LDV – projekty prenosu inovácií (TOI) – finančné riadenie

1. LDV – projekty prenosu inovácií (TOI) – finančné riadenie jan.rusnak@saaic.sk seminár Bratislava 06.10.2008

2. vystavenie zmluvy postupy týkajúce sa splátok dodatky k zmluve počas realizácie predloženie správ finančný audit – do 5 rokov Finančný cyklus projektu

3. Zmluvy • s NA – prečítať celú • prílohy • s partnermi • na kontraktorovi • overiť údaje • dodatky

4. Dodatky k zmluve - zmeny • partnera/kontraktora • projektových aktivít WP • bankového účtu / admin. detailov • predĺženie projektu – max 6 mesiacov • rozpočtu

5. Dodatky k zmluve • zmeny nesmú byť vykonané pred schválením • požiadať max 1 mesiac pred koncom obdobia • nesmú zásadne meniť projekt • žiadosť na formulári publikovanom na webe • záleží na type zmien: dodatok alebo list • transfer medzi položkami >10% (ráta sa z nižšej z položiek) • NEMENIA SA: celkový rozpočet, výška grantu, paušálne čiastky, nepriame náklady

6. Postupy týkajúce sa splátok • rozdelené optimálne na 3 splátky: 1. – 40% z maximálneho grantu (80% ak ≤ 18 mesiacov) 2. – 40% po priebežnej správe 3. – 20% po záverečnej správe • prostriedky patria EC až do záverečnej platby • všetky príjmy musia byť priznané • splátky kontraktor – partneri záležia od partnerstva

7. 1. splátka do 45 dní od podpísania zmluvy

8. 2. splátka • po ½ projektu(neplatí pre projekty <18 mesiacov) • termín v zmluve • podložené sumárom výdavkov a príjmov • Excelovské tabuľky • môžu byť vyžiadané podporné dokumenty • 2. splátka

9. 2. splátka – výpočet výšky • max. 40% z maximálneho grantu spoločenstva ak bolo vyčerpaných najmenej 70% z 1. splátky • vyčerpané <70% z 1. splátky krátenie PRÍKLAD • grant: 100.000,- • 1. splátka: 40.000,- (70% = 28.000,-) • deklarované v priebežnej: 20.000,- • 2. splátka = 40.000 – 8.000 = 32.000

10. Záverečná splátka • po záverečnej správe (final report): • pokrýva celé prípustné obdobie • doručenie: koniec prípustného obdobia + 2 mesiace • všetky výdavky a príjmy • excelovské tabuľky • podporné dokumenty • povinné • vyžiadané

11. Záverečná splátka - výpočet nižšia zo súm: • maximálny príspevok Spoločenstva – zmluva • prípustné náklady × percento spolufinancovania

12. Záverečná splátka - výpočet • prípustné náklady = náklady mínus • neoprávnené náklady • neuznané náklady • príjmy, zisky • úroky z pred financovania

13. Audit • každý projekt môže byť vybraný pre ex-post audit • dokumentáciu je potrebné archivovať po dobu 5 rokov od prijatia záverečnej splátky

14. prípustné (oprávnené) priame (špecifické náklady priamo spojené s projektom) nepriame (vznikli v súvislosti s priamymi nákladmi projektu) neprípustné (neoprávnené) Náklady

15. Prípustnosť (oprávnenosť) nákladov Všeobecné kritériá oprávnenosti nákladov(neplatia pre paušálne granty): náklady na činnosti, do ktorých sú zapojené oprávnené krajiny LLP musia vzniknúť právnym inštitúciám alebo fyzickým osobám a v prípade konzorcia oficiálnym partnerom konzorcia musia byť spojené s akciou (súlad s pracovným plánom) musia byť nevyhnutné pre realizáciu akcie musia byť primerané a zdôvodnené musia vzniknúť počas životného cyklu akcie musia byť reálne vytvorené príjemcom (evidované v účtovníctve) musia byť identifikovateľné a preukázateľné DPH len v prípade, ak žiadateľ môže preukázať, že DPH nemôže získať späť

