Problemfall Rechnungen

1. ProblemfallRechnungen Umsatzsteuerliche Regeln beachten und Ärger mit dem Finanzamt vermeiden.

2. Bedeutung der Rechnung Lieferungen und Leistungen Vorsteuerabzug

3. Lieferungen und Leistungen • Nachweis der Vollständigkeit der Buchführung • Ermittlung der Anwendung des richtigen Steuersatzes • Voraussetzung für den Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger • Belegnachweis bei innergemeinschaftlichen Lieferungen • Buchnachweis bei Lieferungen ins Drittland

4. Vorsteuerabzug • Voraussetzung für den Vorsteuerabzug (§ 15 I Nr. 1 UStG) • Nachweise über den Inhalt der Lieferung/Leistung • Nachweis, dass die Lieferung/Leistung von einem Unternehmer erbracht wurde • Anwendung des Steuersatzes • Berechnung der Steuer selbst

5. Themen Umsatzsteuerliche Formvorschriften für Rechnungen gemäß § 14 UStG Besonderheiten des innergemeinschaftlichen Warenverkehrs

6. Was ist eine Rechnung? Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig wie das Dokument bezeichnet wird (§ 14 I S. 1 UStG)

7. Pflicht zur Rechnungserstellung • steuerpflichtigen Werklieferungen an Privatpersonen (§14 II Nr. 1 UStG) • bei sonstigen Leistungen an Grundstücken von Privatpersonen (§ 14 II Nr. 1 UStG) • Lieferungen und Leistungen an andere Unternehmer oder juristische Personen • Ausnahme: bei steuerfreien Leistungen gem. § 4 Nr. 8 bis 28 Innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung!

8. Pflichtangaben auf der Rechnung § 14 IV UStG = Pflichtangaben § 31 bis 34 UStDv = Verschieden Hinweise § 14a UStG = Zusätzliche Pflichtangaben

9. Anschrift § 14 IV Nr. 1 UStG Vollständige Name und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers und des Leistenden • Rechnungen unter 150 EUR nur die Anschrift des leistenden Unternehmers • Postfach und Großkundenadresse des Leistungsempfängers möglich • Anschrift eines Dritten nur gültig, wenn der Leistungsempfänger dort auch • eine Betriebsstätte, Zweigniederlassung oder Betriebsteil hat • bei umsatzsteuerlichen Organschaften kann Organgesellschaft der • Rechungsempfänger sein • jeder Betriebsstätte oder Niederlassung kann Anschrift sein

10. Steuernummer § 14 IV Nr. 2 UStG • die aktuell erteilte Steuernummer (Ausnahme: Kleinbetragsrechnung) • bei mehreren Betriebssitzen, die für den leistenden Betriebssitz erteilte Steuernummer • bei Abrechnungen über Gutschriften: Steuernummer/UStId-Nr des Gutsschriftempfängers • bei Organschaften die dem Organträger erteilte Steuernummer/UStId-Nr • bei Vermittlungsumsätzen (z.B. Tankstelle, Reisebüro) ist die Steuernummer/UStIdNr des leistenden Unternehmers anzugeben (z.B. Mineralölgesellschaft oder Reiseunternehmer) Die dem leistenden Unternehmer erteilte Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

11. Steuernummer § 14 IV Nr. 2 UStG • bei Verträgen kann die Steuernummer aufgenommen werden, wenn diese als Rechnungen dienen sollen • auch Angabe bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung • auch Anwendung bei umsatzsteuerfreien Rechnungen • auch Anwendung bei Rechnungen über Leistungen gem. § 13b UStG Die dem leistenden Unternehmer erteilte Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

12. Ausstellungsdatum § 14 IV Nr. 3 UStG Die Rechnung muss das Ausstellungsdatum enthalten

13. Fortlaufende Nummer § 14 IV Nr. 4 UStG • einmalige oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen • Kombination zwischen Buchstaben und Ziffern • Anzahl der Rechnungsnummernkreise ist freigestellt • Verträge über Dauerleistungen benötigen nur eine einzige Nummer • Gutschriften erhalten die Nummer des Ausstellers • Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise benötigen keine Nummer • eine lückenlose Abfolge ist nicht zwingend Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig, vergeben wird.

14. Leistungsbeschreibung § 14 IV Nr. 5 UStG • Beschreibung der Leistung muss eindeutig sein • die beschriebene Leistung muss leicht nachprüfbar sein • die Richtigkeit des angewandten Steuersatzes muss prüfbar sein • bei Lieferungen sind die Gegenstände mit ihrem handelsüblichen Namen zu bezeichnen (Beispiel: Markenname) • handelsübliche Sammelbezeichnungen sind auch zulässig Die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung

15. Leistungsbeschreibung § 14 IV Nr. 5 UStG Beispiel für Gruppenbezeichnungen: Baubeschläge, Büromöbel, Kurzwaren, Schnittblumen, Tabakwaren, Waschmittel, Spirituosen Nicht ausreichend: Geschenkartikel Die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung

16. Leistungsbeschreibung § 14 IV Nr. 5 UStG Beispiel für mangelnde Leistungsbeschreibungen: „Hotelreinigung und Reinigungsarbeiten“ „für technische Beratung und Kontrolle“ Die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung

17. Zeitpunkt § 14 IV Nr. 6 UStG • Rechnungsdatum und Lieferdatum müssen vorhanden sein • Fallen Lieferung und Rechnung zusammen, so reicht der Hinweis „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ • einfache Angabe des Kalendermonats ist möglich (§ 31 IV UStDv) • Lieferdatum kann sich auch aus Lieferschein ergeben Den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung.

