TAPAHTUMIEN KIRJAAMINEN

1. TAPAHTUMIEN KIRJAAMINEN

2. Siirry Resource Usage –näkymään ja jaa ikkuna klikkaamalla Windows ja sieltä Split • Aktivoi ikkunan alaosa klikkaamalla sitä hiirellä

3. Valitse komento View ja sieltä More Views

4. Valitse ikkunan alaosan näkymäksi Task Details Form

5. Valitse ikkunan yläosasta haluamasi tehtävä ja valitse alaosasta kohta Actual • Nyt kun syötät tehtävälle aloituspäivämäärän, tulee siitä tehtävän todellinen aloituspäivämäärä • Syötettäessä vain tehtävän aloituspäivämäärä ohjelma muuttaa ainoastaan tuon tiedon. Oletusarvo NA tarkoittaa, että päivämääriä ei ole vielä syötetty.

6. TODELLINEN KESTO • Tehtävän todellisen keston voi syöttää Duration-kohtaan

7. Jos todellinen kesto on pienempi tai suurempi kuin suunniteltu, olettaa ohjelma tehtävän edistyvän suunnitellusti • Ohjelma asettaa aloituspäivämäärän kuin on suunniteltu ja laskee kuinka suuri osa tehtävästä on valmis, ja jäljellä olevan ajan

8. ODOTETTAVISSA OLEVA KESTO Tehtävän odotettavissa oleva kesto (remaining dur) voidaan määritellä update task -ikkunassa. Ikkuna avautuu Tools -> Tracking -> Update Tasks.

9. Jos syötetään vain odotettavissa oleva kesto, ohjelma olettaa, että tehtävä on alkanut ja valmistuu odotetun keston mukaisesti. Ohjelma lisää myös todellisen aloituspäivämäärän.

10. Mikäli oletusarvoa Updating task status updates resource status ei ole muutettu options -ikkunan calculation-välilehdellä, päivittää ohjelma samalla resurssin työmäärän ja kustannukset kyseisessä tehtävässä.

11. Prosenttia valmiina • % Complete-kohtaan syötetään montako prosenttia tehtävistä on valmiina.

12. Syötettäessä tieto em. Kenttään ohjelma laskee todellisen ja odotettavissa olevan keston. Ohjelma päivittää myös resurssin työn ja kustannukset kyseisessä tehtävässä. • Kun em. kohtaan syötetään arvo 100% päivittää ohjelma lopetuspäivämäärän automaattisesti. Jos se ei kuitenkaan ole todellinen lopetuspäivämäärä, kannattaa syöttää lopetuspäivämäärä ja antaa ohjelman päivittää em. kohdan arvoksi 100 %.

13. Todellinen työmäärä • Siirry Gantt chart –näkymään. Napsauta Select All –painiketta, hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta tracking. Tässä näkymässä voit syöttää kakki käsitellyt tiedot.

14. Joissakin tilanteissa tehtäviä pitää aikatauluttaa jonkin resurssin mukaan. • Näin päästään nopeimmin lopputulokseen päivittämällä todellisten työtuntien määrä. • Samalla päivittyy myös kaikkien resurssien tekemä työmäärä todelliseksi ja ohjelma laskee jäljellä olevan työn vähentämällä suunnitellusta työstä tehdyn työn.

15. RAPORTOINTI

16. Raportointi luodaan valitsemalla valikosta View kohta Reports. Raportit on jaettu niiden sisällön mukaan. • Valitse Reports-ikkunasta haluamasi raporttiryhmä ja paina Select –painiketta.

17. Edit -painikkeella voit vielä muokata valitsemaasi raporttia. Em. painikkeella avautuva ikkuna vaihtelee valittuna olevan raportin mukaan. • Select –painikkeella ohjelma tekee raportin ja näyttää sen esikatseluikkunassa.

18. KUSTANNUSTEN ANALYSOINTI

19. Ohjelmalla voidaan seurata syntyviä kustannuksia Earned Value –nimisen kohdan avulla. • Jotta Earned Value –työkalun antamaa informaatiota voidaan tehokkaasti hyödyntää, on ensin tallennettava projektin Baseline –runkosuunnitelma. • Resurssit kustannuksineen on kiinnitettävä tehtäviin ja muutaman tehtävän pitäisi jo olla valmiina. • Ohjelma sisältää 8 Earned Value –kenttää ja kaksi taulukkoa, joiden avulla voidaan verrata suunniteltuja ja toteutuneita kustannuksia. Earned Value –taulukoista toinen on tehtäville ja toinen resursseille.

20. Tehtävätaulukko • Tehtävätaulukossa voidaan vertailla työn, kustannusten ja tehtävien suhteita toisiinsa. • Taulukko helpottaa budjetin käyttäytymisen arviointia projektin edetessä. • Taulukon tuottamilla tiedoilla nähdään kuinka tehtävään kulutettu rahamäärä on riittänyt.

21. Avaa jokin tehtävänäkymä ja napsauta hiiren kakkospainikkeella Select All –painikkeen päällä ja valitse valikon komennon More Tables avulla näkyviin Earned Value –taulukko. • EAC– ja BAC-kenttien arvoja muuttamalla saadaan laskettua ”Mitä jos” -tilanteet.

22. Resurssitaulukko • Resurssitaulukossa voidaan vertailla työn, kustannusten ja resurssien suhteita toisiinsa. • Taulukko helpottaa budjetin käyttäytymisen arviointia projektin edetessä. Taulukosta nähdään, mitä kulutetulla rahamäärällä on saatu aikaan ja tarvitaanko joitakin resursseja lisää vai voidaanko joistakin resursseista vähentää.

