BASIC SUPERVISORY SKILLS

1. BASIC SUPERVISORY SKILLS PROGRAM PELATIHAN PT IKAPHARMINDO Suratman

2. Anda adalah pempimpin • Pemimpin di pemerintahan • Pemimpin di masyarakat • Pemimpin di perusahaan • Pemimpin di keluarga • Pemimpin diri sendiri • Sbg khalifah di muka bumi

3. PENGERTIAN ORGANISASI Asal kata : bhs Yunani Organum atau Organon Artinya : alat. Bagian, anggota atau badan James D. Mooney : perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama Chester I. Barnard : Sistem kerja sama yang dilakukan 2 orang atau lebih.

4. TEORY KEPEMIMPINAN • DEFINISI KEPEMIMPINAN • Pemimpin adalah seorang individu yang mempengaruhi orang lain untuk mencapai tujuan (Judith R. Gordon) • Kepemimpinan adalah kemampuan mempengaruhi sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan (Stephen P. Robin) • Kepempimpinan Managerial adalah suatu proses mengarahkan dan mempengaruhi aktifitas yang berhubungan dengan tugas dari suatu group (Ralp M Stogdill)

5. Perkembangan study kepemimpinan • The great man Theory • Trait Theory • Group & Exchange Theory • Path-Goal Theory The great man Theory : Orang terlahir sebagai pemimpin Sebab munculnya teory ini : • Keyakinan/keyakinan masyarakat (misalnya raja) • Akibat adanya keyakinan bahwa sifat kepribadian dibawa sejak lahir

6. TRAIT THEORY 4 Ciri pemimpin yang berhasil • Intelegensia • Kematangan sosial • Inner motivation • Human relation attitude GROUP & EXCHANGE THEORY Hubungan antara pemimpin dan pengikut pada dasarnya bersifat exchange pertimbangan untung rugi Komitmen muncul dari pengikut jika pemimpin memberikan exchange positif (reward) Pemimpin harus lebih banyakmemberikan reward daripada beban (cost)

7. SITUATIONAL THEORY (FIELDER) • Eeketifitas kepimpinan tergantung situasi • Situsi kepempipinan : • Favorable • Unfavorable Dalam situasi favorable dan sangat unfavorable yang efektif gaya”task directed” Dalam situasimoderate favorable dan moderate unfavorable yang efektif gaya “human relationship”

8. PATH-GOAL LEADERSHIP THEORY (RUBERT HOUSE) • Menjelaskan dampak gaya kepemimpinan terhadap motivasi, kinerja dan kepuasan. • Gaya kepempinan : Directive, supportive, participative, achievment orriented. • Seorang dpt menunjukkan gaya berbeda dalam situasi yang berbeda.

9. POWER & INFLUENCE DLM KEPEMIMPINAN • “Pengaruh” adalah efek dari satu pihak (the “agent”) terhadap pihak lainnya (the “target”) • Power refers to an agent’s capacity to influence target person 1. Pengaruh muncul karena ada power 2. Kekuatan pengaruh tergantung besarnya power/kekuasaan yang dimiliki.

10. KETERLIBATAN POWER DALAM ORGANISASI • Reorganization • Personal Change • Budget alocation • Purchase of major item • Establishing performance standard • Rule & Procedure SUMBER POWER • Position power • Personal power • Political power

11. POSITION POWER Formal authority : legitimate power Control over resource & reward : reward power Control over punishment : Coercive Power Control Over information Control Over The Physycal Work Enviroment PERSONAL POWER Expertise : Expert Power Frienship/loyality : referent Power Charisma Reputation Performance

12. OUTCOME PENGGUNAAN POWER • COMITMENT : setuju, antusias • COMPLIANCE : sanggup mengerjakan, tidak peduli, usaha minimal • RESISTANCE BENTUK RESISTANCE • Membuat alasan kenapa tugas tdk selesai • Mempengaruhi agent membatalkan tugas • Mempengaruhi otoritas lebih tinggi untuk membatalkan tugas • Menunda pekerjaan, supaya agent lupa • Pura-pura patuh padahal sabotase • Menolak melaksanakan

13. Fungsi 2 Management menurut (George R Terry) • Planing • Organizing • Actuiting • Controlling Macam-macam Manager : • Top Manager • Middle Manager • First line Manager

