Tapu Müdürlüğü İş Akışı ve Yetki Devri Genelgesi ve Eki Kılavuz

1. Tapu Müdürlüğü İş Akışı ve Yetki Devri Genelgesi veEki Kılavuz Tapu Dairesi Başkanlığı Kasım 2013 Metin ULUDAĞ Cem KAHRAMAN

2. AMAÇ • Tapu Müdürlüğü İş Akışı ve Yetki Devri Kılavuzu ile tapu müdürlüklerinin iş akışı ve yetki devrinde ortaya çıkan farklılıkların ortadan kaldırılması amaçlanmaktadır.

3. Tapu Müdürlüğü İş Akışı ve Yetki Devri Kılavuzu ile; 26/07/2005 tarih ve 2005/12 (1606) sayılı Genelge, (Ön BaşvuruGenelgesi) 22/04/2009 tarih ve 2009/10 (1681) sayılı Genelge (Yetki Devri Genelgesi) 08/11/2010 tarih ve 2010/21 (1714) sayılı Genelge. (Online Başvuru, SMS ile Bilgilendirme Genelgesi) yürürlükten kaldırılmaktadır.

4. YÖNTEM • Kılavuz şeklinde düzenlenerek genelge formatında ortaya çıkabilecek olan eksiklikler ortadan kaldırılmaya çalışılmıştır. • Kılavuz ile uygulamaya yönelik birçok örnek verilerek, daha iyi anlaşılması ve işleyişte yeknesaklık oluşturulması hedeflenmektedir.

5. Tapu Müdürlüğü İş Akışı ve Yetki Devri Genelgesi ve Eki Kılavuzun Getirdiği Yenilikler

6. 1-Tapu Müdürlüklerinin Gruplandırılması • İşlem yoğunlukları, personel durumları çok farklı olmasına karşılık tapu müdürlüklerimizin tamamında aynı sistem uygulanmaktadır. • Bu nedenle müdürlüklerimiz bulundukları ilçelerin sosyo-ekonomik gelişmişlik düzeyi, nüfus ve işlem yoğunluğu faktörleri göz önüne alınarak sadece bu kılavuzun uygulanmasına yönelik olarak 4 gruba ayrılmıştır.

7. Gruplandırma ile, müdürlüklerimizin yapılarına göresistemlerin uygulanarak; verimli çalışma ve etkin hizmet sunumu öngörülmektedir. • Danışma Birimi, Sıramatik, Başvuru Birimi, Yetki Devri, İşlem İzleme Monitörleri hususlarından hangilerinin uygulanacağı müdürlüğün içinde yer alacağı gruba göre belirlenecektir.

9. 2-Kavramlar. • Kılavuzda geçen bazı kavramlar örnekler verilerek açıklığa kavuşturulmuş, uygulamada ortaya çıkabilecek yanlışlıklar ortadan kaldırılmaya çalışılmıştır.

10. Temel Belge İncelemesi: Başvuru birimindeki görevli personel tarafından talep edilen işleme ilişkin gerekli belgelerin şekil yönünden genel olarak incelenmesidir. • Örneğin: Vekâletname ile yapılan başvurularda temel belge incelemesi yapacak personel vekâletnamenin şekli hususlarından olan, vekâletnamenin düzenleme şeklinde olup olmadığı, imza, fotoğraf, sayı/numarası, mühür ve benzeri hususların var olup olmadığı yönünde inceleme yapacaktır. Temel belge incelemesi yapacak personel, vekâletnamenin tasarruf yetkisi, süresi, kapsamı, yetki sınırı, tevkil yetkisi, azil, ayrıntılı incelemeyle belgede ortaya çıkacak sahtecilik vb. hususların incelenmesi ile görevli değildir. Bu hususlardaki sorumluluk ayrıntılı tasarruf yetkisi kontrolü aşamasında ilgili personelce dikkate alınacaktır.