23. Saat resurssitaulukon näkyviin siirtymällä mihin tahansa resurssinäkymään ja napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella Select All –painiketta ja valitsemalla valikon komennon More Tables avulla näkyviin Earned Value –taulukon.

24. Päivämäärän asetus • Ohjelma käyttää oletuksena konepäiväystä myös Earned Value –arvoja laskettaessa. • Jos arvoja halutaan tarkastella jonkin muun päivämäärän mukaisesti, on vaihdettava Status Date –arvoon haluttu pvm.

25. Valitse Project –> Project Information ja vaihda Status Date –kohtaan haluamasi pvm. • Earned Value –arvot lasketaan annetun päivämäärän mukaan

26. YHTEYDET EXCELIIN

27. Kopioidaan Earned Value –taulukon numerotiedot Exceliin. • Käytettävissä pitää olla vähintään Excel 5.0. • Valitse avautuvasta Export Format –ikkunasta Earned Value Information ja napsauta Save-painiketta. • Avaa Excel ja hae tallentamasi tiedosto. • Tämän jälkeen voit luoda Exceliin tuomistasi tiedoista kaavioita ja pivot-taulukoita.

28. Ohjattu toiminto • Ohjelmassa on myös ohjattu toiminto ”Wizard” joka luo automaattisesti kaavion aikaansidotuista Earned Value –arvoista.

29. Avaa Analysis-työkalu komennolla View -> Toolbars -> Analysis ja valitse Analyze Timescaled Data in Excel. • Vastaa ohjatun toiminnon toisessa vaiheessa kentät, jotka haluat kaavioon. • Lopuksi ohjattu toiminto luo tiedot Excel-taulukkoon.

30. Pivot-taulukko • Kun luodaan Excelille Pivot-taulukko, luodaan samalla kaksi Pivot-taulukkoa samaan työkirjaan. Toinen tehtävistä, ja toinen resursseista. • TehtäväPivot-taulukko näyttää resurssit sekä tehtävät, joihin resurssit on kiinnitetty ja resurssin kustannukset tehtävää kohti. • ResurssiPivot-taulukko taas näyttää jokaiselle resurssille kiinnitetyt työmäärät ja kustannukset.

31. Valitse File -> Save As. • Anna tiedostolle nimi ja valitse tallennusmuodoksi Microsoft Excel Pivot Table, ja tallenna. • Valitse Task and resource PivotTable ja napsauta Save. • Avaa tiedostot Exceliin niin näet työn tulokset.

32. TYÖSKENTELY RYHMÄSSÄ

33. Ohjelmassa on paljon työryhmäkäyttöön tarkoitettuja työkaluja, jotka helpottavat työskentelyä ja projektin hallintaa. • Aloitetaan valitsemalla jäsenet…

34. Ryhmän päällikkö • Ryhmän päällikkö eli projektipäällikkö vastaa projektin luonnista ja seurannasta. • Valitse Tools -> Options ja siirry Workgroup-välilehdelle. • Valitse tapa jolla viestit ryhmän jäsenten kanssa. • Syötä osoite jossa resurssien postilaatikot sijaitsevat sekä projektipäällikön oma osoite.

35. Määrittele loput kohdat tarvittaessa ja tarkista lopuksi että Options-ikkunan General-välilehden User name –kohdassa on oikea nimi. • Sulje ikkuna Ok-painikkeella.

36. Ryhmän jäsenet • Jos ryhmän jäsenten välisessä viestinnässä käytetään työryhmäominaisuuksia, on heidät määriteltävä projektin resursseiksi Resource Sheet –näkymässä. • Syötä ensin resurssien nimet ja muut haluamasi tiedot. Määrittele sitten jokaiselle resurssille sähköpostiosoite Resource Information –ikkunassa. Määritä yhteystapa Workgroup-kohtaan • Napsauta lopuksi Ok-painiketta

38. USEAMMAN PROJEKTIN HALLINTA

39. Projektin jakaminen Kopioi tarvittavat tehtävät Aloita uusi projekti tarvittavilla määrityksillä Liitä valitut tehtävät ja tallenna

40. Projektin yhdistäminen • Valitse rivi johon lisäät alaprojektin -> Insert/Project • Link To Project: linkittää alaprojektin ja muutokset päivittyvät automaattisesti • Read Only: Projekti liitetään vain luku –muodossa • Hide Subtasks: piilottaa projektin. Saadaan näkyväksi myöhemmin ->

41. Jaetut resurssit • Resurssipooliksi se jonka halutaan käyttävän resursseja: Tools/Rescourses/Share rescourses • Valitse resursoitu projekti Use rescourses/From-luettelosta • Määritä vielä käyttäytymis- säännöt – Pool takes precedence määrää työskentelyn, Sharer takes… määrää työtunnit • Napsauta OK.

42. Resurssipoolin avaus • Ensimmäinen vaihtoehto avaa molemmat res.pool ja projekti • Toinen kaikki tiedostot jotka käyttävät resurssipoolia. • Kolmas ainoastaan sen projektitiedoston jota ollaan tekemässä. Resurssipoolin muutokset eivät tallennu, koska sitä ei ole avattu.

43. Projektin lopetus Projektisuunnitelma ja toteutus eroavat aina. Projektit kannattaa aina suunnitella joustaviksi ja käytännöllisiksi. Mitä tarkemmin projektin tapahtumat pystyy arvioimaan, sitä varmemmin projekti etenee, ilman esteitä. Projektipäällikön työ on tärkeää, ja ammattitaito kehittyy jatkuvasti.