PROGRAM WSPÓŁPRACY TRANSGRANICZNEJ POLSKA-BIAŁORUŚ-UKRAINA 2007-2013 Projekty parasolowe

1. PROGRAM WSPÓŁPRACY TRANSGRANICZNEJ POLSKA-BIAŁORUŚ-UKRAINA 2007-2013 Projekty parasolowe ZAMÓWIENIA Rzeszów, 13-14.03.2014 r.

2. Podstawy prawne Zgodnie z art. 7.2.9 Warunków Szczegółowych: • Postępowanie przetargowe na poziomie projektu zależy od przynależności państwowej Beneficjenta (partnera wiodącego) lub partnera rozpisującego przetarg. Wspólna Instytucja Zarządzająca i/lub Wspólny Sekretariat Techniczny zastrzegają sobie prawo zgłaszania uwag do postępowania przetargowego i dokumentacji przetargowej. • Beneficjenci (partnerzy wiodący) i partnerzy z siedzibą w Polsce : • Postępowanie przetargowe opisano szczegółowo w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 9 lutego 2004 r. nr 19, poz. 177) i należy go ściśle przestrzegać pod następującymi warunkami: • Wszelkie materiały i zasoby, które mają być wykorzystywane do realizacji Programu powinny pochodzić z krajów wymienionych w załączniku do rozporządzenia nr 1638/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady.

3. Podstawy prawne Zgodnie z art. 7.2.9 Warunków Szczegółowych: • Wspólna Instytucja Zarządzająca i/lub Wspólny Sekretariat Techniczny zastrzegają sobie prawo udziału we wszystkich posiedzeniach komisji przetargowych w charakterze obserwatorów bez prawa udziału w głosowaniu. • Komisja Europejska, Europejski Trybunał Obrachunkowy oraz Wspólna Instytucja Zarządzająca zastrzegają sobie prawo do sprawdzania, w dowolnym czasie, zgodności alokacji i wypłaty funduszy Programu z obowiązującymi zasadami. • Beneficjenci (partnerzy wiodący) i partnerzy z siedzibą w Białorusi i na Ukrainie muszą przestrzegać zapisów Załącznika IV oraz najlepszych praktyk międzynarodowych. Zgodność z najlepszymi praktykami międzynarodowymi będzie weryfikowana w porównaniu do Praktycznego przewodnika po procedurach zawierania umów dla zewnętrznych działań Wspólnot Europejskich (PRAG), który jest traktowany jako dokument opisujący takie praktyki. Wersją wiążącą PRAG jest wersja obowiązująca w momencie uruchomienia odpowiedniej procedury udzielania zamówień przez Beneficjenta lub partnera.

4. Uwaga Według noty KE z dnia 14 lutego 2013 r. beneficjenci i partnerzy projektów, realizowanych w ramach programów ENPI, mogą stosować krajowe przepisy dotyczące zamówień publicznych na współfinansowanie z państw członkowskich UE w odniesieniu do zasad narodowości i pochodzenia, na następujących warunkach: • Przepisy krajowe nie mogą ograniczać warunki narodowości i pochodzenia, jak określono w artykule 21 Rozporządzenia (WE) nr 1638/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 2006 r. określające przepisy ogólne w sprawie ustanowienia Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa • Projekt jest współfinansowany ze środków podmiotu publicznego w państwie członkowskim UE. Należy pamiętać, że oba warunki muszą być spełnione jednocześnie. W innych przypadkach, beneficjenci i partnerzy projektów, realizowanych w ramach programów ENPI, muszą stosować odpowiednie przepisy artykułu 21 Rozporządzenia nr 1638/2006 .

