Leitfaden zum Thema: „wie Plane ich ein Event ?“

1. Leitfaden zum Thema:„wie Plane ich ein Event?“ Madrassatul-ilm

2. Wichtig!! !Frühzeitig Planen!Am besten 6 Monate im Voraus! Unter diesem Link, findest du als Team Leiter wichtige Infos. http://leistungsteam.de/voraussetzung%20teamarbeit.htm Madrassatul-ilm_Leitfaden_Wie plane ich ein Event

3. Vorab … Wer organisiert die Veranstaltung? • Studenten • Schüler • Agentur • Andere.. >>>>>>>>Aufruf freiwilliger Helfer!<<<<<<<<< Wichtig! Erst ein Team zusammenrufen, dann die Teams selbst einteilen. Madrassatul-ilm_Leitfaden_Wie plane ich ein Event

4. wichtige Fragen klären Nun steht das erste Treffen an! Diese Punkte sollten geklärt werden: • Ziele: Was will man mit der Veranstaltung erreichen? • Art: Was für eine Veranstaltung soll durchgeführt werden? • Termin: Wann soll das Event stattfinden? • Ort: Wo wird die Veranstaltung durchgeführt? • Finanzierung: Wie soll die Veranstaltung finanziert werden? Madrassatul-ilm_Leitfaden_Wie plane ich ein Event

5. Teamarbeit • Orgateam • Finanzteam • Referetenteam • Catering • Dekoteam • Aufbauteam • Technikteam • Kinderbetreuung • Werbeteam • Ausstattungsteam • Nachbearbeitungs-Team Nachdem ihr zu allen Fragen Meinungen ausgetauscht habt, solltet ihr mit allen Mitglieder, die Gruppen vorstellen und einteilen. Madrassatul-ilm_Leitfaden_Wie plane ich ein Event

6. Termin & Ort: Orgateam TERMIN: • Bevor der Tag festgelegt wird, solltet ihr euch erkundigen, ob an eurem Wunschtermin noch andere Organisationen eine Veranstaltung haben. • Wer wird sich umhören/erkundigen? HALLE/ ORT • Halle/ Ort sollte gut erreichbar sein. • Nicht zu groß sein. • Wer organisiert die Halle? • Wer wird am Tag der Veranstaltung für die Halle verantwortlich sein? • Müssen Versicherungen abgeschlossen werden? (Unfall – Veranstalterhaftpflicht – Genehmigungen- …?) Madrassatul-ilm_Leitfaden_Wie plane ich ein Event

7. Finanzierung: Finanzteam • Selbstfinanzierung • Durch Sponsoren Tipp: http://www.spendenbeleg.de/sponsorenanschreiben/muster/ • Durch Eintritt und Verkauf • Sollen Verkaufsstände angeboten werden? • Vermietet werden? Gleich zu Anfang solltest du dir klar machen: Willst du in dein Fest investieren, daran verdienen oder kostendeckend arbeiten? Wenn du auf Null herauskommen möchtest, stelle eine einfache betriebswirtschaftliche Rechnung auf: Ausgaben gleich Einnahmen. Bei einer Feier verdienst du am meisten über Getränke. Die Eintrittspreise gehen in der Regel für Gagen und Mieten drauf. Aber die Leute zahlen sowieso lieber für ein Getränk als für einen Stempel. Wenn du also die Eintrittspreise niedrig hältst und das Getränk dafür um 50 Cent teurer machst, kommt am Ende mehr dabei heraus. Madrassatul-ilm_Leitfaden_Wie plane ich ein Event

8. Referenten: Referententeam (1) • Wahl des/der Referenten • Einladung des/der Referenten • Themen-Vorschlag für den Referenten (genaue Definierung) • Begleitperson(en) des/der Referenten • Aufenthaltsort des/der Referenten • Moderator Madrassatul-ilm_Leitfaden_Wie plane ich ein Event

9. Referenten: Referententeam (2) Egal, welcher Referent – wichtig ist, dass ihr mit ihm im Vorhinein abklärt, was ihr euch vorstellt: • Wie lang soll der Vortrag sein (länger als eine Stunde hält kein Zuhörer durch), sollen Medien dazu eingesetzt werden, was ist die Zielgruppe, wie wünscht ihr euch die Ausrichtung (Anfänger oder Fortgeschrittene?) • Zudem ist es wichtig den Referenten mind. 3 mal gehört zu haben, um ein klares Bild von ihm zu haben. Madrassatul-ilm_Leitfaden_Wie plane ich ein Event

10. Referenten: Referententeam (3) Referentenbegleitung: • Wer ist dafür zuständig, d.h. wer holt den Referenten ab und bringt ihn später wieder zum Bahnhof? • Wer sitzt in der Veranstaltung vorn, begrüßt die Leute, stellt euch, das Thema und den Referenten vor und moderiert eine anschließende Diskussion? • Ein Gastgeschenkt für den Referenten eine schöne Geste. • Unterbringen vom Referenten: • Hotel Pension Privat • Sonstige __________________________ • 1 Zimmer • Anzahl Doppelzimmer _______________ • Anzahl Einzelzimmer ________________ • Mindestgröße ______________________ • Garage Parkplatz • 2 Konditionen • Anreise ___________________________ • Abreise ___________________________ • Check-in von _______________bis ___________________________Uhr • Check-out von _____________ bis ____________________________ Uhr • Buchung durch _____________________ Madrassatul-ilm_Leitfaden_Wie plane ich ein Event