14. Perbedaan management dan kepempimpinan • MANAGER Perencanaan dan penganggaran. Penentuan rencana spesifik dari kegiatan untuk pencapaian tujuan serta mengalokasikan segala sumber daya yang dibutuhkan Pengawasan dan pemecahan masalah. Pada saat implementasi tugas manager adalah melakukan pengawasan dan pengendalian atas berbagai kendala yang mungkin ditemui PEMIMPIN Penyusunan Rencana : Penentuan arah kegiatan, menyusun visi atau tujuan jangka panjang yang akan diraih oleh organisasi serta strategi perubahan yang harus dilakukan Implementasi Rencana : memotivasi dan memberikan inspirasi. Peran yang dilakukan pada saat implementasi adalah memotivasi orang-orang yg telah sepakat bekerjasama untuk melakukan implementasi dari apa yg telah dibangun sebagai upaya pencapaian visi

15. Perbedaan management dan kepempimpinan • MANAGER Pengorganisasian dan penempatan SDM menyusun struktur organisasi, prosedur kerja, tanggung jawab dari setiap bagian organisasi serta metode implementasi. Sesuatu yang telah diperkirakan atau ditargetkan sebelumnya. PEMIMPIN Membangun Relasi Antar Manusia atau Kelompok Kerja untuk Merealisasikan Rencana : Mengokomunikasikan visi kepada orang-orang serta membangun kerjasama dengan orang-orang yang siap untuk mewujudkan visi secara bersama Hasil yang diperoleh Suatu perubahan yang akan mendukung pencapaian visi

16. KETERLIBATAN 4 ASPEK KEPEMIMPINAN • Pengikut (followers) • Perbedaan kekuasaan (distribution of power) antara pemimpin dan pengikut • Penggunaan power untuk mempengaruhi (power to influence) • Nilai yang dibangun (leadership value) PROSES POLITIK MEMBANGUN POWER • Control over decision process • Coalition • Co-optation

17. STRATEGI MEMBANGUN POWER • Being in the right unit • Stamina fisik dan energi yang besar • Fokus • Sensitivitas thdp orang lain • Menjadi yang pertama dan bergerak didepan orang lain • Merubah struktur STRATEGI MEMBANGUN PENGARUH • Pengaruh rasional • Pertukaran taktikal • Permintaan resmi • Taktik penekanan • Pengaruh personal/individu

18. JIKA KEHILANGAN PENGARUH : • Time Change – people don’t • Easy come, easy go • Bad reputation and performance

19. PERILAKU SUPERVISOR • Memberi tugas • Memberi petunjuk yang jelas • Menindak lanjuti pekerjaan • Memberi umpan balik yang positif • Memberi bantuan • Pemecahan masalah • Memberi umpan balik yang negatif • Pelaporan yang baik

20. SUPERVISOR YANG BAIK • Berkomunikasi yang efektif • Menetapkan sasaran yang cukup menantang tetapi realistik (Best Demonstrative Performance) • Menindak lanjuti penugasan pekerjaan • Berhadapan langsung dengan bawahannya • Melihat secara keseluruhan • Secara teknis cakap • Memotivasi secara efektif • Memberikan pelatihan • Adil • Menuntut hasil yang terbaik • Memecahkan masalah dengan baik • Berinteraksi dengan baik kpd orang lain

21. GAYA KEPEMIMPINAN • Penghindaran (avoidance) Mneghindar dari pendelegasian tugas dan pemecahan masalah atau menunda sampai masalah kritis timbul • Memaksa (beat him up) Just do it ! Gaya seperti ini tidak memberikan umpan balik dan menimbulkan kominikasi satu arah, suasana tidak menyenangkan dan rasa takut pekerja. • Pemaaf (appologetic) Pemaaf/manipulatif. Orang yang bertanggung jawab untuk melakukan tugas akan memberikan alasan untuk tidak melaksanakan tugasnya. “mereka mau saya mengerjakan pekerjaan spt ini”

22. Mari bekerja sama Let Us Reason Together • Penuh kendali atas dirinya, sangat menguntungkan jika harus menghadapi kelompok dan para supervisor yang dapat mengambil keputusan. Orang-orang yang terlibat dapat belajar satu dg yang lain • Pengawasan dan fokus (control and focus) Kombinasi antara kendali diri sendiri kemudian terhadap orang lain. Bertanggung jawab membuat orang yang ditugasi untuk melihat apa yang perlu dikerjakan dan membuat suatu perjanjian dengan melakukan tanya jawab. Pekerja akan belajar dari supervisornya. • Memaksa dengan halus (butter him up) Manipulatif. Sangat memaksa tetapi dengan cara halus “kamu adalah pekerja saya yang paling baik, jadi mengapa kamu tidak melakukan pekerjaan ini.

