Workshop: „Tipps und Tricks zum Einsatz von SAP in der Instandhaltung“

Workshop:„Tipps und Tricks zum Einsatz von SAP in der Instandhaltung“ 10. mySAP Instandhaltungs- und Servicemanagement-Kongress13.-16.09.2005 in Berlin

Zur Person • 1988 – 2001 bei der SAP AG, Walldorf • 10 Jahre PM/CS-Beratung in mehr als 60 Kundenprojekten • 3 Jahre Produktmanager für PM/CS • Seit 2001 an der Fachhochschule Würzburg(Fachbereich Informatik/Wirtschaftsinformatik) • Schwerpunkt industrielle Standardsoftware • Labor für industrielle Standardsoftware • Praktikumsbeauftragter • Mitglied des Vorstandes und Arbeitskreisleiter PM/CS/CRM der DSAG • http://www.liebstueckel.com • karl@liebstueckel.com

Wer bin ich? • Ich heisse …. • Ich komme von der Firma … • In meiner Firma wird das PM eingesetzt seit … • Ich selbst kenne das PM … • Ich gehe zufrieden vom Workshop nach Hause,wenn …

Woher kommen die Fragen? • Von Ihnen vorher eingereicht • Aus vorherigen Workshops • Bei Kongressanbietern • Im Rahmen des DSAG Arbeitskreises Instandhaltung und Servicemanagement • Aus der DSAG-Newsgroup • Eigene Erfahrungen

Themen • Benutzer (un) freundlichkeit • Allgemeines • Anlagenstrukturierung • Abwicklung von IH-Maßnahmen • Vorbeugende Instandhaltung • Abwicklung von Fremdleistungen • Ersatzteilmanagement • Instandhaltungscontrolling

Benutzerfreundlichkeit • Frage: Warum ist dieses Thema gerade in der Instandhaltung so wichtig? • Anwort: die typischen Benutzerprofile • Wenig Erfahrung im Umgang mit EDV • Extremfall: noch nie vor einem PC gesessen • Soll eigentlich reparieren und keine EDV bedienen • …. • Lösung: Maßnahmen zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit

Benutzerfreundlichkeit Werkzeuge, die das Leben erleichtern und die Komplexität reduzieren: • Variantentransaktionen • Allgemeine Benutzerparameter • PM-spezifische Benutzerparameter • Customizing • Voreingestellte Listvarianten • PM-Informationssystem • Rollen und Favoriten • Vorschalttransaktionen • Easy-Web Transaktionen • Rollenbezogene Portale • … • …

Variantentransaktionen • Transaktion SHD0 • keine Modifikation • bestehende Transaktionen werden kopiert • Feldern werden vorbelegt oder ausgeblendet • Masken werden ausgeblendet • Vorteile: • Maßgeschneiderte Transaktionen für bestimmte Usergruppen • Eigene Transaktionsbezeichnungen (z.B. ZW31) • Einbindung in Rollen oder Favoriten

Allgemeine Benutzerparameter • Vorbelegung von Feldern • Reduzierung des Eingabeaufwandes

PM-spezifische Benutzerparameter

Customizing • Beispiele aus dem Customizing, die zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit beitragen: • Geeignete Suchhilfen • Sichtenprofile Stammdaten • Bildschirmmasken Meldungen • Bildschirmmasken Rückmeldungen • Integration Meldungs-/Auftragsart • Feldauswahl  ausblenden • Vorschlagswerte • Transaktionsstartwerte • …. • ….

Voreingestellte Listen Selektion Listanzeige Listmanipulation Weiterbearbeitung • Einfach- und Mehrfach-selektionen • Intervallselektionen • Operatoren • Selektionsvarianten • Feldauswahl anzeigbarer Felder • Einfachsortierung • Mehrfachsortierung • Summenbildung • Zwischensummenbildung • Ampelfunktionalität • Grafikdarstellung • Filterfunktion • Suchfunktion • Anzeigevarianten • Download • Mailversand • Absprung in das operative DB-Objekt • Massenbearbeitung der operativen DB-Objekte

Web-basiertes Problemhandling … mit Self-Service

Rollenbezogene Portale für das IH-Personal Rückmeldung Aufträge Übersicht Störungen http://www.iviewstudio.com Anlagenstruktur

