Prosessien tunnistaminen ja hallinta

1. Prosessien tunnistaminen ja hallinta Tarja Jokinen, HAAGA-HELIA Kuviot: Qualitas Fennica nykyisin osa IMS Finlandia (alkuperäiset lähdelinkit viittenä joka kuvassa  tilanne muuttunut: linkistä http://www.ims.fi/?pageid=56&parent0=37) löytyy nyt vastaava tieto) & Oulun yliopisto & yritykset. Tekstit osittain Qualitas Fennican materiaalia mukaillen. Aiheesta ei ole juuri mitään Viitalan/Jylhän kirjassa!

2. Liiketoimintamalli ja samalta kuulostavia käsitteitä • Liiketoimintamalli on toiminnan kokonaiskuva – bigpicture. Usein siitä käytetään myös nimitystä prosessikartta ja se esittää keskeiset prosessit sekä niiden keskinäiset suhteet. • Liiketoimintaprosessi on osa toiminnan kokonaisuutta – ydin- tai tukiprosessi. • Liikeidea sen sijaan tiivistää strategiset valinnat kuvion muotoon. • Liiketoimintasuunnitelma taas on yrityksen toiminnan kuvaus (tärkeä etenkin perustamisvaiheessa).

3. Tarja Jokinen

4. Mikä on liiketoimintaprosessi? • …sarja toimenpiteitä, joilla saavutetaan asetettu liiketoiminnan tavoite(Laamanen 1993. Liiketoimintaprosessien kehittäminen, MET) • Prosesseja kehitettäessä pyritään optimoimaan asiakkaiden, omistajien ja henkilöstön tarpeet. • Prosesseilla on aina asiakas (sisäinen tai ulkoinen). • Vaikeuksia on käytännössä paljon. (Esim. ei tunnisteta prosesseja, halutaan pitäytyä vanhassa, näperrellään siellä täällä kokonaiskehittämisen sijasta yms).

5. Lähde: Prosessiesimerkkejä . http://cgi.qualitas-fennica.fi/artikkelit/prosessiesimerkkeja2.html, viitattu 30.9.2003.

6. YDINPROSESSI (engl. Core Process) - ylittää osastorajat - luo kilpailuetua - on menestymisen kannalta kriittinen - on strategian mukainen - ylin johto osallinen kehittämiseen - luo asiakastyytyväisyyttä - keskittyy tuloksiin (Lähde: Jahnukainen, Vepsäläinen, MET-kustannus & Nokia Mobile Phones 1993)

8. Yleisimmät ydinprosessit • uusien tuotteiden kehittämisprosessi • asiakasprosessit: asiakaspalveluprosessi, asiakkaiden hankintaprosessi, asiakashallintaprosessi • tilaus-toimitusprosessi (sis. tuotannon ja logistiikan) • mahdollisesti myös huolto- tai toimivuusprosessi (riippuu tarjooman luonteesta: esim. hissiyhtiöllä keskeinen) • ohjaus- tai strategiaprosessi (Tukiprosesseja taas ovat esim. talousprosessi, tiedon hallintaprosessit, hankintaprosessi, toiminnan puitteiden ylläpitoprosessi, henkilöstöprosessit… joillain myös tuo yllämainittu strategiaprosessi.)

9. Tarja Jokinen

10. Lähde: Prosessikuvien logiikkaa. http://cgi.qualitas-fennica.fi/artikkelit/prosessikuvienlogiikkaa.html, viitattu 30.9.2003

11. Funktionaalinen toimintatapa Prosessit löytyvät, mutta mutkikkaina ja pilkottuna eri funktioille ja organisaatiotasoille! Piirräpä nyt tästä prosessikartta! OMA YRITYS ASIAKAS ALIHANK-KIJA MARKKINOINTI JA MYYNTI OSTO SUUNNITTELU VALMISTUS PAKKAUS JA LÄHETYS ASIAKAS

12. OMA YRITYS MARKKINOINTI JA MYYNTI OSTO SUUNNITTELU VALMISTUS PAKKAUS JA LÄHETYS ASIAKAS ALIHANK-KIJA ASIAKAS Tilaus/toimitus -prosessi Tuotekehitysprosessi Asiakaspalveluprosessi Prosessijohtamisperiaate

13. Miten selvitään arjesta?

14. Prosessin omistajuus Lähde: Prosessin omistajuus paineiden ristitulessa http://cgi.qualitas-fennica.fi/artikkelit/omistajuusristitulessa.html, viitattu 30.9.2003

15. Prosessin omistajuus • Ei ole organisaatioasema, vaan kehittämistehtävä. • Prosessin omistaja on se, kenen vastuulle kuuluu huolehtia prosessin kokonaisuuden sujumisesta. • Seuraa työpaikkailmoittelua. Vaikka ei haettaisikaan nimenomaan prosessiomistajaa, saattaa se olla yksi vastuu juuri niissä tehtävissä, joihin tradenomi on sopiva! • Silloin ilmoituksessa saatetaan mainita esim. että olet vastuussa tuotteiden tilaus-toimitusprosessista. • HUOM! Joskus saatetaan hakea esim. prosessinvalvojaa. Silloin kyseessä ei ole tämän ajattelu mukainen prosessinomistaja, vaan esim. meijerin tai öljynjalostamon eli prosessiteollisuuden tarvitsema osaaja.

