Einführung und Nutzung von SAP R/3 bei ESAG - ein Anwenderbericht SAP R/3 - Anwendertag Region Ost

1. Einführung und Nutzung von SAP R/3 bei ESAG - ein Anwenderbericht SAP R/3 - Anwendertag Region Ost 28.04.2000, Dresden

2. Regionalversorgungsgesellschaften in den neuen Bundesländern HEVAG Hanseatische Energieversorgung AG WEMAG Westmecklenburgische Energieversorgung AG EMO Energieversorgung Müritz-Oderhaff AG EVM Energieversorgung Magdeburg AG MEVAG Märkische Energieversorgung AG OSE Oder-Spree Energieversorgung AG MEAG Mitteldeutsche Energieversorgung AG ESSAG Energieversorgung Spre- Schwarze Elster AG TEAG Thüringer Energie AG WESAG Westsächsische Energie AG ESAG Energieversorgung Sachsen Ost AG EVS AG Energieversorgung Südsachsen AG

3. Elektrisches Versorgungsnetz der ESAG mit Netzdaten (Stand 31.12.1998)

4. Netzgebiet der ESAG - mit Stadtwerken

5. Historisches - SAP R/2 - Systemlandschaft Produktion ESAG SAPP 01.01.1991 Entwicklung SAPE Test + Schulung SAPS Produktion DREWAG SAPD 25.08.1997 Produktion Personal SAPL 29.05.1995

6. zwei Produktivsysteme mit mehreren Mandanten genutzte Standard-Module RF, RA, RK, RM, RP Eigenentwicklungen Elektronische Mengen- und Massenermittlung (EMM) Antrag auf Anschluß an das Niederspannungsnetz (AAN) ca. 600 parallele USER Releasestand 5.0.G Historisches - Genutzte Funktionalität R/2

7. Schnittstellen mit und ohne Funktionalität

8. Migration des gesamten, im R/2 von der ESAG genutzten Funktionsumfanges nach R/3 Geschäftsprozesse im Standard Modifikationen und Erweiterungen Wiederherstellung aller Schnittstellen 1:1 Migration Rückführung zum Standard Realisierung in zwei Etappen: 1. Migration der Personalplanung/Personalabrechnung zum 01.09.1998 2. Migration der betriebswirtschaftlichen Module zum 01.07.1999 für ESAG einschließlich Mandanten in Betriebsführung Ziele, Festlegungen

9. Zwei Produktivsysteme (HR und BW) mit mehreren Mandanten PE1 - 9 Mandanten mit 10 Buchungskreisen PE2 - 2 Mandanten genutzte Module FI, FI-AA, CO, PS, IM, MM, SD und HR, „migrierte“ Eigenentwicklungen EMM, AAN ca. 600 User parallel Zielrelease >= 3.1.H Abbildung im R/3

10. Standardobjekte des R/2 maschinelle Übernahme durch Standardmigrationswerkzeuge v.: Beratungshaus kundeneigene Objekte des R/2 - manuelle/maschinelle Übernahme durch eigenentwickelte Programme v.: ESAG, Bereich D Standardobjekte des R/3 ohne Pendant im R/2 - manueller Aufbau im SAP R/3 v.: ESAG, Fachbereiche Verantwortlichkeiten für die Migration

11. Beginn der Arbeiten: Februar 98 Anfang August 98 > Massentest Parallelabrechnung 07/98 Anfang September 98 > Massentest Parallelabrechnung 08/98 > 4 Lasttests Ende September 98 > Produktion auf R/3 1. Etappe - HR-Migration

12. Mittwoch, 23. September 1998 14:00 Uhr R/3 wird gesperrt, Beginn Daten löschen 16:00 Uhr R/2 wird gesperrt, Simulationsmodus 18:00 Uhr Migrationssystem wird aus SAPL aktualisiert Donnerstag, 24. September 1998 08:00 Uhr Datenreorganisation im Migrationssystem 16:00 Uhr Export der Objekte aus R/2 Ablauf Migration HR

13. Freitag, 25. September 1998 Früh Import des Objektes PLOG mit DB-Fehler Probleme durch Parallelimport in MD 010 und 040 Mittag Beginn des Imports aller Objekte Laufzeit netto ca. 14 Stunden Samstag, 26. September 1998 11:00 Uhr Beginn der Nachbereitungen (Aufbau abgeleiteter Funktionen, Zeitwirtschaft) 13:00 Uhr Kurz-Test in der Fachabteilung Montag, 28. September 1998 Test in der Fachabteilung und Freigabe des Systems Dienstag, 29. September 1998 07:00 Uhr Produktionsbeginn im R/3 Ablauf Migration HR

