30. november 2012 Tallinnas

1. AruandlusMuudatusedEttemaksFlat ratehttp://www.estlat.eu/for-project-partners/agreements-and-forms/ 30. november 2012 Tallinnas

2. Partneraruanded • Partneraruanded tuleb esitada esmatasandi kontrolli asutustele 10 tööpäeva jooksul peale iga aruandlusperioodi - 3 või 6 kuud - lõppu. • Partneri aruanne tuleb esitada koos kõigi raamatupidamisdokumentidega (nt tšekid, arved, töölepingud, töövõtu lepingud, osalejate nimekirjad) ja lisamaterjalidega, nt projekti väljundite näidised. • Iga projektipartneri projektiga seotud kulud tuleb partneri raamatupidamissüsteemis eraldi hoida. Selle aruande põhjal väljastatakse esmatasandi kontrollikinnitus iga projektipartneri kulu kohta aruandeperioodi ajal.

3. Vahearuanded • Peale seda, kui saadakse esmatasandi kontrollide kinnitused partneraruannetele, peab juhtpartner esitama kogu projekti vahearuande koos täiendavate materjalidega 14 päeva jooksul sekretariaati. Täiendavad dokumendid on järgmised: • projektipartnerite aruanded (heakskiidetud aruanded ’excel’ formaadis); • esmatasandi kontrollide kinnitused partneraruannetele (originaalkinnituste koopiad); • täiendavad materjalid, nt projekti väljundite näidised (voldikud, pildid, artiklite koopiad jms).

4. Vahearuanded • Sekretariaat kontrollib vahearuannet ja kinnitab selle ning edastab sertifitseerimisasutusele. • Sertifitseerimisasutus teeb makse juhtpartneri kontole. • Juhtpartner teeb maksed projektipartnerite kontodele.

5. Lõpparuanne • Peale projekti lõppu tuleb sekretariaadile esitada lõpparuanne. Aruanne annab teavet projekti väljundite, tulemuste ja mõjude kohta ning üldist tagasisidet projektilt programmi asutustele. • Esitage koos viimase vahearuandega. Lõpparuanne kinnitatakse sekretariaadis enne viimase perioodi vahearuannet!

6. Partneri ülekulu

7. Partneri ülekulu

9. Ettemaks • Juhtpartneril on õigus taotleda ettemaksu kuni 50% partnerite aruannete ERFi kogusummast. Taotluse võib esitada peale seda, kui kõik partnerid on esitanud oma partneraruanded esmatasandi kontrolli asutustele. • Ettemaksu taotlust ei saa esitada esimese ja viimase aruandeperioodi kohta. • JTS-l on õigus keelduda ettemaksust juhul kui: • projekt ei ole täitnud rahastamislepinguga võetud kohustusi, või; • projektil on rikkumistega seotud menetlusi pooleli, või; • CA poolt nõutud tagasimaksed pole makstud juhtpartneri poolt.

10. Ettemaks • Ettemaksu taotlus sisaldab järgmist: • Esmatasandi kontrollile saadetud partneraruannetega e-kirjad kõikidelt partneritelt; • Juhtpartneri esitatud taotluse vorm, mis sisaldab kuupäevi, millal partnerid oma aruanded saatsid/postitasid (FLC-le), ja kõikide partneraruannete ERF summad. • Juhtpartneril on õigus küsida ettemaksu kuni 50% ERF-i kogusummast partnerite aruannetes. • Taotluse võib esitada ainult koos antud perioodi partneraruannetega. • JTS kontrollib, kas arvutus taotlusel on korrektne ja edastab ettemaksu taotluse Sertifitseerimisasutusele (CA) väljamaksmiseks.

11. Muudatused Otsuse muudatuste, eelarve ümberjaotamise või projekti pikendamise taotluse kohta võib teha sekretariaat järgmistel juhtudel: • Taotlus sisaldab väiksemaid muudatusi tegevustes, juhul kui need ei mõjuta märkimisväärselt projekti ja selle tulemusi. • Taotlus eelarve ümberjaotamiseks moodustab kuni 20 % projekti kogueelarvest ja on ainult tehnilise iseloomuga. NB! Eelarvet on lubatud ümber jaotada eelarveridade ja/või tööpakettide vahel, v.a. eelarverida „Ettevalmistuskulud“. • Taotlus projekti pikendamiseks kuni 6 kuud. • Tulenevalt ümberkorraldustest partnerorganisatsioonis muutub partnerorganisatsiooni ametlik nimi.

12. Muudatused Otsuse muudatuste, eelarve ümberjaotamise või projekti Pikendamise taotluse kohta peab tegema seirekomitee järgmistel juhtudel: • Taotlus sisaldab suuremaid muudatusi tegevustes, juhul kui need mõjutavad märkimisväärselt projekti ja selle tulemusi. • Taotlus sisaldab muudatusi projekti partnerluses. • Taotlus eelarve ümberjaotamiseks ületab 20 % projekti kogueelarvest. NB! Eelarvet on lubatud ümber jaotada eelarveridade ja/või tööpakettide vahel, v.a. eelarverida „Ettevalmistuskulud“. • Taotlus projekti pikendamiseks üle 6 kuu.

13. Muudatused • Juhul, kui eelarve ümberjaotamist taotletakse rohkem kui ühe korra projekti jooksul, siis arvestatakse kumulatiivselt kõigi esitatud taotluste põhjal, kas 20 % projekti kogueelarvest on ületatud või mitte. Sama kumulatiivsuse printsiip kohaldub projekti pikendamise taotlustele. • Projekti pikendamise taotlus tuleb esitada sekretariaadile mitte hiljem, kui üks kuu enne projekti lõppkuupäeva. • Kõik teised taotlused tuleb esitada sekretariaadile hiljemalt enne viimase vahearuande heakskiitmist sekretariaadi poolt.

14. ‘Flat rate’ kasutamine • Fikseeritud määra (flat rate) kasutatakse halduskulude deklareerimisel • Saavad kasutada vaid projektid, mis kiideti heaks 2. ja 3. taotlusvooru ajal (seirekomitee otsused mais 2011 ja detsembris 2011) ning projektid, mis kiidetakse heaks peale detsembrit 2011 • Fikseeritud määr võimaldab projektipartneritel arvestada ja deklareerida halduskulusid kindlaksmääratud ehk fikseeritud määra alusel, milleks on 12 % partneri abikõlblikest personalikuludest.

15. ‘Flat rate’ kasutamine • Partnerid, kelle eelarve ei sisalda personalikulusid, ei või taotleda fikseeritud määra kasutamist. • Otsus fikseeritud määra kasutamise kohta tuleb teha enne esimese vahearuande heakskiitmist sekretariaadi poolt ning seda projekti kestel muuta ei saa. •  Fikseeritud määr on sama Eesti ja Läti partneritele.

16. Kontaktid Helena Järviste;helena.jarviste@estlat.eu Telef: +372 737 7234, +372 528 1971 Janika Friedenthal;janika.friedenthal@estlat.eu Telef: +372 737 7235; +372 5348 0877 Inese Dauškane;inese.dauskane@estlat.eu Telef: +372 737 7233; +372 506 8805

17. Kontaktid Infojuht Kaspars Rūklis; kaspars.ruklis@estlat.eu Telefon: +372 7377230 Eesti – Läti Programmi korraldusasutus Eesti Siseministeerium, Pikk 61, 15065 Tallinn Anu Roomere; anu.roomere@siseministeerium.ee Telefon:+372 612 5117 Ege Ello; ege.ello@siseministeerium.ee Telefon:+372 612 5209