16. Neprípustné (neoprávnené) náklady I. výnos z kapitálu poplatky za dlhy a dlhové služby zábezpeky za straty alebo potenciálne budúce záväzky nezaplatené úroky pochybné pohľadávky kurzové straty DPH, ak žiadateľ nepreukáže, že nie je schopný DPH získať späť náklady deklarované žiadateľom a pokryté iným projektom alebo pracovným plánom, na ktorý získal grant Spoločenstva neprimerane vysoké výdavky nákupy kapitálových aktív

17. Neprípustné (neoprávnené) náklady II. v prípade leasingu alebo prenajatia vybavenia náklady na vyplatenie na konci obdobia leasingu alebo prenajatia náklady spojené s prípravou návrhu projektu pre LLP náklady na otvorenie a vedenie bankových účtov náklady, ktoré vznikli v súvislosti s akýmkoľvek dokumentom požadovaným k predloženiu s prihláškou/návrhom projektu ! Tichí partneri (organizácie z iných krajín, ako sú krajiny oficiálne zapojené do LLP) sa môžu zapojiť do projektov, musia však sami znášať všetky svoje náklady (nemôžu byť financované z grantu Spoločenstva)

18. TOI – prípustné kategórie nákladov Priame(špecifické náklady priamo spojené s projektom): personálne náklady cestovné a pobytové náklady náklady na vybavenie náklady na subkontrakty iné náklady

19. TOI – prípustné kategórie nákladov • Nepriame(nie sú to špecifické náklady priamo spojené s realizáciou projektu, vznikli však v súvislosti s priamymi nákladmi projektu) - režijné náklady - vybavenie (PC, notebooky......) – komunikáciu ( telefón, pošta....) – infraštruktúru (energie, admin. priestory.....) – zásobovanie (administrat. mat ......) – fotokópie

20. TOI – personálne náklady I. Ide o personálne náklady: zamestnancov zo zákona, buď v trvalom alebo dočasnom pracovnom pomere s partnerom dočasných zamestnancov, najatých prostredníctvom špeciálnej externej agentúry POZOR: Náklady, ktoré sa týkajú osôb pracujúcich na subkontrakt, patria do subkontraktov Zamestnanci projektových partnerov nemôžu pre projekt pracovať na subkontrakt

21. TOI – personálne náklady II. reálnych sadzby na mzdy v danej organizácii, maximálne do sadzieb, ktoré stanovila EK (pozri Výzva, Časť II, tabuľka 5e);suma prevyšujúca tieto maximálne sadzby je neprípustná používa sa sadzba krajiny, v ktorej je partnerská organizácia registrovaná, bez ohľadu na to, v ktorej krajine sa aktivita vykonáva zahŕňajú skutočné mzdy plus odvody vyplývajúce zo zákona, ktoré sú zahrnuté do miezd odmeny, prenájom auta, cestovné náklady, prémie, podiely naziskusú vylúčené 4 kategórie: manažéri; výskumníci, učitelia a/alebo školitelia; technickí pracovníci; administratívne sily

22. TOI – cestovné a pobytové náklady I. ide o cesty zamestnancov partnerstva (cesty ostatných osôb musia byť uvedené v „Iných nákladoch“ alebo v „Subkontraktoch“) súlad so zvyčajnými postupmi partnera pri cestovných nákladoch len cesty priamo súvisiace so špecifickými a jasne identifikovateľnými aktivitami projektu Cestovné náklady: preplatenie nákladov je založené len na reálnych nákladoch nezávisle od použitého dopravného prostriedku – efektívnosť v odôvodnených prípadoch sú prípustné aj výdavky za cestu osobným motorovým vozidlom (0,22€)

23. TOI – cestovné a pobytové náklady II. Pobytové náklady (ubytovanie, strava a miestne cestovné náklady) oprávnené sú len pobytové náklady pre zamestnancov, ktorí participujú na projekte EK stanovila maximálne denné limity, ktoré nemôžu byť prekročené (pre cieľovú krajinu, t.j. kde vznikli náklady s ubytovaním; tab. 5f výzvy) preplatenie nákladov musí byť založenéna existujúcich interných pravidlách partnerských organizácií- založené na: - skutočných nákladoch (preplatenie príjmových dokladov) - denných sadzbách (dôkaz účasti a prenocovanie je nutný)