5. Kluczowe punkty • Procedury zamówienia są określone w Załączniku IV „Przetargi ogłaszane przez Beneficjentów dofinansowania w odniesieniu do działań zewnętrznych UE” do umowy grantowej; • Załącznik IV stosuje się do wszystkich Beneficjentów oraz partnerów bez względu na ich status prawny (publiczny czy prywatny) • W stosunku do tego, co NIE JEST opisane w Załączniku IV (szczegółowe procedury, dokumentacja przetargowa) można stosować: • własne procedury partnera, o ile są zgodne z najlepszymi międzynarodowymi praktykami lub • Rozdziały 3 (Usługi), 4 (Dostawy), 5 (Roboty) PRAG oraz odpowiednich szablonów dostosowanych do przepisów Załącznika IV

6. Dokumenty i linki • Załącznik IV do umowy o dofinansowaniu • Rozporządzenie ENPI • PRAG • Zasada narodowości Załącznik A2 do PRAG “Kwalifikowalność programów 2007-2013” • Zasada pochodzenia Web-strona Organu Celnego UE: http://ec.europa.eu/taxation_customs/customs/customs_duties/rules_origin/index_en.htm Kodeks celny UE: Rozporządzenie Rady (EWG) nr 2913/1992 Przepisy wykonawcze do Kodeksu Celnego UE: Rozporządzenie Komisji (EWG) nr 2454/1993

7. Załącznik IV 1. Zasady ogólne 2. Kwalifikowalność umów 3. Zasady obowiązujące dla wszystkich procedur o udzielenie zamówienia 4. Zasady obowiązujące dla zamówień dotyczących usług 5. Zasady obowiązujące dla zamówień dotyczących dostaw 6. Zasady obowiązujące dla zamówień dotyczących robót 7. Stosowanie procedury negocjacji 8. Przypadki szczególne

8. Zasady ogólne • Zamówieniemusi zostać przyznane: • oferentowi zapewniającemu najlepszy stosunek ceny do jakości (best price-quality ratio). • zgodnie z zasadami przejrzystości i równego traktowania potencjalnych wykonawców, zważając by unikać konfliktu interesów. • W przypadku niezgodności z zasadami podanymi powyżej, wydatki na działania nie są kwalifikowalne do finansowania Wspólnotowego.

9. Kwalifikowalność umów: zasada narodowości • Osoby fizyczne lub prawne • Rozporządzenie ENPI(Art. 21): • Państwa członkowskie • Państwa ENPI, IPA, EEA • Organizacje międzynarodowe • Lista szczegółowa kwalifikowalnych państw jest podana wZałączniku A2 do PRAG “Kwalifikowalność programów 2007-2013” • Nie stosuje się do ekspertów zaproponowanych przez dostawców usług biorących udział w procedurach przetargowych finansowanych z dotacji • Jeżeli umowa o świadczeniu usług jest zawierana z ekspertem indywidualnie, wówczas musi on pochodzić z państwa kwalifikowalnego.

10. Kwalifikowalność umów: zasada pochodzenia • Powołanie się na Kodeks celny UE: Rozporządzenie Rady (EWG) nr 2913/1992; • RozporządzenieENPI (Art. 21): • Państwa członkowskie; • ENPI, IPA, EEA państwa; • Lista szczegółowa kwalifikowalnych państw jest podana wZałączniku A2 do PRAG “Kwalifikowalność programów 2007-2013”; • Zasadę pochodzenia stosuje się do wszystkich dostaw i materiałów (Rozporządzenie ENPI); • Świadectwo pochodzenia: Wykonawca musi przedstawić Beneficjentowi w stosunku do wyposażenia i pojazdów, których koszt jednostkowy przekracza 5.000 €; • Wydane przez właściwe władze kraju.

11. Kwalifikowalność umów: wyjątki • Nota KE z dn. 14 lutego 2013r.; • Przyznana Derogacja (na wniosek od Beneficjanta do WIZ) uzasadniona: • Niedostępnością produktów i usług na rynkach danych krajów; • Ze względu na wyjątkowo pilny charakter; • Jeśli zasada kwalifikowalności znacznie utrudnia lub uniemożliwia realizację projektu, programu lub działania; • NIE, jeśli produkt niekwalifikowalnego pochodzenia jest tańszy niż produkt wspólnotowy czy lokalny.