11. Ayrıntılı Tasarruf Yetkisi Kontrolü: Başvuru alındıktan sonra işlem havalesi yapılan ve işlem kontrolü yapan personel tarafından TAKBİS ve tapu sicili üzerinde kimlik tespitine esas olmak üzere Tapu Sicili Tüzüğü ve ilgili mevzuat uyarınca yapılan incelemedir. • Bu kontroldeki amaç; işlem sahiplerinin tasarruf yetkisi kontrolüne dayanak teşkil eden belgelerin ayrıntılı olarak hem şekil hem de içerik yönünden kontrolünün sağlanmasıdır. • Personel, vekâletnamedeki tasarruf yetkisi, süresi, kapsamı, yetki sınırı, tevkil yetkisi, azil, tescile esas belgelerdeki kimlik bilgilerinin karşılaştırılması vb. hususlarda sorumlu olacaktır.

12. 3-Danışma Birimi Tanım: 1. grup tapu müdürlüklerinde zorunlu olarak, 2. ve 3. grup tapu müdürlüklerimizde ise bölge müdürlüğünün kararı ile oluşturulan, sıramatik uygulaması bulunan, işlem sahiplerinin birimlerimize ilk girişte muhatap olacağı, sıra numarasının verildiği bölümdür.

13. Danışma Biriminin Görevleri: a-İşlem talebine ilişkin: Danışma birimi görevlileri, işleme yönelik herhangi bir kontrol gerçekleştirmeksizin, başvuranın salt kimlik belgesinin incelenmesi suretiyle ibraz edilen evraklar üzerinden kimlik kontrolünü yaparak, sıramatiktensıra numarası vermek suretiyle, ilgiliyi başvuru birimine yönlendirecektir. Bu suretle danışma biriminde ortaya çıkabilecek yoğunluklar engellenecek, vatandaşların gereksiz yığılma ve beklemelerinin önüne geçilecektir.

14. b-Belge/bilgi talebine ilişkin: Çiftçi Kayıt Sistemi (ÇKS), Doğrudan Gelir Desteği (DGD), Yeşil Karta ilişkin işlemler ile hak sahiplerinin her türlü bilgi ve belge istemlerine ilişkin süreçleri yönlendirdiği gibi, yarı zamanlı başvuru alınan birimlerimizde öğleden sonra yapılan bilgi ve belge istemine yönelik başvurular bu bölüm personeli tarafından karşılanır.

15. c-Halkla ilişkilere ilişkin:İşlem servislerine havale edilerek işlemleri başlatılan vatandaşlarla, işlemi yapmakla görevli personel arasında bağlantı ve eşgüdümün sağlanması görevleri ile vatandaşların tapu işlemlerine ilişkin sorularının cevaplandırılması görevlerini yerine getirir. Ayrıca Bölge Müdürlüğünce danışma biriminde, yapılan hizmetleri tanıtan erişim ve iletişim bilgilerini içeren ve standartları Genel Müdürlükçe belirlenecek broşürler bulundurulur. Örneğin:Bankadan harcını yatırıp randevu saatinde müdürlüğe müracaat eden işlem sahibinin, hangi birime başvuracağına ilişkin bilgilendirilmesi, ilgili birimle irtibatın sağlanması veya eksik evrakın ilgili birime iletilmesi vb. görevleri yaparlar.

16. 4-Başvuru Birimi Tanım:Başvuru birimi danışma birimi olan müdürlüklerimizde işlem sahiplerinin sıra numarası alarak yönlendirileceği, danışma birimi kurulmasına gerek görülmeyen müdürlüklerde ise, işlem sahipleri ile ilk muhatap olacak birimimizdir.

17. Danışma birimi bulunmayıp, sıramatik ve başvuru biriminin birlikte bulunduğu müdürlüklerimizde, danışma biriminin yukarıda sayılan tüm görevleri başvuru birimi tarafından gerçekleştirilecektir. Özellikle sıramatikten sıra alınması işlemi bu birim personeli gözetimi altında yapılacaktır. • Aynı bina içerisinde hizmet veren tapu müdürlüklerimizde fiziki mekanın uygun olması halinde danışma ve başvuru birimleri ortak olarak oluşturulabilecek, bu alanlarda çalıştırılacak personel ilgili tapu müdürlükleri ile bağlı bulunulan bölge müdürlüğünün koordinasyonu ile belirlenecektir.

