NEKK - Beställning till betalning Stormöte

NEKK - Beställning till betalning Stormöte Lokala projektledare och Representanter i förvaltningsledning 2013-05-17 Maskinhallen Elyseum

Syftet med dagen är att få en bild av… • hur Kungsbacka har infört och arbetar med VismaProceedo. • hur förändringar i datumhanteringen påverkar förvaltningarna. • förändringar av attest i PC-lev. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2013-05-17

Deltagare från projektet här idag • Birgitta Alö • Eva Hedenström • Fredric Holm • Jan Holtz • Lars Ljungblom • Lars Runesson • Stefan Wassenius • Åse Nielsen NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2013-05-17

Agenda • Inledning • Kungsbacka kommun • Fika och dialog • Bokföringsdatum och stängningstabell • Förändringar i attest i PC-lev • Datum för höstens möten • Sammanfattning och nästa steg NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2013-05-17

Vad pratade vi om sist… NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2013-05-17

Var kan jag läsa mer? • Under Utrullning finns: • Utformningsprinciper • Instruktioner • Utrullningsdatum • Datorhjälpen NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2013-05-17

Vad är skillnaden för våra användare? Högre krav på beställaren, eftersom beställaren behöver ha större kunskap i inköpsprocessen, kontering och attestreglerna. Leveranskvittens är ett viktigt moment för attesten och ordermatchningen. Fakturan kommer inte att skickas runt som vi gör idag. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2013-05-17

Har vi andra roller på vår förvaltning? Superbeställare Konterare Redovisnings-kontrollant NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2013-05-17

Vad gör vi projektet nu? • Projektet genomför funktionstester och förbereder acceptanstestet som genomförs i början av juni. • Tillsammans med piloterna har checklistor, konfigurationsmallar och utbildningsmaterial gåtts igenom. • Förberedelser inför uppstartsmöte med utrullningsgrupp 1. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2013-05-17

Utformningen av ny förvaltarorganisation Projektorganisation Överlämnings– gruppen Intraservice Upphandlingsbolaget Work shops – utformning Temagrupp – strategisk vägledning Uppdrag och övergripande tidplan • Planera och utforma en förvaltarorganisation för Beställning till betalning • Överlämnas till linjeorganisationen under första halvåret 2014 Leverantör Stadsledningskontoret Förvaltningar NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2013-05-17

Dialog Vilka goda exempel från Kungsbacka – som du ser relevanta för vår del – kan vi ta med oss i det fortsatta arbete i Göteborgs stad? 30 minuters dialog. Dokumentera slutsatserna i mallarna. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2013-05-17

Principer för bokföringsdatum i Winst • Fakturadatum styr bokföringsdatum för ankomst- och slutbokföring. Skannad faktura E-faktura Granskning och kontering Attest Skapa beställning Attest av beställning Ankomst-hantering Matchning mot beställning/order/ leveranskvittens Klar-markerad faktura Betalning Ankomstbokföring Slutbokföring Matchning mot abonnemang Leverans-kvittens NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2013-05-17

En gemensam stängningstabell Stängningstabellen är gemensam för samtliga förvaltningar och datum för respektive månad bestäms centralt. Stängningstabell anger för varje månad vilken dag Winst stänger. • Datumet anger: • sista dag för ankomstbokföring i gammal månad för faktura med fakturadatum i gammal månad och • sista dag som en faktura, som har ett fakturadatum i gammal månad, måste ordermatchas/attesteras för att slutbokföring skall komma med i bokföringen i den gamla månaden. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2013-05-17

Exempel 1 • Stängningsdag 2013-05-03 • Fakturadatum 2013-04-11 • Ankomstdatum 2013-04-15 • Attest/Ordermatch 2013-04-25 • Ankomstbokföring 2013-04-11 • Slutbokföring 2013-04-11 NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2013-05-17

Överföringar till/från Winst • Skannade fakturor kommer att läsas in till Winst varje natt och 2 ggr under dagen. • Elektroniska fakturor läses in löpande i Winst. • Överföring till Horisonten av ankomstbokföring och slutbokföring sker en gång varje natt. • Betalningsinformationen kommer att överföras en gång varje natt. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2013-05-17

