EL MODELO DE GESTIÓN ECONOMICA DE LA INVESTIGACIÓN EN LA UEX

1. EL MODELO DE GESTIÓN ECONOMICA DE LA INVESTIGACIÓN EN LA UEX IV ENCUENTRO DE LA RED UGI Badajoz, marzo de 2009 Manuel Jiménez García

2. NECESIDAD DEL CAMBIO - La normativa reguladora de los Proyectos de Investigación competitivos se remite actualmente a la Ley General de Subvenciones, en vez de a la Ley General Presupuestaria. Esto provoca que las exigencias de gestión, sobre todo en lo relativo al cumplimiento estricto de los plazos de ejecución y de su ajuste a la concesión, sean cada vez mayores. - La aparición de nuevos modelos de presentación de los informes periódicos y finales de los proyectos, con el acceso a aplicaciones informáticas de los Ministerios para la presentación vía telemática de manera centralizada, lo que obliga a una serie de exigencias en el registro interno de la información para su posterior transmisión. - Dispersión de la información.- La información sobre los proyectos se recibe, incompleta, en los Servicios Centrales y los Investigadores reciben otra información directamente de los órganos subvencionadores.

3. NECESIDAD DEL CAMBIO - Dispersión en la gestión.- Las instancias que participan en la gestión de los proyectos son las siguientes: El Investigador. El Centro, a través de su Administración. El SGTRI El Servicio de Contabilidad y Presupuestos. El Servicio de Recursos Humanos. Las relaciones y los cauces entre todas estas instancias no están definidos.

4. NECESIDAD DEL CAMBIO El personal de los Centros, que gestiona los gastos que le presenta el Investigador, sin ninguna posibilidad de efectuar un control previo sobre su adecuación al proyecto o al presupuesto aprobado, dándoles un tratamiento igual al de cualquier otro gasto corriente. El SGTRI que participa únicamente en la fase inicial, de presentación, y en la final, de justificación, perdiendo toda la información sobre el desarrollo del proyecto El Servicio de Recursos Humanos se encarga de la contratación y gestión del personal contratado con cargo a los proyectos, pero recibe las peticiones de diferentes órganos e instancias, sin que exista un único cauce para estas contrataciones.

5. ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL NUEVO MODELO SE APLICA A LA TOTALIDAD DE LOS GASTOS INCLUIDOS EN EL PROGRAMA 541A EXCEPCIONES: Los presupuestos ordinarios y los fondos finalistas destinados directamente a los Centros de Gastos incluidos en el programa 541A, que seguirían gestionándose como hasta ahora, con su propia estructura o a través de las Secciones de Gestión Económica.   Los gastos incluidos en el programa 541A que, por su naturaleza o cuantía requieran expediente de contratación, que serán tramitados por la Sección de Contratación y Patrimonio.

6. IMPLANTACIÓN EN DOS FASES - FASE 1.- PAGOS DIRECTOS: Aquellos en los que la factura o justificante de gasto es obtenido previamente al pago. El pago es realizado por la Tesorería General de la Universidad. - FASE 2.- GASTOS PAGADOS CON CARGO AL ANTICIPO DE CAJA FIJA DE LOS CENTROS: El pago se realizará mediante el anticipo de caja fija único del SGTRI y la tarjeta bancaria expedida a favor del Investigador y posteriormente son aplicados a presupuesto y formalizados.

7. PROCEDIMIENTO DE TRAMITACIÓN DE GASTOS- PAGO DIRECTO  1 .- El Investigador Principal (o provisionalmente, la Administración del Centro o Departamento), remitirá al Negociado de Gestión de Proyectos correspondiente a su Semidistrito, el original de la factura o justificante de gasto para pago directo mediante el modelo de remisión normalizado .PROPUESTA DE PAGO DIRECTO.pdf - Debidamente conformada por el Investigador . - Acompañada, en su caso, de la documentación exigible (informe justificativo, alta de inventario, certificado de conformidad etc.). - Identificación del Proyecto, convenio o contrato al que debe ser imputado el gasto. - Tipo de gasto a que corresponde (inventariable, fungible, dietas y locomoción, gastos varios), según las diferentes apartados que tenga aprobados para ese proyecto, convenio o contrato. - Descripción detallada del gasto.

8. DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL GASTO - NO BASTA CON DESCRIBIR EL MATERIAL DE MANERA GENÉRICA. ES NECESARIA UNA DESCRIPCIÓN QUE RELACIONE ESE MATERIAL CON EL PROYECTO. - EN DIETAS ES NECESARIO DETALLAR EL MOTIVO DEL VIAJE Y LAS FECHAS. - EN EL CAMPO DE DESCRIPCIÓN DEL JUSTIFICANTE DE GASTO COMPLETAR LOS DATOS FACILITADOS POR EL INVESTIGADOR CON LOS DATOS DE LA FACTURA O JUSTIFICANTE.

9. PROCEDIMIENTO DE TRAMITACIÓN DE GASTOS- PAGO DIRECTO Comprobaciones: - REQUISITOS FORMALES DE LA FACTURA O JUSTIFICANTE. - ADECUACIÓN DEL GASTO AL PROYECTO, ESPECIALMENTE EN PLAN NACIONAL, REGIONAL Y EUROPEOS: ESPECIAL ATENCIÓN: * Reparaciones y mantenimiento. * Material de oficina. * Mobiliario. * Ordenadores e impresoras. * Honorarios y asignaciones al profesorado. * Viajes, asistencias a Congresos etc.

10. PROCEDIMIENTO DE TRAMITACIÓN DE GASTOS- PAGO DIRECTO  - Se procederá a su devolución, en el caso de que la factura o justificante adolezca de algún defecto formal, no se acompañe alguno de los documentos exigidos, no exista crédito o la naturaleza del gasto no se ajuste al presupuesto aprobado para ese proyecto, convenio o contrato. Utilizaremos un modelo normalizado, que firmará el /la Jefe de Negociado. LOS CONFLICTOS QUE PUEDAN SURGIR SERÁN RESUELTOS POR LA JEFATURA DE SECCIÓN DE GESTIÓN DE LA INVESTIGACIÓN O POR LA DIRECCIÓN DEL SERVICIO. EN EL CASO DE PERSISTIR LA DISCREPANCIA, SE TRAMITARÁ EL GASTO EN DOCUMENTO CONTABLE INDIVIDUALIZADO AL SERVICIO DE CONTROL INTERNO, ACOMPAÑADO DE INFORME.

11. PROCEDIMIENTO DE TRAMITACIÓN DE GASTOS- PAGO DIRECTO Las facturas y justificantes correctos se contabilizarán en el módulo JUSTIFICANTES DE GASTOS de Sorolla, imputándose a la orgánica correspondiente. - Periódicamente (una vez a la semana) se emitirán los documentos contables, agrupando en un mismos documentos los correspondientes al mismo proveedor. Firma como Proponente el Director del SGTRI. - ENVÍO A TRAVÉS DEL PROGRAMA “SENDERO”, al SGTRI

12. PROCEDIMIENTO DE TRAMITACIÓN DE GASTOS- PAGOS CON ANTICIPO DE CAJA FIJA O CON TARJETA Con el nuevo sistema desaparece lo que ahora denominamos “anticipo de caja fija de proyectos” que gestionan los Centros. -Se crea una Caja Fija de Proyectos en el Servicio de Gestión y Transferencia de Resultados de la Investigación, que se dota con el anticipo de fondos necesarios y que será utilizada tanto para la realización de pagos a terceros, según las normas actualmente vigentes para este tipo anticipos, como para dotar las nuevas tarjetas bancarias a investigadores, que tendrán la consideración de “anticipos de cajero”.

13. PROCEDIMIENTO DE TRAMITACIÓN DE GASTOS- PAGOS CON ANTICIPO DE CAJA FIJA O CON TARJETA Los investigadores con proyectos, convenios o contratos con saldo disponible, previa solicitud, les será emitida una tarjeta que podrían utilizar como medio de pago para cualquiera de sus créditos de investigación. Podrá utilizarse este sistema cuando por la naturaleza del establecimiento en el que se realice la compra o razones de economía y eficacia lo requiera. Dichas tarjetas tendrían un límite de disponible según la siguiente escala:

14. PROCEDIMIENTO DE TRAMITACIÓN DE GASTOS- PAGOS CON ANTICIPO DE CAJA FIJA O CON TARJETA Para un total de saldos disponibles inferior a 5.000 euros.- 1.000 euros Para un total de saldos disponibles entre 5.000 y 10.000 euros.- 2.000 euros. Para un total de saldos disponibles entre 10.000 euros y 50.000 euros.- 3.000 euros. Para un total de saldos disponibles entre 50.000 euros y 150.000 euros.- 6.000 euros. Para un total de saldos disponibles entre 150.000 euros y 300.000 euros.- 12.000 euros. Para un total de saldos disponibles superiores a 300.000 euros.- 18.000 euros.