16. Tarja Jokinen

18. Parhaimmillaan yli yritysrajojen • Jotta prosesseista tulisi mahdollisimman tehokkaita, ajattelu tulisi laajentaa yli yritysrajojen • Esimerkiksi • Asiakkailta tulevaa palautetta ja muita markkinoilta tulevia signaaleja tulisi hyödyntää tuotteiden ja palvelujen suunnittelussa ja tarjooman muodostamisessa. (Myös prosessien välillä pitää olla yhteistyötä.) • Esimerkkinä tuote-/asiakkusprosessit: • Tavaran-/palvelujen toimittajien kanssa voidaan suunnitella ja optimoida tarjoomaa ja asiakkaille syntyvää arvoa yhteistyössä. • Jälleenmyyjiltä saadaan asiakaspalautetta joka edellyttää esim. tietyn tasoista palvelua.  Huomaa siten prosessien pituus seuraavassa esimerkissä! Tarja Jokinen

19. Lähde: IMS. Artikkelit. Prosessit. Prosessiesimerkkejä. http://www.ims.fi/UserFiles/ims/File/Prosessit/2203_Artikkeli_324.pdf, luettu 15.10.2008.

20. Prosessiendokumentointi • Kuvataanprosessitkirjalliseenmuotoon, jolloinkullekinprosessillemääritellään • ulkoiset ja sisäisetasiakkaat • prosessinomistaja • toiminnanvaiheet • halututlopputulokset • tarvittavatosaamiset, tiedot ja välineetsekä • prosessinmittauspisteet ja mittarit. (Vrt. NallePuh & kompassi –analogiastrategiadioissa!)

21. Lähde: Prosessikuvien logiikkaa. http://cgi.qualitas-fennica.fi/artikkelit/prosessikuvienlogiikkaa.html, viitattu 30.9.2003

22. Liittyminen eri sidosryhmiin ”Big picture” Ydin- ja tuki- prosessit Jokaisesta prosessista Näitä teette MS Visionilla tietojenkäsittelyssä Näitä tehdään rutiiniluonteisissa työtehtävissä, esim. varastossa Tarja Jokinen

23. Tarja Jokinen

24. Liiketoimintaprosessienhallinta • Tavoitteena on saadaprosesseistaeriosapuolilletuloksiaaikaansaaviajaresurssejasamallaoptimaalisestikäyttäviä. • Prosessienjohtaminen =keinotjatavat, joillavarmistetaan, ettäprosessitäyttääasiakkaidenvaatimuksetja liiketoiminnanvaatimukset • Ohjaamisessa käytetään yleisesti yli yritysrajojen jotain toiminnanohjausjärjestelmää(SAP, MS Navitms).

25. Toiminnanohjaus • Liiketoiminnan kokonaisuuden hallintaan on ensin isoille ja sittemmin myös pienemmille yrityksille tullut tarjolle IT-ratkaisuja, joita kutsutaan toiminnanohjausjärjestelmiksi. • Tunnetuin isojen yritysten järjestelmä on SAP. • Pienemmät voivat käyttää esim. Microsoftin alustalle tehtyjä versioita (MS Navi). • Pieniä yrityksiä palvelevat ohjelmistokumppanit toimivat Microsoftin lisenssinhaltijoina, jolloin nuo järjestelmät pohjautuvat samaan alkuperään  siksi ovat myös helposti opittavissa vaikkapa työpaikkaa vaihtaessa tai yrityksen vaihtaessa yhteistyökumppania.

26. Prosessien sähköistäminen • Verkkokauppa ja sähköinen liiketoiminta sekoitetaan hyvin yleisesti. • Johtunee pääosin siitä, että kuluttajien ei toki tarvitsekaan asiaa oivaltaa. Riittää kun ostaminen kaikkineen on helppoa kuluttajan haluamalla tavalla. • Sähköinen liiketoiminta kaikkineen on yrityksen ydin- ja tukiprosessien mahdollisimman laajamittaista hoitamista digitaalisesti. (Berg 2001) • Ydinprosessit sähköistetään toimialasta ja tuotteista riippuen (vertaa esim. kirkon rakentamista tai verkosta ostettavaa musiikkia).

27. Tukiprosessit on hyvin usein mahdollista sähköistää kaikki • henkilöstö (rekrytointi, palkkahallinto tiedonsiirtoineen, koulutus, työskentely verkon avulla jne) • hankinnat (b-to-b –puolella sähköisen liiketoiminnan ratkaisut yleisiä ja volyymit suuria, englanniksi termi eProcurement) • taloushallinto (lähes kokonaan paperittomana: laskut, kirjanpito osa-alueineen jne) • tietohallinto (toiminnanohjaus, internet, intranet, extranet, sähköinen arkistointi)

28. Nämä asiat tehtävässä… • Sen mukaan, mitä yritys ITSE tekee: - Prosessiajattelua kuvaatte vain, jos yritys itse sitä soveltaa! Keskenänne voitte toki pohtia, mitkä mahtavat olla tuon yrityksen ydinprosesseja. Muuten on syytä tyytyä kuvamaan toimintoja!

29. Siis: ellei ole määritelty prosesseja, kuvatkaa toimintoja! Hankinnat Tuotanto Myynti Tarja Jokinen

30. … ja jatkossa • Yhteisissä opinnoissa on opintojakso Toiminnanohjaus (3 op) – siellä tämä ehkä sitten ”kolahtaa”! • Microsoft Navia käytetään siellä ja lisäksi ainakin asiakkuuden hallinnan opintojaksolla. • Prosessiajattelua tulee eteen myös logistiikassa sekä johtamisen pakollisissa ja valinnaisissa opintojaksoissa. • Sähköisestä liiketoiminnasta on valinnainen opintojakso: Verkkoliiketoiminnan erityiskysymyksiä. • SAP-toiminnanohjusta voi opiskella Tikon kursseilla. (Taustalla on Helian ja SAPin strateginen kumppanuus.)