IRTA: SISTEMA INTEGRAT DE GESTIÓ I SISTEMA DE QUALITAT

1. IRTA: SISTEMA INTEGRAT DE GESTIÓ I SISTEMA DE QUALITAT Francesc Reguant Tarragona - Novembre 2003

2. L’IRTA avui • Institut de Recerca i Tecnologia Agroalimentària • Empresa pública de la Generalitat • Activitat basada en: • Projectes públics d’RDT • Contractes sector privat RDT • Serveis Tecnològics • Pressupost 2002: 22,5 Milions € • Sistema cooperatiu IRTA • 6 Centres de R+D • 4 Estacions Experimentals • 3 Unitats RDT • Personal: • Propi.………………………….: 390 • Assignat ………………………:45 • Col.laboradors (becaris, etc): 90 IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003

3. CERTIFICACIÓ DE QUALITAT R&D i prestació de serveis tecnològics en l’ambit agroalimentari 12/06/2002 IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003

4. SIG NORMA ISO 9000 SIG SIG / QUALITAT EL SIG I EL SISTEMA DE QUALITAT NORMA ISO 9000 IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003

5. Definició estratègia MISSIÓ Definició objectius Concreció línies d’actuació Establiment compromisos Objectius estratègics PLANIFICACIÓ Objectius operatius Previsibilitat de recursos En horitzó a llarg termini Pla Actuació Indicadors generals Bases per a incentius Gestió Integrada de Processos GESTIO El SIG (Sistema integrat de Gestió) Millora continua Quadre Comandament IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003

6. SIG (Sistema Integrat de Gestio) • Informatització / automatització • Integració • Planificació i pressupostació • Comptabilitat de Gestió • Gestió per Processos • Gestió del Coneixement • Quadre de Comandament Integral • Incentius: Bonus Contracte Programa • Sistema de Qualitat IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003

7. APLICACIONS COMPLEMENTÀRIES ERP GENERADORS D’INFORMES GESTIO PRESSUPOST RRHH PRESRH • Comptabilitat • General • Analítica • Clients • Proveïdors • Tresoreria • Gestió RRHH • Plantilla • Contractació • Nòmina • Formació • PROPIS ERP • ODBC ACCES • BUSINESS • OBJECTS GESTIÓTÈCNICAACTIVITAT GESTAC GESTIÓ INVERSIONS GESPI Gestió Econòmica Projectes Contractes Pressupostos Actius Fixes GESTIÓ CONTRACTES ADMINISTRATIUS GESCA IRTANET WEB + CARPETES PÚBLIQUES INTEGRACIO IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003

8. LES EINES INFORMÀTIQUES DEL SIG APLICACIONS COMPLEMENTÀRIES ERP GENERADORS D’INFORMES GESTIO PRESSUPOST RRHH PRESRH • Comptabilitat • General • Analítica • Clients • Proveïdors • Tresoreria • Gestió RRHH • Plantilla • Contractació • Nòmina • Formació • PROPIS ERP • ODBC ACCES • BUSINESS • OBJECTS GESTIÓTÈCNICAACTIVITAT GESTAC Pressupostos Gestió Comandes Actius Fixes GESTIÓ INVERSIONS GESPI Gestió Econòmica de Projectes i contractes GESTIÓ CONTRACTES ADMINISTRATIUS GESCA IRTANET WEB + CARPETES PÚBLIQUES IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003

9. ORGÀNIC FUNCIONAL • Centre • Departament • Àrea • Programa • Activitat ESTRUCTURA ORGÀNICA ESTRUCTURA FUNCIONAL CENTRES AREA PROGRAMA DEPARTAMENTS ACTIVITATS COMPTABILITAT DE GESTIÓ Clau 1 DOBLE PERSPECTIVA: ORGANICA -FUNCIONAL IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003

10. INDIRECTES DIRECTES • Activitat • SSCC • Centres • Departament Nivells d’apropament (semidirecte) a l’Activitat (directe) Codi funcional = 00000 Codi funcional <> 00000 COMPTABILITAT DE GESTIÓ Clau 2 CLASSIFICACIÓ EN DIRECTES I INDIRECTES IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003

