Fastlæggelse af brugermønstre for forskellige roller ( Sagsoverblik/Partskontakt )

1. Fastlæggelse af brugermønstre for forskellige roller (Sagsoverblik/Partskontakt) Metodevejledning

2. Indholdsfortegnelse • Slide 3: Baggrund – beskrivelse af otte roller • Slide 4: De otte forskellige roller  • Slide 5: Fire forskellige brugermønstre • Slide 6: Fremgangsmåde og baggrund • Slide 7: Forslag til hvordan opgaven kan gribes an • Slide 8: Forklaring af de forskellige brugermønstre • Slide 9: Eksempel på en mail til en leder • Slide 10: Eksempel på en mødeindkaldelse • Slide 11: Spørgsmål til støtte for interview af faggrupper • Slide 12: Eksempel på et udfyldt skema

3. Baggrund – beskrivelse af otte roller • Medarbejdere fra forskellige kommuner har beskrevet otte medarbejderroller, som i dag ofte benytter KMD Sag i deres arbejde • Beskrivelserne kan læses i folderen ”SAPA – roller og brugerbehov”, som kan findes på KOMBITs hjemmeside her. • Formålet er at få "kød og blod" på de nuværende brugere af KMD Sag og de kommende brugere af SAPA • Folderen kan anvendes til at få en forståelse for SAPAs rækkevidde samt til at påbegynde en dialog med de pågældende roller i egen organisation.

4. De otte forskellige roller  • Jobcentermedarbejder • Ydelsesservicemedarbejder • Frontmedarbejder i borgerservice • PPR-medarbejder • Børnefamiliesagsbehandler • Visitator på ældreområdet • Sagsbehandlende terapeut • Udbetaling Danmark-medarbejder (medtages • ikke i denne undersøgelse) • Listen rummer de otte roller, som er blevet udvalgt til denne • undersøgelse. En fuldstændig liste findes bagerst i folderen • SAPA - roller og brugerbehov. Hvordan anvender de KMD Sag i dag? Hvem skal bruge SAPA - og til hvad?

5. Brugerne anvender KMD Sag forskelligt! Fire forskellige brugermønstre KMD Sag Basis Person- og sagsoverblik Advis-behandling(produktionsplanlægning) Mønster B Mønster A Sagsbehandling og sagsstyring Journalnotater tilknyttet en sag i et KMD-fagsystem Mønster C Infrastruktur Fordeler sager, hændelser, adviser Al sagsbehandling og sagsstyring (ej noget fagsystem) Mønster D

6. Fremgangsmåde og baggrund • Hvad: Hver kommune skal for hver af de syv roller, der er listet på slide 4, fastlægge, hvilket brugermønster der bedst beskriver deres anvendelse af KMD Sag i dag. • Hvordan: Data registreres online via spørgeskema, der udsendes til SAPAs kontaktpersoner i kommunerne. Hvis du har problemer med spørgeskemaet eller ikke har modtaget det kan du kontakte Susanne Rasmussen fra KOMBIT på srs@kombit.dk • Hvorfor: Med det færdige resultat i hånden får SAPA-projektet et mere præcist overblik over anvendelsen af KMD Sag. • Desuden bliver det nemmere at planlægge projektets udrulning og implementering – både kommunalt og fælleskommunalt.

7. Forslag til hvordan opgaven kan gribes an • Udpeg en person til at gennemføre kortlægningen i organisationen. Det kan fx være den udpegede kontaktperson fra SAPA kommunenetværket • Den ansvarlige person arrangerer et interview i de forskellige afdelinger i kommunen ,hvor brugertyperne er forankret (i alt syv interviews) • Der afsættes ca. ½ time til hvert interview • Efter interviewet taster den ansvarlige person, resultaterne ind i det skema der er udsendt fra KOMBIT. • Fra uge 43 – 48 er der mulighed for at kontakte Henriette Günther Sørensen fra SAPA-projektet på tlf. 30 56 36 22 hver mandag-torsdag mellem kl. 10 og 11 for spørgsmål til undersøgelsen. • Deadline for registrering af resultaterne er den 30. nov. 2012!