14. über 5000 Personalstämme Organisationsstruktur mit 180.000 Sätzen Gesamtlaufzeit ca. 20 Stunden (davon 14 Stunden Import ins R/3) Datenvolumen ca. 1,3 GB 3 Arbeitstage kein Dialog möglich 150 Reports aus R/2 umgesetzt Kennzahlen der Migration HR

15. Aktivitäten in Zahlen Kernteam Projektgruppe : 6 Personen, davon 2 DV-Projektgruppe Bereich P : 10 - 11 Mitarbeiter Bereich P : 34 Zeitbeauftragte : 61 Geschäftsstellenleiter : 9 sonstige MA : 10 Schulung : 4 h pro Mitarbeiter Bereich P Schulung Zeitbeauftragte : 4 x 4 h insgesamt Arbeit an Sonnabenden : 12 x, ca. 6 h, 3 - 8 Personen Umzusetzende Reports : 278 (R/2) 155 (R/3) (Plan 183) Mengengerüst Migration : MA-Daten von 5097 Personen Dauer der Migration : 3 h Entladen R/2 und FTP, 14 h Import R/3

16. Lohnabrechnung für 1600 Personen ca. 1 Stunde Zeitabrechnung für 1000 Personen ca. 30 Minuten Benutzer 50 - 60 parallel bis zu 100 Spitze Antwortzeiten (Schnitt Januar) 619,0 ms bei 250.000 Dialogschritten Datenbankgröße 9/98: 18,3 GB 1/99: 19,1 GB Kennzahlen des HR-Betriebs

17. 2. Etappe - BWSoll - Konzept Investitionscontrolling

18. Soll - Konzept Investitionscontrolling

19. Soll - Konzept Projekte

20. Investitionscontrolling im SAP R/3 Die gesamte Bauprogrammbearbeitung von ESAG kann im SAP-R/3-Standard durch Nutzung der Module CO, PS und IM erfolgen. 1. Übernahme R/2 - Aufträge => R/3 - Aufträge mittels Migrationstools, Aubau einer Zuordnungstabelle zur Änderung der Kontierung in MM- und FI-Belegen bei Migration 2. Maschineller Aufbau der Technischen Vorhaben als R/3-Projekte als technische Sicht, bestehend aus PSP-Elementen (kaufmännische Sicht) im SAP R/3 3. Maschinelle Abrechnung der R/3-Aufträge an R/3-PSP-Elemente => Zusatzaufwand: 20 Beratertage Abbildung ESAG-Preistabelle T284p in SAP R/3-Standardobjekten => Zusatzaufwand: 7 Beratertage

21. SAP R/2 steht ONLINE bis zum Geschäftsjahresabschluß 2000 zur Verfügung Gewährleistung eines konsistenten Datenbestandes im SAP R/3 nur bei Übernahme des kompletten Datenbestandes im SAP R/2. Gesamt R/2-Belege 2.181.272 RM: Bestellungen (< 01.01.96) 6.634 RK: Aufträge (Status A) 335.696 mit Kostenartensummen und Einzelposten Kalkulationen (< 31.12 . 97) RF: Belege 441.305 Situation im SAP R/2

22. Einkaufsbelege im R/2 sind nicht reorganisierbar weil: Rechnungen zu Bestellungen nicht bestellbezogen gebucht wurden Kostenstellen reorganisiert wurden, in Bestellungen sind diese Kostenstellen allerdings enthalten (Reihenfolgefehler des Reorgs) Aufträge den Status „abgeschlossen“ tragen dadurch kann kein Lösch-KZ in die Bestellung eingegeben werden. Reorganisation - Zustand SAP R/2

23. Problemlösung nach der Migration: Programm entwickeln, das über definierte Kriterien Lösch-KZ in die Bestellbelege schreibt (hartes DB-Update) notwendiges Vorgehen im R/3 setzen des Endlieferungs- bzw. Endrechnungs-KZ in Einkaufsbelegen als periodische Aufgabe der Fachabteilung konsequente Anwendung der Archivierungskonzepte der SAP in der vorgegebenen Reihenfolge der Objekte Reorganisation - SAP R/3

