Utformningsprinciper Beställning till betalning i Winst Beställnings- och fakturaflöden

1. Utformningsprinciper Beställning till betalning i Winst Beställnings- och fakturaflöden Version B2014-06-24

2. Versionshantering NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B

3. Övergripande • Ledstjärnan för uppsättningen av beställnings- och fakturaflöden i Winst har varit att skapa en effektiv och ändamålsenlig hantering av beställningar och fakturor. • Uppsättning av beställnings- och fakturaflöde är standard och gemensamma för samtliga organisationer. • Winst använder sig av attesthierarkin för flödet för attest av både beställning och faktura. • Huvudflödet för fakturor i Winst baseras på tvåhandsprincipen där en användare utför kontrollattest och den andra utför beslutsattest. • Användare kan genom att använda funktionen Ange annan granskare och Skicka för extra kontroll avvika från det som beskrivs som huvudflöde för fakturor. • För att uppnå en effektiv fakturahantering ska huvudflödet användas i första hand. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B

4. Övergripande, forts • På följande bilder visas hur beställnings- och fakturaflödet i Winst ser ut, hur det är kopplat till de olika kontrollmomenten och hur de involverade personerna kan samverka. • Bilderna beskriver övergripande huvudstegen i processen från beställning till betalning, både när allt är ok och fakturan blir klar via automatisk ordermatchning (Flöde 1) och när automatisk ordermatchning inte kan göras = avvikelsehantering (Flöde 3: Efterattest) och flödet för vilda fakturor (Flöde 3: Efterattest). • I samtliga dessa bilder är antagandet att fakturan i alternativ 3 – när ordermatchning inte sker – skall hanterasav beställaren. Vid driftsättningen av Winst 2.0 hos piloterna kommer rutinen inte att se ut så. I stället kommer alla fakturor som avvikelsemarkeras att hanteras av administratör. Fakturorna kommer att öppnas och åtgärdas beroende på anledning till att ordermatchningen inte kunnat göras. I många fall kan även leverantören behöva kontaktas för åtgärd. • Inriktningen är dock att avvikelser skall kunna hanteras av beställaren – erfarenheterna från piloterna kommer att visa på när i utrullningsprocessen detta kan realiseras. Även arbetet med att utforma förvaltarorganisation och tydliggörande av ansvarsgränssnitt mellan UHB och förvaltningarna kan komma att påverka lösningen. I avvaktan på detta kommer respektive förvaltnings administratörer och projektets deltagare att samarbeta kring denna uppgift. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B

5. Från beställning till betalning 1 Fakturaflöden Fakturor Beställningsflöde Fakturaflöde 1 Skapa och kontera beställning Attest av beställning Ankomst-hantering Matchning mot beställning/order/ leveranskvittens Klar-markerad faktura Betalning 2 Matchning mot abonnemang Vad ska vi göra? Leverans-kvittens 3 Granska och kontera Attest NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B

6. Beställningsflöde • Beställningsflödet baseras på beslutsattesthierarkin som läggs upp i Nekksus för ordinarie attestanter och i Winst för delegeringar. • Beställningen styrs till attestant baserat på det ansvar man väljer i konteringen. • Beställningar som delas på flera ansvar kommer att behöva attesteras av samtliga attestanter – tänkt på att det bara går att göra en beställning per leveransadress. • I beställningsflödet kan inte beställaren skicka beställningen vidare för kommentar eller annan hjälp. • Funktionen Beställa för annan medför att beställningen görs av en användare men markeras att den avser en annan användare. Den andra användaren är den som får hantera avvikelser i ordermatchning och skall göra leveranskvittens. • Leveranskvittering är beställarens sätt att i systemet meddela att man har mottagit beställd vara/tjänst. Leveranskvitteringen resulterar i en leveranskvittens, som då kan matchas mot inkommen faktura. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B