24. TOI – náklady na vybavenie nákup, zapožičanie alebo prenajatie vybavenia (nového alebo použitého), vrátane inštalácie, údržby a nákladov na poistenie iba ak je špecifické a potrebné pre dosiahnutie cieľov projektu/akcie je potrebné verejné obstarávanie ako pri subkontraktoch do úvahy sa môže brať iba pomerná časť odpisovej hodnoty vybavenia, ktorá je v súlade s trvaním akcie a pomerom skutočného používania pre účely akcie limit: maximálne do 10% celkových priamych nákladov na projekt POZOR: všetko vybavenie, ktoré sa vzťahuje na administráciu projektu (t.j. počítače a notbooky, atď.) a všetko vybavenie zakúpené pred začatím projektu je zahrnuté do nepriamych nákladov

25. TOI – náklady subkontrakty I. len ak sa aktivita vykonáva treťou stranou (dodávateľom) – externým orgánom, úradom, organizáciou, jednotlivcom (ak ide o samostatne zárobkovo činné osoby, ktoré sú v súlade s národnou legislatívou zodpovedné za odvádzanie všetkých povinných odvodova ak nie sú zamestnané žiadnou partnerskou organizáciou) riadenie a celková administrácia projektu nesmie byť realizovaná subdodávkou žiadateľ musí podpísať zmluvu so subdodávateľom, ktorý ponúka najlepšiu cenu za najlepšiu kvalitu = potreba verejného obstarávania

26. TOI – náklady subkontrakty II. Verejné obstarávanie: subkontrakt nižší ako 200 EUR – preukázanie faktúry subkontrakt 200 – 3.500 EUR – jeden účastník obstarávania (stačí žiadať jednu ponuku) subkontrakt 3.500 – 25.000 EUR – najmenej traja účastníci obstarávania subkontrakt 25.000 – 60.000 – najmenej 5 účastníkov obstarávania subkontrakt vyšší ako 60.000 EUR – podľa národných pravidiel o verejnom obstarávaní POZOR: limit maximálne 30% z celkových priamych nákladov na projekt

27. TOI – iné náklady I. v súlade s projektom náklady na šírenie informácií, špecifické hodnotenie akcie, audity, cudzojazyčné slovníky na preklady, rozmnožovanie, atď. , vrátane nákladov na finančné služby (najmä finančné záruky) náklady na organizáciu seminára (ak je seminár predpokladaný produkt/výsledok, a ak sa náklady dajú ľahko identifikovať – napr. príprava zborníkov zo seminárov, výroba videa, platba za spotrebný tovar súvisiaci s produktom – papier na tlač publikácií, prázdne DVD), atď. cestovné tretím stranám jednorázové náklady za tlačové správy a inzeráty, platby za autorské práva a iné duševné vlastníctva, platby za informačné materiály (knihy, štúdie a elektronické údaje), konferenčné poplatky, registračné poplatky za účasť na stretnutiach, prenájom výstavného priestoru, atď.

28. TOI – iné náklady II. POZOR: nepatria sem náklady, ktoré sa realizujú prostredníctvom subkontraktov (tretích strán) oprávnené sú len náklady, ktoré vznikli samotným partnerom nepatria sem náklady týkajúce sa administrácie projektu (náklady na kopírovanie, papier, atď.), ktoré patria do nepriamych nákladov

29. TOI – nepriame náklady ide o paušálnu sumu, náklady nemusia byť pri vyúčtovaní projektu podložené účtovnými dokladmi maximálne 7% z celkovej sumy priamych oprávnených nákladov v projekte nie sú prípustné, ak žiadateľ počas predmetného obdobia už získal prevádzkový grant od Európskej komisie Do tejto kategórie nákladov patria: všetky náklady na vybavenie, ktoré súvisí s administráciou projektu (t.j. počítače, notebooky, atď.), náklady na komunikáciu (poštovné, fax, telefón, elektronická pošta) nájomné na infraštruktúru (nájomné, elektrická energia, atď.), priestorov, kde sa projekt realizuje kancelárske potreby fotokópie

30. ĎAKUJEM ZA POZORNOSŤ  jan.rusnak@saaic.sk