11. A l’activitat s’imputen totes les despeses directes • A l’activitat només s’imputen despeses directes • Té un únic codi independent (d’ús tant per a gestió d’activitat com per a comptabilitat) • Relació unívoca Area Programa Activitat COMPTABILITAT DE GESTIÓ Clau 3 L’ACTIVITAT COM A BASE DE LA INFORMACIÓ ANALITICA IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003

12. COMPTABILITAT DE GESTIÓ Clau 4 UNITATS ORGÀNIQUES COM A CENTRES DE BENEFICIS • Unitats Orgàniques com a Unitats de Negoci • Unitats Orgàniques com a Centres de Beneficis • Traspassos Interns (compres i vendes internes) IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003

13. COMPTABILITAT DE GESTIÓ Clau 5 GESTIÓ % D’OVERHEADS GRAELLA % D’OVERHEADS IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003

14. REVISIÓ D’OBJETIUS EVOLUCIÓ PRESSUPOST DE GESTIÓ PRESSUPOST OBJETIU INICIAL PRESSUPOST DE GESTIÓ INICIAL PRESSUPOST OJETIU FINAL PRESSUPOST DE GESTIÓ FINAL 1 EXERCICI COMPTABILITAT DE GESTIÓ Clau 6 PRESSUPOST INTEGRAL I PRESSUPOST FLEXIBLE DESVIACIÓ OBJETIU INICIAL IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003

15. BPM: PROCÉS Requeriments Client Procediments GUIES Controls / Indicadors PROVEÏDOR CLIENT PROCES SORTIDA (amb Valor Afegit) ENTRADA RECURSOS IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003

16. MAPA DE MACROPROCESSOS IRTA E PLANIFICACIÓ S T GESTIÓ R CONTROL A ESTRATÈGIC T E RELACIONS I G COMUNICACIÓ ENTORN I C C S C L L I C L I ACTIVITAT E A U E S N N T T S PLANIFICACIO OPERATIVA S S U P SUPORT O R T PROCESSOS IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003

17. PROCESSOS IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003

18. ECONÓMIC FINANCERS CLIENTS ACTIVITAT RECURSOS HUMANS QUADRE DE COMANDAMENT INTEGRAL • Cobertura d’Explotació • Recuperació de Despesa Fixa • Ingressos procedents de contractes i serveis (vendes) • Grau de satisfacció dels clients • Percentatge de línies de treball amb grau de concertació significatiu • Nombre de reunions amb representants dels sectors • Grau d’èxit en convocatòries públiques competitives • Nombre de contractes vigents • Nombre de publicacions anyals en revistes científiques • Nombre de treballadors que han gaudit d’una formació específica • Relació de doctors en nòmina versus el total d’investigadors i especialistes • Ratio personal fix / temporal IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003

19. TIPOLOGIES D’INDICADORS ESTRUCTURA DEL QCI PERSPECTIVA / / ENFOCAMENT INDICADORS QCI OBJECTIUS PROCESSOS IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003

20. PERSPECTIVA / / ENFOCAMENT Fitxa SIG /Qualitat INDICADORS QCI OBJECTIUS GESQ + IRTANET PROCESSOS Responsable d’indicador GESTIÓ DEL QCI IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003

21. Personal de suport Personal RDT • Distinció CEi R2i PIi ICi = 0,65 + 0,15 + 0,2 CEi R2i PIi INCENTIUS (BONUS CONTRACTE PROGRAMA) CONDICIÓ PRÈVIA: OBTENCIÓ DE REMANENTS • Index de Contribució: Publicacions per Investigador Ingressos per Investigador Cobertura de Explotació IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003

22. LA GESTIÓ DEL CONEIXEMENT A L’IRTA • Nova cultura: organització transparent • Documentació organitzada com a mercat de coneixents (know how): • Documentació SIG • Instruccions Técniques amb accés restringit • Index amb accés universal • Intranet: IRTANET • Gestió de publicacions propies • Pla de Formació: recursos, incentius, GESFORM. • Eines de col.laboració: Carpetes Públiques Microssoft Exchange • Dinàmiques formalitzades de colaboració i posta en comú • Grups de Treball • Club d’Usuaris • Suggeriments • ... IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003

