"Polskie biblioteki akademickie w Unii Europejskiej" Biblioteka Główna Politechniki Łódzkiej, Łódź, 23-25 cze

1. "Polskie biblioteki akademickie w Unii Europejskiej" Biblioteka Główna Politechniki Łódzkiej, Łódź, 23-25 czerwca 2004 r. Standardy funkcjonowania bibliotek naukowych w Polsce Stan prac Zespołu ds. Standardów dla Bibliotek Naukowych Lidia Derfert-Wolf Biblioteka Główna Akademii Techniczno-Rolniczej w Bydgoszczy

2. Normy międzynarodowe i zalecenia dotyczące statystyki bibliotecznej i pomiarów efektywności • Norma ISO 11620:1998, ISO 11620:1998/AD1:2003 Information and Documentation. Library performance indicators • Raport techniczny ISO/TR 20983:2003 Information and documentation. Performance indicators for electronic library services • Norma ISO 2789:2003 Information and Documentation. International Library Statistics • Poll Roswitha, te Boekhorst Peter “Measuring Quality : International Guidelines for Performance Measurement in Academic Libraries”. IFLA 1996 • NISO Z39.7-200X Draft "Information Services and Use: Metrics & statistics for libraries and information providers - Data Dictionary"

3. Pomiary efektywności i statystyka biblioteczna na świecie • krajowe zestawy danych statystycznych i/lub wskaźników efektywności • zbiorcze analizy lub badania porównawcze, np. benchmarking • stowarzyszenia bibliotekarskie lub inne organizacje, przeważnie we współpracy z organami administracji rządowej ds. nauki albo edukacji i innymi instytucjami • dane zbierane są często obowiązkowo, zwłaszcza jeśli biblioteka jest finansowana z budżetu państwa • wskaźniki efektywności w oficjalnych raportach są najczęściej pochodnymi danych statystycznych gromadzonych przez biblioteki

4. Pomiary efektywności i statystyka biblioteczna w Polsce • formularze Głównego Urzędu Statystycznego – w niewielkim stopniu zgodne z wymaganiami normy ISO 2789 • brak ujednoliconej metody oceny funkcjonowania bibliotek bazującej na podstawowych wskaźnikach efektywności • potrzeby i oczekiwania bibliotek • przydatność oceny dla np. KBN, PKA, rankingów • brak narzędzia do zbierania odpowiednich danych w sposób systematyczny • brak instytucji nadzorującej i rozwijającej narzędzia i metody badań • brak polskiego tłumaczenia norm w zakresie statystyki i pomiarów efektywności oraz zaleceń

5. Zespół ds. Standardów dla Bibliotek Naukowych • utworzony po konferencji w AE w Krakowie w 2001 r. • L. Derfert-Wolf (ATR w Bydgoszczy) • E. Dobrzyńska-Lankosz (AGH w Krakowie) • W. Dziadkiewicz (Uniwersytet Śląski w Katowicach) • M. Górny (Uniwersytet Adama Mickiewicza w Poznaniu) • E. Górska (Biblioteka Publiczna m.st. Warszawy) • M. Górski (Politechnika Krakowska) • A. Jazdon (Uniwersytet Adama Mickiewicza w Poznaniu) • M. Kłossowska (GBPiZS w Warszawie) • D. Pawelec (Uniwersytet Śląski w Katowicach) • A. Sokołowska-Gogut (Akademia Ekonomiczna w Krakowie) • T. Wildhardt (Akademia Pedagogiczna w Krakowie)

6. Zespół ds. Standardów dla Bibliotek Naukowych • Projekt „Analiza funkcjonowania bibliotek naukowych w Polsce” • Częściowo finansowany ze środków MENiS • Prace Zespołu wpisane do zadań KDBSW w punkcie "standaryzacja działalności bibliotek, badania porównawcze" • Porozumienie • Cele • opracowanie metody oceny funkcjonowania bibliotek naukowych • pozyskiwanie danych do bazy komputerowej w celu opracowania wskaźników i standardów dla bibliotek naukowych • prowadzenie badań porównawczych wyników analizy ze wskaźnikami i standardami funkcjonowania zagranicznych bibliotek naukowych • opracowywanie i publikowanie rocznych raportów.

7. Prace Zespołu • Opracowanie kwestionariusza ankiety • Opracowanie programu komputerowego do gromadzenia danych z ankiet • Gromadzenie danych, gromadzenie uwag • Promocja • Analiza danych z ankiet wg danych z 2002 r.