8. Forklaring af de forskellige brugermønstre • 0: Bruger ikke KMD Sag i dag • A: Bruger i dag kun KMD Sag til overbliksdannelse, fordi det konkrete sagsarbejde understøttes i et fagsystem • B: Bruger i dag KMD Sag til overbliksdannelse og advis’er, mens sager, dokumenter og journal ligger i fagsystem • C: Bruger i dag KMD Sag i samspil med et fagsystem (typisk et KMD-system). Sagen (fx beregning af en ydelse) er i fagsystemet, mens advis’er og journalnotater samt overbliksdannelse er understøttet af KMD Sag • D: Har ikke noget fagsystem – og bruger i dag KMD Sag til hele sagsarbejdet • E: Det konkrete sagsarbejde ligger i et generisk sagssystem, fx ESDH.

9. Eksempel på en mail til lederen i afdelingen, hvor 2-3 medarbejdere udpeges til et interview • Kære leder af jobcenteret • I forbindelse med det fælleskommunale projekt SAPA (sagsoverblik og partskontakt), er der behov for en minikortlægning af jobcentermedarbejdernes anvendelse af KMD-sag. Jeg er udpeget i xx kommune, til at være den ansvarlige for at gennemføre kortlægningen, som skal være afsluttet inden udgangen af november. Jeg vil derfor gerne interviewe 2-3 jobcentermedarbejdere i en halv time. • Jeg håber derfor, at du vil hjælpe med at: • sende navn og mailadresser på de 2-3 medarbejdere, der skal interviewes • angive hvor mange jobcentermedarbejdere, der er i din afdeling. • På forhånd tak for hjælpen. • Med venlig hilsen • xx (ansvarlige for gennemførelse af kortlægningen i kommunen)

10. Eksempel på en mødeindkaldelse til de medarbejdere, der skal deltage i interviewet • Kære jobcentermedarbejder • I forbindelse med det fælleskommunale projekt SAPA (sagsoverblik og partskontakt), er der behov for en minikortlægning af jobcentermedarbejdernes anvendelse af KMD-sag. Jeg vil derfor gerne invitere jer til at deltage i et interview i en halv time om jeres anvendelse af KMD-sag. Forud for denne mødeindkaldelse har jeg været i kontakt med jeres leder, som har udpeget lige netop jer til at deltage i interviewet. • I SAPA-projektet har medarbejdere fra forskellige kommuner beskrevet otte medarbejderroller ud fra f.eks. arbejdsopgaver, systemunderstøttelse og ønsker til den fremtidige SAPA-løsning – herunder jobcentermedarbejderen. Jeg har vedhæftet den folder, der beskriver de otte medarbejderroller. Inden interviewet bedes I have læst rollebeskrivelsen for jobcentermedarbejderen. • Med venlig hilsen • xx (ansvarlige for gennemførelse af kortlægningen i kommunen)

11. Spørgsmål til støtte for interview af faggrupper Start Har et særskilt fagsystem? Nej Anvender KMD Sag? Ja Ja Anvender KMD Sag som sit eneste/primære sagsssystem? Ja Journal(notater)skrives i fagsystem? Nej Ja Nej Relevante adviser kan ses i fagsystem? Ja Nej Nej Brugertype 0 Brugertype A Brugertype B Brugertype C Brugertype D Brugertype E Ingen afhængighed Blot afhængig af KMD Sag til tværg. sagsoverblik Afhængig af KMD Sag til sagsoverblik og adviser Afhængig af KMD Sag til sagsoverblik, adviser og journalnotater Fuldkommen afhængighed af KMD Sag Lav afhængighed af KMD Sag

12. Eksempel på et udfyldt skema om brugerrollernes forskellige anvendelse af KMD SagOutput: Udfyldt skema Indberettes online til SAPA