Välkommen till KTH

1. Välkommen till KTH KTH, Sveriges största tekniska universitet, ligger i Stockholm Integrerad planering och uppföljning (Ulf Arvidsson och Janette Johansson) I KTH och VIS-projektet II Planering III Uppföljning och analys IV Erfarenheter, lärdomar och måluppfyllelse

2. KTHgrundades1827och ligger sedan 1917 vid Valhallavägen i centrala Stockholm. Antal studenter – 17 000 (ca 12 500 heltidsstudenter) Antal forskarstuderande – 1 600 Antal anställda – 3 400 (3 000 heltid) Organiserade i 9 ”skolor” EXAMINATION (2005) 1 221 examinerade arkitekter och civilingenjörer 318 examinerade högskoleingenjörer 351 teknologie magisterexamina 177 licentiatexamina 224 doktorsexamina KTH i Stockholm

3. KTHs VERKSAMHETER OCH FINANSIERING 2005 (GRU OCH FOFU) • Omsättning 2 682 Ksek • 36 % Grundutbildning • 64 % Forskning och forskar- • utbildning • Finansiering: • Statsanslag 55 % • Bidrag och uppdrag 45 %

4. KTH i pressen

5. VIS projektet Start 2004-03 slut 2005-12 ”Beslutsstödsystem” Förvaltning – VIS grupp (matrisorganisation) VIS står för VerksamhetsInformationsStöd

6. VIS VerksamhetsInformationsStöd

7. Förbättra informationsförsörjningen och göra informationen tillgänglig för hela organisationen. Förse alla nivåer inom KTH med den information som efterfrågas. Skapa en gemensam plattform som gör det möjligt att ställa samman data från de administrativa systemen till en samlad informationsbank eller datalager. Syfte Förväntade effekter • Bättre intäkts- och kostnadskontroll på alla nivåer • Informationstillgänglighet istället för ”informationsjakt” skall ge bättre resursutnyttjande • Integrerad information ger bättre beslutsunderlag • Samma information på alla nivåer (gemensamt beslutsunderlag) skall underlätta förståelsen och samverkan mellan ledning och verksamhet.

8. Förutsättningar • Stöd från ledning • Förankring ute i organisationen • Nära samarbete och engagemang från IT och källsystemsägarna • Kunskap om källsystemen och tillämpningar • Engagerad styr- och projektgrupp • Nära samarbete med externa konsulter

9. Vad har hänt i VIS projektet? Några milstolpar! Produktions-start Analyskuber Ca 150 anv. 1. Förstudie 2. Prototyp 3. Kravspec. 4. Info analys 5. Upphand- ling Käll-dataanalys och konstruktion av datalager o rapporter Ekonomisk Budget 2005 + Revision o prognos Projekt- ledar- rapporter, delår o management GRU- Planning Ny org På KTH Beslut Mars - April - Jan - Mars - Okt - Nov - Jan - - Dec 2003 2004 2005 Förstudie Etapp I Etapp II

10. Vilken information behöver jag i mitt dagliga arbete ? Rollen: Avdelningschef • Vad vill jag få signaler om? • När något händer eller inte händer ? • Vilka händelser eller icke händelser ? • Aktivt hämta information ? • Få information automatiskt via mail ?

11. Doktorander. Förordnanden som går ut. Var man ligger på doktorandstegen. Studieplanen i Ladok. Studiestöd. Hur långt har gått av 4 helår..? Bökigt att räkna pånärfolkvaritbarnlediga, tjänstlediga etc. Projektrapporter: hur mycket pengar har jag kvar…? Borra, kunna se detaljer ur flera system.Ex. EU-rapport. Kunna plocka resor per person och destination osv. Hålla ihop en resa och se alla detaljerna. T & R, HR, Agresso. Bevakning av sjukfrånvaron. Bevakning när någon är borta länge eller ofta. Måste göra rehabutredning. Tid. Det är dags att rapportera, dags att rekvirera. Gäller både ekonomi och verksamhet. Varningssignal – nu bör du göra det eller det…! Flaggor till avdelningsansvarig: sjukskrivning går ut, provanställning går ut, tjänstledighet går ut, förordnande går ut….

12. Startläge (2004) källsystemen på KTH L A D O K AGRESSO Facility DIAK ÄHS HR+ Vision!

13. Nuläge (2006) – efter ny kodstruktur i alla källsystem

14. Samlad informationsbank/datalager med gemensam åtkomst genom ”VIS” VIS Webbgränssnitt med rapporter, kuber, mail eller signaler Planning för budget och prognoser LADOK GRU AGRESSO Ex. på ytterligare system: UG Person- databas HR+ ToR • Diak • ÄHS • etc.. Facility

15. LADOK – ca 5 milj transar (1990->) AGRESSO – ca 5 milj transar (2003) HR+ ca 2 milj transar (2002) Facility, UG etc. – ca 0,1 milj Varje natt – AGRESSO, LADOK, UG Månad – HR+, Facility Enligt tidplan – Budget och prognoser Ex volymer och laddningsfrekvenser Lagringsvolymer: Frekvenser: Laddningsvolymer vid varje tillfälle: • LADOK – ca 100 000 rader (viss omladdning) • AGRESSO – ca 350 000 rader (viss omladdning) • HR+ ca 50 000 rader • UG – 200 rader • Facility – 100 rader

16. Applikationer och användare

17. Användare och behörigheter • Användare kopplas till roller: • Tillgång till en eller flera mappar • (ekonomi, personal, verksamhet, planering) • Tillgång kuber och / eller rapporter • Tillgång till olika planeringsmodeller • (läsa, skriva, sända, låsa upp) • Tillgång till data ( t ex. viss skola) • Tillgång till nivå (t ex skola, kurs, student)