12. Kwalifikowalność umów: przyczyny wykluczenia z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia • znajduje się w stanie upadłości lub likwidacji, jego działalność podlega nadzorowi sądowemu, zawarł ugodę z wierzycielami, zawiesił działalność, toczy się wobec niego postępowanie w wyżej wymienionych sprawach lub znajduje się w podobnej sytuacji wynikającej z podobnych procedur zgodnie z przepisami i uregulowaniami krajowymi; • został skazany za przestępstwo związane z prowadzeniem działalności prawomocną decyzją właściwej instancji (od decyzji której nie ma odwołania); • został uznany winnym poważnego naruszenia zasad prowadzenia działalności; • nie wypełnił swych zobowiązań związanych z opłatą składek na ubezpieczenie społeczne lub podatki zgodnie z przepisami państwa, w którym jest zarejestrowany lub państwa Beneficjenta lub państwa, gdzie ma być realizowany kontrakt;

13. Kwalifikowalność umów: przyczyny wykluczenia z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia • została wobec niego wydana prawomocna decyzja w sprawie oszustwa, korupcji, udziału w organizacji przestępczej lub innej działalności niezgodnej z prawem na szkodę interesom finansowym Wspólnoty; • podlega obecnie karze administracyjnej zgodnie z pkt. 2.3.5 PRAG. • Kandydaci/oferenci zobowiązani są zaświadczyć, że nie znajdują się w żadnej z powyższych sytuacji. • Punkt 2.3.3 PRAG: Po otrzymaniu zawiadomienia o udzieleniu zamówienia, oferent, któremu zamówienie ma zostać udzielone, musi dostarczyć dowód, że nie znajduje się on w sytuacji wykluczenia, chyba że takie dokumenty zostały już złożone wcześniej.

14. Kwalifikowalność umów: wykluczenie z udzielenia zamówienia Zamówienia nie mogą być udzielane kandydatom/oferentom, którzy w postępowaniu o udzielenie zamówienia: (a) podlegają konfliktowi interesów; (b) zostali uznani winnymi wprowadzenia w błąd przy dostarczaniu informacji wymaganych przez Beneficjenta jako niezbędnych do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub nie dostarczą tych informacji.

15. Zasady obowiązujące dla wszystkich procedur o udzielenie zamówienia • Terminy przyjmowania ofert i wniosków o udział w postępowaniu muszą być wystarczająco długie, by zapewnić zainteresowanym stronom rozsądny i odpowiedni okres na przygotowanie i złożenie ofert. • Wszystkie wnioski o udział w postępowaniu i oferty uznane za spełniające wymagania muszą zostać poddane ocenie i klasyfikacji przez komisję oceniającą w oparciu o określone z wyprzedzeniem kryteria wykluczenia, selekcji i przyznania zamówienia. • Komisja musi liczyć nieparzystą liczbę członków, nie mniej niż trzech, posiadających wszelką wiedzę techniczną i administracyjną niezbędną do wydania kompetentnej opinii na temat ofert. • Zamówienia nie mogą być sztucznie dzielone w celu obejścia progów.

16. Progi

17. Procedura negocjacji (Załącznik IV) • Beneficjent/Partner bez opublikowania ogłoszenia o zamówieniu kontaktuje się z co najmniejtrzema wybranymi przez siebie dostawcami usług i negocjuje warunki zamówienia z jednym lub kilkoma z nich. • Zamawiający musi przygotować raport z negocjacji (patrz szablon w załączniku A10a PRAG) uzasadniający sposób, w jaki zostały przeprowadzone negocjacje oraz podstawę do decyzji o udzieleniu zamówienia. Procedura taka powinna zapewnić, że podstawowe zasady dotyczące procedur udzielania zamówień publicznych, takie jak sprawdzanie zgodności z zasadami kwalifikowalności (zasada narodowości), kryteria wyboru i wyłączenia są należycie stosowane.

18. Procedura negocjacji

19. Single tender (Załącznik IV) • Beneficjent/Partner może udzielić zamówienia w oparciu o jedną ofertę. • Zamawiający musi sporządzić sprawozdanie, wyjaśniające, w jaki sposób uczestnik (-cy) w negocjacjach był wybrany, cena ustalona, oraz powody decyzji o udzieleniu zamówienia (załącznik A10b dla single tender). Zamawiający musi wykonać kroki negocjacyjne przedstawione w szablonie raportu z negocjacji (załącznik A10b) i upewnić się, że podstawowe zasady dotyczące procedur udzielania zamówień publicznych, takie jak sprawdzanie zgodności z zasadami kwalifikowalności (zasada narodowości), kryteria wyboru i wyłączenia są należycie stosowane.

