1 / 27

Twee vliegen in één klap?

Twee vliegen in één klap?. Procesgericht werken èn kwaliteitsvol archiveren bij de stad Turnhout. Stadsarchief Turnhout kort. Turnhout: kleinste centrumstad Onderdeel van TRAM41, stedelijke musea Collectie: statisch archief, verzamelingen, wet. bibliotheek, Kring Taxandria , Museumraad

jayme
Download Presentation

Twee vliegen in één klap?

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Twee vliegen in één klap? Procesgericht werken èn kwaliteitsvol archiveren bij de stad Turnhout

  2. Stadsarchief Turnhout kort • Turnhout: kleinste centrumstad • Onderdeel van TRAM41, stedelijke musea • Collectie: statisch archief, verzamelingen, wet. bibliotheek, Kring Taxandria, Museumraad • Ondersteunen documentbeheer: sinds 2009

  3. Documentbeheer 2009 • Geen procedures, ad hoc • Geen DMS • “Toevallige” overdrachten • Statisch archief tot ca. 1950 • “Vergeten” archieven: zolder stadhuis, stadsmagazijnen, stadskantoor, kelder muziekacademie • Ook OCMW

  4. Documentbeheer 2010 • Rondgang stadsdiensten • Presentatie diensthoofdenoverleg • Selecteren “vergeten” archieven • Registreren van vernietigingen • Vernietigen via gespecialiseerde firma • Opstellen selectielijst (MS Excel): • 650 soorten dossiers • 80 dossiers stedelijk onderwijs • 14 dossiers stedelijke vzw’s • Brandweer (48 dossiers), Stadsregio, Sociaal Huis (lopend) • VVBAD classificatie

  5. Selectielijst • Vooraf: kalender bezoeken per dienst • Vooraf: ontwerp van selectielijst doorsturen • Basismateriaal: selectielijsten Rijksarchief, VVBAD, productengids • Interviews diensthoofd, dossierbehandelaars • Bezoek archiefruimtes • Aandacht voor • dossiers die bij alle diensten voorkomen • digitale dossiers, databanken • taken die “persoonsgebonden” zijn • motivering bewaartermijn • Goedkeuring door diensthoofd

  6. 2011: selectielijst communiceren en toepassen • Voorstelling Managementteam (MT) • Via intranet, doorzoekbaar, filterbaar op dienst • Procedure overdracht • Procedure vernietiging • Kalender “trashdays” (vanaf november 2011) • Lopend: • Goedkeuring door MT • Vorming contactpersonen documentbeheer • Linken met project “procesgericht werken”

  7. Project “procesgericht werken” • Adviseur Kwaliteitszorg en OO • Methode en software: Sensus • Projectteam: 5 medewerkers • Beschrijven processen dmv interviews • Vastleggen boomstructuur (3 niveaus), op basis van GEMMA (Gemeentelijk Model Architectuur) • Link met productencatalogus • Leuke presentatie op intranet • Koppelen aan proceseigenaars, formulieren, applicaties

  8. Via procesbeschrijving naar informatiebeheersplan? • Sterktes: • Principes GEMMA: beter afgestemd op digitaal werken • Documentenstroom in kaart • Niet dienstgebonden • Procesverantwoordelijke (functie) • Zwaktes: • Boomstructuur • Arbeidsintensief, wijzigingen bijhouden • Veel informatie gevraagd

  9. Boomstructuur als ordeningsplan • 1. Stad Turnhout • 1.3. Ondersteunende processen • 1.3.3. Beheer en onderhoud van de werkomgeving • 1.3.3.9. Organiseren van een uitgaande bruikleen van erfgoed • Invoerdocumenten, uitvoerdocumenten • 3. Publieke taken • 3.15. Beheren van erfgoed van lokaal belang • 3.15.04. Beheren van museumobjecten • 3.15.04.** Organiseren van uitgaande bruiklenen - Archief documenten

  10. Boomstructuur als ordeningsplan • 1. Stad Turnhout • 1.2. Beleidsuitvoerende processen • 1.2.7. Subsidies, toelagen, premies • 1.2.7.2. Toekennen van een onderwijscheque • 3. Publieke Taken • 3.13. Beschermen en bevorderen van het maatschappelijk welzijn • 3.13.05. Medeorganisatie van een aanbod van goederen en diensten aan sociale tarieven en het behandelen van aanvragen van deze tarieven • 3.13.05.02 Behandelen van aanvragen van gemeentelijke premies

  11. Informatie per proces • Klanten en doelgroepen • Partners • Doorlooptijd • Frequentie per maand • Risico’s • Verbeterpunten • Aard meting klanttevredenheid • Klanttevredenheid (goed – matig – slecht) • Regelgeving • Middelen • Opbergruimte in m2 • Kostprijs • Prioritair proces (ja/nee) • Ordening, bewaartermijn, bestemming?

  12. Koppeling selectielijst - procesbeschrijving • Verschillende classificaties in selectielijst: • VVBAD classificatie • Processen beschreven in Sensus (link via URL Sensus) • Link van procesbeschrijving > selectielijst • Bestaande selectielijst verfijnen op basis van procesbeschrijvingen: • Volledigheid • Toelichting bij reeksen • Gebruikte applicaties

  13. Bijkomende mogelijkheden • Proceseigenaars als contactpersonen documentbeheer • Eenvormige bewaartermijnen op basis van soort dossier • Invoer- en uitvoerdocumenten van processen > linken met reeks/soort dossier in selectielijst

  14. Conclusie • Basis van selectielijst: reeksen/soorten dossiers • Verschillende zoek- en klasseermogelijkheden • Actief optreden: “trashdays”, vorming • Selectielijst integreren in dagdagelijkse werkinstrumenten • Herkenbaar, eenvoudig en overzichtelijk

More Related