Prosessien mallintaminen

1. Prosessien mallintaminen 15.3.2007 Kari Kataja kari.kataja@uta.fi

2. Esityksen sisältö 10:15-11:45 (Yleinen prosessiosuus) • Esittäytyminen ja taustoja • Yliopistojen prosessiyhteistyö • Prosessien mallinnuksesta yleisesti • Prosessin määrittely. Ydinprosessit, tukiprosessit ja pääprosessit • Prosessien mallinnuksen tuloksia: Miksi mallintaa prosesseja? • Mitä mallinnetaan? • Mallinnuksen tarkkuustaso • Käytettyjä menetelmiä 12:30-13:30 (QPR osuus) • Kuvauksien jakelu ja linkitys • Yhteinen palvelin • Notaatiokäsikirjan ja QPR ProcessGuiden esittelyä 13:45-15:30 (QPR ProcessGuide –osuus jatkuu) • QPR ProcessGuide harjoituksia

3. Esittäytyminen ja taustoja • DI, KTM, fil. yo. (2007) Kari Kataja, kari.kataja@uta.fi • 1997-2002 Kyrel / Flextronics Corporation • Mm. Kyröskosken tehtaan prosessien mallinnus • Tammikuu 2005 - joulukuu 2005: Tampereen yliopiston prosessi- ja käsitemallinnusta. • Joulukuu 2005 - : IT-keskuksien prosessimallinnusta ITIL / palvelunhallinta –ryhmän johdolla.

4. Yliopistojen yhteystyö prosesseissa • http://prosessi.csc.fi • ProcessGuideen liittyen ainakin vielä toistaiseksi löytyy materiaalia myös http://www.yliopistojenit.fi/palvelukuvaukset/qprdokumentit/ • Em. sivujen uudelleenorganisointi työnalla • Palvelun demoaminen

5. Prosessiajattelua • Mallinnetaan prosessin nykytila • Kehitetään toimintaa • Mallinnetaan uuden prosessin nykytila Oikein vai väärin? Prosessien hyödyntämisen näkökulmasta VÄÄRIN!

6. Prosessi (Laamanen, 2002) Palvelu Toimittaja Asiakas / käyttäjä Syöte Tuote Prosessi Input Output ”Sivutuote” ”Prosessin käsite koostuu toiminnasta, resurssista ja tuotoksesta, joihin liittyy suorituskyky.” (Laamanen, 2002)

7. Ydinprosessit ja tukiprosessit • Yleinen määritelmä: ydinprosessit ovat ulkoista asiakasta palvelevia prosesseja. (OplaaPro) • Tukiprosessit mahdollistavat ydinprosessien toiminnan

8. Pääprosessit • Pääprosessit ovat organisaation onnistumisen kannalta tärkeitä • Pääprosessit voivat olla joko ydinprosesseja tai tukiprosesseja • Pääprosessin synonyyminä käytetään usein avainprosessia.

9. Yliopistojen lähtökohta • Yliopistolaki määrittelee yliopistojen tehtäviksi tieteellisen ja taiteellisen toiminnan: • Tutkimus • Opetus • Yhteiskunnallinen vaikuttavuus

10. Jatkuva kehittäminen: prosessijohtoinen lähestymistapa Mihin haluamme päästä? Visio ja toiminnan tavoitteet Mikä on nyky- tilamme? Määritelmä Kuinka pääsemme tavoitteeseemme? Prosessimuutos Mistä tiedämme saavuttaneemme tavoitteen Mittari (ITIL Managing IT services, Service Delivery: Office of Government Commerce)

11. Prosessien kehittäminen: sitoutumisen tärkeys (Laamanen) • Kriittinen menestystekijä: erityisesti johdon sitoutuminen avainasemassa Tietää Mitä se johdon sitoutuminen oikein tarkoittaa? Ymmärtää Hyväksyy Vai- kuttaa

12. Kaksi lähestymistapaa prosessien mallinnuksen tuloksiin • Prosessimalli: mihin sitä voitaisiin käyttää? • Paljon muutakin kuin vain dokumentaatioväline • Prosessienmallinnusprosessi: mitä se saa organisaatiossa aikaan?

13. Miksi mallintaa prosesseja? (1) • Pohja kehittämiselle: tiedetään nykytilanne • Tietojärjestelmien kehittäminen: miten toimintaa tukevia tietojärjestelmiä voidaan kehittää jos toimintaa ei ole kuvattu? • Palvelukeskukset • Laadunvarmistusjärjestelmät ja mittarit • Havaitaan mahdolliset puutteet tietoturvassa, dokumentoinnissa yms. • Riskien hallinta! • Kehityskohteiden havaitseminen • Prosessiajattelun levittäminen

14. Miksi mallintaa prosesseja? (2) • Organisaatioiden välisten rajapintojen selventäminen ja kokonaisuuden hallinta • Tietolähteiden ja tiedon tarvitsijoiden löytäminen • Saadaan dokumentaatiota perehdyttämiseen • Muutostenhallinta • yms.