7. Leveranskvittens • När beställningen är skickad till leverantör och varan eller tjänsten levereras skall ordern leveranskvitteras i systemet. Att leveranskvittens är gjord är en förutsättning för att automatisk ordermatchning skall kunna göras av systemet. • Det är beställaren, eller annan utsedd leveranskvitterare som skall göra leveranskvittensen och denna kommer att se att det finns ordrar som avvaktar leveranskvittens när han/hon går in i systemet. • För att den nya processen skall fungera är det av största vikt att leveranskvittensen av ordern görs så snart varan/tjänsten är utförd – man skall inte inväntafakturan. Leveranskvittens skall alltid göras av verklig leverans, dvs. om endast en del av varorna levererats är det endast den del av leveransen som skall godkännas. • Beställaren har ett antal dagar på sig att leveranskvittera. - När en faktura anländer som innehåller ett ordernummer (som Winst kan identifiera som ett ordernummer) och leveranskvittens inte är gjord kommer Winst att låta fakturan vänta i ett antal dagar innan den konstaterar att ordermatchning inte kan ske. Systemet kommer att avvakta 5 dagar (kalenderdagar) och sedan skicka en påminnelse till beställaren om att leveranskvittens inte är gjord. Om beställaren då inte gör leveranskvittens kommer fakturan efter ytterligare 2 dagar (totalt 7 kalenderdagar) att bli avvikelsemarkerad. Så snart beställaren gör leveranskvittens under denna period så går fakturan till ordermatchning. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B

8. Leveranskvittens, forts • Beställaren kan, både vid beställning och vid leveranskvittens markera att man vill granska fakturan även om den skulle ordermatchas. Beställaren skall även i dessa fall gå in och leveranskvittera så snart möjligt är men fakturan kommer då ändå att stanna för manuell hantering. Denna funktion är tillämplig när beställning gjorts av tjänster som konferens, representation eller andra tjänster som kräver en översyn av konteringen. • Leveranskvittens skall också göras av inköpta tjänster där det kan vara svårare för beställaren att veta hur leveranskvittensen skall göras och där det också beror på hur beställningen har utformats. De erfarenheter som piloterna och projektet kommer att göra under pilotdriften kommer att leda till att tydligare riktlinjer för detta kan tas fram för kommande utrullningsgrupper. • När man skall göra leveranskvittens finns det i systemet möjlighet att kvittera både i kvantitet och belopp. Kvittens av belopp kan göras både inklusive moms (brutto) och exklusive moms (netto). Det vanligast är att man beställer en kvantitet av någonting – t ex 5 stycken böcker eller 7 st konferenspaket. I dessa fall skall man leveranskvittera mottagen kvantitet. Beloppsfälten skall ej användas. • Den enda gång som man skall leveranskvittera i beloppsfälten är när beställningen är gjord som ett belopp (t ex 1 stx 100 000 kr.) När man kvitterar belopp är det alltid nettobeloppet, dvs belopp utan moms som skall kvitteras. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B

9. Fakturaflöde • Fakturor till Winst kommer först att passera Ankomsthanteringen i systemet. I ankomsthanteringen sker kontroller av fakturans innehåll och referenser som gör att ankomstbokföring kan genomföras. • Efter att fakturans innehåll har kontrollerats kommer Winst att genom angivna referenser på fakturan skicka ut fakturan i ett av de tre möjliga flödena. • I Winst finns tre fakturaflöden; (1) Ordermatchning – Orderfaktura, (2) Abonnemangsmatchning – Abonnemangsfaktura, (3) Efterattest – Vilda fakturor samt orderfakturor och abonnemangsfakturor med avvikelse. • Fakturor som inte systemet med automatik kan skicka ut i något av flödena kommer att stanna i Ankomsthanteringen och behöva hanteras av en administratör. Administratör kan där komplettera uppgifterna och skicka ut fakturan i rätt flöde. • Det kan vara så att leverantörerna inte kommer att skicka med ordernummer på fakturan och då kommer fakturan att betraktas som en vild faktura av Winst, trots att det finns en order och en leveranskvittens gjorts. Dessa fakturor kommer att gå till den referens som finns angiven på fakturan. Här måste den som hanterar fakturan vara uppmärksam och skicka tillbaka fakturan till lokal administratör (tryck på ”Inte min faktura”) som kan lägga till ordernummer och skicka fakturan till ordermatchning, och vid behov kontakta leverantören. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B