18. 5- Başvuru Biriminin İş Akışı

19. A) KONTROL SÜRECİ aa) İşleme İlişkin Belgelerin Kontrolü: • İşlem tanımlarında zorunlu olan tüm belge asılları bu aşamada istenilir. • Ayrıca, taraflara ilişkin gerekli açıklayıcı bilgilerin alınması da bu aşamada gerçekleştirilecektir • Başvuruya ilişkin belgelerde herhangi bir eksiklik olup olmadığı temel belge incelemesi yapılarak (bkz: Kavramlar) tespit edilir.

20. İşlem belgelerinde eksiklik olması durumunda eksik belgeli başvuru alınmayarak, işlem sahibi bilgilendirilerek eksiklikler tamamlanmak suretiyle yeniden başvuru numarası alması için yönlendirilecektir. • Vatandaşların eksik evrakla başvuru yapmaları durumunda TAKBİS üzerindeki ilgili bölümde eksik belgeyle başvuru yapan kişilerin bilgileri ile birlikte eksikliğe ilişkin açıklama yapılacaktır. • Başvuru belgesi düzenlenmeden, cep telefonu numarasını bildirenlere eksiklik hakkında SMS’le bilgilendirme yapmakla yetinilir.

21. bb) Tasarruf Yetkisini Kısıtlayan Tasarruf Hakkını Yasaklayan Durumlar: • TAKBİS üzerinden başvuru yapılan taşınmaza ilişkin tasarrufu yetkisini kısıtlayan ya da tasarruf hakkını yasaklayan bir durumun olup olmadığı incelenir. • İşleme ilişkin belgelerin tam olması ancak tasarruf hakkını yasaklayan bir durumun tespit edilmesi durumunda …. • Yapılan incelemede işleme ilişkin belgelerin tam olması ancak tasarruf yetkisini kısıtlayan bir durumun tespit edilmesi durumunda… • Kısıtlayıcı durumun kabul edilmesi ve işleme yönelik belgelerin tam olması durumunda…

22. B-Başvurunun Alınması ve İşlem Servisine Havale; • İşlem sahipleri tarafından yapılan başvuruda herhangi bir eksikliğin olmaması durumunda, başvuru belgesi 2 nüsha şeklinde düzenlenerek 1 nüshası ilgililere verilir. • Başvuru belgesinin diğer nüshası ile işleme ilişkin belgeler bir araya getirilerek başvuru servisinden sorumlu yetkiliye ivedi olarak iletilir

23. Başvuru biriminden sorumlu yetkili, kendisine iletilen başvuruları herhangi bir belge incelemesi yapmadan, işlemin niteliği, personelin üzerinde bulunan iş yükü, tecrübesi, deneyim kazanması/yetişmesi gereken personel olup olmadığı gibi somut unsurları gözeterek TAKBİS üzerinden işlem servisinde yer alan personele adil bir şekilde havale eder. • Yapılan havaleler yetkili tarafından TAKBİS üzerinden takip edilir.

25. Başvuru biriminden sorumlu olan yetkili ile tapu müdürü personele yapılacak olan havalelerin adil ve düzenli dağıtımından birlikte sorumludurlar. • Müdürlükte yetki devri gerçekleştirilmiş olması, işlemlerin adil ve düzenli bir şekilde personele dağıtımı ve personelin mevzuat ve işlem konularında yetiştirilmesine yönelik tapu müdürünün var olan koordinasyon ve denetim yetkisi ve personelin yetiştirilmesi sorumluluğu ile disiplin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

26. Başvuru birimi bulunmayan müdürlüklerimizde başvuru biriminin görevleri tapu müdürü veya müdürlüğe vekâlet eden personel tarafından yerine getirilecektir.

27. ORS üzerinden yapılan başvurular sıramatik numarası alınmaksızın doğrudan başvuru birimine yönlendirilecekve başvuru ekranına aktarılacaktır. • Başvuru birimi personelinin işlem sahiplerine güler yüzlü davranması, mevzuat yönünden yeterli açıklamalarda bulunması, kılık kıyafetlerine gerekli özeni göstermesi ve kendilerini tanıtıcı yaka kartlarını takması gerekmektedir.

