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SEÇÃO DE EXPEDIÇÃO/DIRAD

SEÇÃO DE EXPEDIÇÃO/DIRAD. NORMAS E PROCEDIMENTOS. Roberto Gomes Moreira Seção de Expedição/SICA/DIRAD e-mail robertogomes@fiocruz.br. COMPETÊNCIAS DA SEÇÃO DE EXPEDIÇÃO.

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SEÇÃO DE EXPEDIÇÃO/DIRAD

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Presentation Transcript

  1. SEÇÃO DE EXPEDIÇÃO/DIRAD NORMAS E PROCEDIMENTOS Roberto Gomes Moreira Seção de Expedição/SICA/DIRAD e-mail robertogomes@fiocruz.br

  2. COMPETÊNCIAS DA SEÇÃO DE EXPEDIÇÃO COLETAR E DISTRIBUIR OS DOCUMENTOS E CORRESPONDÊNCIAS DE FORMA EFICIENTE, EFICAZ E EFETIVA NA FIOCRUZ BEM COMO ATENDER AOS SEUS USUÁRIOS COM EXCELÊNCIA NA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS JUNTO A ECT.

  3. CONCEITO DE CORRESPONDÊNCIA Correspondência é toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas, bem como aquela que se processa entre departamentos e servidores de uma instituição.

  4. CLASSIFICAÇÃO E CARACTERIZAÇÃO QUANTO À DIFUSÃO: EXTERNA – Entende-se como aquela correspondência trocada entre instituições e outras entidades e/ou pessoa física. INTERNA – É a correspondência trocada entre os departamentos e uma mesma instituição(memorando, despacho, circular) QUANTO À PROCEDÊNCIA: NORMAL–Correspondência cuja tramitação se faz num prazo regular; URGENTE–Correspondência que face a natureza do assunto, exige ação imediata por parte de quem a recebeu, devendo ter tratamento preferencial sobre a normal; Portaria Normativa 05 de 19/12/2002-MPOG

  5. Os horários em geral são: Distribuição interna: Manhã: 9:00 e 11:00 hs.(de acordo com a demanda da área) Tarde: 14:00 E 16:00 hs. Envio aos Correios: Até as 14:00 hs. Os horários foram definidos de acordo com as atividades internas da Seção, e que encontram-se integradas de acordo com as Normas da ECT. HORÁRIOS DE COLETA E DISTRIBUIÇÃO

  6. COMO PREPARAR SUA CORRESPONDÊNCIA PARA O TRATAMENTO AUTOMÁTICO PELOS CORREIOS Para que o correios possa prestar um serviço de qualidade, é necessário que se sigam algumas recomendações sobre a preparação de sua correspondência, desde a utilização de envelopes padronizados, até o correto endereçamento

  7. TRATAMENTO AUTOMÁTICO

  8. TRATAMENTO AUTOMÁTICO

  9. CARACTERÍSTICA FÍSICA DA CARTA É fundamental que as cartas estejam dentro dos padrões adequados, para que sejam tratadas de forma automatizada. Dê preferência, usar sempre os envelopes com a marca RPC (Recomendados Pelos Correios), como pode ser visto na figura

  10. TIPOS DE ENVELOPE O tipo é determinado pela posição da aba de fechamento:

  11. Cabe ao remetente a responsabilidade pela elaboração da embalagem nas condições adequadas à natureza da correspondência ou encomenda, respeitando suas características. TIPOS DE CAIXAS Aspectos a serem considerados na embalagem:- Dimensões adequadas. - Resistência ao peso, à forma e à natureza do conteúdo, bem como às condições de transporte. - Compatibilidade com o objeto ou encomenda transportado. - Utilização de envelopes e caixas comercializadas pelos Correios ou envelopes, caixas, pacotes e rolos próprios, desde que estejam embrulhados com papel liso e resistente e sejam dos seguintes materiais: de papel, de plástico, de isopor, de madeira ou de metal.

