NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

1. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

2. Ana Luzia de Sá Magalhães Bibliotecária – Especialista em Ciência da Informação e em Gestão de Arquivo. E-mail: magalhaesaluzia@yahoo.com.br

3. Técnicas de arquivamento CONCEITOS FUNDAMENTAIS: arquivologia, informação, suporte, documento, ciclo vital dos documentos, princípios. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 3 ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVO CORRENTE: Gestão Documental, Correspondência, Protocolo 4 MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

4. ARQUIVOLOGIA

5. O que é Arquivologia? É a ciência que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos, também chamada Arquivística ( Dicionário de terminologia arquivística). Está vinculada à Ciência da Informação.

6. OBJETO DA ARQUIVÍSTICA É o conhecimento da natureza dos arquivos e das teorias, métodos e técnicas a serem observados na sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização.

7. OBJETIVO DA ARQUIVÍSTICA É o acesso à informação contida nos arquivos:: • seja aquela que é imprescindível para a tomada de decisões e para o funcionamento da administração de instituições públicas e privadas; • seja a que possui valor testemunhal dos direitos do cidadão; • ou ainda, a que possui valor histórico-cultural por se constituírem em registro de ações das sociedades passadas.

8. ARQUIVÍSTICA Princípios e técnicas a serem observados na constituição, organização, desenvolvimento, e utilização dos arquivos. Técnica e prática voltadas à aplicação de conhecimentos teóricos e experiências às tarefas de produzir, arranjar, descrever, difundir, utilizar e tornar acessíveis aos usuários, os acervos arquivísticos. O termo arquivística tem sido empregado, também, como designativo da técnica de organização e política de arquivos de um país ou região geográfica.

9. NECESSIDADE DE INFORMAÇÃO O que leva uma pessoa a procurar informação? • Resolução de problemas. • Objetivos específicos. • Necessidade de ampliar o conhecimento.

10. Documento Suporte Informação Conteúdo Base Material papel, Cd, filme etc.

11. DEFINIÇÕES IMPORTANTES DOCUMENTO ≠ INFORMAÇÃO ≠ DOCUMENTAÇÃO ------------------------------DOCUMENTO----------------------------------É a unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato -------------------------------INFORMAÇÃO----------------------------------é a noção, idéia, ou mensagem contida no documento-é o fator básico para o desenvolvimento de qualquer atividade humana -----------------------------DOCUMENTAÇÃO-------------------------------é conjunto de todos os documentos, ou seja, dos processos anteriores já elaborados ( produção, elaboração, difusão)

12. DOCUMENTAÇÃO

13. ELEMENTOS DE CARACTERIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS • SUPORTE – material sobre o qual as informações são registradas • FORMA- é a sua condição: rascunho, original, cópia. • FORMATO - configuração física conforme: suporte e confecção (livro, cartaz, mapa, filme, globo, etc.) • GÊNERO - determinado pela configuração dos signos • ESPÉCIE– configuração conforme a disposição e a natureza das informações, como: carta, relatório, contrato Textual– palavra escrita Especial - audiovisual, iconográfico, multimeios.

14. Documento de Arquivo São todos os documentos que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades a que se vinculam expressando os atos de seus produtores no exercício de suas funções (PAES, 2004).

15. Arquivo: Noções fundamentais

16. CONCEITOS IMPORTANTES -------------------------------ARQUIVO-------------------------------- conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter públicas, e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (LEI 8.159/91) - FUNÇÃO BÁSICA– guarda e conservação dos documentos - FINALIDADE – servir à administração

18. Lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

19. IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO A importância do arquivo para a instituição está ligada ao aumento expressivo do volume de documentos que a mesma utiliza no exercício de suas atividades e a necessidade de se estabelecerem critérios de guarda e de eliminação de documentos, quando estes já não são mais úteis para a organização. A adoção de técnicas arquivísticas adequadas permite não apenas a localização eficiente da informação desejada, mas também a economia de recursos para a instituição.

20. O termo arquivo pode também ser usado para designar: • Conjunto de documentos; • Móvel para guarda de documentos; • Local onde o acervo documental deverá ser conservado; • Órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação.

21. PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS: Constituem o marco principal da diferença entre a arquivística e as outras “ciências” documentárias. São eles:

24. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

25. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS __________Quanto a ENTIDADE MANTENEDORA___________ PÚBLICOS– conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos no exercício de suas atividades, por órgãos públicos. PRIVADOS- conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas. _________Quanto a EXTENSÃO DE SUA ATUAÇÃO_________ SETORIAIS– junto aos órgãos setoriais (correntes). CENTRAIS OU GERAIS – centralizam as atividades do arquivo corrente.

26. QUANTO À ESPÉCIE DOCUMENTALXTIPOLOGIA DOCUMENTAL

27. ________________Quanto a NATUREZA________________ --------------------------ESPECIAL--------------------------- arquivo especial é aquele que tem sob sua guarda documentos de tipos diversos. Ex.:iconográficos, cartográficos, audiovisuais — ou de suportes específicos — documentos em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme -----------------------ESPECIALIZADO-------------------- é aquele que guarda documentos de determinado assunto específico, independentemente da forma física que apresentam. Ex.: arquivo médico, arquivo de engenharia, arquivo jornalístico.