Schnittstellen • Ausgangspunkt: es gibt eine ganze Menge Software-Lösungen, die möglicherweise mit dem PM gekoppelt werden sollen? • Problem: wie finde ich heraus, ob es für meine Software eine von SAP zertifizeirte Schnittstelle gibt? • Lösung: auf dem SAP-Servicemarktplatz unter http://www.sap.com/softwarepartnerdir/

Newsgroup • Problem: Welche Erfahrungen haben die Kunden mit der Reorganisation von Technischen Plätzen? Wir haben noch niemals eine Reorganisation durchgeführt und niemand möchte bei uns die Verantwortung dafür übernehmen. Sind diese Befürchtungen gerechtfertigt? Wie sind die Erfahrungen bei anderen Kunden? • Empfehlung: DSAG-Newsgroup

Einmal-Dokumente • Ausgangspunkt: Es gibt bei uns häufig die Notwendigkeit, im Zusammenhang mit der Abwicklung von Schadensfällen Meldung oder Auftrag mit einmalig vorkommenden Dokumenten (Fax, Photo, Versicherungsmeldung, Unfallbericht etc.) zu verknüpfen. • Problem: Wie kann man SAP-Objekte mit Dokumenten verknüpfen, ohne jedes Mal einen Dokementenstammsatz im DVS anlegen zu müssen (zu umständlich)? • Lösung: Objektdienste „Anlagen“

Objektdienst „Anlagen“ • Anlagen: Einbinden von Elementen in ein SAP-Objekt URL-Links PC-Dateien • Notizen Zeichnungen

Vier-Augen-Prinzip • Ausgangspunkt: Es kommt bei uns häufig vor, dass eine Meldung, ein Auftrag, ein neu angelegter Technischer Platz, ein Equipment oder ein anderes SAP-Objekt von einer anderen Person als dem Erfasser noch mal überprüft werden soll. • Problem: Wie kann einem Kollegen möglichst einfach und automatisiert mitteilen, dass er sich dieses SAP-Objekt einmal ansehen soll? Workflow? • Lösung: Objektdienst „Senden“

Objektdienst „Senden“ • Objektdienst „Senden“: Versenden eines Objektes per SAP-Office und Aufruf des Objekts aus der Inbox heraus Auftrag Inbox

Mails im SAP-System • Ausgangspunkt: Bei uns im Hause wird Outlook als Email-Client genutzt (Anm.: dasselbe gilt für Lotus Notes oder andere Email-Clients). • Problem: Kann ich aus dem Outlook heraus meine SAP-Mails lesen, die z.B. per Workflow oder per Objektdienst erzeugt wurden. • Lösung: SAP-MAPI-Schnittstelle • Outlook nur in den Versionen 98, 2000 und 2002 (OSS-Hinweis 103174)

Die SAP MAPI Schnittstelle • Verknüpfung eines Mail-Clients (z.B. Outlook oder Lotus Notes) mit SAP-Office

Einrichten der SAP MAPI-Schnittstelle 1. Neuer Dienst im Profil„SAP MAPI Service Provider 2. Anmeldung an dem oder den gewünschten SAP-System 3. Konfiguration der Schnittstelle

Pop-Up Fenster • Ausgangspunkt: Texte von Pop-up Fenster enthalten oft Informationen (z.B. Dokumentation zu Customer Exits), die man in gedruckter Form vorliegen haben möchte. • Problem: wie kann man Texte aus Pop-Up-Fenstern drucken? • Lösung:rechte Maustaste (bis 4.6C) bzw. Funktion Drucken (ab 4.7)

Customer Exits • Ausgangspunkt: Für kundenindivuduelle Ergänzungen (z.B. zusätzliche Prüfungen, eigene Felder etc.) stehen Customer Exits zur Verfügung. • Problem: Wie kann man prüfen, welche Customer Exits es für die Instandhaltung gibt? • Lösung: Transaktion SMOD • Stammdaten: ITOB*, IEQM*, ILOM*, IHCL* • Messpunkte/Zähler: IMRC* • Garantien: BG* • Arbeitspläne: CI* • Wartungspläne: IPRM* • Meldungen: QQMA* • Aufträge: IWO*, CNEX*, COZF* • Rückmeldungen: CMFU*, CONFPM* • Informationssystem: MCI*

PM-Workflows • Frage: Welche Standard-Workflows bietet die SAP für das PM-Umfeld an (z.B. Genehmigung/Freigabe von Aufträgen, automatische Benachrichtigung eines Auftraggebers beim Abschluss eines Auftrages) • Antwort: Transaktion OOCU • Equipment und Anlagennummer synchronisieren • Meldungsbearbeitung • Auftragsbearbeitung • Freischaltabwicklung