15. PROCEDIMIENTO DE TRAMITACIÓN DE GASTOS- PAGO CON TARJETA El Investigador podrá utilizar la tarjeta en las formas siguientes: - Para la adquisición de bienes y servicios en establecimientos comerciales del territorio español, cuando por la naturaleza del gasto, su cuantía, tipo de establecimiento o razones de eficacia o economía lo requieran, el investigador titular podrá realizar el pago del bien o servicio directamente en el establecimiento mediante cargo en la tarjeta que tiene asignada. Habría que tener en cuenta lo siguiente: Es necesario exigir, además del resguardo del pago con tarjeta, la correspondiente factura, emitida en todo caso a nombre de la Universidad de Extremadura, con CIF nº Q-0618001-B, no siendo válidas las facturas emitidas a nombre del Investigador. A efectos de su justificación, el investigador deberá aportar ambos documentos (factura y resguardo de pago con tarjeta)

16. PROCEDIMIENTO DE TRAMITACIÓN DE GASTOS- PAGO CON TARJETA Bajo ningún concepto podría utilizarse la tarjeta para la percepción de asignaciones con cargo a los proyectos, convenios o contratos ni para ningún otro tipo de pago a personas físicas que suponga la obligación de retención a cuenta del IRPF.

17. PROCEDIMIENTO DE TRAMITACIÓN DE GASTOS- PAGO CON TARJETA Compras en el extranjero o a través de internet. El investigador titular podrá utilizar la tarjeta como medio de pago en establecimientos comerciales en el extranjero o a través de internet, teniendo en cuenta lo siguiente: Será necesario exigir en todo caso la correspondiente factura emitida a nombre de la Universidad de Extremadura, con CIF nº Q-0618001-B (ESQ0618001B), no siendo válidas las facturas emitidas a nombre del Investigador, sin que puedan aducirse razones de economía o de cualquier otro tipo para excepcionar esta regla.

18. PROCEDIMIENTO DE TRAMITACIÓN DE GASTOS- PAGO CON TARJETA En adquisiciones realizadas tanto de forma directa como a través de internet en territorio de la Comunidad Europea, en ningún caso la factura podrá incluir el IVA o impuesto equivalente, ya que por normativa europea, el IVA intracomunitario deberá liquidarse en España. En el caso de que alguna factura incluya dicho impuesto, su cuantía no se considerará como cantidad justificada y se procederá a una nueva liquidación en España.

19. PROCEDIMIENTO DE TRAMITACIÓN DE GASTOS- PAGO CON TARJETA - Pago de gastos de viaje. El investigador principal podrá realizar el pago de cualquier tipo de gastos de viaje, aunque éstos no deban ser objeto de posterior justificación. Así, podrá utilizar la tarjeta como medio de pago para agencias de viaje, transporte público, hoteles, restaurantes, gasolineras etc. Posteriormente realizará la liquidación de la comisión de servicio correspondiente, según las cuantías establecidas, acompañando las facturas que sean exigibles y la totalidad de los resguardo de pagos con tarjeta realizados. En dicha liquidación se calculará el importe de la indemnización a que tiene derecho menos el total de los pagos realizados con la tarjeta.

20. PROCEDIMIENTO DE TRAMITACIÓN DE GASTOS- PAGO CON TARJETA - En el caso de que dicho resultado fuese positivo, una vez recibida la liquidación en el Negociado de Gestión Económica de Proyectos, se procederá a transferir al investigador dicha diferencia. Si el resultado fuese negativo, es decir, los pagos realizados con la tarjeta superasen el importe de la indemnización correspondiente, el investigador, a requerimiento del Negociado de Gestión Económica de Proyectos, deberá ingresar en la cuenta que se le indique la cantidad debida.