10. Referenser på fakturan • Det finns tre fält för våra och leverantörens referenser i Winst. Fälten är Ordernummer, Abonnemangsnummer och Referens. Vad som registrerats i dessa fält syns i fliken Fakturahuvud i Winst. • En funktion i Winst är aktiverad som gör att allting som finns i referensfältet kommer att kopieras till abonnemangsfältet. Detta gör att om en leverantör har skickat ett abonnemangsnummer i Referens kan systemet med automatik skicka även denna för abonnemangsmatchning. Motsvarande funktion finns inte för ordernummerfältet. • För e-fakturor är det leverantören som styr vad som skickas i respektive fält genom att skicka med informationen i fakturan. I båda de format som tas emot (SFTI respektive Svefaktura) finns plats för alla dessa tre fält. Det finns möjlighet att skicka in två referenser i e-fakturor dvs i vissa format kan man ange 2 fakturareferenser (utöver ordernummer och abonnemangsnummer) att skicka med till Winst. I de fall två referenser skickas med går Winst först på referensfält 1 och sedan referensfält 2. • För skannade fakturor är det Readsoft eller den manuella efterföljande valideringen som avgör vad som läggs i respektive fält. Detta förutsätter att informationen finns med på pappersfakturan från leverantören. Vid skanning finns det endast två fält (Ordernummer och Referens) och det är därför viktigt att abonnemangsnumret läggs i Referens- och inte i Ordernummerfältet. • Om både mottagarkod och namn finns i referensfältet kommer mottagarkoden att väljas i första hand. Detta förutsätter dock att alla mottagarkoder läggs upp med en * efter mottagarkoden. Samtliga mottagarkoder kommer att läggas upp i referenstabellen med * vid den engångsladdning som görs vid projektstarten. Tänk på att flera mottagarkoder kan peka på en och samma användare. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B

11. Referenser styr fakturaflöde • Prioriteringsordning vid val av fakturaflöde i Ankomsthanteringen: • Först sker kontroll av informationen i ordernummerfältet:En faktura som har ett korrekt ordernummer i fältet för ordernummer kommer att styras till ordermatchningsflödet (Flöde 1). För e-fakturor är det leverantören som styr vad som skickas i ordernummerfältet. För skannade fakturor försöker Readsoft att hitta ett ordernummer angivet på fakturan och lägger det i så fall i fältet för ordernummer. Levgruppen kommer också att kunna komplettera med detta vid den efterföljande valideringen som görs innan inläsningen. Alla ordernummer i Winst inleds med AA och det är en hjälp när informationen skall hittas. Om ordernummer finns placerat i Referensfältet kommer fakturan inte att styras till ordermatchning, inte heller om det står något mer än ordernummer i ordernummerfältet. • Om ordernummer är blankt, innehåller ett felaktigt ordernummer eller något mer än ordernummer, sker kontroll av abonnemangsnummerfältet. I detta fält finns det som leverantören har skickat i abonnemangsfältet eller i referensfältet (för e-faktura), eller det som skannats in i referensfältet. En faktura som har ett korrekt abonnemangsnummer i detta fält kommer att styras till abonnemangsmatchning (Flöde 2). Det är viktigt att leverantören inte lägger både mottagarkod och abonnemangsnummer i referensfältet eller att abonnemangsnumret läggs i ordernummerfältet vid skanning. • En faktura som inte får träff i order/abonnemangsflödet går vidare till manuellt flöde (Flöde 3: Efterattest) och skickas till den person som kan identifieras utifrån referensfältets innehåll. En faktura som har en mottagarkod eller ett namn angivet i referensfältet kommer alltså att styras för granskning till den användare som kan identifieras utifrån mottagarkod eller namn (Flöde 3). NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B

12. Ändring av inläst faktura • En faktura passerar genom ett antal formaliakontroller innan fakturan läses in i Winst. Om en användare trots detta upptäcker att något är fel måste fakturan makuleras eller ändras. • En vanlig användare kan inte själv makulera eller ändra en faktura – detta görs av lokal eller central administratör, (fakturan måste vara i status ”Fakturainformation måste kontrolleras”). • Generellt gäller att endast skannade fakturor kan ändras enligt nedan. För e-faktura skall alltid kredit från leverantören begäras. • Fakturan har skannats in i fel organisation/förvaltning – kan flyttas via knappen ”Byt organisation”. En koncernnintern faktura får ej flyttas – måste krediteras för att inte motparten hos säljaren skall bli fel (kommuninterna fakturor läses i normalfallet in som e-fakturor) • Fakturan har lästs in på fel leverantör – det går inte att flytta en faktura i systemet från en leverantör till en annan (knappen ”Byt leverantör” skall aldrig användas.) makulering • Fakturan har fel förfallodag – om felet upptäcks innan fakturan går ut i flödet kan lokal administratör ändra. Annars skall ändring göras i Horisonten – meddela levgruppen via rutin. • Fakturan har skannats in med fel belopp  makulering. (Möjlig att ändra men huvudregel är att makulering skall ske.) • Fakturanummer har blivit felaktigt skannat – fakturanummer kan ändras om fakturan skickas tillbaka till administratör. • Fakturan är felaktig och leverantören vill att makulering skall göras – istället för att leverantören skickar en kredit makulering. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B

