Abril del 2014

1. Caso de Éxito: Micrograbación de Documentos con Valor Legal Abril del 2014

2. Quienes somos • LA ENTIDAD • La Oficina de Normalización Previsional (ONP) es un organismo público Técnico Especializado, adscrito al sector Economía y Finanzas (MEF); con personería jurídica de Derecho Público Interno con recursos y patrimonio propio, con autonomía funcional administrativa, técnica económica y financiera, constituyendo un pliego presupuestal. • FUNCIONES PRINCIPALES • Administrar el sistema Nacional de Pensiones (DL19990). • Cálculo, emisión, verificación y entrega de Bonos de reconocimiento (DL 25897). • Pago de pensiones de otros regímenes (por encargo legal expreso). • Otros encargos: • Ley 30003 – Régimen Especial de Seguridad Social Trabajadores y Pensionistas Pesqueros. • Ley 29741 – Ley que crea el Fondo Complementario de Jubilación Minera, Metalúrgica y Siderúrgica. • Ley N° 29903 - Ley de Reforma del Sistema Privado de Pensiones • Ley N° 28991 - Ley de libre desafiliación informada

3. Quienes somos • VISIÓN • Líderes del servicio público en materia previsional • MISIÓN • Brindar seguridad previsional otorgando pensiones mediante un servicio público eficiente, predecible y transparente • OBJETIVOS • Ofrecer seguridad • Brindar respuesta oportuna • Asegurar institucionalidad

4. Antecedentes • PROBLEMA • Tiempo de respuesta excesivo en el otorgamiento de pensiones. • Alta dependencia de los procesos en el uso de documentos físicos. • Acreditación de los aportes a través de la verificación en documentos físicos (archivo de Planillas y ORCINEA). • Alto nivel de fotocopiado de expedientes para atender los requerimientos del Poder Judicial. • Contratación de Fedatarios para sustentar la veracidad de los expedientes fotocopiados. • Alta exposición a Deterioro y/o pérdida del acervo documental disponible (archivo de Planillas, ORCINEA y Expedientes). • SOLUCION PLANTEADA • Proceso a través de una empresa especializada y experimentada (Outsourcer) que brinde servicios de: • Digitalización de los documentos con valor legal (Microformas) con miras a implantar un ARCHIVO DIGITAL

5. Objetivo y Alcance de la Solución Objetivo Generar una base de datos de Imágenes indizadas con valor legal de los documentos más importantes del Archivo de ORCINEA y del Archivo de Planillas; lo que le permitirá a la ONP determinar en menor tiempo el vínculo laboral de los futuros pensionistas y contar con un respaldo ante posibles contingencias de deterioro y/o destrucción de los documentos indicados, los que están sometidos a permanente consulta. Alcance 24 meses 1. MICROGRABACIÓN ARCHIVO ORCINEA (31,942,233 de folios) Etapa Pre Operativa 3 meses Etapa Operativa 2. MICROGRABACIÓN ARCHIVO AP (9,325,268 folios) 21 meses Etapa de Transferencia 3. EQUIPO DE INSPECCIÓN DOCUMENTAL 1 mes Paralelo a la Operativa

6. Ambientes iniciales 5to PISO SÓTANO

7. Ambientes Habilitados por Outsourcer 5to PISO SÓTANO

8. Equipos de Alta Tecnología DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS INSPECCIÓN DOCUMENTAL Equipos de alta producción: Equipo especializado de tecnología Inglesa, para el Peritaje de documentos cuestionables Rotativos Planetarios Velocidad: 200 ppm Formato: B/N, Color, Escala de Grises Tamaños: A3, A4, A5, Velocidad: 2.5 ppm Formato: B/N, Color, Escala de Grises Tamaños: A1, A2,A3 Velocidad: 1.5 ppm Formato: B/N, Color, Escala de Grises Tamaños: A0,A1, A2, A3 Equipos de reproceso: FOSTER & FREEMAN VSC 6000 Rotativos Flatbed