11. Catering • Wer wird Kochen und für wie viele Personen? • Wer hilft dem Koch? (Tabelle erstellen und eintragen lassen) • Muss etwas vorgearbeitet werden? (Z.B Salat waschen, einen Tag davor Fleisch würzen, ...) • Was muss besorgt werden? (Z.B. Zutaten, Tassen, Teller, Besteck, Servietten, …) • Kuchen und Salatspenden (Tabelle erstellen und aushängen) • Wer baut den Verkaufstand auf? • Wer verkauft (an eine Kasse + Wechselgeld denken) • Wie viele Personen werden vor Ort noch benötigt? (Tabelle erstellen und eintragen lassen) • Sollen Kuchen und Getränke angeboten werden? • Wenn ja, welche Art und was muss besorgt werden?(Kaffee, Tee, Thermoskanne, Wasserkocher, Kaffeemilch, Zucker…) • Sollten Süßigkeiten für Kinder angeboten werden? • Wer übernimmt den Einkauf? • Hat die Halle die Möglichkeit zum Kochen? Madrassatul-ilm_Leitfaden_Wie plane ich ein Event

12. DekoTeam • Wie soll die Deko aussehen? • Wer kauft die Deko ein? • Was muss eingekauft werden und was ist bereits vorhanden? • Sollen noch Motivationskarten erstellt werden? • Platzkarten? • Muss Vorarbeit geleistet werden? (z.B. Servierten falten etc.) • Dekoteam muss für den Veranstaltungstag 2-3 Std. Zeit vor der Veranstaltung einplanen. • Werden Helfer benötigt? (Tabelle erstellen und aushängen) • Wer bleibt bis zum Schluss und sammelt die Dekoration wieder ein? • Was muss dekoriert werden? (Kinderbereich, Gästebereich, Bühne, ...) Tipp: Denke praktisch! Kaufe die Deko so, dass du diese bei der nächsten Feierlichkeit wieder verwenden kannst. Zudem ist es auch umweltfreundlicher! Madrassatul-ilm_Leitfaden_Wie plane ich ein Event

13. AufbauTeam • Tische und Stühle aufbauen • Mülltüten bereitstellen • Einen genauen Plan haben, wo welche Tische und Stühle stehen sollen • Gebetsraum oder ähnliches in den Aufbau miteinplanen • Ca. 2-3 Std. vor der Veranstaltung Madrassatul-ilm_Leitfaden_Wie plane ich ein Event

14. TechnikTeam • Wenn ihr mit wirklich vielen Leuten rechnet, solltet ihr eine Mikrofonanlage haben. Falls nicht, wirkt ein Mikro oft eher lächerlich. Die meisten Referenten brauchen allerdings einen Beamer (dafür auch an den Laptop, ein Akku, ein Verbindungskabel denken!). In allen Technikfragen ist entscheidend, dass ihr jemanden dabei habt, der sich damit auskennt! • Auch sollte das Technikteam daran denken 2-3 Stunden vor den Gästen zu kommen, und nach der Veranstaltung alles wieder abzubauen und zurückzubringen. • Wer mietet die Geräte und wer holt bzw. bringt sie wieder zurück? Madrassatul-ilm_Leitfaden_Wie plane ich ein Event

15. Kinderbetreuung • Welche Angebote sollen gemacht werden? • Welche Schichten sollen angeboten werden und wie viele Personen werden zur Unterstützung benötigt? (Tabelle aushängen) • Was muss noch besorgt werden? • Welche Stationen sind kostenpflichtig? Wie Teuer sind sie? (Kasse und Wechselgeld nicht vergessen) • Wer baut die Stationen auf? • Wer sammelt das Material wieder ein? Madrassatul-ilm_Leitfaden_Wie plane ich ein Event

16. Werbeteam • Teilnehmer: Wer soll daran teilnehmen? • Werbemaßnahmen: • Selbst erstellt • Durch eine Agentur • Termin-Herstellung • Termin-Versand • Evtl. Logo nicht vergessen • Direktwerbung per E-Mail • Direktwerbung per Post • Veröffentlichung Internet • Veröffentlichung sonstige • Mundpropaganda • Sponsoren • Plakate • sonstige Werbung • Presse? Madrassatul-ilm_Leitfaden_Wie plane ich ein Event

17. Ausstattungsteam • Drucksachen: • Hergestellt von … • Einladung • Programm • Briefpapier • Umschläge • Namensschilder • Ansteckschilder • Tischschilder • Referentenschilder • Ausschilderung • Banner • Briefe anfertigen für V.I.P.-Gäste Madrassatul-ilm_Leitfaden_Wie plane ich ein Event

