Pojęcie i zadanie biura. Meble biurowe. Zasady rozplanowania pomieszczenia biurowego

1. Pojęcie i zadanie biura. Meble biurowe. Zasady rozplanowania pomieszczenia biurowego

2. BIURO To właściwie przystosowane i wyposażone pomieszczenie, w którym wykonywane są czynności administracyjno-biurowe czyli gromadzenie, przetwarzanie, wytwarzanie, dystrybucja i przechowywanie informacji.

3. PRACA BIUROWA to: • liczenie, pisanie, rejestrowanie, księgowanie • sporządzanie maszynopisów i reprodukcja dokumentów • opracowywanie korespondencji • gromadzenie, klasyfikowanie i archiwizowanie dokumentów • opracowywanie materiałów planistycznych, statystycznych, sprawozdań • udzielanie informacji

4. W biurze wyróżniamy następujące pomieszczenia: • BIUROWE: • pokoje biurowe • sale narad • sale obsługi interesantów • kancelarie • sekretariaty • gabinety • hale maszyn • archiwa • czytelnie • powielarnie

5. POMOCNICZE: warsztaty magazyny recepcje klatki schodowe windy stołówki kluby szatnie kuchnie palarnie kotłownie OBCE: Agencje bankowe Agencje pocztowe kioski

6. MEBLE BIUROWE: Są dla pracowników biurowych prawdziwym narzędziem pracy. Funkcjonalność i wygoda pracowników oznaczają większą efektywność i skuteczność ich działania, co w konsekwencji oznacza postęp dla przedsiębiorstwa.

7. ERGONOMIA: To nauka zajmująca się dostosowaniem urządzeń technicznych. Produkcyjnych i wszystkich innych do określonych przez anatomię, fizjologię i psychologie cech sprawności człowieka.

8. Ergonomicznie powinny być meble które będą: • Stwarzać warunki korzystne do racjonalnej organizacji pracy biura • Przyczyniać się do racjonalnego wykorzystywania powierzchni biura • Stwarzać warunki do łatwego przemeblowana w zależności od potrzeb

9. Meble biurowe dzielimy na: • Meble powszechnego zastosowania do pracy (krzesła, biurka) • Meble służące do przechowywania i segregowania dokumentów (szafy, półki) • Meble stanowiące wyposażenie pomieszczeń pomocniczych i pomieszczeń niestałej pracy biurowej (czytelnie, poczekalnie) • Meble o specjalnym przeznaczeniu (biurka i pulpity pod komputery)

10. BIURKO To podstawowy mebel biurowy, który powinien posiadać owalny kształt i dostosowaną do sylwetki siedzącego człowieka wypukłość i wgłębienie. Blat biurka powinien mieć rozmiary 70x150 cm a wysokość powinna wynosić 74-78 cm.

11. KRZESŁO Powinno odpowiadać następującym wymaganiom: • możliwość regulacji wysokości siedzenia i oparcia • posiadać nóżki na kółkach • posiadać obracane siedzenie • pokrycie siedzenia i oparcia powinno być wykonane z materiału przepuszczającego powietrze • noga wspierająca siedzenia krzesła powinna posiadać amortyzację • oparcie powinno posiadać możliwość regulacji kąta nachylenia

12. ZASADY ROZPLANOWANIA POMIESZCZENIA BIUROWEGO Przystępując do organizacji biura należy pamiętać by spełniało one następujące funkcje reprezentacyjną i organizacyjną. Należy również wiedzieć kto będzie pracował w owym biurze, aby dostosować pomieszczenia biurowe do potrzeb przyszłych użytkowników. W takiej sytuacji należy brać pod uwagę: • Powierzchnie • Odpowiednie oświetlenie • Dopływ świeżego powietrza (wentylacje) • Wyciszenie • kolorystykę

13. Biuro można różnie urządzić. Jednym z częściej znanych systemów jest system halowy, gdzie wielka przestrzeń dzieli się na boksy (tzw. pudełka) lub tradycyjny gdzie występują odrębnie jedno- lub wielo osobowe pokoje.

14. ROZPLANOWUJĄC USYTUOWANIE POMIESZCZEŃ BIUROWYCH NALEŻY KIEROWAC SIĘ NASTĘPUJĄCYMI KRYTERIAMI: • Obok siebie lub w pobliżu lokalizujemy komórki współpracujące ze sobą • Komórki obsługujące interesantów przy ich dużym nasileniu, np.. Recepcje, punkty informacyjne powinny być usytuowane na parterze • Pomieszczenia komórek wraz z ich kierownikami powinny znajdować się obok siebie i możliwie na tym samym piętrze • Sekretariat winien obsługiwać gabinety szefów w układzie: szef+sekretariat+zastępca szefa • Poszczególne kondygnacje powinny posiadać powtarzalny układ komórek • Sale konferencyjną lokalizujemy w taki sposób, aby zapewnić właściwe warunki obrad a jednocześnie nie utrudniać normalnej pracy biurowej • Komórki specjalne sytuujemy w pobliżu komórek, obsługujących pomieszczenia, w których pracują głównie urządzenia techniczne • W każdej kondygnacji powinny znaleźć się pomieszczenia ogólnoużytkowe (poczekalnie dla interesantów, sekretariaty. Pomieszczenia dla pracowników obsługi)

15. W biurze pokoje mogą być rozmieszczone w układzie korytarzowym jednostronnym lub dwustronnym Do zalet tego układu zaliczamy: • Cisze sprzyjającą skupieniu i większej wydajności pracy • Gwarancję zapewnienia dyskrecji i intymność podczas obsługi interesantów Do wad zaliczamy: • Utrudnioną kontrolę pracy pracowników ze strony kierownika • Utrudnione kontakty bezpośrednie między pracownikiem poszczególnych komórek • Brak możliwości pracy metodą potokową • Ograniczoną swobodę w zakresie swobodnego rozlokowania mebli

16. Pomieszczenie biurowe powinno posiadać odpowiednią powierzchnię. Minimalna powierzchnia dla danego pracownika powinna wynosić: • sekretarka 6-9m2 • kierownik działu 15-25m2 • samodzielny referent 6-9m2 • referent w pomieszczeniu wieloosobowym 5m2 • referent w dużej sali 3-5m2 • sala konferencyjna 0,5m2/osobę • poczekalnie zbiorowe 1m2/osobę • czytelnie 2m2/osobę

17. Elementy istotne przy aranżacji pomieszczenia biurowego to: • oświetlenie naturalne • oświetlenie sztuczne • dobór barw czyli kolorystyka • wentylacja • natężenie dźwięku

18. Przykłady zapobiegania hałasu w miejscu pracy: • izolacja okien • zastosowanie nowych urządzeń biurowych np. elektroniczne maszyny do pisania • wykładanie ścian i podłóg materiałami izolacyjnymi i dźwiękoszczelnymi • stosowanie podkładek gumowych, filcowych pod maszyny i urządzenia biurowe • lokalizacja budynków, pomieszczeń biurowych z dala od zgiełku i ruchu ulicznego