  12. PACOTE E CAIXA Limites de dimensões de embalagens: · A soma resultante do comprimento + largura + altura não deve superar 200 cm. ROLO · A soma resultante do comprimento + o dobro do diâmetro não pode ser menor que 28 cm. ENVELOPE

  13. RIGIDEZ E PESO O envelope com seu conteúdo deve ser suficientemente flexível para ser curvado 90°. Objetos pequenos ou rígidos tais como moedas, chaves, grampos ou cupões de papelão grosso não devem ser acondicionados no envelope

  14. ABAS DE FECHAMENTO O envelope deve ser bem fechado, sem excesso de cola. Não devem ser usados: - Clipes - Grampos - Fita adesiva

  15. COR DO ENVELOPE • A cor ideal para o perfeito contraste entre a impressão e o fundo do papel é a branca. • Cores com tonalidades escuras como marrom escuro, azul escuro, cinza escuro, vermelho, etc... não devem ser utilizadas como fundo na zona de endereçamento em envelopes ou conteúdos de envelopes com janela, • O inverso(isto é, caracteres claros em fundo escuro) também impossibilita a leitura ótica. • Cores com tonalidades vermelha são interpretadas como preto pelo leitor ótico e inviabilizam a utilização do código de barras. Portanto, também devem ser evitadas (figura 8).

  16. Regras de Endereçamento Localização e Limites da Zona de Endereçamento A zona de endereçamento pode ser definida como sendo o maior retângulo no qual o endereço pode estar completamente contido. Para ser compatível com a leitura ótica, o limite máximo desse retângulo é delimitado por um afastamento de 21mm das bordas laterais do envelope, de 20mm da sua borda inferior e de 40mm da borda superior (figura 11).

  17. Regras de Endereçamento O endereçamento adequado começa pela forma de tratamento de cortesia (opcional), seguindo-se: nome do destinatário, logradouro, Número/complemento/bairro, cidade UF, CEP.

  18. Regras de Endereçamento • Uma outra forma correta de endereçamento admite que na última linha constem, obrigatoriamente nesta ordem: o número do CEP, a cidade e o estado ou a sua sigla (figura 13).

  19. ALINHAMENTO • Para facilitar a captura do endereço pela leitora ótica, as linhas do endereçamento devem ser alinhadas à esquerda, isto é, devem iniciar-se a mesma distância da borda esquerda do envelope e estarem paralelas a sua base (figura 14).

  20. IDENTIFICAÇÃO DO REMETENTE O costume brasileiro sugere a colocação do nome, endereço e CEP do remetente na parte inferior do verso do envelope. (figura 15).

  21. SK065600499BR - Histórico do ObjetoO horário não indica quando a situação ocorreu, mas sim quando os dados foram recebidos pelo sistema, exceto no caso do SEDEX 10 e do SEDEX Hoje, em que ele representa o horário real da entrega.

  22. TRATAMENTO MANUAL

  23. CARTA SIMPLES É A FORMA DE COMUNICAÇÃO ESCRITA QUE CHEGA MAIS RÁPIDO AO DESTINO E A MENOS ONEROSA. MATERIAL PERMITIDO PARA REMESSA: Correspondência/documentos pesando até 500 gramas ACONDICIONAMENTO DA CARTA SIMPLES Fechamento apenas por colagem. Endereço completo do remetente e do destinatário/CEP O canto superior esquerdo é reservado para colagem do selo postal

  24. O que é?É o serviço adicional através do qual o objeto é confiado à ECT contra a emissão de documento comprobatório da postagem. CARTA REGISTRADA CaracterísticasO objeto é identificado pela aplicação de numeração específica, que possibilita acompanhar o seu trâmite por meio do Sistema de Rastreamento de Objetos – SRO Pode ser contratado em todas as Agências de Correios Serviço destinado ao público em geral Para a contratação desse serviço, o objeto deverá apresentar, obrigatoriamente, o nome e o endereço completo do remetente e do destinatário

  25. O que é? É o serviço opcional que, através do preenchimento de formulário próprio, permite comprovar ao remetente para quem foi entregue o objeto por ele postado. AVISO DE RECEBIMENTO/AR É imprescindível o preenchimento correto de todos os campos do formulário do AR, especialmente os campos destinados aos dados do remetente e do destinatário. Dados incompletos e/ou incorretos atrasam ou mesmo impedem a devolução do AR.

