Sauvegarde, archivage et sécurisation des fichiers

1. Sauvegarde, archivage etsécurisation des fichiers

2. Différence entre les termes enregistrement – sauvegarde - archivage • Enregistrement : mise en mémoire (perte du travail en cas de coupure de courant) • Sauvegarde : duplication et mise en sécurité des données pour restaurer en cas de problème (copie temporaire) • Archivage : procédé de conservation des données fiable et fidèle dans le temps (copie permanente)

3. Qu’est-ce que la gestion électronique des documents ? Ensemble de techniques permettant d’organiser, de gérer et de distribuer sous forme électronique l'ensemble des documents et informations INTERNES et/ou EXTERNES de l’entreprise.

4. Quelles sont les sources de documents ? • Les documents peuvent être : • Des documents électroniques par nature. • Des documents papier transformés par numérisation en documents électroniques.

5. textuels images audio vidéo courriels Internet Intégrer des documents électroniques dans le système Intégrer des documents dans le système GED On peut intégrer dans le système de GED des documents électroniques par nature issus des applications informatiques de l’entreprise : sous format texte sous toutes les autres formes de fichier électronique (vidéo, son, image…) multimédia Disque dur compression

6. Les formats de fichiers

7. Entrer des documents non électroniques dans le système Entrer des documents dans le système GED Acquérir par numérisation Il s’agit de tous les documents que l’entreprise utilise et qui ne sont pas des documents électroniques. Ils sont numérisés et dématérialisés. Acquérir par numérisation Acquérir par numérisation

8. Organiser l’accès aux documents du système On doit pouvoir trouver facilement et rapidement les documents pour les utiliser en fonction des besoins de l’entreprise. Métadonnées Plan de classement ou arborescence

9. Les métadonnées Ensemble structuré d’informations servant à décrire une ressource ex : date, auteur, titre, mots clés…

10. Exemple de métadonnées dans MS Office Renseignement des métadonnées par le menu : Fichier – Propriétés Possibilité de demander lors de l’enregistrement du document : Outils – Options – Enregistrement /Général– Demander les propriétés du document

11. Exemple de métadonnées dans un logiciel photo Caractéristiques de l’appareil photo et de la prise de vue (marque, objectif, focale, vitesse, date, heure…) Données non modifiables Mots clés à saisir par l’utilisateur Données modifiables

12. Bien nommer les fichiers • choisir un nom suffisamment explicite • éviter les caractères accentués, les signes de ponctuation, les espaces (préférer _ ) • si dates, utiliser la date américaine 4 mars 2008  20080304 • identifier clairement les différentes versions d’un même document

13. Classer les documents dans une arborescence Il faut ensuite classerles documents dans une organisation de dossiers informatiques qui constitue l’arborescence des dossiers et fichiers. Classer dans une arborescence

14. Classer les documents dans une arborescence Exemple de l’archivage du courrier départ et arrivée dans une communauté de communes

15. Stocker les documents et les protéger Stocker et protéger les documents Parefeu Anti virus Serveur avec mot de passe Entreprise spécialisée en stockage Ou dans l’entreprise Les documents indexés et classés sont stockés dans des serveurs de stockage qui doivent être protégés des virus, des erreurs de manipulation, etc.

16. CD / DVD / BluRay (Sony, Philips) ou HD DVD (Toshiba – support abandonné) Disque dur Cartouche / Bande Capacité : CD 700 Mo DVD 4 à 16 Go Blu Ray 54 Go HVD (futur) > 1 To Durée de vie : CD et DVD gravés 2 à 5 ans Blu Ray 50 ans Capacité : 40 Go à 1 To Durée de vie : 100 ans en théorie 20 ans maximum en pratique Capacité : en moyenne de 400 Go à 1,6 To Durée de vie : environ 30 ans Les supports de stockage (1-2)

17. Sauvegarde en ligne Clé USB Autres critères de choix : . vitesse de sauvegarde . fiabilité du support . coût . facilité d’accès aux données Capacité : illimitée Durée de vie : limitée à la durée de l’abonnement Capacité : de 64 Mo à 12 Go Durée de vie : en théorie 10 ans mais support peu fiable Unités de mesure de la capacité (en caractères) : 1 Ko = environ 1 millier 1 Mo = environ 1 million 1 Go = environ 1 milliard 1 To = environ mille milliards Les supports de stockage (2-2)

18. La conservation des supports • Vérification, à intervalles réguliers, de l’état des informations • Nécessité de double sauvegarde (le disque dur externe est actuellement le support le plus fiable) • Renouvellement régulier des sauvegardes

19. Alimenter  les bases de données de l’entreprise « Alimenter » les bases de données de l’entreprise Tous les documents indexés, classés et stockés enrichissent les bases de donnéesdes applications logiciellesadministratives, techniques, commerciales et comptables de l’entreprise.

20. Mots clés des moteurs de recherche. Opérateurs Utiliser des documents dans l’entreprise Pour pouvoir utiliser le système GED, les salariés de l’entreprise doivent pouvoir chercher, trouver facilement et rapidement les différents documents électroniques en utilisant

21. Exemple : Recherche de mots clés dans MS Office • Par le menu : • Fichier – Rechercher – Recherche avancée • Propriétés : mots clés, nom du fichier, sujet… • Condition : mot exact ou contient le mot • Valeur : une à plusieurs • Opérateurs et/ou • Emplacement • Types de fichiers

22. Le travail collaboratif Accès aux données et sécurisation L’accès aux données est sécurisé par des mots de passe et des droits ou restrictions particulières Droit de lecture Données protégées Droit d’écriture & de lecture Entreprise spécialisée en stockage

23. Un format sécurisé : le PDF Le logiciel adobe acrobat édite les textes au format PDF sécurisé à des fins d’archivage en apposant une signature numérique aux documents

24. Norme NF Z42-013 sur l’archivage électronique • Garanties : • Pérennité  conservation très longue • Intégrité  contenu non altéré ou modifié • Sécurité confidentialité, absence de danger • Traçabilité localisation, historique

25. Norme NF Z42-013 sur l’archivage électronique • Buts de la norme • Parer aux risques d’obsolescence (support détérioré, logiciel ou matériel de lecture disparu…) • Parer aux risques de contentieux • Créer un état en matière d’archivage électronique

26. La durée de conservation des supports

27. Exemple d’un logiciel de GED Source http://www.novaxel.tm.fr/

28. A voir sur le web http://www.formulary-france.com/details_formarchives.html http://www.xamance.fr/