Règlement sur l’exercice de la profession de médecin vétérinaire en société

1. Un nouveau véhicule: L’Exercice en société Comment se conformer Règlement sur l’exercice de la profession de médecin vétérinaire en société Me Céline Martineau , Directrice générale et secrétaire de l’OMVQ

2. Objectifs de la présentation • Identifier les principales étapes préalables à l’exercice en société. • Répondre aux questions les plus fréquentes depuis l’entrée en vigueur du Règlement (24 juillet 2008).

3. Étapes préalables à franchir • Consulter un professionnel afin de prendre une décision éclairée quant aux avantages fiscaux, financiers ou corporatifs. L’OMVQ ne peut vous assister dans cette décision. • Procéder à la constitution de la société par actions (SPA) ou de la société en nom collectif à responsabilité limitée (S.E.N.C.R.L.). www.registreentreprises.gouv.qc.ca

4. Étapes préalables à franchir Avant de débuter ses activités, la Société doit: • Désigner un répondant lorsque deux médecins vétérinaires ou plus exercent leurs activités professionnelles au sein d’une même société. • Il est responsable de l’exactitude des informations; • Il est mandaté pour répondre aux demandes de l’OMVQ et fournir les documents demandés (Syndic, inspection, enquêteurs, autre représentant de l’OMVQ); • SENCRL: MV associé; • SPA: MV administrateur et actionnaire avec droit de vote.

5. Étapes préalables à franchir • Remplir et transmettre à l’Ordre, la Déclaration sous serment d’exercice en société(la Déclaration). • Joindre à votre Déclaration, les documents et le paiement exigés au Règlement (voir l’Aide-mémoire).

6. Étapes préalables à franchir Principalement, ces documents sont: • Attestation d’assurance (la société doit faire l’objet d’une garantie de responsabilité professionnelle en vertu du Règlement (assurance excédentaire). • Un document écrit d’une autorité compétente attestant l'existence de la société. • Au provincial (Registraire):certificat d’attestation / certificat de constitution; • Au Fédéral (Industrie Canada): certificat de conformité / certificat de constitution; Le cas échéant, déclaration d’immatriculation et de modification.

7. Étapes préalables à franchir • Les statuts constitutifs qui doivent mentionner les informations suivantes: • La société est constituée aux fins d’exercer des activités professionnelles; • Retranscrire l’article 1 du règlement, soit les conditions relatives à la détention d’actions et de parts sociales; • Un document intitulé « État des informations » disponible au site du Registraire des entreprises. • un chèque au montant de 169.32 $ pour chaque médecin vétérinaire actionnaire/associé.

8. Suite à l’autorisation d’exercer AVIS à la clientèle • La société doit aviser la clientèle dans les 15 jours de sa formation des effets de ce changement, notamment quant à la responsabilité professionnelle du médecin vétérinaire. • L’OMVQ suggère un avis affiché dans chaque établissement. • La société peut également aviser chaque client par écrit (envoi postal). • Un avis type est disponible auprès de l’OMVQ.

9. Suite à l’autorisation d’exercer Mise à jour • Déclaration annuelle accompagnée des frais de 100 $ par MV. Un rappel écrit sera effectué par l’OMVQ. • Informer l’OMVQ de toute modification aux informations contenues à la déclaration sous serment (Déclaration modificative).

10. Questions fréquentes De quelle façon un médecin saura-t-il qu’il a obtenu l’autorisation de l’OMVQ d’exercer en société, ainsi que la date de validité de cette autorisation? • L’OMVQ transmettra une confirmation écrite de son autorisation à exercer en société ;

11. Questions fréquentes Qui peut détenir des actions avec droit de vote dans la société? • des médecins vétérinaires; • des personnes morales, des fiducies ou toute autre entreprise dont les droits de vote rattachés aux actions, parts sociales ou autres titres de participation sont détenus à 100 % par au moins un médecin vétérinaire; • à la fois des personnes visées aux paragraphes a et b;

12. Questions fréquentes Qui peut détenir des actions sans droit de vote dans la société? • des médecins vétérinaires; • des parents ou des alliés d’un médecin vétérinaire détenant des actions votantes; • le conjoint d’un médecin vétérinaire détenant des actions votantes; • des personnes morales, des fiducies ou toute autre entreprise dont les droits de vote rattachés aux actions, parts sociales ou autres titres de participation sont détenus à 100 % par une personne visée aux a, b ou c; • un employé de la société. 

