Keskitetty julkaisutietojen kirjaaminen

1. Keskitetty julkaisutietojen kirjaaminen Kirjat 24.10.2014 Marja-Leena Harjuniemi Informaatikko / JYK

2. KESKITETTY JULKAISUTIETOREKISTERIN YLLÄPITÄMINEN • Aiemmin hajautetusti laitoksilla tapahtunut TUTKA-julkaisurekisterin ylläpitäminen keskitettiin kirjastoon 1.4.2014 alkaen • Tutkijat itse eivät kirjaa julkaisujaan enää ollenkaan • Ei myöskään laitoskohtaisia vastuuhenkilöitä • Kirjasto kirjaa kaiken alusta alkaen • Julkaisut 13 % perusrahoituksesta

3. MIKSI ALOITETETIIN • Tutkijan arjen helpottaminen • Kirjausten laadun parantaminen • Rinnakkaistallennuksen lisääminen • Kirjaston roolin kannalta merkittävä työ(Uuden palvelun lanseeraaminen: Lähdettävä aina ajatuksesta, mikä tuottaa hyötyä palvelun saajalle, ei tuottajalle.)

4. TALLENNUSMÄÄRÄT • Raportointivuosi 2010 2571 (julkaisua) • Raportointivuosi 2011 2976 • Raportointivuosi 2012 2937 • Raportointivuosi 2013 2798 (Joista A1-artikkeleita 1132 kpl) • Odotusarvo vuodelle 2014 ? • Tähän asti kirjattuna 1700 (+ 400) • Tänä vuonna lisäksi puuttuneiden v. 2013 artikkelien lisäyskirjaukset • Laitoksilta perittyjen sotkujen tarkistaminen

5. MITEN TOTEUTETAAN • Tutkijoilta tulevat ilmoitukset : e-lomake • Mahdollisimman kevyesti, minitiedot • Suositus: PDF-liite + julkaisutyyppi, oppiaine, tieteenala • Tracker-seurantajärjestelmä • Tiedot eivät siirry mihinkään • Ulkoisista tietokannoista haravointi (ei importointia) • Web of Science • Scopus • ARTO • JY:nomat julkaisut osakohteineen JYKDOKin kautta • Muut JYKDOK-osakohteet+ muu haravointi • Helpoimmillaan tutkija saa valmiin ilmoituksen • Vastuu ilmoittamisesta kuitenkin aina tutkijalla

6. MONIPUOLINEN OSAAMISKOKONAISUUS

7. KIRJASTO ETSII / TÄYDENTÄÄ PUUTTUVAT TIEDOT

8. SUUNNITELMA VS. TODELLISUUS • TODELLISUUS: • Ei importointi-mahdollisuuksia(uusi järjestelmä tulossa) • Henkilöitä asteittain 1-4 (vasta syyskuun alusta alkaen 4 hlöä) • Tallennusmäärät ensimmäisenä vuonna normaalia isommat • SUUNNITELMA: • ”Saadaan tehtyä edellyttäen, että…” • 4 henkilötyövuotta • Importointimahdollisuus Web of Science, Scopus ja ARTO-tietokannoista

9. RESURSSIT • 1 informaatikko (helmikuu- ) • 1 amanuenssi (kesäkuu- ) • 1 kirjastosihteeri (huhtikuu-) • 1 ma. kirjastosihteeri (heinä-joulukuu) • JY-julkaisut luetteloinnin kautta • Nyt ruuhka-apuna kaksi oto. tallentajaa • Tallennukset (~3000 kpl) + rinnakkaistallentaminen • Poikkeuksellinen ensimmäinen vuosi • 2/3 vuotta käytössä, vajaat resurssit • Ei importointimahdollisuuksia • Vanhat perityt sotkut • Vuoden 2013 puuttuvien haravointi • Oppimisen vaatima aika : oppimiskäyrä

10. MONIPUOLINEN OSAAMISKOKONAISUUS TUTKA-järjestelmän tekninen hallinta Henkilöiden kysyminen laitoksilta. Oppiaineiden etsiminen. Tracker-järjestelmän Tekninen hallinta Yhteydenpito tutkijoihin. Tiedostojen kysyminen, etc.