13. Ändring av inläst faktura, forts • Det är lokala administratörer som ansvarar för att följa upp fakturor som har status ”Fakturainformation måste kontrolleras” och det är de som kan göra ändringar och makuleringar. • Funktionen ”Byt organisation” kan dock inte göras av lokal administratör (eftersom de inte har tillgång till andra organisationer) varför lokal administratör i dessa fall måste kontakta levgruppen som kan göra bytet. • Om en makulerad faktura skall skannas på nytt måste den lokala administratören som gjort makuleringen meddela Levgruppen att fakturan skall skannas igen. Levgruppen gör ingen egen uppföljning av makulerade fakturor. • Användare kan inte själv ändra förfallodag – detta kan göras av lokal administratör, (fakturastatus Fakturainformation måste kontrolleras). OBS När fakturan skickas tillbaka kommer den kontering som gjorts att försvinna. Fakturan måste konteras och attesteras igen. Den ursprungliga konteringen kan återfinnas under ”Visa utökad logg”. Huvudregel vid ändring av förfallodag är därför att användaren istället kontaktar Intraservice som gör ändring direkt i Horisonten. • Ändring av belopp i fakturahuvudet (fakturabelopp eller moms) skall aldrig göras på en faktura som har lästs in i Winst. Den felaktiga fakturan skall makuleras. Om felet beror på skanning kan fakturan skannas på nytt igen. • Om man vill stoppa en faktura för betalning skall kontakt tas direkt med levgruppen för ändring i Horisonten. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B

14. Byte av fakturaflöde • Om en faktura som är en orderfaktura eller en abonnemangsfaktura skickas ut i det manuella flödet (Flöde 3) för granskning för att ordernummer eller abonnemangsnummer ej är korrekt angivet skall användaren inte hantera fakturan manuellt. Användaren ska istället skicka tillbaka fakturan till administratör, med en kommentar om vilken order/abonnemang som avses, som då kan komplettera med rätt nummer och skicka fakturan ut i korrekt flöde. Steg för byte av fakturaflöde: • Granskaren skriver en kommentar på fakturan och väljer ”Inte min faktura” – status blir då ”Granskare ej angiven” • Administratören väljer ”Skicka tillbaka” och fakturan får fakturainformation saknas. • Administratören öppnar fakturan igen och lägger in korrekt referens (order eller abonnemang) och väljer korrekt flöde. Fakturan hanteras då enligt valt flöde. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B

15. Makulering • Följande gäller för makulering • Makulering kan göras av lokal administratör på förvaltningen • Makulering får ej göras av förvaltnings-, kommun- och koncerninterna fakturor • Om fakturan skall skannas om igen efter makulering ska levgruppen meddelas. • Granskare/attestant som upptäcker felet skriver kommentar om att fakturan skall makuleras och skickar tillbaka fakturan till lokal administratör (”Inte min faktura”) – status blir då ”Granskare ej angiven”. Lokal administratör öppnar dessa fakturor och läser kommentaren och ”skickar tillbaka” fakturan i ankomsthantering (status blir då ”Fakturainformation måste kontrolleras). • När fakturan är i status ”Fakturainformation måste kontrolleras” kan makuleringen göras genom att ändra ”flöde” i fakturahuvudet till ”makulerad visa i lista”. • Det går att registrera en ny faktura med samma fakturanummer om den ursprungliga fakturan är makulerad (oavsett om den visas i lista eller ej). NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B