9. Imágenes de Alta Calidad

10. Logramos mas de lo esperado • QUE CONSEGUIMOS…. • Imágenes de alta calidad firmadas digitalmente a colores. • Producción final de 60 MM de imágenes • Imágenes cargadas en nuestro Gestor de Contenidos (Filenet P8) • Acreditación (Verificación) de información de libros de planillas en tiempo real • Disminución de transacciones en el Archivo Central • Mayor seguridad en la documentación (eliminación de las adulteraciones o eliminaciones de documentos) • Inicio de implementación del ARCHIVO DIGITAL • PERO LO MEJOR ES QUE… • Nos concentramos en el core de nuestro negocio: Proceso de Pensiones • NUESTRO PRÓXIMO PASO… • Implementar el EXPEDIENTE DIGITAL

11. Archivo Digital (Filenet P8)

12. Archivo Digital (Filenet)

13. Efecto Colateral • EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS SOLICITADOS POR EL PODER JUDICIAL • Imposibilidad de cumplir con los plazos del PJ para entregar copia fedateada de los expedientes administrativos. • Se tenía un alto costo en el fotocopiado y fedatación de cada uno de los folios de un expediente, aproximadamente 500 hojas • Adicionalmente se tenía que entregar copia del expediente al Estudio de Abogado que lleva el caso • Manipulación de papeles genera muchas inseguridades • PJ coloca multas y sanciones por incumplimiento de plazos • MICROFORMAS: UNA ALTERNATIVA? • ¿Aceptará el Poder Judicial los expedientes administrativos en digital?

14. Proceso anterior - Manual Unidad de Asuntos Procesales Dirección de Producción / Precalificación Proveedor de Fotocopiado Búsqueda y Requerimiento de Expediente Administrativo PJ: Envío de Notificación demanda Judicial Envío de Expedientes Fotocopiado y Sellado de Documentos (Fedatación) Recibe expediente Plazos superiores a 15 días Fedatación de Expedientes Adjuntar carta al expediente y enviar ALE

15. Proceso Actual - Digital Unidad de Asuntos Procesales Dirección de Producción / Precalificación Servicio Micrograbación Búsqueda y Requerimiento de Expediente Administrativo Recibe expediente Envío del expediente PJ: Envío de Notificación Demanda Judicial No Digitalizado? Micrograbación Generación de Medio Magnético Sí Gestor de contenidos Consigue Expediente desde el Gestor de Contenidos ALE Plazos Inferiores a 5 días

16. Logramos mas de lo esperado – otra vez • CONSEGUIMOS…. • Eliminación de fotocopias y defatación de cada folio • Eliminación de la manipulación de documentos en papel (Eliminación de la INSEGURIDAD) • Microformas mas Expedientes Digitales firmados digitalmente por el Fedatario Informático cargados en nuestro Gestor de Contenidos • Expedientes Digitales pueden ser consultados por funcionarios de la ONP y Estudios de Abogados con mucha seguridad. • Liberamos espacios físicos destinados al fotocopiado y papeles. • Nos estamos acercando al EXPEDIENTE DIGITAL • PERO LO MEJOR ES QUE… • El Poder Judicial SI ACEPTA EXPEDIENTES DIGITALES!! • Siempre y cuando sean microformasfirmadas digitalmente. • NUESTRO PRÓXIMO PASO… • Que el Poder Judicial acceda directamente a nuestro Gestor de Contenidos

17. Conclusiones • Las microformas digitales pueden ser utilizadas como información dinámica, no solo se quedan en medios magnéticos. • Si las microformas están firmadas digitalmente puede utilizarse en los procesos de la Institución. • La manipulación de documentos digitales es mucho mas segura que la manipulación de documentos físicos. • Se genera ahorro en costos y se potencia la eficiencia • LECCIÓN APRENDIDA… • Nuestra mayor preocupación es el core de negocio, temas especializados deben ser realizadas por empresas experimentadas

18. GRA GRACIAS!!