15. Mitä mallinnetaan? • Vaihtoehtoina esimerkiksi: • Nykytilanne • Vähän parannettu nykytilanne • Tavoitetilanne • Ideaalitilanne • Mallista pitää selvitä, jos on kuvattu jotakin muuta kuin nykytilannetta

16. Mallinnettavien prosessien valinta • Kaikkea mahdollista ei kannata mallintaa • Kriteereinä voi käyttää esimerkiksi: • Tärkeät prosessit • Ongelmallisiksi koetut prosessit • Prosessit, joille suunnitteilla kehitystä

17. Mallinnuksen tarkkuustasosta • Ei kannata yrittää tehdä työohjeita • Liiat detaljit tuhoavat ymmärryksen. Toimintalogiikka kuitenkin selvittävä. Kehittämisessä tarvitaan kuitenkin tarkempia kuvauksia. (Laamanen 2002) • Hierarkian hyödyntäminen: lähtökohtaisesti prosessi sovittava yhdelle A4 arkille

18. Käytetyistä menetelmistä... • Hajautettu vs. keskitetty mallintaminen • Organisaation kuormittaminen mallinnustyöllä • Fläppitaulutekniikka tai keskustelu • Useita iteraatiokierroksia • QPR-Portaali helpottanee kommenttien pyytämistä laajemmalta porukalta

19. Käytetyistä menetelmistä 2 • Lähtökohtana kolme vaihtoehtoa: • Lähdetään täysin puhtaalta pöydältä mallintamaan prosessia • Otetaan lähtökohdaksi esimerkiksi laeista / asetuksista löytyvät määräykset tai jo olemassa oleva malli / ohjeet yms. • Käytetään jonkin toisen yliopiston tai valtiokonttorin (kiekuohjelma) jo tekemää mallia pohjana

20. QPR ProcessGuide 15.3.2007 Kari Kataja kari.kataja@uta.fi

21. QPR • Perustettu 1991, listattu HEX:n NM-listalla. • Tuotteet: • QPR ScoreCard: tasapainoitetun tuloskortin (Balanced Scorecard) • QPR ProcessGuide • www.qpr.fi

22. Mallinnusvälineistä: MS Visio vs. QPR ProcessGuide • Visio on piirtoväline, ProcessGuide prosessien mallinnusväline • ProcessGuide pakottaa yhteiseen mallinnustapaan, vähentää käyttäjän ”sooloilumahdollisuuksia” • Erityisenä vahvuutena ProcessGuidessa tasojen ja linkkien hallinta • Molemmilla ohjelmilla mahdollista piirtää prosessi ulkonäöltään hyvin samankaltaiseksi.

23. ProcessGuiden kuvauksien jakeluvaihtoehtoja • Dynaaminen www-sivusto QPR-Portaali –ratkaisun kautta • Kommentointimahdollisuus • Staattiset www-sivut (=export html ProcessGuidesta) • PDF-tallennus esimerkiksi Acrobatilla • Linkitys ei toimi PDF-tiedostoissa • Paperitulosteet • Kannattaa ottaa huomioon portaalin rajoitukset • Upottaminen esim. Word-dokumentteihin.

24. QPR prosessien ja muun dokumentaation linkitys • Prosessi => muu dokumentaatio • Tietoelementtien avulla onnistuu • Yhteisen palvelimen osalta kehittäjäkäyttäjillä eivät linkit toimi • Muu dokumentaatio => Portaalin prosessi • http://demo.qpr.com/scripts/qpr.exe?PGPLUGIN&*xlink&VTN=flowchart&SID=iOC0O7afk7w)Ml8zvVHk5WrNmnQ69y97jOXe50C4r7RbLI8WtE9u53&SKIN=portal&SMI=2&SPV=0&SMN=0&MCBG=0&PERIOD=latestforall&PMAIN=processes&PSUB=PGPLUGIN_processmaps&PPRM=MODELID%u003D383798738%u003F1058206330&UIP=kPb1TguiqNNaKICYt)mm4GCNh0MVC4PSlvXeI5u2.l7aHLLSiOjDQnf • Ei välttämättä onnistu yhteistä palvelinta käytettäessä

25. MS Visio / QPR kuvausten siirto • MS Visio => QPR ProcessGuide • XML:n kautta tehtävissä • Aika paljon rajoitteita: käytännössä voi olla parempi piirtää käsin uudelleen • QPR ProcessGuide => MS Visio • QPR ei ole siirrosta kiinnostunut • Voisi kenties olla mahdollista kehittää ko. siirto, mutta nykyisin tällaista ratkaisua ei ole tiedossa.

26. Miksi yliopistoilla on yhteinen prosessikuvauksien varasto? • Moninkertaisen työn välttäminen: vain yksi ylläpidettävä järjestelmä • Joustava lisenssien käyttäminen • Yliopistoilla eri etenemisnopeus • Kuvauksen jakaminen muille yliopistoille • Yhteistyö • Benchmarking • Best practices • Myös Valtiokonttorin kuvaukset palvelimella

27. Syntynyttä dokumentaatiota • Notaatiokäsikirja: http://prosessi.csc.fi • ProcessGuiden standardipohjasta muokattu • ProcessGuide / Visio vertailua, ProcessGuide havaintoja ja ”sudenkuoppia” yms. http://www.yliopistojenit.fi/palvelukuvaukset/qprdokumentit/ • Dokumentit lähitulevaisuudessa organisoidaan todennäköisesti uudelleen

28. Jatkosuunnitelmia • Prosessipankin käytön vakiinnuttaminen ja laajentaminen • Prosessien hyödyntäminen • IT-prosessien osalta keskusteltu pienryhmissä tapahtuvasta prosessien katselmoimisesta • Tässä hyödynnettäisiin alueellista yhteistyötä • Samalla tuettaisiin eri osa-aluiden verkottumista • Olisiko yhteistyö AMK:n kanssa mahdollista? • Toiminnan kehittäminen • Mittareiden työstäminen

29. Notaatio • Pääpiirteittäin käytössä ProcessGuiden standardipohja • www.yliopistojenit.fi/palvelukuvaukset/qprdokumentit • Notaation ja ProcessGuiden esittely

30. Lukemista… • Esimerkiksi Kai Laamasen kirjallisuutta voi käyttää apuna.

31. Kysymyksiä, kommentteja?