16. Kreditfakturor • Det finns ingen automatisk matchning mellan kreditfakturor och debetfakturor i Winst, varken vid ordermatchning eller för vilda fakturor. Det går dock att skriva en kommentar på båda fakturorna som korsreferens. • När kreditfaktura som utgör en betydande andel av en faktura ska komma från leverantören ska debetfakturan aldrig betalas innan kreditfakturan har kommit till förvaltningen. Användaren skall sätta debetfakturan under utredning och avvakta vidare hantering i Winst till dess att kreditfakturan har kommit. • På e-kreditfaktura är oftast förfallodatum blankt – en sådan faktura kommer att stanna vid inläsning med status ”Fakturainformation måste kontrolleras” och lokal administratör måste sätta detta manuellt. Skannade fakturor kommer att ha förfallodatum ifyllt. Önskvärt att detta sätts till fakturadatum av skanningen. • Användaren skall inte försöka matcha förfallodag på debet och kreditfakturan i Winst utan vid större beloppbe levgruppen ändra förfallodatum i leverantörsreskontran i Horisonten. • Om en faktura skall stoppas för betalning skall också kontakt tas direkt med levgruppen för ändring i Horisonten. • Vid kreditering av hela fakturabelopp måste alltid överenskommelse göras med leverantören huruvida fakturan ska makuleras eller om det kommer en kreditfaktura. Kommer kreditfaktura ska både debet och kreditfakturan alltid gå till betalning. • Vid delkreditering av debetfaktura måste förvaltningarna alltid se till att få en kreditfaktura. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B

17. Beställningar/fakturor som skall attesteras av flera • Inriktningen för det ”nya arbetssättet” är att varje inköp skall börja med en beställning/order i Winst och när fakturan anländer skall den vara försedd med ordernummer och då bli ordermatchad. Det innebär att det måste vara en faktura per order. I ett sådant flöde kan samlingsfakturor inte hanteras och målsättningen är därför att samlingsfakturor skall ersättas med en faktura per order. • För ”vilda fakturor” (fakturor som ännu inte föregås av en order i Winst) gäller att fakturor som skall attesteras av flera personer bör om möjligt undvikas vid hantering i Winst. Detta gäller samlingsfakturor (en faktura för flera beställningar/ordrar) men också fakturor för inköp som fördelas på flera olika ansvar med olika attestanter. Anledningen till detta är bl a att en sådan faktura tar lång tid att hantera, eftersom den går till de olika attestanterna i tur och ordning – inte samtidigt. Det kan komma att innebära att fakturan inte blir betald i tid. • På följande bilder beskrivs hanteringen mer i detalj: NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B

18. Beställningar som konteras på flera ansvar • Beställning • Om en beställning skall konteras på flera ansvar måste den som gör beställningen kontera hela beställningen innan den kan skickas för beslutsattest. Det går inte att skicka en beställning vidare till någon annan beställare. Om den är konterad på flera ansvar så kommer den att gå i tur och ordning till de som attesterar dessa ansvar. • Tänk på att det inte går att beställa till mer än en leveransadress på samma beställning. • När konteringen gjorts och användaren trycker på OK valideras konteringen mot sambandskontroller och eventuella fel signaleras. Den som gjort beställningen måste då hantera eventuella brister i konteringen. • Om beställt belopp överstiger beslutsattestantens attestgräns kommer beställningen att eskalera enligt attesthierarkin på samma sätt som för en faktura. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B

19. Fakturor som konteras på flera ansvar • Vild faktura • En vild faktura kan skickas iväg till annan granskare utan att den är färdigkonterad. Den måste dock vara färdigkonterad och accepterad (= kontrollattest) innan den går till beslutsattest. Tänk på att det är skillnad mot idag. Det går alltså inte att attestera efter varje kontering utan först när fakturan är fullkonterad kan attest göras. • Sambandskontroller av konteringen på en faktura sker därför inte förrän användaren accepterar fakturan = gör kontrollattest. Av den anledningen är det en fördel om förste granskare kan kontera hela fakturan, även om den skall konteras på flera ansvar. Om den som gör konteringen bara konterar en del av fakturan och sedan skickar fakturan vidare till en annan granskare kommer den förste konteraren inte att se eventuella konteringsfel. Däremot kommer den som får fakturan för nästa kontering att se eventuella fel markerade med en röd ruta kring koddelen. Den granskaren bör då skicka tillbaka fakturan till förste granskare med en kommentar om att rätta.Om man trycker på ”Acceptera fakturan” innan den är fullkonterad så kommer systemet att svara med en felsignal som säger att det konterade beloppet inte är fullständigt – men inte visa eventuella konteringsfel. • Om funktionen att välja ett konteringsvärde för samtliga rader markeras kommer samtliga rader att få detta värde – även de som redan konterats. – OBS välj därför inte detta om kontering av fakturan gjorts för flera ansvar. • Det går inte att klistra in en kontering från Excel – man måste kontera direkt i Winst. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B