Förfallodatum Datum sätts vid skanningen. Förfallodatum kommer att sättas enligt följande: • Skannade fakturor Fakturans ankomstdatum + 30 dagar blir förfallodatum. • E–fakturor Det förfallodatum som angetts av leverantören blir förfallodatum. • Utbetalningsunderlag (PC-lev, Bida, ProCapita) Förfallodatum = angiven utbetalningsdag från försystemet. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2013-05-17

Skillnader mot idag • Förvaltningen kan inte styra bokföringsdatum • I Winst styrs detta av fakturadatum och stängningstabell. Detta innebär att förvaltningen inte kan styra bokföringsdatum på en faktura – som görs idag i utanordningen – även om huvudboken i Horisonten är öppen. • Bokföringsdatum för ankomstbokföring är fakturadatum • I Winst styrs detta av fakturadatum och stängningstabell. I Horisonten styrs bokföringsdatum för ankomstbokföring av fakturans registreringsdag, de tre första arbetsdagarna bakåtdateras alltid till gammal månad. • Samma tidplan för alla • I Gasell kan förvaltningen ha avvikande tidplan för stängning. I Winst gäller samma stängningstabell för samtliga förvaltningar. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2013-05-17

Förändringar i hanteringen av utbetalningsunderlag • Utbetalningsunderlag från PCLev, ProCapita och Bida kommer att hanteras i Winst. • Utbetalningsunderlagen kan läsas in i Winst förattesterade (attesterade i PCLev, Bida) och automatchas i Winst. • Oattesterade betalningsunderlag attesteras i Winst. • Utbetalningsunderlagen kommer att få samma verifikationsnummerserie som övriga fakturor. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2013-05-17

Säkerställa god intern kontroll i PCLev • För att lösa 2–handsprincipen får inte samma användare göra alla moment i PCLev. Varje förvaltning ansvarar för att aktivt säkerställa att regelverket i PCLev är uppsatt på ett sätt så att god intern kontroll uppnås. • Enstaka utbetalning via PCLev skall attesteras i Winst. Dessa skall därför endast klarmarkeras (ej attestmarkeras) i PCLev. • Grupper av utbetalningar kan även fortsättningsvis attestmarkeras i PCLev mot attesterade underlag. I dessa fall ansvarar förvaltningen för att minst 2 personer är involverade i registreringen/godkännandet/attestmarkering av underlag. (Löses genom att behörigheten per grupp delas upp mellan olika personer). • Upplägg av betalningsmottagare bör göras av ett fåtal personer. Dessa personer bör ej ha behörighet att registrera betalningsunderlag. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2013-05-17

NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2013-05-17

Övriga förändringar • Ansvaret styr till vilken attestant betalningsunderlaget går för attest. Utbetalningsunderlaget går ej till granskare. • ProCapita kommer alltid att attesteras i Winst. • Mottagarkoden i PCLev används för att säkerställa attesträtten enligt Gasells attestregister. • Krav på att alla bokningar av utbetalningar i PCLev skall innehålla ansvar – läggs in som indatakontroll i Horisonten. • Gasells attestregister behöver underhållas, även efter förvaltningens införande av Winst, för attest av kundfaktura, attest av PC-lev samt eventuell attest av BFO. • När det finns behov av en ny betalningsmottagare (leverantör) i ProCapita/Bida måste denna läggas upp i PCLev. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2013-05-17

Datum för höstens stormöten DATUM FÖR STORMÖTE UPPDATERAS. SE KALENDARIUM FÖR UPPDATERAD INFORMATION. Stormöte 17/12 9–12 Stormöte 22/11 9–12 Dec Jan Feb Nov Stormöte 11/10 9–12 Mar Okt 2013 Angered/Fastighetskontoret 18/9 Intraservice 9/9 Sep Apr Aug Maj Juni Stormöte 30/8 9–12 Juli NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2013-05-17

Tidplan Utrullningsgrupper • För grupp 2 och 3 finns två utbildningstillfällen att välja på avseende UTB1 och UTB 3. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2013-05-17

Besök hemsidan för att få mer information • https://quickr.goteborg.se/stadsledningskontoret_nekk • Här finns t ex: • Information om projektet • Kontaktuppgifter • Material från våra stormöten • Informationsmaterial att använda på förvaltningen • Allmän information • Informationsmaterial till förvaltningsledning NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2013-05-17

TACK FÖR IDAG! NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2013-05-17

NEKK - Beställning till betalning Stormöte