Informační systém datových schránek – ISDS Ing. Miroslav Štěpán, ČP, s.p.

1. Informační systém datových schránek – ISDSIng. Miroslav Štěpán, ČP, s.p.

2. e-Government • Zákon 300/2008 Sb. • o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů • Úspěch e-Governmentu v ČR je do značné míry závislý na stupni rozšíření a používání datových schránek • Datové schránky se budou používat pokud uživatelé budou vědět jak je mají, mohou či musí používat Zákon č. 300/2008 Sb. O elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů Schválen PSP ČR 25.6. 2008Schválen Senátem PČR 17.7. 2008Publikován ve Sbírce zákonů 19.8.2008Účinnost od 1.7.2009

3. Postavení MV ČR a ČP, s.p. ČESKÁ POŠTA, s.p. Ministerstvo vnitra ČR • Provozovatel informačního systému datových schránek • Důvěryhodný prostředník pro elektronickou komunikaci • Telefónica O2 - Dodavatel technologického řešení ISDS • Správce informačního systému • Vydává prováděcí vyhlášky • „Nakupuje“ služby provozu od ČP • Kontroluje provoz systému Smlouva o provozování podepsána 27. února 2009

4. Česká pošta a datové schránky • Česká pošta je PROVOZOVATELEM systému na základě zákona a na základě smlouvy s Ministerstvem vnitra. • ČP, s.p. zajišťuje chod celého systému, rozesílání přístupových údajů, helpdesk, call-centrum a další provozní služby. • Česká pošta hraje historicky roli důvěryhodného prostředníka při doručování písemností. • Česká pošta bude nabízet další služby pro snadnější využívání systému datových schránek.

5. Datová schránka DATOVÁ SCHRÁNKA JE: • Místo, kam se doručují a odkud se posílají zprávy, které plně nahrazují písemnou korespondenci Zpráva, dodaná přes datovou schránku, plně nahrazuje doporučenou zásilku, a to i do vlastních rukou !!! • Elektronické úložiště, které slouží pro: • doručování dokumentů orgánů veřejné moci • provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci DATOVÁ SCHRÁNKA NENÍ: • E-mail • Elektronický archiv

6. Maximální velikost DATOVÉ ZPRÁVY: Velikost DATOVÉ SCHRÁNKY: Datová zpráva DATOVÁ ZPRÁVA je: • jako dopis a je jedno, zda obyčejný či doporučený • jen ji nemůžete fyzicky uchopit, ohnout, polít, otevřít … DATOVÁ ZPRÁVA se skládá z: • obálky, která nese informace o příjemci, odesílateli, přílohách apod. • obsahu zprávy, tedy příloh ve formátech taxativně vymezených vyhláškou: pdf; txt; doc; xls;….. 10 MB neníomezena

7. Datová schránka právnické osoby Datová schránka orgánu veřejné moci Datová schránka fyzické osoby podnikající Datová schránkafyzické osoby Povinná pro PO zapsané v obch. rejstříku, zřízena ze zákona do 90ti dnů od účinnosti, nebo bezprostředně po zapsání do obchodního rejstříku Zřízena do 90ti dnů od účinnosti zákona, centrální orgány, kraje, obce, měst. části, ČT, ČRo, zdravotní pojišťovny, samospr. komory, … Zřízena na žádost do 3 dnů, povinná pro advokáty, daňové poradce*) a insolvenční správce*) ze zákona až za 3 roky Zřízena na žádost do 3 dnů, žádost se podává na MV, Czech POINTech Druhy datových schránek

8. Použití datových schránek * Podnikající fyzické osoby a fyzické osoby, pokud mají zřízenu datovou schránku.

9. zejména státní orgány a instituce, vč. orgánů státní správy, orgány územních samosprávných celků, územní samosprávné celky, veškeré státní fondy České republiky, zejména včetně Pozemkového fondu České republiky, zdravotní pojišťovny, Český rozhlas, Česká televize, všechny samosprávné komory zřízené zákonem, notáři a soudní exekutoři, soudy, všechny složky Policie České republiky a Armády České republiky, všechny organizační složky státu a jiných veřejnoprávních korporací, veřejnoprávní korporace a všechny státní příspěvkové organizace, Co a Kdo je OVM ? Orgán veřejné moci