21. PROCEDIMIENTO DE TRAMITACIÓN DE GASTOS- PAGO CON TARJETA  - El Investigador Principal , remitirá al Negociado de Gestión de Proyectos correspondiente a su Semidistrito, los originales de las facturas o justificantes de gasto pagados con cargo a la tarjeta directo mediante el modelo de remisión normalizado. - Debidamente conformada por el Investigador . - Acompañada, en su caso, de la documentación exigible (informe justificativo, alta de inventario, certificado de conformidad etc.). - Identificación del Proyecto, convenio o contrato al que debe ser imputado el gasto. - Tipo de gasto a que corresponde (inventariable, fungible, dietas y locomoción, gastos varios), según las diferentes apartados que tenga aprobados para ese proyecto, convenio o contrato. - Descripción detallada del gasto. - ACREDITACIÓN DEL PAGO EN LA FORMA DESCRITA.

22. PROCEDIMIENTO DE TRAMITACIÓN DE GASTOS- PAGO CON TARJETA - Las facturas y justificantes correctos se contabilizarán en el módulo JUSTIFICANTES DE GASTOS de Sorolla, imputándose a la orgánica correspondiente. Deberá registrarse también la fecha de pago. Tener en cuenta que todos los gastos del programa 541 A tienen un prorrateo de IVA del 12%, con excepción de aquellas orgánicas cuyo quinto dígito sea X, Y o Z, que tendrán el 100%.

23. PROCEDIMIENTO DE TRAMITACIÓN DE GASTOS- PAGO CON TARJETA - En ese momento segenerará un documento contable de reposición de caja fija, por los gastos justificados por cada investigador. - El documento contable se remitirá mediante el sistema SENDERO al SGTRI, acompañado de la documentación original. - El SGTRI ordenará a la entidad financiera reponer en la tarjeta del Investigador la cantidad debidamente justificada.

24. CASOS ESPECIALES- LAS INDEMNIZACIONES POR RAZON DEL SERVICIO Como regla general, los liquidaciones deben venir acompañadas de la totalidad de los gastos: alojamiento y gastos de inscripción, confeccionándose un único justificante que comprende dichos gastos y las dietas. Podrán tramitarse como justificante aparte los gastos de inscripción, siempre que se tenga previamente la factura y ésta este expedida a nombre de la Universidad.

25. CASOS ESPECIALES- LOS PAGOS A PERSONAS Y ENTIDADES EN EL EXTRANJERO 1.- El investigador deberá entregar factura (definitiva o proforma) o justificante de gasto emitido por persona o Entidad ubicada en un pais extranjero, mediante modelo normalizado, con los siguientes requisitos: * Identificación completa del proveedor. * Descripción del bien o servicio entregado. * Domicilio completo del emisor de la factura. * IBAN y SWIFT si se pretende el pago por transferencia.

26. CASOS ESPECIALES- LOS PAGOS A PERSONAS Y ENTIDADES EN EL EXTRANJERO 2.- Se registrará en SOROLLA el expediente por el siguiente importe: - ADQUISICIONES EN PAISES COMUNITARIOS CON CARGO PROYECTOS “NORMALES” (el 5º dígito de la orgánica no es X,Y o Z) * Total de la factura (debe venir sin IVA o VAT) * Más el 16 de IVA. * Menos12% de la cantidad anterior.

27. CASOS ESPECIALES- LOS PAGOS A PERSONAS Y ENTIDADES EN EL EXTRANJERO Se cumplimenta el modelo, eligiendo la forma de pago por cheque o transferencia (en función de que se disponga del IBAN y el SWITF), que se remitirá por correo al Servicio de Contabilidad y Presupuestos firmado por el Jefe/a de Negociado, acompañado de fotocopia de la factura (proforma o definitiva) o del justificante del gasto. - Una vez recibido del Servicio de Contabilidad y Presupuestos el justificante bancario de la transferencia, o bien el cheque, el contravalor y la liquidación de IVA intracomunitario, debemos contabilizar el justificante de gasto, teniendo en cuenta el prorrateo de IVA según el tipo de proyecto.

28. CASOS ESPECIALES- LOS PAGOS A PERSONAS Y ENTIDADES EN EL EXTRANJERO - Se genera un documento contable exclusivo, con forma de pago 06 (Formalización), teniendo en cuenta los descuentos que son los siguientes: - 311006 (Pagos pendientes de aplicación), por el importe efectivamente transferido y del cheque). - 320018 (Hacienda Pública acreedora por IVA) por la parte del IVA no deducible.