18. Abbauteam • Tische, Stühle wegräumen • Mülltüten • Küche muss sauer sein • Boden wischen • Sauberes WC; ist alles zum Putzen vorhanden? • Reste; wohin damit? • Pfandflaschen; wer kann sie transportieren? Madrassatul-ilm_Leitfaden_Wie plane ich ein Event

19. Weiteres Vorgehen AL hamdulillah, nun habt ihr es geschafft! Eure erste Sitzung war erfolgreich! • Jetzt sollen sich die verschiedenen Gruppen untereinander treffen, um alle Details zu besprechen und diese euch dann beim nächsten Treffen vorzustellen. • Am besten ihr erstellt eine gemeinsame Tabelle mit Schichten und Aufgaben, so das die freiwilligen Helfer alles im Überblick haben und sich nach belieben eintragen können. Madrassatul-ilm_Leitfaden_Wie plane ich ein Event

20. Zu Beachten! • Damit alle Mitwirkende ihre Motivation an der Arbeit nicht verlieren, sollten immer alle gleicher Maßen informiert werden. • Hier eignet sich eine geschlossene Online-Gruppe optimal. • Wie du bereits gemerkt hast, bist du auf viele Gruppenmitglieder angewiesen. • Es würde nur Chaos und Unzufriedenheit entstehen, wenn die einzelnen Gruppen ohne Überblick vom anderen Geschehen arbeiten. • Es ist einfacher wenn alle den Überblick haben und keiner dem anderen seine Aufgabe wegnimmt und so auch eine Basar-Ähnliche Struktur vermieden wird. • Auch vermeidest du damit eine ständige Diskussion mit den verscheidenden Teams, zu Themen die bereits geklärt und besprochen wurden! • Online kann auch der nächste Termin zur Vorstellung der Ergebnisse der verschieden Teams festgelegt werden. Madrassatul-ilm_Leitfaden_Wie plane ich ein Event

21. 2. Treffen MaschaAllahalle Teams waren fleißig am arbeiten :) Nun seht auch schon die zweite Sitzung fest. • Ein Protokoll von den Ergebnissen wird geführt, damit auch Teammitarbeiter die verhindert waren auf dem aktuellen Stand sind. • Heute werden die Resultate der Teams besprochen und sich geeinigt, ob alles so umgesetzt werden kann oder noch Verbesserungs-Vorschläge vorhanden sind. • Auf dem Plan steht ein genauer Programmverlauf festzulegen, damit das Werbeteam und das Ausstattungsteam ihre Arbeit antreten können. • Auf jeden fall sollte ein Alternativprogramm und ein Notfallprogramm besprochen werden! Madrassatul-ilm_Leitfaden_Wie plane ich ein Event

22. Programm • Motto/Leitspruch ________________________________ • Rahmenprogramme Zeit Inhalt Akteure Verantwortlicher • Hauptprogramm • Einleitung • Höhepunkt • Schlussteil • Einzelaktionen • Aktion 1 • Aktion 2 … • laufende Aktionen • Aktion 1 • Aktion 2 … • Highlights • Alternativprogramme • Notprogramm Madrassatul-ilm_Leitfaden_Wie plane ich ein Event

23. Letztes Treffen Der Countdown läuft.. Nun solltet ihr euch ein letztes Mal vor der Veranstaltung treffen. • Heute kann jedes Team seine endgültige Entwürfe, Tabellen der Helfer etc. vorstellen. • Offene Fragen sollten heute geklärt werden. • Zeitplanung sollte festgelegt werden. • Wie die verschiedenen Gruppen zum Veranstaltungsort kommen, ob noch Hilfe benötigt wird,…? • Wer wird Fotos machen? • Wer holt den Schlüssel für die Halle? • Wer übernimmt den Eintritt? Madrassatul-ilm_Leitfaden_Wie plane ich ein Event

24. Tag der Veranstaltung Aufgabe des Orgateams: • Jetzt solltet ihr den Schlüssel besorgt haben und euch mit ausreichend Zeitpuffer vor Veranstaltungsbeginn treffen, um die letzten Punkte zu besprechen: • Sind genügend Stühle da? • Tische? • Technik? • Flasche Wasser für den Referenten? Der Referent selbst? • Habt ihr Flyer ausgelegt mit zusätzlichen Infos oder Werbematerial? Madrassatul-ilm_Leitfaden_Wie plane ich ein Event

25. Nachbearbeitungsteam • Presseinfo; Dankesschreiben an die Sponsoren http://www.spendenbeleg.de/dankesschreiben/ Spendenbeleg: http://www.spendenbeleg.de/zuwendungsbescheinigung/ • Fotogalerie im Internet; Angebotsversand • Teilnehmerauswertung; Fotoversand an ausgewählte Beteiligte • Um bei der nächsten Veranstaltung die gleichen Fehler zu vermeiden, solltet ihr auf jeden Fall eine Nachbesprechung machen. Madrassatul-ilm_Leitfaden_Wie plane ich ein Event