20. Fakturor som konteras på flera ansvar, forts • Vild faktura, forts • När siste konterare accepterar fakturan går den vidare för attest i tur och ordning utifrån beloppsstorlek till de som skall attestera respektive ansvar. Om någon av attestanterna i detta flöde väljer att ”Returnera till granskare” eller ”Välja annan granskare” så innebär det att alla attesteringar som finns på fakturan tas bort och fakturan måste återigen gå för attest till förste attestant när granskaren har åtgärdat. Attestanten skall därför istället skicka fakturan på extrakontroll om man har en fråga till granskaren. • Tänk också på att när första attestanten får den för attest igen framgår det inte varför – viktigt med kommentarer. • Utnyttja möjligheterna till abonnemangshantering vid regelbundet återkommande fakturor. Dock – så länge abonnemangsfakturor måste attesteras kommer också abonnemangsfakturor som avser flera attestanter att behöva passera förbi samtliga dessa i tur och ordning om de konteras på olika ansvar (med olika attestanter). • En nödlösning till att kontera på många ansvar är att bokföra hela fakturan och sedan fördela kostnaden med bokföringsorder. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B

21. Tillämpning av beställnings- och fakturaflöde i Winst 2.0 NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B

22. Förklaring av användare och symboler Emil Anders Anna Filippa Adam Erika Flöde styrt av systemet Flöde styrt av användaren Standardanvändare Beställer och leveranskvitterar för andra Standardanvändare utan beslutsattesträtt Standardanvändare med beslutsattesträtt Begränsad Skriver kommentar på faktura Lokal administratör Begränsad Leveranskvitterar åt andra NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B

23. Från beställning till betalning 1 Fakturaflöden Fakturor Beställningsflöde Fakturaflöde 1 Skapa och kontera beställning Attest av beställning Ankomst-hantering Matchning mot beställning/order/ leveranskvittens Klar-markerad faktura Betalning 2 Matchning mot abonnemang Vad ska vi göra? Leverans-kvittens 3 Granska och kontera Attest NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B

24. Vem gör vad i beställnings- och fakturaflödet? Anna Emil Anna Anders Betalning Beslutsattest Kontrollattest Den som beställer, leverans-kvitterar och/eller granskarfaktura. Kan ske vid olika tillfällen – både före och efter beslutsattest. Görs av den som attesterarbeställning och/eller faktura. Attestant styrs utifrån ansvar och beslutsattestant kan inte vara samma som kontrollattestant. Görs av den som verkställerbetalningen. Görs i Horisonten för samtliga förvaltningar. Betalningsattest NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B

25. Roller i beställningsflödet Skapa och kontera beställning Attest av beställning Leverans-kvittens Anders Anna Anders Adam Erika Emil Skapar och konterar beställningen Kontrollattest Attesterar beställning Beslutsattest • Lokal administratörSer alla beställningar skickade till attestant och alla ordrar Leverenskvittens Kontrollattest Extra leveranskvitterareKan leveranskvittera Anders beställning Kontrollattest NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B

26. Roller i beställningsflödet – Beställa för annan Skapa och kontera beställning Attest av beställning Leverans-kvittens Emil Anna Anders Adam Erika Emil Skapar och konterar beställningen för Anders Kontrollattest Attesterar beställning Beslutsattest • Lokal administratörSer alla beställningar skickade till attestant och alla ordrar Leverenskvittens Kontrollattest Extra leveranskvitterareKan leveranskvittera Anders beställning Kontrollattest NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B

27. Ankomsthantering på förvaltningen Ankomst-hantering Fakturainformation måste kontrolleras Granskare ej angiven FAKTURA FAKTURA Adam Adam Adam Adam • Ser och åtgärdar fakturor med innehållsfel för att ankomstbokning ska genomföras. • Kompletterar faktura med mottagarkod eller ordernummer. FAKTURA • Ändrar flöde för en faktura och makulerar felaktiga fakturor. • Skickar faktura till annan granskare. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B