11. AVOIN RINNAKKAISTALLENTAMINEN • Finaldraft pyydetään lähettämään julkaisu-ilmoituksen yhteydessä • Vain noin 10 % lähettää • Huom. Kuitenkin rinnakkaistallentaminen aktivoitunut merkittävästi • Alkuvuonna tallenteita oli alle 700 (usean vuoden aikana) • Nyt yht. 1003 (+ n. 100 käsittelemätöntä) • Luvat tarkistetaan ja finaldraft -tiedostoja pyydetään kirjausilmoituksen yhteydessä • JY:n linjaus ’edellyttää’ avointa tallentamista • Rehtorin uusi linjaus suunnitteilla

12. ONGELMAKOHTIA (1/3) • OKM:n kirjaussäännöt osin huomattavan vaikeita, tulkinnanvaraisia • Tieteenalakohtaiset kirjaussäännöt • Julkaisut, joissa JY-affiliaatio, mutta jotka pitää ymmärtää/tietää olla kirjaamatta • Julkaisut, joissa ei JY-affiliaatiota, mutta jotka pitää ymmärtää kirjata (esim. HIP-erikoistutkijat) • Virheellisiä affiliaatio-merkintöjä myös Wos + Scopus

13. ONGELMAKOHTIA (2/3) • Vieraskieliset (muut kuin eng, swe) artikkelit, joista lähetetty vain tekijän lähettämät tiedot, ei PDF-tiedostoa • TUTKAstapuuttuvat henkilöt, henkilöiden statuksen varmistaminen laitoksilta • Tutkijoiden identifiointi : artikkeleissa yleensä vain alkukirjain • Oppiaineet (OKM ei kysy, mutta laitokset keräävät) • Affiliaatio-tiedot, milloin eivät selviä artikkeleista

14. ONGELMAKOHTIA (3/3) • Hyvin minimaalisin tiedoin lähetetyt, kontekstista erotetut ilmoitukset • Konferenssijulkaisut pahimpia (!) • Onko edes julkaistu • Onko ns. vakiintunut • Eri artikkelityypit; shortpapers, seminarpapers • Onko vertaisarvioitu ja jos, niin FT vai abstract • Kirjasto käyttää valtavasti aikaa etsimällä tietoja, jotka tutkija itse tietäisi sanoa heti • Pahimmillaan yhden kirjauksen tekemiseen voi mennä useita tunteja • 20/80 -sääntö

15. KOKEMUKSIA, PALAUTETTA • Palautetta tullut yllättävän vähän • Pääosin kiittävää, uudistusta pidetään hyvänä • Mutta myös epäuskoa: ”Meillä tutkijat eivät oikein usko, että kirjasto kykenee tähän.” • Kokonainen laitos • Vakava palaute! • Sana ’lomake’ herättää vastustusta • Vähän tyytymättömyyttä kirjaston tekemiin tyyppiluokkamuutoksiin • Yksittäistä tyytymättömyyttä

16. ASENNE KIRJASTON SISÄLLÄ • ”Siellähän ne ovat WoSissa / Scopuksessa” • ”Valtaosa helppoja” • ”Samanlaista kuin kirjan luettelointi” • ”Loppuvuodesta tarvittaessa kaikki osallistuvat.” • ”Mitä noita miettii. Runtatkaa menemään.” • KAIKKI VÄÄRIN • Ei ole ehkä kaikin osin ymmärretty, kuinka suuren tehtävän kirjasto on ottanut tehdäkseen.

17. KANNATTAAKO? VOIKO SUOSITELLA MUILLE? • Kyllä ’varmaan’ • Tavoitteet (helpotus tutkijoille, kirjausten laatu, rinnakkaistallentamisen aktivointi) saavutettu • Kuitenkin useita epävarmuustekijöitä • Pahin vasta edessä (joulu-tammikuu) • Vaatii kirjastolta tällä tavalla toteutettuna paljon • Uuden palvelun lanseeraaminen • Ensivaikutelma • Uskottavuus • Mahdollisuus kiitokseen on, mutta tärkein – eli työ – on vielä tekemättä

18. KIITOS! http://openaccess.jyu.fi/keskitettykirjaaminen http://openaccess.jyu.fi/rt Marja-Leena Harjuniemi mharjuni@jyu.fi