20. Single tender

21. Wsparcie INTERACT • Analiza problemów, które stanowią najważniejsze wyzwania w zakresie zamówień i mogą się różnić w UE i przepisach krajowych; • Analiza przeprowadzona w następujących krajach: Ukraina, Białoruś i Mołdawia, opracowana Macierz Procedur Przetargowych dla Beneficjentów.

22. Kluczowe wyzwania 1. Visibility (wizualizacja) Brak podobnych wymagań na UA oraz BY • Zaleca się korzystanie z przepisów KE dot. wizualizacji: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/documents/communication_and_visibility_manual_en.pdf oraz uwzględnienie wymogów umów o dofinansowanie 2. Kontakty z oferentami Przepisy istnieją tylko w stosunku do członków KO • Należy uzupełnić o zasady PRAG zakazujące kontakty z oferentami także ekspertom przygotowującym dokumentację przetargową, procedury, uczestniczącym w ocenie, itp.

23. Kluczowe wyzwania 3. Kontakty między oferentami Brak podobnych wymagań na UA oraz BY • Zaleca się korzystanie z PRAG – kontakty, umowy z innymi oferentami, próby wpłynięcia na proces - wykluczenie z procesu 4. Deklaracje oferentów Brak podobnych wymagań na UA oraz BY • Zaleca się korzystanie z PRAG – złożyć Deklarację o braku porozumienia z innymi oferentami, itp. 5. Urzędnicy Nie mogą brać udziału w przetargach

24. Kluczowe wyzwania 6. Procedura negocjacji • W BY – jest jedynie wymóg opublikowania zapytania ofertowego na stronie (brak wymogu zaproszenia do złożenia ofert co najmniej 3 oferentów) • Zaleca się korzystanie z PRAG– co najmniej do 3 oferentów 7. Znaczne różnice w cenach proponowanych przez różnych oferentów Brak podobnych wymagań na UA oraz BY • Zaleca się korzystanie z PRAG - jeśli istnieją znaczne różnice w cenach proponowanych przez różnych oferentów Zamawiający powinien przeprowadzać kontrole i zażądać dodatkowych informacji 8. Warunki restrykcyjne • Zakazane – takie jak odniesienie do marki, znaku towarowego, firmy, wąskie i specyficzne warunki techniczne

25. Kluczowe wyzwania 9. Zasada narodowości Brak podobnych wymagań na UA oraz BY • Zaleca się korzystanie z PRAG– reguły KE (nie dotyczy ekspertów umów) 10.Zasada pochodzenia Brak podobnych wymagań na UA oraz BY • Zaleca się korzystanie z PRAG– reguły KE, Świadectwo pochodzenia 11. Skład KO (nieparzysta ilość) Brak podobnych wymagań na UA oraz BY • Minimum 3 członków KO • Zawsze nieparzysta ilość członków KO

26. Kluczowe wyzwania 12. Decyzja KO: UA + BY: Większością głosów członków głosujących Jeśli głosy są podzielone – decyzję ostateczną podejmuje Przewodniczący KO • Przewodniczący oraz Sekretarz – osoby nie głosujące!

27. Asysta Oddziałów WST • W październiku 2013 roku eksperci obu BO WST byli przeszkoleni z odpowiednich krajowych procedur udzielania zamówień publicznych, a na początku listopada poinformowali wszystkich białoruskich/ukraińskich beneficjentów i partnerów o możliwości skorzystania z ich pomocy przy weryfikacji procedur zamówień publicznych

28. Działania sugerowane do podjęcia przez beneficjentów

29. Dziękuję! Wspólny Sekretariat Techniczny Tel. 22 378 31 00 Email: pbu@cpe.gov.pl www.pl-by-ua.eu