28. Başvuru birimindeki yetkili personel işlem servislerinde çalışan personelin raporlu/izinli olması hususlarını göz önüne alarak havaleleri gerçekleştirirken iş dağılımını dengeli bir şekilde yapmak, çok sayıda talebi olan işlem sahiplerinin işlemlerinin aynı personele havale edilmemesi hususunda hassasiyet göstermek ve servislerdeki yetkili müdür yardımcıları ve tapu müdürü ile konuya ilişkin koordinasyonu sağlamak zorundadır.

29. 6- İşlem Servisleri Tanım: İşlem servisi başvuru birimi tarafından işlem havalesi yapılan belgelerin ayrıntılı olarak incelendiği, akitli ve akitsiz işlemlerin hazırlandığı ve söz konusu taleplerin karşılandığı birimdir.

30. A- İşlem Servislerinin İşleyişi • Havalesi gerçekleştirilen belgeler işlem servisince teslim alındıktan sonra başvuru sırasına göre görevlendirilen personel tarafından incelenir. • İşlemi yapmakla sorumlu personel öncelikle işleme konu taşınmaz/taşınmazların tapu sicilini ve kimlik tespitine yarar belgelerini (resmi senet vb.) inceler.

31. İşleme engel bir durum yoksa, hazırlanarak kontrol için yetkili müdür yardımcısına iletilir. Kontrol sonucu herhangi bir eksiklik olmaması durumunda işlemi yapan personel tarafından müdür yardımcısı ile koordineli bir şekilde işlem sahibine randevu saati, tahakkuk eden harç ve döner sermaye tutarları SMS yoluyla bildirilecektir. Kontrol uygulaması yapılmadan randevu, harç tahakkuk bilgileri ile ilgili işlem sahiplerine SMS gönderilmeyecektir.

32. Randevu saatinde tarafların hazır bulunması durumunda yetkili müdür yardımcısının gözetimi altında ilgili personelin huzurunda tarafların işleme ilişkin imzaları alınacaktır. Randevu saatinde gelinmediği takdirde talep sahipleri ile ilgili müdür/müdür yardımcısı tarafından yeni bir randevu saati belirlenerek işlemin tamamlanması sağlanacaktır. • İşleme engel bir durumun tespit edilmesi durumunda personel, durumu yetkili müdür yardımcısına iletir. Yetkili müdür yardımcısının bilgisi dâhilinde işlem sahiplerine SMS gönderilerek eksikliğin giderilmesi istenir. SMS’de hangi müdür yardımcısına müracaat edileceği bildirilir.

33. Eksikliğin SMS gönderilerek işlem sahiplerine bildirilmesinden ya da işlemin bittiğine ilişkin randevu saati ve harç tahakkuk bilgilerini içeren SMS gönderiminden sonra 20 gün içerisinde istem sahiplerinin müdürlüğe müracaat etmemesi durumunda ilgililere “10 gün içerisinde müdürlüğe müracaat etmemeleri halinde başvuru belgesi hariç tüm belgelerin başvuru fişinde beyan edilen adreslerine üst yazı ile posta/kargo yolu ile iade edileceği” SMS gönderilerek bildirilir. Sürenin sonunda, TAKBİS üzerinden gerekli açıklamalar yapılarak işlem sonlandırılacak ve başvuru belgesi dışında diğer tüm belgeler üst yazı ile posta/kargo yolu ile ilgilisince bildirilen adrese iade edilecektir. Başvuru belgesi ve üst yazı standart dosya planına göre arşivlenecektir.

34. B- İşlem Servislerinin Dikkat Edeceği Hususlar • İşlemlerin makul, izah edilebilir bir sürede ve güvenli bir şekilde gerçekleştirilmesi konusunda personel sorumludur. Daha sonra yapılan bir başvurunun öncelikle işleme alınması gibi hususların nedenlerinin işlemi yapan personelce TAKBİS’de yer alan açıklamalar bölümüne girilmesi, işlem servislerindeki yetkili müdür yardımcıları ve tapu müdürü tarafından personele havale edilen işlemlerin sürekli olarak takip edilmesi ve eksikliklerin ikmal ettirilmesi sağlanmalıdır.