23. ELS GRUPS DE TREBALL • EINA • Per a l’acció • De col.laboració • CARACTERÍSTIQUES • Hortizontal • Interdepartamental • Interdisciplinar • Interjeràquica • REQUEREIX • Coordinació • Tasca ben definida • Temporalitat limitada IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003

24. IRTANET, LA INTRANET DE L’IRTA IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003

25. MILLORA CONTINUA Cal anar més enllà de les propostes formals dels Sistemes de Qualitat: No conformitats, Accions correctives, Accions Preventives... • Cultura de millora • Objectius de millora • Control de l’activitat i dels objectius de l’empresa (QCI, ...) • Reunions d’Autoevaluació (Nivell orgànic) • Grups de Treball (Nivell no estructurat) • Suggeriments incentivats IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003

26. ELEMENTS CLAUS D’EXIT • Compromís de la Direcció General • Reorganització i Direcció des de l’àmbit de l’usuari • DASI; Servei d’Informàtica; Manteniment del SIG; Usuaris qualificats • Participació / implicació • Pioners; Grups de Treball; Responsables; Divulgació àmplia • Atenció als impactes de l’implementació del SIG • Gestió caos inicial; Anàlisi càrrega de treball; Anàlisi cost-guany de les iniciatives • Assolir èxits inicials • Reducció tasques administratives del personal RDT • Documentació del sistema i dels procediments • Notes de Treball; Manual del SIG; Eina de Desenvolupament, Integració, Formació i Divulgació • Formació continuada i foment eines de col.laboració • Pla de Formació; Club d’Usuaris; IRTANET • Transparència i horitzontalitat • Nova cultura; teràpia contra la resistència al canvi; Comunicació directa: IRTANET, IRTA-Q... • Millora continuada • Control i seguiment d’indicadors; Plans de Millora; Grups de Treball; Auditoria interna; Accions correctores i preventives • Flexibilitat • Revisió dell sistema IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003

27. ASSOLIMENTS • Efecte Contracte Programa • Efecte ordre i eficiència • Efecte qualitat No increment d’administració malgrat el canvi, l’increment d’activitat i d’informació Sí reorganització recursos Qualitat: catalitzador per a la divulgació i acceptació IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003

28. EFECTE ORDRE • EXIGÈNCIA DE • PROTOCOL • NO DUPLICACIONS • SIMPLICACIÓ CIRCUITS • GESTIÓ MÉS RIGOROSA • D’ACTIUS • PREVISIBILITAT (GESTIÓ • OVERHEADS) • CALIBRATGE I CONTROL • D’EQUIPS D’INSPECCIÓ, • MESURA I ASSAIG • INFORMACIÓ “ON LINE” • REDUCCIÓ DADES RENDIMENT • DE COMPTES (Les dades ja les té • el sistema) • AUDITORIES INTERNES • CONCENTRACIÓ DE COMPRES IMPACTE EN CÀRREGA GLOBAL DE TREBALL MENYS FEINA MES FEINA EFICIÈNCIA QUALITAT IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003

29. - + AFRONTANT LES DIFICULTATS • Dificultats tècniques • Defectes ERP • Rigidesa recursos humans • Desqualificació dels quadres intermitjos • Resistència al canvi • Bloqueig d’informació • Demandes exagerades • Diàleg i Equip • Participació / Implicació • Horitzontalitat • Usuaris qualificats • Convicció tècnica • Informació i formació • Priorització i control calendari • No forçar terminis / flexibilitat • Defensa constant del sistema • Atenció al nivell d’entrada de dades • Vigilància càrrega de treball • Aprofitar estat de gràcia inicial • Assolir èxits (d’eficiència, d’ordre, de qualitat) IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003

30. CALENDARI SIG / QUALITAT IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003