  26. CARTAS DESPESAS COM ENVIO DE CARTAS/SEDEX/2011 SEDEX

  27. O que é? Prestado em âmbito nacional, é o serviço pelo qual o remetente recebe a garantia de que o objeto, por ele postado, será entregue, exclusivamente, ao destinatário . MÃO PRÓPRIA- MP Os objetos com Mão Própria poderão ser entregues a terceiros, devidamente identificados e credenciados para tal fim quando: Destinados a autoridades civis e militares da administração pública federal, estadual ou municipal, direta ou indireta; autoridades diplomáticas ou eclesiásticas; pessoas jurídicas e seus respectivos dirigentes, cujo acesso seja difícil ou proibido ao empregado encarregado da distribuição. b) Quando endereçado a menores de 16 anos, o objeto somente poderá ser entregue a seus representantes legais (pais, tutores ou curadores), mediante apresentação de documento que comprove a representação legal. c) Caso o destinatário esteja impossibilitado de receber o objeto, este poderá ser entregue a terceiros mediante apresentação de procuração com poderes expressos para tanto.

  28. Serviço para o envio de peças promocionais endereçadas, com apelo para venda e divulgação de produtos e serviços. Serviços opcionais: IMPRESSO ESPECIAL Poderão ser aceitos como Impresso:- Catálogos;- Livros;- Fascículos;- Guias;- Lista de preços;- Revistas;- Jornais;- Publicações periódicas;- Alternativos culturais;- Formulários não preenchidos;- Prospectos de propaganda;- Propaganda política de partido ou de candidato;- Divulgação de evento.

  29. Acondicionamento:Todo Impresso deverá ser acondicionado e fechado, pelo remetente, em embalagem que resista ao peso, à forma e à natureza do conteúdo, bem como às condições de transporte. IMPRESSO ESPECIAL Quando o Impresso for postado fechado, na embalagem deverá constar a informação: “Fechamento autorizado. Pode ser aberto pela ECT”.

  30. É o serviço de remessa expressa de documentos e mercadorias em âmbito nacional. PRAZOS DE ENTREGAOs prazos de entrega variam de acordo com as localidades de origem e destino. TENTATIVAS DE ENTREGASão efetuadas 3 tentativas de entrega, sendo a primeira no mesmo dia da chegada do objeto na unidade de distribuição. A segunda e a terceira tentativa são realizadas nos dias úteis imediatamente subsequentes. Caso as 3 tentativas de entrega domiciliar sejam frustradas, o objeto ficará disponível para entrega na agência mais próxima do endereço do destinatário, pelo prazo de 7 dias corridos. Após esse prazo o objeto é devolvido ao remetente. RASTREAMENTOPermite o acompanhamento do trâmite do objeto, desde a postagem até a entrega. SEGURO AUTOMÁTICOServiço gratuito que possibilita a indenização do objeto em caso de extravio, espoliação ou avaria. As regras e valor do ressarcimento estão definidos na Tabela de Preços do serviço.

  31. Serviço de encomenda da linha expressa para o envio de documentos e mercadorias com entrega garantida até as 10:00 horas da manhã do dia útil seguinte ao da postagem. Abrangência:Consultar Área de Cobertura do Serviço . RASTREAMENTOPermite o acompanhamento do trâmite do objeto, desde a postagem até a entrega. SEGURO AUTOMÁTICOServiço gratuito que possibilita a indenização do objeto em caso de extravio, espoliação ou avaria. As regras e valor do ressarcimento estão definidos na Tabela de Preços do serviço.

  32. É a modalidade do serviço de Encomenda Expressa dos Correios, que permite o envio de objetos com valor declarado, para entrega, exclusivamente, contra pagamento da quantia indicada pelo remetente (Valor da Mercadoria ou Valor da Mercadoria + Preços Postais ou somente Valor dos Preços Postais), a qual lhe será reembolsada através de Vale Postal. Por determinação do COAF - Conselho de Controle de Atividades Financeiras, órgão ligado ao Ministério da Fazenda, todas as transferências de numerário têm de ser identificadas, com a indicação da identidade (RG) e do CPF/CNPJ, conforme o caso, tanto do destinatário quanto do remetente da encomenda. Após receber o SEDEX a Cobrar, a Agência de destino envia um "Aviso de Chegada" para o destinatário, informando-o que se encontra a sua disposição, uma encomenda. No Aviso de Chegada, consta o nome e endereço da Agência, o valor a pagar e informa que o objeto deverá ser retirado no prazo máximo de 7 dias corridos.