10. Založení datové schránky

11. Zřízení datové schránky • OVM • DS bude zřízena automaticky, bezodkladně po vzniku OVMv případě notářů a soudních exekutorů bezodkladně poté, co správce obdrží informaci o jejich zapsání do zákonem stanovené evidence • Právnická osoba • DS bude zřízena ihned, po zapsání do obchodního rejstříkuv případě právnické osoby zřízené zákonem bezodkladně po jejím vzniku • Fyzická osoba a Fyzická osoba podnikající • DS bude zřízena 3 dny od podání žádosti • Žádost lze podat na oficiálním formuláři: • OSOBNĚ - na Czech pointu (nutné předložit občanský průkaz nebo jiný doklad totožnosti) • ELEKTRONICKY– nutné podepsat kvalifikovaným certifikátem

12. Přístupové údaje

13. Přístupové údaje – jak dál? • pracoviště Czech Point – lze zde podat žádost o zneplatnění přístupových údajů a vydání nových (dle IČ firmy) • nové údaje lze získat elektronicky nebo doporučeně do vlastních rukou • po podání žádosti předchozí přístupové údaje pozbývají platnosti • Nevyzvednuté zásilky se shromažďují na poště Praha 1 – Jindřišská ulice (je možno je zde vyzvednout)

14. Co bude třeba k používání ISDS ? • počítač • internetový prohlížeč • připojeni k internetu • přístupové údaje, které budou zaslány oprávněné osobě poštou doporučeně jen do vlastních rukou adresáta • pro běžný provoz také – tiskárnu a scaner

15. Přístup do datové schránky Může delegovat přístup na další osoby Oprávněná osoba Fyzická osoba, fyzická osoba podnikající, statutární orgán, člen statutárního orgánu, vedoucí organizační složky, vedoucí orgánu veřejné moci Administrátor Může dále delegovat pravomoce k DS Pověřená osoba Osoba se stanoveným rozsahem práv Způsob pověřování osob: prostřednictvím datové schránky - přístupové údaje budou zaslány poštou do vlastních rukou pověřené osoby, na CzechPointu - pověřená osoba získá přístupové údaje přímo na místě

16. Možné přístupy k DS Jednoduchý webový klient • základní rozhraní pro přistup k Informačnímu systému datových schránek pro přímý přistup uživatele • zobrazuje doručené a odeslané datové zprávy • umožňuje přistup k adresáři subjektů • umožňuje vytvořeni datové zprávy, přiřazení adresáta, napsání „věci“ zprávy a připojení příloh • umožňuje základní správu uživatelského účtu pro odpovědnou osobu a pověřené osoby Prostřednictvím elektronické spisové služby

17. Rozhraní spisových služeb • MV ČR ve spolupráci s vybranými dodavateli spisových služeb připravilo jednotný standard komunikace. • 19.12.2008 podepsáno memorandum o spolupráci mezi Ministerstvem vnitra ČR a zástupci výrobců elektronických spisových služeb http://www.mvcr.cz/datove-schranky.aspx Univerzální rozhraní datových schránek na bázi web services • slouží k využívání služeb ISDS spisovými službami • umožní automatizovaně přijímat a odesílat zprávy včetně elektronicky podepsaných • kromě odesílání a přijímání datových zpráv umožní stahovat seznamy odeslaných zpráv, přijatých zpráv, jejich historii včetně doručenek • spisová služba musí být ovšem na uvedené připravena.

18. Struktura ISDS Co bude třeba k používání ISDS ?

19. Odeslání datové zprávy do DS • Po vyplnění obálky datové zprávy a připojení příloh je možné datovou zprávu odeslat. • Následně ISDS provede kontrolu DZ ve smyslu Provozního řádu, zašifruje ji, přidá příslušná systémová data (časové razítko) a přijme DZ k „přepravě“, čímž je zpráva považována za odeslanou. • Informace o stavu odeslané DZ má odesílatel dostupné ze své schránky.

20. Doručení do datové schránky Dokument dodaný do datové schránky je doručen: • okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba mající dle svého oprávnění přístup, jsou zprávy považovány za doručené, a to i tehdy, pokud zprávu neotevře. • nepřihlásí-li se do datové schránky oprávněná osoba ve lhůtě 10 dnů ode dne dodání do datové schránky, považuje se dokument za doručený posledním dnem této lhůty. • pokud vlastník schránky provozuje spisovou službu, je DZ doručena okamžikem „převzetí“ spisovou službou

21. Povinnosti provozovatele • Zajistit připojení kvalifikovaného časového razítka k odesílané datové zprávě • Dodat odesílanou datovou zprávu do datové schránky adresáta • Vyrozumět adresáta o dodání zprávy • Oznámit odesílateli, že: • zpráva byla doručena (označeno elektronickou značkou) • datová schránka příjemce byla znepřístupněna, zrušena, neexistuje. • O těchto událostech vést bezpečnou evidenci