18. KTH:s planeringcykel Budget Bemanning Löpande över året projekt-budgetering GRU prognos KTH:s Planeringcykel skolnivå Prognos Budget rev Budget rev Prognos GRU prognosrev Prognos

19. SAMMANSTÄLLNING BUDGETUNDERLAG till KTH och departementet Skol- och institutionsbudget VIS Utfall, analys Ramar Prognoser Rektors beslut Skola Institution/avdelning Planning budget, Prognos Förutsättningar Budget

20. XLS-träsket • Många versioner • Egna lösningar • ”Vi är så speciella” • Varierande kvalitet • Olika antaganden och förutsättningar • Svår att aggregera och jämföra

22. VIS – Användare/målgrupper Rektor o styrelse Skolledning Avdelning / Program Lärare / forskare

23. VIS-portalen Etapp I – Systeminriktat Etapp II – Funktionsinriktat

24. A - Skolan för arkitektur och samhällsbyggnad (ABE) B - Skolan för bioteknologi (BIO) D - Skolan för datavetenskap och kommunikation (CSC) E - Skolan för elektro- och systemteknik (EES) H - Skolan för teknik och hälsa (STH) I - Skolan för informations- och kommunikationsteknik (ICT) K - Skolan för kemivetenskap (CHE) M - Skolan för industriell teknik och management (ITM) S - Skolan för teknikvetenskap (SCI) Skoljämförelser VIS Ladok Agresso HR+ Budget Ledning Laddas varje natt från de olika källsystemen V/E/P Rapporter • Utfall • Utfall med prognos • Examen Verksamhet HÅS/HÅP laddas månadsvis Övrigt varje natt Kuber • Forskarstuderande antagna i Ladok • HÅS och HÅP per skola, avdelning och enhet (ej nivå) • HÅS och HÅP per skola, avdelning och enhet • Kurser med ny organisationstillhörighet • Kurser på skolor och avdelningar • Program på skolor Rapporter • Baskub • Projektledare • Översikt - LI01 ”Kalle” Ekonomi Laddas Varje natt Kuber • A. Resultaträkning (under uppbyggnad) • B. Balanräkning (under uppbyggnad) • C. Ekonomisk översikt • A1. Kontoplan som används i rapporter och kuber • A2. Budgetkonton i Planning och VIS Rapporter översikt • Rapporter för maildistribution (fasta periodval) • Rapporter med valfri period • B1. Plånbokskonton som används i rapporterna Rapporter Projekt • Anställningsstatistik • Lönetransaktioner Personal Laddas månadsvis Kuber • Antal anställda • Antal anställda per anställningsform • Antal anställda per anställningstid • Antal anställda per åldersintervall Rapporter

25. Fast layout • Skräddarsydd för ett ändamål • Enkel att ta fram • Kan schemaläggas / maildistribution • ”Säkrat” urval Rapport

26. Dynamisk / flexibel • Flerdimensionell • Kompetenskrävande • Kraftfullt analysverktyg Kub

27. A - Skolan för arkitektur och samhällsbyggnad (ABE) B - Skolan för bioteknologi (BIO) D - Skolan för datavetenskap och kommunikation (CSC) E - Skolan för elektro- och systemteknik (EES) H - Skolan för teknik och hälsa (STH) I - Skolan för informations- och kommunikationsteknik (ICT) K - Skolan för kemivetenskap (CHE) M - Skolan för industriell teknik och management (ITM) S - Skolan för teknikvetenskap (SCI) Skoljämförelser Ledning Laddas varje natt från de olika källsystemen V/E/P Rapporter År 2006 År 2006 t o m 200605

28. Antal examina läsår 2002-03, 2003-04 och hittills 2004-05 uppdelat på man/kvinna

29. Antal heltidsbefattningar per befattningskategori hela KTH 1:a kv -05

30. Resultat per VH 200508 Antal doktorander per professor (skoljämförelse)

31. Antal helårsstudenter och helårsprestationer (utfall o prognos) per Skola 2003 - 2005

32. Oväntade effekter • Ökat medvetande (hur går det för KTH, min skola, extern finansiering etc.) • Ökat engagemang på flera olika nivåer • Uteblivet ”ifrågasättande” från organisationen • Kvalitetsökning av källdata (tokigheter kommer fram) • Kontrollfunktioner genom integration mellan systemen (samkörning av system) • ”Ömma tår” och synligare revir • Ny information som ”slagträ”

33. Lärdomar • Större komplexitet än väntat • ETL verktyg nödvändigt • Djup kunskap om de egna källsystemen krävs • Samordning mellan verksamhet, ekonomi och personal svårt men nödvändigt • Daglig bevakning och support • Marknadsföring och utbildning behövs i större omfattning än vi planerat • ”Gökunge” naturlig hemvist för förvaltning?

34. Förbättra informationsförsörjningen och göra informationen tillgänglig för hela organisationen. [ 60% ] Förse alla nivåer inom KTH med den information som efterfrågas. [ 40% ] Skapa en gemensam plattform som gör det möjligt att ställa samman data från de administrativa systemen till en samlad informationsbank eller datalager. [ 100% ] Syfte [måluppfyllelse 2005-10-06] Förväntade effekter • Bättre intäkts- och kostnadskontroll på alla nivåer [70%] • Informationstillgänglighet istället för ”informationsjakt” skall ge bättre resursutnyttjande[60%] • Integrerad information ger bättre beslutsunderlag[40%] • Samma information på alla nivåer (gemensamt beslutsunderlag) skall underlätta förståelsen och samverkan mellan ledning och verksamhet. [90%]