35. İşlemi yapmakla görevlendirilen personelimiz istem sahipleri ile işlemlerine yönelik olarak iletişim kurmayacak, gerektiğinde işlem servisinden sorumlu yetkili müdür yardımcısının bilgisi dâhilinde SMS göndererek bilgilendirme yapacaktır. SMS’lerde standart bir dil kullanımına özen gösterilecek, işlemi yapan personelin ismine yer verilmeyerek verilen bilgi veya istenilen belgeler açık bir biçimde ifade edilecektir. İşlem sahipleri ile irtibat danışma birimi ve ilgili müdür yardımcısı üzerinden sağlanacaktır.

36. Yetkili müdür yardımcısının gözetiminde gerçekleştirilecek akit anında taraflara bazı sorular yöneltilerek fiil ehliyetinin var olduğu kanaatine ulaşılması ile tarafların kimlik bilgilerinin kontrol edilerek işlemin tamamlanmasına özel önem ve dikkat gösterilmelidir. • Mevzuat bilgisi, TAKBİS kullanımı ve işlem yapma yeteneği bakımından yetersiz görülenlerin, müdürlük içi eğitime tabi tutulmaları, bölgesel ya da merkezi olarak düzenlenmesi planlanan hizmet içi eğitime iştirak ettirilmelerinin temini hususunda da tapu müdürü ve bölge müdürü birlikte sorumluolacaktır.

37. 7- Tapu/Bölge Müdürlüklerinin Yetki ve Sorumlulukları • Tapu müdürü, müdürlüklerde başvuru uygulamalarının bu kılavuzda belirtilen hususlara uygun olarak yerine getirilmesinden, koordinasyonundan, işlemlerin personele adil bir şekilde dağıtılmasından, 3 veya 6 aylık dönemlerle personelin servisler arasında rotasyonunu sağlamaktan yetkili ve sorumludur.

38. Mevzuat hususunda tapu müdürü ile yetkili müdür yardımcısı arasında görüş ayrılığı oluşan durumlarda öncelikle tapu müdürü yetkili müdür yardımcısı ve işlemi yapmakla görevli personel konuyu müzakere ederler. Görüş ayrılığının devam ettiği ve tapu müdürünün kanaatinin olumlu olması durumunda, tapu müdürü işlemi üzerine alarak veya mevzuata uygun şekilde konuya ilişkin yazılı emir vererek sonuçlandırabilecektir. • Yetkili müdür yardımcısının bu hususu alışkanlık haline getirmesi durumunda, tapu müdürü (yetki devri kapsamında) yetkisinin alınması da dâhil olmak üzere diğer idari önlemleri alarak Bölge Müdürlüğüne bilgi verecektir. Bölge müdürlüğünce yapılacak gerekli incelemeler sonucunda atama ve yer değiştirme mevzuatı çerçevesindeki yer değişikliği de dâhil olmak üzere, gerekli diğer tüm idari önlemler alınacaktır.

39. Tapu müdürü, personelin performansını sürekli olarak TAKBİS yönetici fonksiyonlarından takip ederek performansı düşük olan, müdürlükte çalışma huzurunu bozan, kronik ve önemli rahatsızlıklar dışında sık sağlık raporu alan personel için gerekli önlemleri almaktan sorumlu tutulacaktır. Tapu müdürü bu tür personeli ilk önce yazılı olarak uyaracak, devamı halinde disiplin soruşturması da dahil olmak her türlü önlemi alarak bölge müdürlüğüne bildirecektir. Bölge müdürlüğünce yapılacak gerekli incelemeler sonucunda yer değişikliği de dâhil olmak üzere, gerekli diğer tüm idari önlemler alınacaktır. • Tapu müdürü müdürlükte oluşabilecek yoğunluğu ortadan kaldırabilmek amacıyla günlük olarak personeli rotasyona tabi tutabileceği gibi vatandaşların müdürlükte gereksiz beklemelerinin önüne geçebilmek amacıyla gerekli önlemleri almaktan resen sorumludur.