23. CARA MENEGUR KARYAWAN SENIOR • Jangan menegur didepan umum karena akan memepermalukan • Gunakan kata-kata yang halus tetapi mengena misalnya “Bapak sudah 20 th kerja disini, seharusnya bapak bisa membantu saya memberi teladan kepada karyawan yang lain” • Tanyakan kenapa “kenapa kok bisa nggak selesai hari ini, padahal semua mesin OK?” • Jangan terpengaruh oleh alasan yang sengaja dibuat-buat “Bapak bisa saja mengatakan begitu, tapi faktanya bulan lalu tugas ini bisa selesai tepat waktu. Saya tidak minta yang berlebihan kan? • Bila diperlukan harus tetap dapat bersifat tegas. “Bapak kemarin sudah saya peringatkan 3 kali tapi tetap dilanggar, jadi maaf kalo saya harus mengeluarkan SP”

24. Bagaimanapun anda adalah atasan mereka. Dengarkan saran mereka tetapi keputusan tetap ditangan Supv • Jangan lupa memuji dia. “ Bapak sudah paling lama bekerja disini, tolong bapak bantu saya agar kinerja karyawan kita lebih baik” • Tetap empatik, tapi tidak melupakan tujuan pokok. “Saya bisa merasakan beratnya kalau anak sakit, tapi tugas inipun harus berjalan pak”. • Berikan tugas tambahan, misalnya kepada karyawan senior yang sering membolos “Bapak mulai hari ini tolong bantu mengontrol absensi masuk dan pulang, jangan lupa hasilnya lapor ke saya” • Jangan biarkan dia memprovokasi. “bapak-bapak ibu-ibu, tugas ini sudah memang sulit tapi bukan tidak mungkin kan. Saya mau anda melaksanakan, jika ditemukan kesulitan lapor ke saya langsung”. • CARA MENEGUR KARYAWAN SENIOR

25. LARANGAN DALAM MEMBERI TEGURAN • Jangan menyinggung soal SARA • Jangan menjatuhkan harga diri orang yang ditegur • Jangan melukai, kata2 kotor dll • Jangan membingungkan • Jangan melibatkan emosi pribadi • Marah yang tidak mendidik “Marah itu mudah, tetapi marah untuk tujuan yang benar, kepada orang yang benar dengan cara yang tepat, pada saat dan situasi yang tepat, dengan kadar kemarahan yang tepat bukanlah suatu hal yang mudah”

26. CONTOH PERILAKU KARYAWAN YANG PERLU DIPERBAIKI > Kehadiran - tidak hadir - terlambat - pulang sebelum waktunya - alasan sakit, anak sakit dll bila perlu dikonfirmasi • Menunda pekerjaan • Memperlambat pekerjaan biar lembur • Mengobrol, bercanda, baca koran, tidur dll • Tidak mentaati protap • Ijin sholat langsung menghilang • Membantah tugas • Merasa paling dibutuhkan

27. Merasa paling pintar sendiri • Tidak mau bekerja sama dengan orang lain • Tidak toleran, biarpun orang lain kesulitan • Alasan klasik : hujan, macet, rumah jauh dll • Waktu istirahat lebih awal, masuk lagi terlambat, mengobrol atau tiduran selesai sholat • Cuti mulur dari yang direncanakan, nggak dapat KA, kecapaian dll. • Sulit merubah kebiasaan (WI baru, regulasi baru dll) • Menuntut hak melalaikan kewajiban. Sebagai imbal balik supvisor harus memastikan bahwa segala hak karyawan sudah diterima dg baik (Gaji, uang makan, uang lembur, transport, keselamatn kerja, pelatihan, cuti dll.)

28. MEMBERIKAN REWARD • Diberikan terhadap karyawan yang berprestasi • Memacu karyawan lainnya utk berprestasi • Merupakan bentuk loyalitas kepada bawahan • Karyawan merasa ada perhatian • Bentuknya bermacam-macam : - Bonus, insentif dll - Piagam penghargaan - kata-kata pujian - ucapan terima kasih - traveling, seminar ke LN dll

29. PUNISHMENT • Harus adil • Tegas • Mendidik • Mengacu peraturan berlaku • Didahului dengan teguran/peringatan • Kasus kriminalitas (pencurian, perusakan, sabotase perkelahian dll) boleh langsung punishment tanpa peringatan • Bentuk : Ringan (misalnya, mutasi, potong insentif, SP dll) • Sedang (potong gaji, turun jabatan, dll) Berat (keluarkan, kirim ke yg berwajib dll)

30. THANK YOU