:

5. Bezirksregierung Hannover Projektgruppe Telearbeit Die Checklisten zur Selbsteinschätzung :

6. Bezirksregierung Hannover Projektgruppe Telearbeit für den Telearbeitsplatz

7. Bezirksregierung Hannover Projektgruppe Telearbeit für Telearbeitende

8. Bezirksregierung Hannover Projektgruppe Telearbeit für Telemanagerinnen und Telemanager

9. Bezirksregierung Hannover Projektgruppe Telearbeit Welche Arbeitsplätze eignen sich zur Telearbeit? • Eine kurzfristige Anwesenheit auf dem Arbeitsplatz ist nicht erforderlich. • Die Aufgaben des Arbeitsplatzes lassen sich im voraus planen. • Ein ständiger Zugriff auf Ressourcen (Kopierer/Bibliothek/Akten) ist nicht erforderlich. • Persönliche Kontakte mit Kolleginnen und Kollegen sowie Kundinnen und Kunden sind auf die Anwesenheitstage in der Dienststelle verschiebbar.

10. Bezirksregierung Hannover Projektgruppe Telearbeit • Die erforderliche Kontakte mit Kolleginnen und Kollegen sowie Kundinnen und Kunden lassen sich über Kommunikationsmedien erledigen. • Die zur Bearbeitung des Arbeitsplatzes erforderlichen Daten sind transportabel. • Die Vertretung des Arbeitsplatzes ist auch möglich, wenn Telearbeit praktiziert wird. • Bereitschaft aus wichtigen dienstlichen Gründen Vertretungsaufgaben (über die vereinbarten Anwesenheitstage hinaus) wahrzunehmen. • Auf dem Arbeitsplatz ist lediglich ein geringeres Maß an persönlicher Kommunikation mit Kolleginnen und Kollegen sowie Kundinnen und Kunden erforderlich.

11. Bezirksregierung Hannover Projektgruppe Telearbeit Nicht geeignet sind Arbeitsplätze auf denen: • personenbezogenen Daten von Bediensteten bearbeitet werden. • Daten der Schutzstufe D oder E bearbeitet werden.

12. Bezirksregierung Hannover Projektgruppe Telearbeit Checklisten für Telearbeitende: • Vorhandensein eines separaten und abschließbaren Arbeitsraumes, in dem der Telearbeitsplatz eingerichtet werden kann • Fähigkeit Termine einzuhalten • Fähigkeit Beruf und Freizeit von einander trennen • Ausreichend Kenntnisse um einfache technische Probleme beheben zu können • Fähigkeit zur Selbstmotivation • Fähigkeit zur Selbstorganisation

13. Bezirksregierung Hannover Projektgruppe Telearbeit • Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten • Vereinbarkeit von Telearbeit mit den familiären Bedingungen • Die häusliche Atmosphäre erlaubt ungestörtes Arbeiten • Bereitschaft das Büro in der Dienststelle einschließlich der Büroausstattung mit einer oder mehreren Personen zu teilen • Gutes Vertrauensverhältnis zu der oder dem Vorgesetzten • Teamfähigkeit • Bereitschaft Verantwortung zu übernehmen

14. Bezirksregierung Hannover Projektgruppe Telearbeit Wer eignet sich nicht für Telearbeit? • Geringer als halbtags beschäftigt bzw. die Möglichkeit einer Halbtagsbeschäftigung besteht nicht • keine mehrjährige Berufserfahrung • kein sicherer Umgang mit den IuK – Anwendungen des Arbeitsplatzes • keine ausreichende fachliche Erfahrung auf dem Arbeitsplatz • keine Möglichkeit einen bzw. einen zusätzlichen ISDN-Anschluss im Haushalt der Telearbeitenden zu installieren

15. Bezirksregierung Hannover Projektgruppe Telearbeit Checkliste für Vorgesetzte: (Telamanagerinnen und Telemanager ) • sicherer Umgang mit den auf dem Arbeitsplatz erforderlichen IuK – Anwendungen • Bereitschaft die Einführung der Telearbeit in der Organisationseinheit aktiv zu begleiten • Fähigkeit zur Mitarbeiterführung auf Basis einer Zielvereinbarung • Bereitschaft Entscheidungen auf Telearbeitende zu delegieren • Aufgeschlossenheit gegenüber modernen Kommunikationsmedien

16. Fähigkeit zu ergebnisorientierten Kontrollen • Fähigkeit Arbeitsaufträge per Telefon, Fax oder E-Mail zu erteilen • Wird die Einführung der Telearbeit im dienstlichen Umfeld auf Akzeptanz stoßen?

17. Bezirksregierung Hannover Projektgruppe Telearbeit Wie bewerbe ich mich?

18. Bezirksregierung Hannover Projektgruppe Telearbeit Der Bewerbungsbogen verfügbar im Intranet unter der Rubrik BR-H intern/Telearbeit

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26. Bezirksregierung Hannover Projektgruppe Telearbeit Weiteres Verfahren Okt. 2001 • strukturiertes Bewerbungsverfahren November/Dezember 2001 • Vorauswahl der Telearbeitenden durch Projektgruppe, 101-Pers und 101-Org anhand von prozentual bewerteten Kriterien • Unterrichtung Lenkungsgruppe • Beteiligung der Personalvertretungen • vorläufige Zusagen und Absagen durch 101-Pers