28. Roller i fakturaflödet – Avvikelse ordermatchning 1 3 Attest Matchning mot beställning/order/ leveranskvittens Granska och kontera Anders Anna Betalning Adam FAKTURA Betalningsattest • Granskar och åtgärdar faktura vid avvikelse mot gjord order/-leverenskvittens. • Kontrollattest • Ser alla fakturor och kan hantera fakturan i granskning samt kontrollerar alla momsändringar. Kan skicka påminnelser på fakturor. Attesterar avvikelse vid högre belopp. Beslutsattest • Fakturan matchar inte leveranskvittens och order vid ordermatchningen. Fakturan går till beställaren för avvikelsehantering. Vid driftsättningen av piloter i Winst 2.0 kommer initialt samtliga avvikelser hanteras av lokala och centrala administratörer. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B

29. Roller i fakturaflödet – Avvikelse abonnemang 2 3 Attest Matchning mot abonnemang Granska och kontera Anders Anna Betalning Adam FAKTURA • Granskar och accepterar avvikelse mot uppsatt abonnemang. • Kontrollattest • Ser alla fakturor och kan hantera fakturan i granskning samt kontrollerar alla momsändringar. Kan skicka påminnelser på fakturor. Attesterar avvikelse vid högre belopp. Beslutsattest Betalningsattest • Fakturan motsvarar vid matchningen inte de regler som satts upp för abonnemanget. • Fakturan går till angiven granskare för avvikelse för abonnemanget. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B

30. Roller i fakturaflödet – Vild faktura 3 Attest Ankomst-hantering Granska och kontera Anders Anna Betalning Adam FAKTURA • Granskar och konterar faktura. • Kontrollattest • Ser alla fakturor och kan hantera fakturan i granskning samt kontrollerar alla momsändringar. Kan skicka påminnelser på fakturor. Attesterar faktura. Beslutsattest Betalningsattest • Fakturan går ut i flödet till användaren efter mottagarkod eller namn. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B

31. Skicka en faktura på extra kontroll 3 Attest Granska och kontera Anders Anna Betalning Emil Filippa Adam • Granskar och konterar faktura. • Kontrollattest • Alla användare kan titta på fakturan och skriva en kommentar på en faktura som skickas till dem. Attesterar faktura. Beslutsattest Betalningsattest De som ska utföra kontroll- och/eller beslutsattest kan på detta sätt ställa en fråga för att säkerställa att de har all information de behöver för att attestera. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B

32. Ange annan granskare – Överlåta kontrollattest 3 Granska och kontera 3 3 Attest Granska och kontera Granska och kontera • Kontrollattest Anders Anna Betalning Eva Eva Emil Emil Åse Åse • Granskar och konterar faktura. • Kontrollattest Attesterar faktura. Beslutsattest Betalningsattest • Alla standardanvändare och administratörer kan överlåta sin kontrollattest till en annan standardanvändare. Detta gör man genom att ange en annan granskare. Den som har fakturan för att utföra kontrollattest anser sig inte vara rätt person för att göra detta och överlåter då kontrollattesten till en annan användare. Den som ska göra beslutsattest kan även skicka för en ytterligare kontrollattest. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B

33. Roller i fakturaflödet - Samlingsfaktura 3 3 3 3 Attest Attest Attest Ankomst-hantering Granska och kontera Granska och kontera Granska och kontera Granska och kontera Anders Martin Anders Eva Anna Kalle Nicklas Betalning FAKTURA • Granskar och konterar sin andel av faktura. • Kontrollattest för hela fakturan. • Granskar och konterar sinandel av faktura. • Överlåter kontrollattest – Anger annan granskare Attesterar för de ansvar de har attesträtt. Beslutsattest per ansvar i konteringen. Betalningsattest • Fakturan går ut i flödet till användaren efter mottagarkod eller namn. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B

34. Delegering i beställnings- och fakturaflöden Skapa och kontera beställning Attest av beställning Leverans-kvittens Anna Anders Anna Anders Anna Anders Anders Adam Beslutsattest Kontrollattest 3 Granska och kontera Kontrollattest Attest • Lokal systemadministratörRegistrerar delegeringar Anna Anders Anna Anders Anders Anna Kontrollattest Beslutsattest NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B