EDI (electronic data interchange) dalla versione 14 alla 16

1. EDI(electronic data interchange)dalla versione 14 alla 16 Seminario Itale “EDI e non solo: gli standard per il commercio elettronico di libri e riviste” Milano, 1 giugno 2004

2. Introduzione • Lo standard EDI utilizzato da Aleph per lo scambio dei messaggi è: UN/EDIFACT (D96.A) EANCOM conforme a norme ISO 9735. • EDIFACT è implementato da EDItEUR, un consorzio internazionale orientato alle problematiche del commercio elettronico dei libri e periodici. (http://www.editeur.org) EDI

3. dalla 14 alla 16 • Supporto dei messaggi in sola uscita al fornitore (p_acq_13 v.14) • Supporto dei messaggi in uscita ed entrata dal fornitore (p_edi_11, p_edi_09 e p_edi_10 v.16.02) EDI

4. Nuove funzionalità • Oltre agli ordini di acquisto - Tipo di messaggio EDI: ORDERS, sono supportate le seguenti modalità: Uscita: • Cancellazione degli Ordini (online) - Tipo di messaggio EDI: ORDCHG. • Reclami degli Ordini per le varie tipologie: monografie (online e batch), periodici (online e batch) e standing orders (online) - Tipo di messaggio EDI : OSTENQ. Entrata: • Fatture periodici e monografie – tipo di messaggio EDI: INVOIC • Risposta ai reclami di periodici e monografie - tipo di messaggio EDI: ORDRSP EDI

5. EDI setup La configurazione dell’EDI richiede che biblioteca e fornitore siano definiti in modo appropriato nel sistema: • L’abilitazione della biblioteca all’utilizzo dell’EDI con un fornitore è definita nella tabella: ./xxx50/tab/tab35 • Il fornitore EDI viene definito con il modulo acquisition/serials della GUI nelle tabelle oracle Z70 e Z72. EDI

6. EDI setup Inoltre l’EDI richiede e utilizza le seguenti tabelle e directory che devono essere definite nella global ADM del sistema: • Edi_out_attr • Edi_in_attr • Directory data_print/edi • Directories in data_root/edi in/out • Contatori util g/2 (last-edi-order, last-edi-claim, last-edi-log-no,...) Le valute devono essere espresse in formato: ISO 4217. E’ stato predisposto un apposito kit per la trasformazione di quelle preesistenti nel sistema. EDI

7. EDI setup: tab35 • Col. 1 = sub-library abilitata alle transazioni EDI, 5 posizioni • Col. 2= codice Aleph del fornitore, 20 posizioni • Col. 3= codice EDI dell’utente, 20 posizioni è assegnato ad ogni utente dall’agenzia locale EDI (EAN, US SAN), dal fornitore o dall’utente. • Col. 4= tipo di codice EDI: 31B per US SAN 014 per EAN-13 091 per ID assegnati dal fornitore 092 per ID assegnati dall’utente Col. 7= partita iva della biblioteca. • Col. 8: email per l’invio degli errori durante l’elaborazione delle transazioni EDI

8. Configurazione del fornitore EDI (Z70) • Selezionare dal nodo Amministrazione la funzione Fornitori e il pulsante Nuovo o Aggiorna per configurare i parametri EDI di un fornitore. EDI

9. Configurazione del fornitore EDI - 2 Nella form: Informazioni generali inserire: • Codice del fornitore EDI • Tipo del fornitore EDI Campi obbligatori EDI

10. Configurazione del fornitore EDI - 3 • Nella sezione “Conto” inserire: - Nel “N. conto (M)”: Il codice cliente attribuito dal fornitore - Formato lettera: 00 e metodo invio lettera: EDI - Formato lista: 00 e metodo di invio lista: EDI EDI

11. Config. dell’indirizzo del fornitore (Z72) • Dal pannello fornitori selezionare il pulsante “Indirizzi” e poi “Indirizzo EDI” per completare la configurazione del fornitore e consentire il trasferimento dei messaggi EDI. • In particolare le prime tre linee conterranno l’ip address, la login e passwd dell’utente abilitato al trasferimento. EDI