Massenänderung • Frage: Wird es mal Funktionen geben mit deren Hilfe man in einer Liste Werte ersetzen oder austauschen oder ändern kann? • Antwort: • mySAP ERP 2005: Massenänderung von Kopffeldern Meldungen und Aufträge • Transaktion MASS: allerdings noch keine PM-Objekte angebunden

Vorlage für Klassifizierung • Ausgangspunkt: Wir möchten unsere technischen Objekte klassifizieren. • Problem: Die ist ziemlich großer organisatorischer und Erfassungsaufwand. Gibt es Klassifikationssysteme, die als Vorlage dienen könnten? • Lösung: Eclass http://www.eclass.de • 25.000 Klassen • 3.700 Merkmale • 45.000 Schlagworte

Datenweitergabe bei TP • Ausgangspunkt: Grundsätzlich ist es möglich, Technische Plätze ohne generische Nummer anzulegen. Also z.B. einem TP P0815 einen übergeordeten TP mit der generischen Nummer K1-B01-M zuzuornden. • Problem: Leider funktioniert dabei die Datenweitergabe nicht. Alle Felder stehen auf „Individuell“ und können nicht auf „Vom übergeordenten Objekt“ geändert werden. • Lösung:Beim Anlegen des Technichen Platzes gleich den übergeordneten auf dem Einstiegsbild der IL01 angeben. Wenn zu diesem Zeitpunkt der echte übergeordnete TP noch nicht bekannt ist, einen Dummy-Platz angeben.

TP-Sortierung • Ausgangspunkt: Wir haben technische Plätze im Einsatz, um die Bearbeitungsstationen unsere Fließfertigng abzubilden. Die technischen Plätze haben rein alpabetische Nummern (z.B. das Fließband S01 mit der Bearbeitungsreihenfolge G  S  W  E  K  R  A). • Problem: In der Strukturdarstellung werden die technischen Plätze alphabetisch sortiert (A-E-G-K-R-S-W) und nicht wie gewünscht in der Bearbeitungsreihenfolge. • Lösung: Nutzung der Positionsnummer im Technischen Platz (also z.B. dem technischen Platz G die Positionsnummer 0010, dem technischen Platz S die Positionsnummer 0020 u.s.w.)dasselbe gilt auch für Equipments

Suche nach Stammdaten und Merkmale • Ausgangspunkt: Wir würden bei der Suche nach geeigneten Technischen Objekten gerne Stammdaten und Merkmale verknüpfen, also z.B. suche alle Pumpen im Werk 1000, die eine Förderhöhe von 12 m aufweisen. • Problem: Bis 4.6C ist dies über Transaktionen wie z.B. Listbearbeitung Equipments zwar möglich, aber sehr umständlich und inperformant. • Lösung:ab Rel. 4.7 ist die Suche über die Klassifizierung in die Listbearbeitung (IH08, IE05) integriertTransaktion Ersatzequipment (IE20; ab Rel. 4.7) bzw. Button auf dem Reiter Komponenten im IH-Auftrag

Hersteller und Lieferant • Ausgangspunkt: Für unsere technischen Anlagen gibt es jeweils einen Hersteller, einen Lieferanten und eine Servicefirma. Im Einkauf sind alle als Lieferant angelegt. • Problem: Im Stammsatz gibt es aber nur den Lieferanten. Der Hersteller ist eine freie Eingabe, wird nicht geprüft und deshalb für uns nicht brauchbar. Die Servicefirma können wir gar nicht hinterlegen. • Lösung: Ein Partnerschema, das dem EQ-/TP-Typ zugeordnet wird. Das Partnerschema hat drei Partnerrollen(z.B. HE, LI, SV). Alle Partnerrollen benutzen die Partnerart LI.

Korrektur eines Equipmenteinbaus • Ausgangspunkt: Equipments sind in der Vergangenheit im System auf falsche Technische Plätze eingebaut worden. Dies ist erst später aufgefallen (nach div. weiteren Ein- und Ausbauten) • Problem: gibt es eine Möglichkeit die Einsatzliste nachträglich zu korrigieren? • Lösung: noch keine, SAP arbeitet daran.