18. Zeitpunkt § 14 IV Nr. 6 UStG Lieferschein als Nachweis Der Lieferschein muss das Leistungsdatum enthalten! In der Rechnung muss auf den Lieferschein verwiesen werden! Den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung.

19. Zeitpunkt § 14 IV Nr. 6 UStG Beförderungen oder Versendungen Tag des Beginns der Beförderung oder Versendung ist maßgeblich. Den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung.

20. Zeitpunkt § 14 IV Nr. 6 UStG Sonstige Lieferungen Tag der Verschaffung der Verfügungsmacht maßgeblich. Den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung.

21. Zeitpunkt § 14 IV Nr. 6 UStG Sonstigen Leistungen Sonstige Leistung wird mit der Vollendung erbracht. Bei sonstigen Leistungen über einen längeren Zeitraum reicht der Leistungszeitraum. Den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung.

22. Zeitpunkt bei Anzahlungen § 14 IV Nr. 6 UStG • Auf der Rechnung ist kenntlich zu machen, dass es sich um eine Anzahlung handelt • § 14 IV UStG findet hier sinngemäß Anwendung Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum übereinstimmt .

23. Entgelt § 14 IV Nr. 7 UStG Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferungen oder sonstigen Leistungen sowie die vereinbarten Minderungen des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt enthalten sind. • Entgelte sind die Nettopreise ohne Umsatzsteuer • aus der Rechnung muss sie Zuordnung nach den einzelnen Steuersätzen und Steuerbefreiungen hervorgehen • Entgeltsminderungen sind z.B. Rabatte, an dieser Stelle aber nicht Skonti • auf mögliche Entgeltsminderungen muss hingewiesen werden

24. Steuersatz und Steuerbetrag § 14 IV Nr. 8 UStG • Steuersatz und die berechnete Steuer ist entsprechend der Summen der Entgelte anzugeben • Hinweis auf eine Steuerbefreiung auch ohne Nennung der Vorschrift (z.B. Ausfuhr, innergemeinschaftliche Lieferung) • Kosten für Nebenleistungen (z.B. Transport) sind entsprechend zuzuordnen bzw. aufzuteilen Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt

25. Hinweis Aufbewahrungspflicht § 14 IV Nr. 9 UStG • auch an Unternehmer, wenn die obige Leistung nicht für sein Unternehmen erbracht wird • Aufbewahrungsfrist beträgt 2 Jahre (14b I S. 5 UStG) Muster: Gemäß § 14b I S. 5 UStG sind Sie verpflichtet, diese Rechnung 2 Jahre aufzubewahren. • bei Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDv) entfällt der Hinweis Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht bei Werklieferungen und sonstigen Leistungen an Grundstücken an Privatpersonen

26. Zusatzangaben gem. § 14a UStG • Sonstige Leistungen im Ausland: Hinweis auf § 13b UStG • Innergemeinschaftliche Lieferungen: Hinweis auf die innergemeinschaftliche Lieferung und UStIdNr des Leistungsempfängers • bei Leistungen im Sinne des § 13b UStG: Hinweise auf die Anwendung des § 13b UStG und Verschiebung der Steuerschuldnerschaft • Reiseleistungen: Hinweis auf die Anwendung des § 25 UStG

27. Zusatzangaben gem. § 14a UStG • Differenzbesteuerung: Hinweis auf die Anwendung des § 25a UStG • Innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäft: Hinweise auf die Anwendung des § 25b UStG und auf die Verschiebung der Besteuerung auf den Leistungsempfänger Kein Ausweis der Umsatzsteuer!!!

28. § 14c I UStG Hat der Unternehmer in einer Rechnung für eine Lieferung oder sonstige Leistung einen höheren Steuerbetrag, als nach dem Gesetz für den Umsatz geschuldet, gesondert ausgewiesen, schuldet er auch den Mehrbetrag.

29. A 15.2 III S. 9 bis 11 UStAE Bei unrichtigen Angaben entfällt der Vorsteuerabzug. Zu den unrichtigen Angaben, …, zählen in einer Rechnung enthaltene Rechenfehler oder die unrichtige Angabe des Entgelts, des Steuersatzes oder des Steuerbetrags. Im Falle des § 14c I UStG kann der Vorsteuerabzug jedoch unter den übrigen Voraussetzungen in Höhe der für die bezogene Leistung geschuldeten Steuer vorgenommen werden.