13. Questions fréquentes Est-ce qu’un fabricant ou un grossiste de médicaments ou de nourriture destinés aux animaux peut détenir des actions ou des parts dans la société? • Non ils ne peuvent en détenir (votantes ou non) de même que toute personne détenant majoritairement des actions de ces entités. Quelle doit-êtrela composition du conseil d’administration de la société? • en majorité des médecins vétérinaires.

14. Questions fréquentes Qui peut-être nommé président du conseil d’administration? • SPA: MV actionnaire avec droit de vote. • SENCRL: MV associé. Quelles sont les conditions à remplir pour être répondant de la société? • SPA: MV actionnaire avec droit de vote. • SENCRL: MV associé.

15. Questions fréquentes Le MV employé dans une société est-il considéré comme exerçant en société? • Oui, le règlement et le code de déontologie vise le MV employé. • Non pour des fins administratives, l’OMVQ ne vise que les MV actionnaires ou associés qui bénéficient des avantages de la société (ex: pour les frais).

16. Questions fréquentes Qu’est-ce qu’on entend par la notion de parents ou d’alliés? • Parents : les personnes unies à une autre par un lien de parenté, la parenté étant la relation, le lien ou le rapport qui unit des personnes issues l’une de l’autre ou d’un auteur commun, soit un rapport entre personnes descendant les unes des autres. (exemples: père, mère, sœur, frère). • Alliés: les personnes unies par alliance, l’alliance étant le lien civil que le mariage fait naître entre chacun des époux et les parents de l’autre et le lien juridique qui unit un époux aux parents de son conjoint. Toute la parenté de chacun des deux devient, par l’effet du mariage, commune à l’autre à titre d’alliance. (exemples: tante, oncle, neveu, nièce, belle-mère).

17. Questions fréquentes Quelles sont les règlespour la dénomination sociale de la société? • Elle doit être conforme aux lois, aux règlements et normes de pratiques applicables. • Elle doit répondre aux normes de pratique en matière d’appellation et respecter les critères de chacune (ex: Bureau, Clinique, Hôpital, service ambulatoire). • Vérifier avec le service de l’inspection professionnelle.

18. Questions fréquentes • La S.E.N.C.R.L. doit indiquer sa forme juridique en indiquant l’expression « société en nom collectif à responsabilité limitée » dans son nom ou le sigle « S.E.N.C.R.L. » à la suite de son nom. • Le nom de la compagnie qui ne comprend pas l’expression «compagnie » ou « société par actions » doit comporter, à la fin, l’expression « inc. », « s.a. » ou « ltée » afin d’indiquer qu'elle est une entreprise à responsabilité limitée. (voir la Loi sur la publicité légale des entreprises, des sociétés et des personnes morales, Loi sur les compagnies, la Loi sur les sociétés par actions et le Code des professions)

19. Questions fréquentes • Il est déconseillé de s’incorporer sous un numéro, mais dans ces cas, une autre raison sociale devra être enregistrée et "utilisée" pour le public et qui devra être une dénomination conforme. Ainsi, la société devra exercer ses activités professionnelles sous un nom autre que sa dénomination numérique.

20. Questions fréquentes Une société peut-elle exercer des activités autres que des activités professionnelles? • Par le Code des professions et le Règlement, la société doit être constituée à une fin précise, c’est-à-dire pour exercer des activités professionnelles. • Toutefois, certaines activités qui y sont accessoires ou connexes pourraient être incluses (Exemple:la vente de nourriture ou d’accessoires pour animaux). L’OMVQ doit être avisé de ses activités connexes. • L’activité accessoire ou connexe doit à la fois dépendre de l’activité principale, tout en demeurant secondaire par rapport à celle-ci en termes d’efforts, d’investissement requis ou de revenus générés.

21. Questions fréquentes Quels sont les impacts de l’exercice en société pour le public? • L’exercice de la profession médicale en société ne change rien pour le public et n’affecte en rien le pouvoir de contrôle et de surveillance exercé par l’Ordre auprès de ses membres. • Le MV n’est pas personnellement responsable des obligations de la société ou d’un autre professionnel, découlant des fautes ou négligences de ce dernier. Mais il demeure responsable de ses propres fautes professionnelles (Code des professions).

22. Conclusion Pour toute question ou soutien dans vos démarches, veuillez contacter l’OMVQ par téléphone ou courriel. Merci de votre attention