27. Bezirksregierung Hannover Projektgruppe Telearbeit Bewertungskriterien sind: • soziale Aspekte (betreuungsbedürftige Kinder oder Angehörige, persönliche Gegebenheiten...) 40% • Geeignetheit des Arbeitsplatzes 30% • Zustimmung der Vorgesetzten 20% • Wirtschaftlichkeitserwägungen 10%

28. Bezirksregierung Hannover Projektgruppe Telearbeit Dez.2001/Jan. 2002 • Besichtigung der häuslichen Arbeitsplätze • Basisschulungen für TA und TM vom 07. - 09. Januar Februar 2002 • Fertigung eines „Soll-Konzeptes“ durch die TA und TM • endgültige Bewilligung (s. Muster) • Ausstattung der Arbeitsplätze • Technikeinweisung

29. Bezirksregierung Hannover Projektgruppe Telearbeit weiteres Vorgehen März / April 2002 • Aufnahme der Telearbeit • Abnahme der häuslichen Arbeitsplätze mit PersV • laufende Betreuung der TA und TM • regelmäßiger Gedankenaustausch zwischen den TA und den TM • begleitende Evaluation

30. Bezirksregierung Hannover Projektgruppe Telearbeit 1. Quartal 2003 • Erstellung eines Zwischenberichtes zum Stand der Telearbeit unter Beteiligung der Projektgruppe, der TA und TM

31. Bezirksregierung Hannover Projektgruppe Telearbeit Das bisherige Projekt im Detail Teilnehmer • zwölf Telearbeitende • davon acht Frauen und vier Männer • 42% der Telearbeitenden sind mit einem Stellenanteil von 50 – 75% beschäftigt • neun Telemanager

32. Bezirksregierung Hannover Projektgruppe Telearbeit Ausstattung eines Telearbeitsplatzes Multifunktionsgerät Drucker, Fax, Kopierer und Scanner ISDN Telefon mit Mobilteil und AB Arbeitsplatz PC mit Netzwerkkarte ISDN Anschluss Router

33. Bezirksregierung Hannover Projektgruppe Telearbeit Anschluss eines Telearbeitsplatzes an die Dienststelle Tele- arbeits- platz Dienst- stelle Router / Wählverbindung IZN ISDN izn-net

34. Bezirksregierung Hannover Projektgruppe Telearbeit mögliche Konfigurationen eines Telearbeitsplatzes • als Client-Server (z.B. PC ist Mitglied einer NT 4.0 Domäne) • als Thin-Client (z.B. CITRIX Terminal Server) • kombinierter Einsatz von z.B. NT 4.0 Domäne und CITRIX (bei HVS P53)

35. Bezirksregierung Hannover Projektgruppe Telearbeit Wirtschaftlichkeit von Telearbeit Kosten entstehen bei: • der einmaligen Einrichtung in Höhe von ca. 4600 € (Beschaffung aller Geräte, der Büroausstattung, der Auslieferung und Inbetriebnahme) • den Verbindungskosten von durchschnittlich 135 € monatlich je Telearbeitsplatz (für alle Telefon-, Fax- und Datenverbindungen) • der monatl. Aufwandsentschädigung von ca. 30 € • der Betreuung der TA und TM • der Fortbildung der TA und TM

36. Bezirksregierung Hannover Projektgruppe Telearbeit Einsparungen sind möglich bei: • den Mietkosten für Büroräume in der Dienststelle (Desk Sharing) • den Betriebskosten für Büroflächen • den Kosten für Büroausstattungen in der Dienststelle • den Personalkosten durch geringere Fehlzeiten • den Personalkosten durch höhere Produktivität und Qualität

37. Bezirksregierung Hannover Projektgruppe Telearbeit Vorraussetzungen für das Erreichen von Wirtschaftlichkeit: • Abmietung von Büroflächen oder Verhinderung einer Neuanmietung • Erreichen einer Mindestanzahl von Telearbeitenden • Einführung von „Desk sharing“ • Anpassung des Telearbeitsplatzes an die erhöhte Produktivität

38. Bezirksregierung Hannover Projektgruppe Telearbeit Erfahrungen mit Telearbeit aus Sicht der TA / TM Telearbeit • erhöht die Arbeitsleistung und -qualität, • erhöht die Motivation der TA, • ermöglicht eine bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf, • steigert die Lebensqualität und verbessert das Familienleben, • reduziert Fahrtzeiten und -kosten • beeinträchtigt teilweise die sozialen Kontakte mit Kolleginnen und Kollegen • führt teilweise zu Informationsverlusten

39. Bezirksregierung Hannover Projektgruppe Telearbeit aus Sicht der Dienststelle Telearbeit • wird positiv bewertet, • steigert die Motivation der TA, • erhöht die Produktivität, • verringert Fehlzeiten, • erfordert neue Formen der Mitarbeiterführung • lässt sich grundsätzlich in den bestehenden Dienstbetrieb eingliedern, • kann wirtschaftlich sein

40. Bezirksregierung Hannover Projektgruppe Telearbeit künftig zu beobachten: • Telearbeit sollte strukturiert, mit nicht mehr als 12 Telearbeitenden zeitgleich, eingeführt werden • eine kontinuierliche Betreuung der TA ist erforderlich • Arbeitsplätze, die grundsätzlich für Telearbeit geeignet sind, sollten erfasst werden • permanente Fortbildungen für TA und TM sind erforderlich • Gewährleistung von Transparenz zur Steigerung der Akzeptanz der Telearbeit