  33. É o serviço de entrega rápida internacional e que consiste na coleta/postagem, encaminhamento e distribuição de correspondências ou de mercadorias para o exterior. Com o EMS, documentos até 5kg e mercadorias até 30kg chegam a mais de 170 países com total prioridade desde a postagem até a entrega ao destinatário final. O peso máximo admitido pelos países pode variar. Informe-se em nossas agências ou pelo nosso serviço Fale com os Correios: http://www.correios.com.br/servicos/falecomoscorreios/default.cfm Os prazos previstos de entrega do EMS vão de dois a cinco dias úteis, variando conforme as cidades de origem e de destino da remessa. As mercadorias podem necessitar de um dia a mais, devido a liberação alfandegária. Consulte nossa tabela de prazos.

  34. O SEDEX Mundi é o novo serviço de remessas expressas internacionais dos Correios, que possui prazo garantido para as principais cidades do mundo. • Para efetuar postagem através do Sedex Mundi, é necessário: • Endereço completo do destinatário e do remetente, • Endereço eletrônico e telefone do remetente e do destinatário, • Memorando assinado pelo chefe do Departamento/Unidade • o horário para expedir Sedex Mundi via Seção de Expedição/DIRAD é até • as 14:00 hs.

  35. É o serviço de encomenda da linha econômica para o envio exclusivo de mercadoria. ABRANGÊNCIA: Âmbito Nacional. PRAZOS DE ENTREGA: Os prazos de entrega variam de acordo com as localidades de origem e destino. A Encomenda PAC possui entrega domiciliar, em dias úteis, de segunda a sexta-feira, em mais de 4.800 cidades. A entrega da encomenda em localidades sem viabilidade operacional ou em área rural ou área de risco será realizada exclusivamente na agência mais próxima do endereço do destinatário. TENTATIVAS DE ENTREGASão efetuadas 3 tentativas de entrega, sendo a primeira no mesmo dia da chegada do objeto na unidade de distribuição. A segunda e a terceira tentativa serão realizadas nos dias úteis imediatamente subsequentes. Caso as 3 tentativas de entrega domiciliar sejam frustradas, o objeto ficará disponível para entrega na agência mais próxima do endereço do destinatário, pelo prazo de 7 dias corridos. Após esse prazo o objeto será devolvido ao remetente.

  36. Serviço de coleta, transporte e entrega de correspondência agrupada de âmbito nacional. É utilizado para interligar as empresas (Pessoas Jurídicas) com suas filiais, representantes e parceiros. Material permitido para envio: Documentos em geral. Obs. Não é permitido o envio de material perecível ou líquido. Dias e locais de envio dos malotes: 2ª feira – IRR, IGM, IAM, ILMD, DIREB, ICC, FICORUZ- CE, FIOCRUZ-MS - RONDÔNIA 4ª feira – IRR, IGM, IAM, ILMD, DIREB, ICC, FICORUZ- CE, FIOCRUZ-MS - RONDÔNIA 6ª feira – DIREB, ICC Obs. Para remessa no mesmo dia, entregar os documentos até as 14:00 horas. Dias de recebimento de malotes na FIOCRUZ: Terças e quintas feiras, na parte da manhã.

  37. TELEGRAMA Mensagem urgente e confidencial, transmitida eletronicamente para o local de entrega, onde é impressa e auto-envelopada para entrega no endereço do destinatário. Procedimento para envio de telegrama. 1- preencher o formulário 2- enviar e-mail para rjacfiocruz@correios.com.br com cópia para robertogomes@fiocruz.br 3- informar se precisa de copia do telegrama e comprovação de recebimento. 4- informar o nº do cartão  

  38. OBRIGADO!

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