40. Vatandaş başvurularının belirli saate kadar yapılacağı konusunu içeren mülki amirden alınan olurunasılarakvatandaşların bilgilendirilmesinin sağlanmasından tapu müdürü, işleyişin kontrolünden ise bölge müdürü sorumludur. İş yoğunluğunun az olduğu, taleplerin gün içerisinde karşılanabildiği tapu müdürlüklerinde başvuruların gün boyunca alınması uygulaması yapılacaktır.

41. Bölge müdürlükleri yıl içerisinde yapılan denetimlerde, başvuru sisteminin kılavuzda belirtilen usullere uygun olarak yapılıp yapılmadığını denetlemekle görevli ve bu hususta ortaya çıkabilecek tüm eksiklikleri gidermekle yükümlüdürler. • Bölge müdürlüklerimizin Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı ile koordineli bir şekilde yapacakları fiziki mekân düzenlemelerine ilişkin projeleri, bu Kılavuzda belirtilen birimlerin tesisine ve açıklamalara uygun olarak yapmaları gerekmektedir.

42. TAKBİS üzerinden elde edilen istatistikî veriler aylık olarak performans denetiminin sağlanmasında, düşük/yüksek performanslı personelin tespit edilmesinde, elde edilen sonuçlara göre gerekli önlemlerin alınmasında kullanılacaktır. Sonuçların değerlendirilmesi ve gerekli önlemlerin alınmasından tapu müdürü ve bölge müdürü birlikte sorumlu olacak, koordinasyon ve denetim bölge müdürlüğünce sağlanacaktır.

43. 8- Yetki Devri Hizmetlerinetkin, verimlivevatandaşlarınistemlerinikarşılayacakşekildesunulmasınısağlamakamacıylayetkidevriuygulamasıyapılacak, işlemle ilgili sorumluluk yetkili müdür yardımcısı ile işlemi hazırlayan personele ait olacak ancak, tapu müdürünün müdürlüğün sevk ve idaresi anlamındaki genel sorumluluğu devam edecektir.

44. Yetki devrinde, hizmetin gerekleri dikkate alınacak, müdürlüğün personel yapısı, fiziki durumu ve işlem hacmi gözetilerek, “Birim ”, “Personel ” veya “ İşlem” esaslı olarak yetki devri gerçekleştirilebilecektir.Yetki devrine ilişkin yöntemi belirlemeye bölge müdürlüğü ile koordineli bir şekilde tapu müdürü yetkili ve sorumlu olacaktır. • Yetki devri, 3 veya 6 aylık dönemler halinde ve dönüşümlü olarak uygulanacaktır.

45. Yetki devrinin yapılmış olması, müdürün akitli veya akitsiz işlemlerdeki yetkisini kullanmasını engellemeyecek, gerek duyması halinde her zaman bu yetkisini gerekçe göstermek koşuluyla (işlem düzeyinde, personel düzeyinde, mahalle/köy düzeyinde ) geri alarak kullanabilecektir. Müdür yardımcılarının yetki değişikliği/yetkisine son verilmesi durumlarında ise 5 iş günü içerisinde bölge müdürlüğüne bildirilecektir.

46. Yetki devri yapılan birimlerde üst makamlarla yapılacak yazışmalar ile resmi belge ile yapılan taleplerin reddi dışındaki (haciz, kamu haciz retleri vb.) ret kararları mutlaka tapu müdürü tarafından imza edilecektir. • 2. ve 3. grup tapu müdürlüklerinde tüm yetkiler devredilemeyecektir. Havale, işlem kontrolü veya tescil kontrolü yetkilerinden bir kısmını üzerinde tutacaklardır. • 4. grup tapu müdürlüklerinde yetki devri yapılmayacaktır.

47. 9- Etik Kurallar Ayrıca Genelge eki Kılavuzumuzda tapu müdürlüklerimizde görev yapan bütün personelin işlem sahipleri ve her türlü aracılık faaliyeti yürüten kişilerle olan münasebetlerinde etik davranış ilkeleri ve kuralları çerçevesinde yaklaşım göstermeleri konusundan da bahsedilmiştir.

48. Teşekkür Ederiz….