Objekte mit Löschvormerkung • Ausgangspunkt: Equipments und Technische Plätze können mit einer Löschvormerkung versehen werden. • Problem: Die Datensätze sind bis zum physischen Löschen noch auf der Datenbak und werden weiterhin in den Listen und in der Strukturdarstellung angezeigt. Kann die Anzeige unterdrückt werden? • Lösungsvorschlag:1) Für Listen: Listvariante definieren mit Status exclusive LÖVM2) Umhängen unter einen „Schrottplatz“, dann LÖVM setzen.3) Ab ERP2005: Selektion „incl. Gelöschte“

Performance bei alternativer Kennzeichnung • Ausgangspunkt: alternative Kennzeichnung für Technische Plätze ist aktiv • Problem: schlechtes Antwortzeitverhalten bei der Suche • Lösung:Bei Release < 4.6C Performanceeinbußen, z.B. bei Selektion von Meldungen, und Reportanpassungen notwendigAb Rel. 4.6C gute Performance auch bei großen Datenmengen (> 100.000).

Equipmenttausch • Ausgangspunkt: in einer Funktion sollen die Einbauorte von zwei Equipments getauscht werden, d.h. zwei Equipments wechseln ihre Einbauorte. • Problem: Bei Änderung des Equipmenteinbaus aus Sicht eines Technischen Platzes bleibt das ausgebaute Equipment ohne TP-Zuordnung. • Lösung:Tausch über Transaktion CC04 Unter Umständen Verwendung Transaktionen IE4N/IE4E (Ausbau+Einlagern bzw. Auslagern+Einbau) in 4.7.

Konzernstücklisten in Strukturdarstellung • Ausgangspunkt: Wir wollen Technische Platz- und Equipmentstücklisten nutzen, müssen diese aber als Konzernstücklisten anlegen. • Problem: Wird nun im IH01 (Strukturdarstellung Technische Plätze) o.ä. die Stücklistenauflösung gewählt werden die angelegten Konzernstücklisten nicht angezeigt. • Lösung:Bis 4.6C: Modifikation im Include MIHIXF40 in der Form-Routine READ_BOM_F40Ab 4.7: IH01 mit Selektion „Konzernstückliste“

Anzahl Einträge in Listen • Ausgangspunkt: Wir stellen gerade von 4.5 auf 4.7 um. In den Listdarstellungen gab es in 4.5 die Möglichkeit die Anzahl der Einträge in der Liste über den Pfad Einstellungen  Listenstatus zu ermitteln. • Problem: Ab 4.6 durch die Verwendung ALV-Grid Control wird diese Funktionalität nicht mehr unterstützt, obwohl in der Dokumentation die Funktionalität überall beschreiben ist. • Lösungen:1) die gesamte Liste nach Excel exportieren  Popup zeigt Anzahl Treffer2) die Suchen-Funktion ("Fernglas") benutzen, um nach einer Spalte zu suchen, die immer gleich aussieht (z.B. IH-Werk). In der Suchenfunktion hat man die Möglichkeit "Anzahl der Treffer" zu markieren. Ergbnis: Anzahl der Einträge3) die Darstellung ALV-Grid Control für PM abschalten. Das geht individuell für jeden User über die Benutzerfestwerte. Dort in den Parameter-ID den Eintrag "Q_ALV_GRID_INACTIVE" und den Parameterwert "X" einstellen.

Themen • Benutzer (un) freundlichkeit • Allgeines • Anlagenstrukturierung • Abwicklung von Instandhaltungsmaßnahmen • Vorbeugende Instandhaltung • Abwicklung von Fremdleistungen • Ersatzteilmanagement • Instandhaltungscontrolling

Auftragsnacherfassung • Ausgangssituation: Wir benötigen eine einfache Lösung für ungeplante Maßnahmen, bei der ein Auftrag angelegt wird und dazu eine Zeitrückmeldung erfolgen kann. • Problem: Kann man das Anlegen eines Auftrages und das Rückmelden in einer Transaktion durchführen. Oder gibt es andere Lösungen? • Lösungen: • Eine Transaktion zur Nacherfassung kommt in mySAP ERP 2005 • Eigene Vorschalttransaktion • IW61 und ein ABAP für die Kostenverrechnung