8. Kwestionariusz ankiety • Wzorce - konferencja „krakowska”, TEMPUS JEP • Działy: • pracownicy • zbiory biblioteczne • budżet • infrastruktura • udostępnianie zbiorów • usługi informacyjne • dydaktyka, własne wydawnictwa, własne bazy danych • współpraca bibliotek, organizacja imprez bibliotecznych, aktywność zawodowa pracowników • 50 pytań • 42 wskaźniki (13 podawanych przez biblioteki + 29 obliczanych automatycznie)

9. Program komputerowy - założenia • wypełnianie, modyfikacja i wysyłanie danych on-line przez biblioteki, na podstawie opisanego wyżej kwestionariusza • automatyczne obliczane wybranych wskaźników efektywności na podstawie danych z ankiet • automatyczna weryfikacja poprawności wypełnienia pól w ankiecie • badania porównawcze prowadzone przez Zespół ds. Standaryzacji - zestawienie danych zbiorczych z danego roku lub na przestrzeni kilku lat, opracowanie wieloaspektowej analizy wybranych danych i wskaźników efektywności • analizowanie danych oraz wskaźników efektywności indywidualnie przez biblioteki, w danym roku lub w przedziałach wieloletnich (analiza porównawcza).

10. Aplikacja internetowa • witryna WWW - informacje o projekcie, instrukcje, kwestionariusz ankiety, przydatne linków, wyniki badań • moduł dla bibliotek do pobierania, wypełniania i przesyłania on-line ankiety oraz analizowania danych własnej biblioteki (formularz dla bibliotek akademickich i publicznych oraz branżowych) • moduł dla administratora - rejestrowanie bibliotek, kontakt, zmiany w ankietach • baza komputerowa do przechowywania i przetwarzania danych z ankiet • moduł dla Zespołu - analiza statystyczna, raporty

11. http://ssk.bu.amu.edu.pl/standaryzacja/index.htm

17. „Analiza ...” w liczbach do 15.06.2004 r. • Zarejestrowanych bibliotek naukowych - 54, w tym: • 49 akademickich (39 państwowych i 10 niepaństwowych), • 3 publiczne • 2 branżowe • Ankietę za 2002 r. w całości wypełniło 17 bibliotek, w tym 16 akademickich (8 politechnik, 6 uniwersytetów, 2 inne) i 1 publiczna. • Ankietę za 2003 r. w całości wypełniło 10 bibliotek

18. Analiza danych z ankiet - 2002 r. • Analizie poddano: • wskaźniki podawane przez biblioteki • wskaźniki obliczane przez program automatycznie • dane dotyczące procentowego udziału wpływów i wydatków w budżecie • Wszystkie wskaźniki dotyczące "wydajności" biblioteki są podawane w przeliczeniu na ogólną liczbę pracowników działalności podstawowej • Wyniki podano w postaci zarówno średniej arytmetycznej, jak i mediany • Większość wyników pokrywa się z danymi z badań przed konferencja "krakowską" (dane z 2000 r.)

19. Procentowy udział podstawowych wydatków w budżetach bibliotek (średnia)

20. Procentowy udział wpływów w budżetach bibliotek (średnia)

21. Procentowy udział wydatków na zbiory w budżetach bibliotek (mediana)

22. Inne wskaźniki (mediany) Uniwersytety Politechniki Budżet biblioteki jako procent budżetu Uczelni 4,95 2,57 Zarejestrowani użytkownicy z uczelni jako procent potencjalnych użytkowników 84,40 69,36 Liczba vol. nabytków na 1 użytkownika 0,12 0,19 Liczba wypożyczeń na 1 zarejestrowanego czytelnika 6,76 6,84 Liczba wypożyczeń na 1 pracownika biblioteki 1467,70 1850,40 Liczba użytkowników na 1 pracownika biblioteki 293,15 409,29 Czas przysposobienia dokumentu 11 14 Zbiory opracowane komputerowo jako procent ogólnej liczby zbiorów 19 51,75 Procent opisów katalogowych pobieranych ze źródeł zewnętrznych 25 0 średnia 3,18

23. Wykaz zmian w kwestionariuszu za 2004 r. • uszczegółowienie terminologii związanej z rodzajami zbiorów, głównie zbiorów specjalnych i dokumentów elektronicznych, • bardziej szczegółowe komentarze w dziale "pracownicy" (przeliczanie wg etatów, a nie osób) • bardziej szczegółowe komentarze w dziale "budżet" (dokładniejsze opisy rodzajów wpływów i wydatków), • bardziej szczegółowe komentarze w dziale "bazy danych", "współpraca bibliotek", "aktywność zawodowa pracowników", • dodanie wskaźnika "wydatki na komputeryzację (sprzęt komputerowy, oprogramowanie) w przeliczeniu na 1 użytkownika / studenta"

24. Wnioski i plany na przyszłość • przydatność „Analizy...” dla całego środowiska i instytucji oceniających • powodzenie zależy od większego zainteresowania w/w osób i gremiów • obowiązkowe wypełnianie ankiet ??????? • Porównywaniw wyników wxłasnej biblioteki ze średnią w danej grupie • dostosowania kwestionariusza ankiety do wymagań normy ISO 2789 ze szczególnym uwzględnieniem źródeł elektronicznych • wypracowania wskaźników efektywności zgodnych z normą ISO 11620 • standardowy formularz badań użytkowników (ocena funkcjonowania) • wypracowanie systemu współczynników – wag - porównanie tych samych danych w bibliotekach o różnych funkcjach i różnych strukturach organizacyjnych