22. Zabezpečení Bezpečnost Dostupnost systému – 99,9% Zprávy jsou po celou dobu šifrované Důvěrnost – ani provozovatel nemá přístup k datům Průkaznost - evidence veškerých událostí spojených s provozem ISDS Autentifikace a autorizace uživatelů Stanoveno vyhláškou MV ČR (možnost použití el. podpisu a certifikátů) Audit a dohled Dohled 24x7x365 Prvotní bezpečnostní audit před spuštěním – červen 2009 Pravidelné (plánované) bezpečnostní audity – každý rok Dohled MV, úřadu na ochranu os. údajů

23. Zabezpečení Bezpečnostní prvky zajišťují ochranu proti ztrátě dat – architektura systému je postavena zdvojení a uložení ve dvou vzdálených geografických lokalitách. Bezpečnost proti zneužití osobních údajů – zákon definuje, které údaje smí provozovatel a správce využít a komu je zpřístupnit. Bezpečnost na ochranu údajů obsažených v datových schránkách – celý systém je šifrován, aby bylo zachováno listinné tajemství. Bezpečný přístup do DS – pomocí protokolu (https – obdoba el. bankovnictví), bezpečnost bude moci zvýšit pomocí přístupu formou certifikátu Bezpečnost systému proti zneužití je ošetřena legislativou (pokuty, sankce)

24. Datové schránky – revoluce v úřadování • Povinné používání datových schránek orgány veřejné správy může výrazně zvýšit rychlost implementace eGovernmentu v ČR. • Díky datovým schránkám a elektronické konverzi dokumentů bude možné naprostou většinu úředních záležitostí vyřídit elektronicky. • Systém je navržen tak, aby umožnil respektovat stávající procesy a usnadnil tak pro přechod na „elektronické úřadování“ • Systém datových schránek nemění chod úřadu, firmy!!! • Dokumenty podepisují ty samé kompetentní osoby jako v listinné podobě, v systému DS pak elektronickým podpisem

25. Datové schránky – ceny, náklady Soukromé subjekty mají odeslané a přijaté datové zprávy ZDARMA!!! Datové schránky šetří: • časové náklady; • provozní náklady (papíry, toner); • mzdové náklady (zvyšují produktivitu práce);

26. Kontakty a informační zdroje ISDS • infolinka MV: 270 005 200 • pracoviště ČP, s.p.: • semináře hospodářské komory • Workshop spol. S-COMP Centre CZ s.r.o. • www.datoveschranky.info • www.egoncentrum.cz • www.mvcr.cz

27. Implementace datových schránek v prostředí firmy

28. Implementace – časový harmonogram • k datu účinnosti zákona 300/2008 byl novelizován legislativní rámec • 1.7.2009 tzv. měkký start!!! • 1.11.2009 ostrý start!!! – do uvedeného data bylo nutno aktivovat dat.schránku; pokud k aktivaci nedošlo, byla tato aktivována automaticky se všemi právními dopady • paralelně funguje testovací prostředí

29. Implementace – testovací prostředí • aktivace na stránkách www.datoveschranky.info • vyzkoušení činnosti tak, jak probíhá v reálném provozu; • přijímané a odesílané zprávy nemají právní hodnotu; • k aktivaci je nutno vyplnit žádost a odeslat tlačítkem „žádosti o DEMO datové schránky“; • přístup do testovacího prostředí (kódy) obdrží uživatel do 24 na zvolenou e-mailovou adresu; • pozor! nezaměňovat s kódy obdrženými v listinné podobě;

30. Implementace – novela legislativy • Možnost zřizovat na žádost další datové schránky pro každou OVM §6 odst. 2 • Zpřístupnění DS jenom prostřednictvím přihlášení statutárního orgánu §10 • Náklady ISDS hradí stát s prostředků státního rozpočtu z kapitoly Všeobecné pokladní správa §14 odst. 2 • Možnost komunikace mezi PO a FO od 1.7.2010 § 18a • Zmocnění MV k vydávání vyhlášek §20 odst. 3 • Správní delikty za zneužití ISDS §26a, 26b, 26c • Možnost se přihlásit systémovým certifikátem § 29 • Přechodné období 1.7. – 1.11.2009 § 31 odst.

31. Implementace POZOR! Následující popisované úkony nejsou v případě odesílaných dokumentů nutné pro soukromé subjekty, neboť zákon neukládá povinnost soukromému subjektu odesílat dokumenty v elektronické podobě!!

32. Implementace POZOR! Pro subjekty jež nejsou zapsány v obchodním rejstříku nevyplývá dle legislativy žádná povinnost spojená se spuštěním systému ISDS od 1.7.2009! Tj. i v režimu příjmu dokumentů od orgánu veřejné moci. Subjekty nezapsané v obchodním rejstříku přijímají i odesílají (pokud se tak rozhodnou) dokumenty nadále v listinné podobě, tj. nezřídí si datovou schránku.