Klassifizierung von Meldungen • Ausgangspunkt: es kommt immer wieder vor, dass wir gerne IH-Meldungen bzw. deren Positionen klassifizieren würden. Der eine Grund dafür wäre, um dann über diese Klasse die zugeordneten Objekte klar abzugrenzen. Der wichtigere Grund ist jedoch, dass wir mit dieser Methode zusätzliche Eingabefelder (Merkmale dieser Klasse) für eben diesen besonderen Fall zur Verfügung stellen können. • Problem: Warum wir bis jetzt diesen Weg nicht gingen, ist das "umständliche„ Vorgehen, um eine Meldungsposition oder Auftrag einer Klasse zuzuordnen (CL20N - Objekt zu Klassen zuordnen oder CL24N - Objekte/Klassen einer Klasse zuordnen). Es muss immer eine zweite Transaktion gerufen werden und dann die entsprechende Klasse manuell eingegeben werden. • Lösung: wenn man ein Berichtsschema verwendet, bei dem die Klassifizierung aktiv ist, dann können auf dem Detailbild der Position die Klassifizierung der Meldung(-sposition) gepflegt werden.

Action-Log der Meldung • Problem: Bei Änderungen des Verantwortlichen Arbeitsplatzes werden im Action-Log der Meldungen die „Objekt-ID des Arbeitsplatzes“ angezeigt (also bspw. 10000144). Mit dieser Darstellungsweise kann keiner etwas anfangen. Gibt es die Möglichkeit einen verständlichen Text anzuzeigen? • Lösung: OSS-Hinweis 747915

Auftragsstrukturen • Problem: ist es möglich, Auftragsstrukturen nach einer Vorlage anzulegen? • Lösung: hierarchische Arbeitspläne im Maintenance Event Builder

Listbearbeitung Techn. Abschluss • Ausgangspunkt: Wenn ein Auftrag über IW32 technisch abgeschlossen wird erschein ein Pop-up, in dem man ein Abschlussdatum (und ab 4.7 ein Rückmeldedatum für die Wartungsplanterminierung) eintragen kann. • Problem: Wenn der technische Abschluss über die IW38 (Listbearbeitung Auftrag ändern) erfolgt, wird automatisch das Tagesdatum genommen. Gibt es auch hier die Möglichkeit, ein Datum für den Abschluss anzugeben? • Lösungsvorschlag: Keiner

Druckausgabe per Mail • Ausgangspunkt: Im Moment werden bei uns die Auftragspapiere konventionell gedruckt und mit der Hauspost oder durch einen Azubi zugestellt. • Problem: Wir würden gerne die Papiere direkt an den Adressaten per Mail zukommen lassen, denn das ist für uns schneller, billiger und zuverlässiger. Wie kann das Auftragsformular per Mail versendet werden? • Lösung:OSS-Hinweisnummer 317851 und 513352 (Formular als PDF, Mailadresse in Druckvorgaben angeben)

Grafische Kapazitätsplanung • Frage: Gibt es eine einfachere grafische Kapazitätsplanung als im Standard? • Antwort: es gibt bei der SAP diverse Lösungen für die Einsatzplanung im Servicebereich • Lösung der BU Services: Verfügbar mit der Branchenlösung „Engineering and Construction“  es gibt einen Business Case für mySAP ERP Edition 2005 • Lösung der SAP Deutschland (Beratung): kostenpflichtiges Add-Oneinsetzbar ab 4.6A

Drucken mit Dokumenten • Frage: Häufig gibt es zu einem Technischen Objekt hinterlegte Dokumente (z.B. Zeichnungen, Verträge, Bilder). Ist es möglich, diese Dokumente mit dem Druck von Meldung oder Auftrag mit auszudrucken? • Antwort: • Es gibt diverse Kundenprojekte, wo dies realisiert wurde (Erdölraffinierie Emsland, Mundipharma). • Eine Standardlösung kam bisher nicht zustande.

Auftragsgruppierung • Ausgangspunkt: IH-Aufträge sollen für bestimmte Zwecke - insbesondere der Kostenbetrachtung - zu einer Gruppe zusammengefasst. Im Bereich CO gibt es hierfür die Auftragsgruppierung. • Problem: Leider ist diese nicht für IH-Aufträge (Auftragstyp 30) anwendbar. • Lösungen: • ab 4.7: Auftragsgruppierung in der IW38 • projektbasierter Downgrade auf 4.6C verfügbar • Revisionsnummer • Transaktion KOH1 • Transaktion KOB1 • PM-IS • IM

Workshop: „Tipps und Tricks zum Einsatz von SAP in der Instandhaltung“