24. MandantenlandschaftJanuar/Februar/März 99 EE1 - Entwicklung TE1 - Test/Schulung PE1 - Produktion 010 Customizing 010 ESAG 013 Test 015 Migration Testmigrationen SAPM - Migration

25. MandantenlandschaftApril / Mai / Juni1999 EE1 - Entwicklung TE1 - Test/Schulung PE1 - Produktion 010 Customizing 010 ESAG 010 ESAG 015 Migration 013 Test 016 Migration 017 Migration 015 ESAG 018 Migration 019 Migration Migration SAPM - Migration

26. Sonnabend, 26.06.1999, 18:00 Uhr Beratung des Lenkungsausschuß Sonnabend, 26.06.1999 - Sonntag, 27.06.1999 Export der Objekte aus R/2, ca. 74 Stunden, Vorbereitende Arbeiten im SAP R/3 Montag, 28.06.1999 - Mittwoch 07.07.1999 Import der Objekte ins SAP R/3, MD 010, Mittwoch, 07.07.1999, 16:00 Uhr Prüfung des Migrationsergebnisses durch die Fachbereiche Freigabe Datensicherung Donnerstag, 08.07.1999 Produktivstart. 7:00 Uhr Ablauf Übernahme Produktivdaten

27. Mengengerüst Stammdaten und Bewegungsdaten - bei Migration übernommen

28. Wie Weiter (noch 8 MD mit 9 BK) 1. Pause bis 02.09.1999 für Migration, aber Einführung SAP R/3 für ein Stadtwerk (08/99 - 11/99) 2. Im Abstand von 14 Tagen zwei Produktivmigration von jeweils 2 Mandanten (25./26.09. + 9./10.10.) 3. 28 Tage Nacharbeiten für 4 Mandanten 4. Weiter Termine: 6./7.11. - 2 Mandanten mit 3 BK 20./21.11. - 2 Mandanten

29. Schlußfolgerungen aus der Migration 1. Beschränkung von Änderungen im R/2-System nach Erarbeitung des Migrationskonzeptes R/3 auf ein Mindestmaß 2. harte Sychronisation der Pflege beider Systeme 3. Entscheidung über umzusetzende kunden- eigener Reports/Auswertungen erst nach Vorlage Sollkonzept und Qualifizierung im R/3 4. Aufwände für Prüfung im R/3-System hoch genug einplanen

30. Schlußfolgerungen 5. Schnelle Qualifizierung der Mitarbeiter zur Beherrschung der neuen Technologie (DV und Fachbereich) incl. Planung der Aufwände und Einarbeitungszeiten dafür 6. Frühzeitig Reorganisation im R/2 planen und realisieren 7. bessere Kapazitätsplanung für erwartete Druckzeiten im Projekt (Urlaub)

31. Ausblick 1. 06.03.2000 Kick Off zur Einführung von IS-U Aufbau eines integrierten Systems V 4.5.1 Produktivsetzung zur Bearbeitung Sonderkunden 31.01.2001 ESAG und 6 StW Tarifkunden ESAG 30.06.2001 Tarifkunden StW 30.09.2001 2. Einführung Ergebnis- und Markt- segmentrechnung CO-PA 31.12.2000 3. EURO-Hauswährungsumstellung im 1. Halbjahr 2002 4. ...

32. SAP R/3 - Systemlandschaft Datenbankebene MVS OS390 DB2 ORACLE CPX C2000 LPAR DREWAG SYS 5 IBM 9672 Prod.-LPAR SYS 3 IBM 9672 Test/Entw.-LPAR SYS 4 CG1 EE3 PE1 PE2 EE1 EE2 ED1 PD1 R3T R3T PZ1 TE1 TE2 QD1 Applikationsebene:Windows NT CG1 14 EE3 13 PE1 01 PE2 03 EE1 04 EE2 06 ED1 11 PD1 09 System-ID R3PE12 PZ1 08 R3PD11 R3xGx1 R3EE1 TE1 05 TE2 07 QD1 12 Instanz-Nr. PE1 PD1 Servername R3T 00 R3T 00 R3PE21 R3xEx1 R3xD11 R3PE11 R3PD12 System-ID1. Stelle: T...Test 3. Stelle: 1...BW E...Entwicklung 2...HR P...Produktiv 3...IS-U Q...Qualitätssicherung 2. Stelle: E...ESAG D...DREWAG Z...SW Zittau PE1 PD1 R3TEST R3ENTW R3PE13 R3PD13