33. Implementace Zajištění přípravy pro převzetí přístupových údajů a pověření administrátora/pověřených osob/ osob provádějících autorizovanou konverzi dat Zákon zavádí 3 nové role: • Administrátor datové schránky (viz § 8, odst. 7) • Pověřená osoba (viz § 8, odst. 6 a 3) • Pracovník provádějící autorizovanou konverzi dat (§§ 22 a násl.) • Je nutné, • určit kdo bude za subjekt pověřen výkonem uvedených rolí, předat toto pověření MV a vyžádat si přístupové údaje do ISDS; • doplnit pracovní náplně vybraných osob, popř. úpravu jejich prac. smluv; • osoby proškolit;

34. Implementace Příprava změny interních dokumentů Činnosti a povinnosti dané Zákonem je třeba k 1.7.2009 promítnout do interních norem • Organizační řád • Podpisový řád • Archivní řád • Spisový a skartační řád • další dotčené normy – pokud existují

35. Implementace Zajištění odpovídajícího uložení dokumentů (zpracovávaných, odesílaných, přijímaných) Subjekt provozující spisovou službu elektronicky: Je třeba • zahájit jednánís dodavatelem elektronické spisové služby • zajistit napojení spisové služby a e-podatelny na ISDS • zajistit podporu elektronického podepisování dokumentů ve spis.službě • vyžádat si u provozovatele ISDS systémový certifikát pro vytvoření bezpečného spojení mezi serverem spisové služby a datovou schránkou

36. Implementace Zajištění odpovídajícího uložení dokumentů (zpracovávaných, odesílaných, přijímaných) Subjekt neprovozující vlastní elektronickou spisovou službu Je třeba: • zajistit aplikaci pro vedení spis.služby nebo evidence dokumentu • nebo zajistit bezpečné pracovní úložiště elektron.dokumentů

37. Implementace Zajištění odpovídajícího uložení dokumentů (zpracovávaných, odesílaných, přijímaných) Každý subjekt musí zajistit • načítání doručených datových zprav z datové schránky do modulu elektronické podatelny anebo vytištění do „hard copy“, jejich kontrola a následné zaevidování do spisové služby; • částečná či plná automatizace rozdělování dokumentů na odbory podle metadat, uvedených v obálce datové zprávy anebo v papírové verzi tak, jak to dělá dosud s poštou doručenou v papírové podobě; • archivaci, • vyhledávání datových schránek adresátů při přípravě dokumentu na vypravení; • vypravení připravovaných dokumentů prostřednictvím datové schránky, včetně řešení neočekávaných stavů (datová schránka adresáta byla znepřístupněna, dokument přesáhl povolenou velikost); • načítání datových zpráv o dodání a doručení vypraveného dokumentu a spárování této informace s dokumentem.

38. Implementace Identifikace osob, které za subjekt podepisují (rozhodnutí, elektronické dokumenty) • Elektronizace doručování je vhodným impulsem pro elektronizaci odesílaných a zpracovávání doručovaných dokumentů. • Od 1. 7. 2009 začne zřejmě výrazně narůstat počet dokumentů, které budou připravovány a vypravovány v elektronické podobě. • Elektronizace vyžaduje elektronické podepisování expedovaných dokumentů, protože každé rozhodnutí a každý dokument určený ke konverzi musí být opatřen elektronickým podpisem příslušné konkrétní osoby. • Bude nutné zabezpečit, aby pracovníci s podpisovým právem měli možnost podepsat dokument elektronicky. Proto je vhodné vymezit přesně okruh osob, které budou za podnik elektronické dokumenty podepisovat a jimž bude přidělen digitální certifikát ověřující jednoznačně autora dokumentu

39. Implementace Přidělení digitálních certifikátů vybraným uživatelům • Digitální certifikát - komerční produkt • Digitální certifikát – možno pořídit od některého z autorizovaných poskytovatelů této služby. • Česká pošta je autorizovaným poskytovatelem, proto nabízí dodání potřebného počtu digitálních podpisů, včetně implementace přímo na příslušném úřadě svým mobilním obslužným pracovištěm.

40. Implementace – zahájení provozu • První přihlášení (zadání přístupových údajů do systému) není aktivace datové schránky !!! • U subjektů PO (zapsaných v OR) a OVM byl prostor na aktivaci do 1.11.2009 • U subjektů FO podnikajících lze kdykoliv požádat o zřízení DS, po obdržení přístupových kódů je 15 dnů na aktivaci

41. Děkuji za pozornostDiskuse