30. Bestandteile einer Kleinbetragsrechnung § 33 UStDv • Gesamtbetrag nicht höher als 150 EUR • vollständige Name und Anschrift des leistenden Unternehmers • das Ausstellungsdatum • die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung • das Entgelt und die darauf entfallende Steuer in einer Summe • den Steuersatz

31. Fragen zu diesem Themenbereich?

32. Besonderheiten zum innergemeinschaftlicher Warenverkehr

33. Wann liegt ein innergemeinschaftlicher Warenverkehr vor? Innergemeinschaftlicher Erwerb (igE) Innergemeinschaftliche Lieferung (igL)

34. Teilnahmevoraussetzung Sie verfügen über eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

35. Wie gelangt die Ware zum Abnehmer? • Abholung • Beförderung • Versendung Wichtig für den Belegnachweis: Wie gelangt die Ware an den Abnehmer und in den Mitgliedstaat?

36. Abholung Abnehmer Abnehmer Lieferer Abnehmer + Ware Hinweis: Abnehmer kann auch einen unselbstständigen Erfüllungsgehilfen mit der Abholung beauftragen.

37. Beförderung Abnehmer Lieferer Lieferer + Ware

38. Versendung Ware Lieferer Abnehmer Selbstständiger Beauftragter z.B.: Spediteur, Post, FedEx

39. Doppel der Rechnung Lieferschein oder anderer handelsüblicher Beleg mit Bestimmungsort Empfangsbestätigung Verbringungsnachweis (Abholfall, Beförderung durch Abnehmer) Versendungsfall SCAC oder Spediteurbescheinigung § 10 I UStDV Doppel der Rechnung Gelangensbestätigung Belegnachweis § 17a UStDv

40. Checkliste ig Lieferungen • Prüfen, ob die Voraussetzungen für eine igL vorliegen • Beleg- und Buchnachweis beachten • Anforderungen an die Ausgangsrechnung beachten • ggf. ausländische Währung umrechnen und angeben • Erklärungs- und Meldepflichten beachten

41. Voraussetzungen igL • Abnehmer ist Unternehmer, der den Gegenstand für sein Unternehmen erwirbt, oder • juristische Person, die nicht Unternehmer ist oder den Gegenstand nicht für ihr Unternehmen erwirbt, oder • Erwerber eines neuen Fahrzeugs • Gegenstand gelangt in die EU • Abnehmer unterliegt der Umsatzbesteuerung Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

42. Beleg- und Buchnachweis Daten zu igL müssen sich aus der Buchführung ergeben. • Name und Anschrift des Abnehmers und ggf. des Beauftragten • Gewerbezweig oder Beruf des Abnehmers • Handelsübliche Bezeichnung und die Menge der Gegenstände • Tag der Lieferung • Vereinbarte/vereinnahmte Entgelt und Tag der Vereinnahmung • Bestimmungsort • Beförderung oder Versendung • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Abnehmers • Vollmachten eines Vertretungsberechtigten

43. Anforderungen Rechnung • Rechnungsangaben § 14 IV UStG • Hinweis auf die innergemeinschaftliche Lieferung • die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Abnehmers • die eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer • kein Ausweis der Umsatzsteuer

44. Erklärungs- und Meldepflichten • Angabe der igL in den Umsatzsteuer-Voranmeldungen an das Finanzamt • Abgabe „Zusammenfassende Meldung“ an das Bundeszentralamt für Steuern (online möglich) • Meldezeitraum: Kalendermonat, -viertel oder -jahr • Zusammenfassende Meldung auf für sonstige Leistungen

45. Fragen zu diesem Themenbereich?

46. Innergemeinschaftliches Verbringen

47. Was versteht man darunter? • Lieferant verbringt seine Ware in einen anderen Mitgliedstaat und • Abnehmer steht noch nicht fest und • Ware wird nicht nur vorübergehend im anderen Mitgliedstaat verwendet Abnehmer ? Verbringen ist einer Lieferung gegen Entgelt gemäß § 3 Abs. 1a UStG gleichgestellt!

48. Beispiel Markthändler bringt 100 T-Shirts von Essen auf den Wochenmarkt nach Venlo Verkauf = 20 T-Shirts 80 T-Shirts bringt er wieder nach Essen zurück Es liegt ein innergemeinschaftliches Verbringen von 20 T-Shirts vor.

49. Konsequenzen • Unternehmer muss eine Erwerbsbesteuerung in dem jeweiligen Mitgliedstaat vornehmen (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Mitgliedstaats) • Erfolgt keine Erwerbsbesteuerung, so ist das Verbringen in Deutschland umsatzsteuerpflichtig • Bemessungsgrundlage: EK zzgl. Nebenkosten oder Selbstkostenpreis zzgl. Nebenkosten

50. Fragen zu diesem Themenbereich?