12. Modulo d’Ordine Nel pannello Fornitore dell’Ordine posso selezionare la modalità di invio: LI(sta) e i parametri per l’invio EDI verranno rilevati dal fornitore. EDI

13. Modulo d’Ordine Selezionando invece LE(tter) ho la possibilità di inviare l’ordine Anche in una modalità alternativa: Selezionare la modalità di invio EDI

14. Messaggi in uscita • Prima di attivare la edi-11 per l’ invio in modalità EDI è necessario creare nella cartella “./xxx50/print/edi/” i files xml relativi agli ordini da inviare. La produzione di questi files può essere eseguita singolarmente selezionando il tasto “INVIA” se la modalità di invio dell’ordine è LE(tter) oppure per lotti utilizzando la acq-14 se la modalità è LI(st). EDI

15. Invio dei messaggi EDI in uscita (edi-11) Run edi_11 Esito: Errato Esito: ok Xml files ./xxx50/edi/out/xml_processed ./xxx50/edi/out/xml_rejected ./xxx50/edi/out/edi_outgoing ./xxx50/edi/out/edi_outgoing EDI files ./xxx50/edi/out/edi_rejected ./xxx50/edi/out/edi_sent Edi transfer EDI

16. Messaggi in entrata • Messaggi in entrata dal fornitore alla biblioteca: • Fatture periodici e monografie – tipo di messaggio EDI: INVOIC • Risposta ai reclami di periodici e monografie - tipo di messaggio EDI: ORDRSP • Procedure per la gestione dei messaggi in entrata: • edi-09 • edi-10 • Set up per i fornitori: • ftp directory: ./xxx50/edi/in/edi_incoming EDI

17. Messaggi EDI in entrata (edi-09) • Questa procedura elabora tutti i files presenti nella cartella: ./xxx50/edi/in/edi_incoming convertendoli dal formato EDI ad XML • Se la conversione viene eseguita correttamente, i files con lo stesso nome ed estensione xml vengono creati in ./xxx50/edi/in/xml_incoming, e i files EDI originali vengono spostati in ./usm50/edi/in/edi_processed assieme ad un file di log (.log) che indica qualsiasi tipo di inconvenienete riscontrato durante l’elaborazione. • Se la conversione non viene eseguita con successo i files EDI originali vengono spostati in ./xxx50/edi/in/edi_rejected assieme ad un file di log (.log). EDI

18. Elaborazione dei messaggi EDI in entrata(edi-09) ./xxx50/edi/in/incoming ./xxx50/edi/in/xml_incoming ./usm50/edi/in/edi_processed ./usm50/edi/in/edi_rejected Caricamento dei messaggi EDI in entrata (edi_10) EDI

19. Caricamento dei messaggi in entrata(edi-10) • Questa funzione elabora i files presenti nella cartella: xxx50/edi/in/xml_incoming e li carica in ALEPH. • Se il caricamento è eseguito correttamente, il files XML vengono spostati nella cartella: xxx50/edi/in/xml_processed. Il caricamento di ogni file EDI viene registrato nel file EDI Load Log EDI

20. Caricamento di una fattura EDI in ALEPH • Quando la procedura p-edi-10 è terminata vengono aggiornate le seguenti tabelle: • General invoices (Z77) e linee di dettaglio (Z75) relative agli ordini. • Le transazioni dei budget (Z601) relative agli ordini e lo status di fatturazione presente negli ordini (Z68-INVOICE-STATUS). • Le nuove fatture possono essere visualizzate e aggiornate con il modulo Acquisitions/Serials della GUI esattamente come le fatture immesse manualmente. • Si raccomanda di eseguire un salvataggio (con la p_file_03) delle seguenti tabelle: Z77, Z75, Z68, Z601 prima di procedere con l’elaborazione. EDI

21. Buon Lavoro. EDI