Smart bruk av Vortex til møter, samhandling/samarbeid mm Astrid Jenssen Webseksjonen

1. Smart bruk av Vortex til møter, samhandling/samarbeid mm Astrid Jenssen Webseksjonen

2. Agenda • Bruk av nettsidene til møter og møtedokumenter (innkalling, referater, oversikt over møter, sakspapirer, kalendervisning mm) • Redigering og deling av Office-dokumenter i Vortex • Dele dokumenter, arbeidsflyt, send dokument til gjennomlesning

3. Møter og møtedokumenter • Hvorforbrukenettsidenetilmøter? • Hvordangjør du det? • Eksemplerpåbruk • Oppsummering • Oppgaver

4. Hvorforbrukenettsidenetilmøter? • All informasjon om møtene tilgjengelig på ett trygt sted • Ikke spredd på e-post, hjemmeområder, ulike fellesområder, egen maskin og nettsider • Enklere å finne det du er på jakt etter • Søk i alt (åpent og lukket) • Enkelt å oppdatere • Tilgjengelig fra hvor som helst når som helst

5. Hvorforbrukenettsidenetildette? (forts.) • Fleksibel tilgangskontroll • Ettersporbarhet • Sist endret oversikt, versjonering • Mindresårbart (hvisdetutenkeligeskulleskje)

6. Hvordan gjør du det? • Innkallingerog referater • Oversikt over møter • Sakspapirerogarbeidsdokumenter • Avklarplasseringavdokumentene • HvorpåUiOsnettsted, eks interne møter under for-ansatte • Kontaktlokalnettredaktør for tilgang

7. Hvordan gjør du det? (forts.) • Mappetype = arrangementsliste • Agenda og referat = arrangementsmal • Samme dokument for agenda og referat • Skriv referat direkte på møtet • Raskt tilgjengelig etter møtet • Innkalling neste møte – ta kopi av forrige og rediger

8. Eksemplerpåbruk • Uformelt møteorgan • Formelt møteorgan

9. Oversikt over møter Eks https://www.usit.uio.no/om/it-dir/it-ledernettverk/moter/

10. Innkalling og referater Eks: https://www.usit.uio.no/om/it-dir/it-ledernettverk/moter/2013/130130/

11. Sakspapirer og arbeidsdokumenter Eks: https://www.usit.uio.no/om/it-dir/it-ledernettverk/moter/2013/130130/sakspapir/

12. Eks. uformeltmøteorgan

13. Eks. formeltmøteorgan

14. Oppsummering • Opprett en arrangementliste for møter • Brukarrangementsmal for åpublisereinnkallingogreferat • Benyttsammedokumenttilbådeinnkallingogreferat • Opprett en vanligmappefor sakspapirerogarbeidsdokumenter

15. Oppgaver • Fordel mappene under http://www.vortex-demo.uio.no/lynkurs-2013/ • Opprett to årstallsmapper (arrangementsliste), hhv 2012 og 2013 • Flytt agenda/referat-dokumentene til hver sin mappe • I 2013-mappa, opprett to nye arrangementer. Bruk datoer slik at det ene møte er avholdt og det andre er kommende. • I 2013-mappa, opprett mappe for vedlegg og flytt word-dokumentet dit • Sjekk opplisting og kalender på førstesiden i møtemappa. Gjør evt om på noen av innstillingene ved å redigere mappa. • Hvis ferdig: ”lek med” ulike innstillinger på møtemappa ved å redigere mappa

16. Redigering og deling av Office-dokumenter i Vortex • Rediger-lenke direkte i dokumentlistingen i Vortex (gjelder bruk av Windows og IE) • Dokumentet låses når man åpner i Office-programmet • Andre ser hvem som har låst dokumentet • Låses opp når man lukker officeprogrammet/dokumentet • Dokumentet oppdateres automatisk i Vortex hver gang man lagrer

17. Rediger-lenke for office-dokumenter

18. Dele dokumenter, arbeidsflyt, send dokument til gjennomlesning • Formell arbeidsflyt med godkjenning • Skreddersydd funksjonalitet for saksgang etc • Endringer må godkjennes før publisering • Rettighet: ”bare les og skriv (ikke publiser)” gir brukeren ”send til godkjenning-knapp” i stedet for ”publiser-knapp” • Anbefales kun der det er behov for ekstra streng redaksjonell kontroll, for eksempel HMS-rutiner • ”Enkel” arbeidsflyt ved bruk av generell funksjonalitet i Vortex http://www.uio.no/tjenester/it/web/vortex/hjelp/admin/rettigheter/godkjenning/

19. Enkel arbeidsflyt – tips • Flere kan jobbe på samme dokument, låses når noen jobber på dokumentet • Bruke rettigheter for å åpne/lukke, styre hvem kan lese, skrive, administrere • La andre se over upublisert før det publiseres • Publisering/avpublisering av mapper og dokumenter • Lage arbeidsversjon

20. Enkel arbeidsflyt – tips II • Enkelt å oppdatere • Alt på ett sted, tilgjengelig overalt • Oversikt over versjoner og sist endret • Kan bruke funksjonaliteten i Word, eks ”egenskaper” (home/prepare/properties) – se hvem som har opprettet, endret, nettadresse til dokumentet etc

21. Info om dokumentet

22. Mer informasjon • Hjelp og veiledninger til Vortex • http://www.uio.no/tjenester/it/web/vortex/hjelp/ • Nettpublisering ved UiO - veiledninger, skrive for nett, bilder på nett, med mer • http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/nettpublisering/ • Kontaktpunkter • Lokal nettredaktør • Vortex-hjelp@usit.uio.no

23. Takk for at du deltok på Lynkursdagene! • For å bli bedre, må vi ha tilbakemeldinger, så fyll ut evalueringsskjemaet som enten ligger på plassen din eller ved døra. • Skjemaet kan leveres på standen i første etasje, hvor det også er belønning å få, eller du kan la det ligge igjen i rommet, så blir det samlet inn.