Keynote -lezing door Ad van Heijst: ‘De kracht van mappen bij archiefbeheer’

1. Keynote-lezing door Ad van Heijst: ‘De kracht van mappen bij archiefbeheer’

2. +

3. Een mappenstructuur als basis voor een digitaal archief

4. 80% van de informatie in grote bedrijven • Bevindt zich in desktops en op de G-schijven: dit maakt wel deel uit van de intellectuele kennis van een organisatie, bedrijf of instelling! • Er is geen systematisch beheer van deze informatie. • Veel bewijsinformatie zit op talloze plaatsen in een organisatie, in “persoonlijke” bestanden.

5. Digitaal informatiebeheer loopt uit de hand, als je het niet organiseert • Complete dossiers bestaan niet meer • Besluiten zijn gefragmenteerd • Geen vaste procedures • Geen archiefdiscipline, geen duidelijke structuur met als doel om terug te vinden.

6. Toch is digitaal beheer dé oplossing voor het delen van informatie • Principekeuze: alle informatie digitaal, tenzij • Hoe richten we het in? • Wat is nodig aan afspraken en procedures? • Welke middelen zijn nodig? • Hoe betrouwbaar is het?

7. De i-schijf als informatiedomein • Wat is de i-schijf? • Structuur aanbrengen, pilot • Dossierbeheer vanuit procesverantwoordelijke • Standaardinrichting mappenbeheer • Alle documenten digitaal bewaren en –archiveren • Centraal overzicht behouden

8. Dossier = zaak • Documenten dienen als zaak, in samenhang, te kunnen worden opgevraagd en gebruikt • Óf documenten worden als reeks geplaatst • Dossiers of delen daarvan in een autorisatiestructuur • Dossiers in hun geheel behandelen voor B/V

9. Vereisten voor een uniek dossier • Elke zaak is een dossier. Zaken mogen niet met elkaar worden vermengd • Zaakmappen met een gemeenschappelijk kenmerk verzamelen in een map • Persoon • Object • Onderwerp • Zo mogelijk vaste map- en documentnamen hanteren

10. Uniformiteit map- en documentnamen • Naamgeving documenten • Mapnamen • Selectie/bewaarcriteria • Formatenkeuze werkformaat/archiveringsformaat • Richtlijnen e-mailgebruik • Keep it as simple as possible

11. Een ordeningsstructuur • Is samen met gebruikers afgestemd • Bevat volledige en unieke digitale dossiers • Is logisch en helder gestructureerd • Is voorzien van autorisaties • Bevat bewaartermijnen • Bevat geen dossiers waarvan de bewaartermijn is verstreken

12. NIET DOEN- De mailbox als archief

13. WEL DOEN- een model- mappenstructuur gebruiken

16. Voordelen mappensysteem • Iedereen kent het “van thuis” • Daardoor efficiënt, geen leercurve • Continuïteit: mensen werken zaken af • Structuur: herhaling maakt snel vertrouwd • Bij complete mappen: reconstructie gevoerd beleid mogelijk • Uitvoering en verantwoording beslissingen ligt vast “als in een boek/film” • Context documenten is duidelijk • Context zaken wordt duidelijk in fileplan/ordeningsschema

17. Inhoud personeelsdossier

18. Mappen op persoonsnaam 18

19. Vlakke, logische structuur • Duidelijke, betekenisvolle en korte mapnamen • Procesgerelateerd • ‘Algemeen’ vs. ‘allerlei’ • Geen herhaling • Beperkt aantal tekens 19

20. (Mapnamen) • Duidelijk en betekenisvol • Procesgerelateerd • ‘Algemeen’ vs. ‘allerlei’, ‘varia’ • Kort • Beperk de naam tot max. 61 tekens • Vermijd herhaling • Beperkt aantal tekens: gebruik enkel A-Z, a-z, 0-9 en het underscoreteken (_) • NIET: spatie \ / : * ? " < > | ! % & ‘ - ; = () ¨ + , . 20

21. Vermijd herhaling 21

22. 1) digitaal_naar_de_toekomst_een digitaal_naar_de_toekomst_drie digitaal_naar_de_toekomst_twee digitaal_naar_de_toekomst_vier 2) digitaal_naar_de_toekomst_v1 digitaal_naar_de_toekomst_v2 digitaal_naar_de_toekomst_v3 3) digitaal_naar_de_toekomst_V0_1 digitaal_naar_de_toekomst_V0_2 digitaal_naar_de_toekomst_V0_3 digitaal_naar_de_toekomst_V1_0 4) digitaal_naar_ de_toekomst_V0_1_ONTW digitaal_naar_ de_toekomst_V0_2_HERZ digitaal_naar_ de_toekomst_V1_0_DEF Versiebeheer alfabetisch Geen definitieve status 22

23. Klassement opbouwen … stap voor stap • Stap 1: identificeer taken en reeksen • Welke taken voeren jullie uit? • Overkoepelende, ondersteunende, primaire processen • Hulpmiddel: procesmodellering • Welke reeksen creëren jullie bij de uitvoering van die taken? • Documenten en dossiers • Hulpmiddel: informatiebeheersplan (IBP) • Stap 2: koppel de reeksen aan de taken • Stap 3: werk op basis daarvan een klassementsstructuur uit • Stap 4: overleg 23

24. Hoe komen we tot keuzes binnen het digitaal dossierbeheer? • Functionele eisen: maak een informatiebeheersplan • De gebruiksvriendelijkheid: structuur én zoekmachine • De zelfredzaamheid: snel te snappen • De kosten: bereken de TCO, w.o. exitkosten, licentiekosten, switching

25. Wie doet wat • Zaakverantwoordelijke houdt zaak/dossier bij • Dossiers in een begrijpelijke, organisatiebrede structuur ondergebracht • Formeel moment: het afsluiten en archiveren van de zaak/het dossier • Na afhandeling: de informatiebeheerder schoont en herordent het dossier met specifieke tools

26. Casus • Rollen • (Centrale) beheerder: • ontwikkelen en beheren van mappenstructuren (met rechten) • beheren van mappen en documenten • Beheerders op onderdelen: • Beheers- en controle acties uitvoeren op mappen en documenten • Archivaris: • inspectie • verwerking / controle digitale overdracht

27. Actief zijn • Stel regels vast waaraan de archivering moet voldoen • Ontwerp een mappenstructuur, voer deze in, verbeter deze • Zorg voor centraal beheer van de mappenstructuur • Koppel V-termijnen aan elke zaak • Voer audits uit, rapporteer afwijkingen en controleer of de verbetering wordt aangebracht

28. Hoe organiseer je dit? • Secretariaat maakt scan van ingekomen stuk • Scan opnemen in de map waarin deze hoort • Mailtje naar betrokkenen met link naar document • Betrokkene kan document ophalen en aan de hand daarvan verder gaan, maar niet weghalen • Plaatst nieuw document bij in de map.