29. PROCEDIMIENTO DE TRAMITACIÓN DE GASTOS- ANTICIPOS A INVESTIGADORES EN EFECTIVO A partir de la implantación de este sistema, se suprime el anticipo en efectivo para gastos de investigación que hasta ahora están concediendo los Centros. Asimismo, no será posible el pago de gastos con fondos personales de los investigadores para su posterior resarcimiento, siendo los procedimientos anteriormente descritos los únicos posibles. No obstante, hasta que por parte de la entidad bancaria emisora se autorice la retirada de fondos en efectivo con la tarjeta, los Coordinadores de Grupos, que por la naturaleza de su actividad investigadora o por el alto número de miembros del Grupo lo requieran, podrán solicitar la Vicerrectorado de Investigación, Innovación e Infraestructura Científica la emisión de una tarjeta especial, que solo podrá utilizarse para retirada de fondos en efectivo en cajeros de la entidad bancaria emisora, con un límite máximo mensual. .

30. PROCEDIMIENTO DE TRAMITACIÓN DE GASTOS- ANTICIPOS A INVESTIGADORES EN EFECTIVO La justificación de los gastos realizados con cargo a dichas disposiciones en efectivo deberá realizarse con periodicidad mensual, dentro de los cinco primeros días del mes siguiente a la realización de los gastos, en la forma prevista en la presente Instrucción. En los casos en que dicha justificación no sea realizada en tiempo y forma o se acumulen cantidades pendientes de justificación, el Servicio de Gestión y Transferencia de los Resultados de Investigación, previa autorización del Vicerrectorado de Investigación, Innovación e Infraestructura Científica procederá al bloqueo y anulación de la tarjeta.

31. Gastos de Contratación de Personal Técnico de Apoyo El Investigador Principal, mediante modelo normalizado, solicitará al SGTRI la contratación del Técnico de Apoyo, facilitando los siguientes datos: * Apellidos, nombre y NIF y titulaciónde la persona a contratar. * Periodo concreto de contratación. * Coste total dedicado al contrato. * Identificación del proyecto, convenio o contrato con cargo al que se realiza.

32. Gastos de Contratación de Personal Técnico de Apoyo El SGTRI, previa comprobación de la adecuación de este gasto y de su presupuesto, confeccionará y suscribirá como Proponente los documentos contables correspondientes y el expediente de modificación presupuestaria. El original de estos documentos se remitirá al Servicio de Contabilidad y Presupuestos, para su definitiva contabilización.

33. Gastos de Contratación de Personal Técnico de Apoyo La propuesta del Investigador Principal, acompañada de copia de los documentos contables, se remitirá al Servicio de Recursos Humanos, que en base al montante económico establecido, realizará los cálculos del salario mensual y seguridad social y confeccionará el contrato y demás documentos relativos a la contratación. Simultáneamente, el SGTRI se lo notificará al Investigador Principal a efectos de que la persona a contratar acuda a la dependencia del Servicio de Recursos Humanos que corresponda a efectos de la formalización del contrato.

34. Gastos derivados de Becasde Investigación El Investigador Principal remitirá al SGTRI la convocatoria correspondiente. El SGTRI, previa comprobación de la adecuación de este gasto y de su presupuesto, confeccionará y suscribirá como Proponente los documentos contables RC correspondientes y el expediente de modificación presupuestaria. El original de estos documentos se remitirá al Servicio de Contabilidad y Presupuestos, para su definitiva contabilización.

35. Gastos derivados de Becasde Investigación El resto de los trámites de fiscalización y alta en nómina se realizarán siguiendo el procedimiento actual establecido en la Circular. Dado que los documentos contables son elaborados de forma centralizada, se suprime la contabilización previa de los documentos contables, bastando una copia de los mismos para el trámite de alta en nómina externa.

36. Gastos de contratación de Personal Científico e Investigador con cargo a proyectos, convenios y contratos. Se seguirá el procedimiento establecido en el Acuerdo Normativo para la contratación de personal científico e investigador de la Universidad de Extremadura, con la única salvedad de que será el Servicio de Gestión y Transferencia de los Resultados de la Investigación, en lugar del Servicio de Gestión Económica, Contratación y Patrimonio, el encargado de la elaboración de los documentos contables y de las expedientes de modificación presupuestaria necesarios para dotar el gasto derivado de estas contrataciones.

37. GRACIAS POR SU ATENCIÓN Manuel Jiménez García mjg@unex.eshttp://www.unex.es/unex/servicios/sgtri/