Vibeke Møller Thomsen International Programmedarbejder, DUF RBU uddannelsesdag, februar 2012

1. Vibeke Møller Thomsen International Programmedarbejder, DUF RBU uddannelsesdag, februar 2012

2. Budgetlægning • DUF-krav (når ansøgning er bevilliget) • Overførsel af penge • Valutakurser • Økonomirapporter i Excel • Regnskabsaflæggelse

3. Et budget • er et planlægningsredskab • beskriver hvad et projekt skal koste • er et kvalificeret gæt på fremtiden ET EKSEMPEL Tag 500 Vinduer 100 Dør 200 Mure 700 I alt 1,500

4. Simpel købmandsregning • Grundig planlægning (af strategier og aktiviteter) • Start med formålet/output/resultatet for aktiviteten • Lokalkendskab • Alle involveres • Bed altid den aktivitetsansvarlige om inputs ER KRÆVER

5. Hvordan husker vi det hele? • Lær af tidligere erfaringer • Spørg andre • Start fra dag 1 og løb projektet igennem • Brug finansfolk til tekniske råd. Ikke til at prioritere • Brug noter til forklaringer og udregninger • Lav et hoved- og detailbudget

7. Indeholder alle aktivitetsudgifter direkte forbundet med projektet • Kan opdeles i maksimum 10 underposter • Det er vigtigt, at der er god sammenhæng mellem ansøgning og budget • Vurder om udgifterne er rimelige • DUF støtter normalt ikke diæter, generel drift og køb af jord & fast ejendom • Der kan ikke inkluderes budgetposter som ”diverse” og ”uforudsete udgifter”

8. I budgetfasen beregnes administrationsvederlaget af det samlede budget eksklusiv administration • I regnskabsfasenydes vederlaget af det faktiske forbrug eksklusiv administration

9. Bruges altid efter aftale med DUF • Kan bruges til at dække ”uforudsete udgifter” som prisstigninger og valutakursændringer (SKAL være relateret til planlagte projektstøtteaktiviteter), • Kan ikke bruges til at udvide aktiviteterne • Normalt vil budget marginen ikke blive brugt

12. Mellem hovedposterne • Spørg altid DUF • DUF giver altid skriftligt svar • Inden for projektstøtten • Der kan flyttes 2.500 kr. mellem hver underpost

13. Kontrakt mellem den danske organisation og DUF • Aftale om revision af projektregnskabet (internt/eksternt) • Separat bankkonto • Det er muligt at få 80% af bevillingen udbetalt, når projektet bevilliges • 100% vil blive udbetalt for bevillinger under 50.000 kr. • Separat konto både i DK og samarbejdslandet • Budgetændringer • Kontakt løbende DUF vedr. budgetændringer • Uregelmæssigheder • Kontakt altid DUF i tilfælde af uregelmæssigheder Overvej: • Kontrakt mellem den danske organisation og partner organisationen

14. Kontanter • Western Union • Bankoverførsel

15. Håndtering af kontanter • Hold penge der kommer ind, adskilt fra de penge der gives ud • Giv altid en kvittering for penge, der er modtaget • Få altid en kvittering, når der gives penge ud • Sæt altid kontanter i banken • Hav faste procedurer for, hvordan der kan modtages penge • Begræns adgangen til kontantbeholdningen • Begræns brugen af kontanter • Aftal et tidspunkt for afregning

17. Vægtet gennemsnit: 717.100/70.000= 10,24 • NB En gennemsnitskurs er aldrig helt fast

18. Ved faste kurser: • kurs 10: 300 lokal valuta (Gevinst: 300) • kurs 20: 600 lokal valuta (Gevinst: 0) • kurs 30: 900 lokal valuta (Tab: 300)

19. Eksempler på regnskabssystemer: • Papirbaserede systemer • Computerbaserede systemer (Navision, C5, Winkas, Quickbook ect.) • Vi ser på Excel-skabeloner fra www.duf.dk

20. Registrering af bilag • Kvitteringer • Kontoplan

21. Name of organisation Address City Date:______________ Expense FOR: AMOUNT: Total 1,000 Name: ________________________ Signature:_______________ Name: ________________________ Signature:_______________ • Øvelse 2: Ledertræning i Burundi • Excel-skabelonen kan hentes på http://duf.dk/materialer/globale_materialer/

22. Dokumenter: • (Revideret) projektregnskab • Ingen rentetilbageførsel • Inventarliste • Overdragelsesdokument • Indeholder udstyr eller inventar med en værdi, der overstiger den skattemæssige sats for småanskaffelser (2012: 12.300kr.)

23. Fremgangsmåden ved projektregnskab: Den danske revisor modtager bilagene fra samarbejdsorganisationen og udarbejder på denne baggrund et samlet revideret regnskab

24. Revisionen • Efter Danidas Revisionsinstruks Instruks vedr. udførelsen af revisionsopgaver i forbindelse med forvaltning af tilskud fra miniprogrammer – gældende for enkeltprojekter under/over 200.000 kr • Kontakt DUF eller revisor, hvis I er i tvivl om kravene

25. Over kr. 200.000 siger bl.a.: • Statsautoriseret eller registreret revisor • Anerkendtrevisionsfirma, statsautoriseret revisor • Efter anerkendte internationale standarder (IFAC eller INTOSAI) • Der skal gennemføres forvaltningsrevision • Her ses på produktivitet, effektivitet, og sparsommelighed

26. Under kr. 200.000 siger bl.a.: • Revisionen kan udføres af statsautoriseret eller registreret revisor • Revisionen kan også udføres af en foreningsvalgt ikke-faguddannet revisor (inkl. MO’ regnskabsmed-arbejder) • Revisionen skal sikre at lokalt afholdte udgifter kan dokumenteres • Det er ikke nok at der er overført midler til samarbejdsorganisationen • Ikke samme fokus på forvaltningsrevision • Men det skal efterprøves om der er udvist sparsommelighed

27. Vær opmærksom på: • Hvem har deltaget i workshops? • Kræv evt. deltagerlister • Er der rejst som angivet? • Kræv evt. boardingcard eller andre rejsedokumenter • Er der købt det bilagene viser? • Kræv evt. at se det indkøbte • Er der købt ind til overpriser? • Lav evt. din egen prisundersøgelse

28. Identifikation: (forside) • Navn på den danske organisation • Projektets titel • Projektperioden • Bevillingens størrelse • DUFs sagsnummer Ledelsespåtegning • Ledelsens underskrift m.m. Revisionspåtegning • Udfyldes af revisor

29. Regnskabsberetning • Kortfattet resumé af projektets forventede resultater • Kortfattet stillingtagen til om projektets formål er opnået • Stillingtagen til kvaliteten af dokumentationen i regnskabet • Redegørelse for ubrugte midler (eller tilgodehavende midler) samt rentetilskrivning (kan eventuelt medtages i resultatopgørelse eller i noter) • Redegørelse for eventuelle budgetændringer og anvendelse af budgetmargin med henvisning til korrespondance med DUF

30. Anvendt regnskabspraksis • Danidas Revisionsinstruks • Den anvendte metode for omregning af fremmed valuta • Øvrige særlige forhold Resultatopgørelse

32. Noter: • Acontoudbetaling fra DUF og evt. tilgodehavende • Brug af budgetmargin • Overførsler til samarbejdsorganisationen • Indkøb af udstyr og inventar • Tilskrevne renter

33. Indeholder de ovenstående krav til regnskabsaflæggelse http://duf.dk/materialer/globale_materialer/