28. TIPOS DE DOCUMENTOS CONFORME O GÊNERO Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico.

29. QUANTO AO GÊNERO DOCUMENTAL

30. __________Quanto ao ESTÁGIO DA EVOLUÇÃO___________  PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE: documentos de consulta frequente, produzidos ou recebidos, conservados próximo e de fácil acesso  SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIÁRIO: documentos não consultados com frequência, mas que podem ser utilizados; não precisam ser conservados próximo; têm caráter de permanência transitória  TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE: documentos conservados em razão de valor histórico, probatório ou informativo para o passado; têm caráter definitivo

31. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS • Arquivo permanente • Arquivo corrente • Arquivo intermediário

32. CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL

33. CLASSIFICAÇÃO Atividade técnica destinada a organizar a documentação de caráter corrente, agrupando os documentos de acordo com características comuns que apresentam no ato de sua criação, com a sua finalidade a que se destina e a estrutura administrativa da instituição.

34. Organização • Codificação: etapa que sucede a classificação, é a tarefa de ler, interpretar, identificar o assunto e atribuir a ele uma classe, uma classificação. • Ordenação/arquivamento:é a atividade de organização dos documentos dentro das pastas, fichários, arquivos...

35. Código de Classificação de Documentos de Arquivo Um modelo de estrutura de classificação, que serve de referência para os órgãos públicos brasileirospara a classificação das Atividades-Meio e a Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública. O Código de Classificação de Documentos de Arquivo utilizado nos arquivos correntes e intermediários servem para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades.

36. Código de Classificação de Documentos de Arquivo Objetivo - agrupar os documentos sob um mesmo tema (analisa o conteúdo do documento), como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos. A classificação define, portanto, a organização física dos documentos arquivados.

37. Plano de Classificação O sistema decimal de classificação, no qual está fundamentado o instrumento, constitui código numérico dividido em dez classes e estas em dez subclasses, seguindo o mesmo critério para grupos e subgrupos.

38. Plano de Classificação 000 – Administração Geral 100 200 300 400 destinam-se aos assuntos relativos às 500 atividades-fim do órgão. 500 600 700 800 900 – Assuntos Diversos

39. Plano de Classificação A classe 000 – Administração Geral, tem como subclasses: • 010 – Organização e funcionamento • 020 – Pessoal • 030 – Material • 040 – Patrimônio • 050 – Orçamento e finanças • 060 – Documentação e informação • 070 – Comunicações • 080 – Vaga • 090 – Outros assuntos referentes à Administração Geral

40. Plano de Classificação GRUPO 022 – Aperfeiçoamento e treinamento SUBGRUPO 022.1 – Cursos SÉRIE 022.11 – Promovidos pela instituição SÉRIE 022.12 – Promovidos por outras instituições SUBSÉRIE 022.121 – No Brasil SUBSÉRIE 022.122 – No Exterior

41. Gestão documental O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (LEI 8.159/91).

42. A gestão de documentos tem os seguintes objetivos: • Assegurar de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos; • Garantirque a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária ao governo e aos cidadãos; • Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para pesquisa científica; • Assegurar o uso adequado da micográfica, processamento automatizado e outras técnicas avançadas de gestão da informação; • Contribuirpara o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico.

43. Valorização dos Documentos • Valor administrativo: também chamado de primário, refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituição. E o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo) e por isso está presente em todo documento quando de sua criação. • E um valor temporário, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua existência, perderá seu valor administrativo quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituição. Este valor também é chamado, por alguns autores, de valor funcional, em virtude de suas características.

44. PROTOCOLO

45. Correspondência Considera-se correspondência toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, e vice-versa, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição.

46. Correspondência A classificação e a caracterização da correspondência são dois fatores da maior importância no desenvolvimento das tarefas de registro e protocolo.

47. CORRESPONDÊNCIAS, SUA CLASSIFICAÇÃO E CARACTERIZAÇÃO Dentro do gênero de documentos escritos, a correspondência merece tratamento especial por se constituir numa parte considerável dos acervos arquivísticos, uma vez que as ações administrativas são, em geral, desencadeadas por seu intermédio.

48. Classificação • Externa: entende-se aquela correspondência trocada entre uma instituição e outras entidades e/ou pessoas físicas, como ofícios, cartas, e - mail telegramas. • Interna: é a correspondência trocada entre os órgãos de uma mesma instituição. São os memorandos, despachos, circulares.

49. A correspondência pode ser ainda oficial e particular • Oficial : é aquela que trata de assunto de serviço ou de interesse específico das atividades de uma instituição. • Particular: é a de interesse pessoal de servidores de uma instituição. Quando a correspondência é encaminhada, em geral fechada, a uma instituição, há que se identificá-la por suas características externas, para que, se oficial, possa ser aberta, devidamente registrada e remetida ao destino correto.

50. Correspondência É importante observar que a correspondência oficial não deverá ser aberta quando o envelope contiver indicações de: CONFIDENCIAL, RESERVADO, PARTICULAR ou equivalente