Tópicos Avançados em Sistemas de Informação BPM – Business Process Management

1. Tópicos Avançados em Sistemas de InformaçãoBPM – Business Process Management Raimundo Sales Neto e Azevedo

2. Modelagem por Processos

3. Modelagem por Processos Segundo BPM CBOK existem três tipos de processos: Processos Primários: São processos ponta-a-ponta, interfuncionais e que entregam valor diretamente ao cliente. Eles representam as atividades essenciais da organização para cumprir sua missão. Geralmente fazem parte da cadeia de Valor da organização. Os processos primários também são chamados de processos de negócio. Processos de Suporte: São os processos que dão suporte aos processos de primários, geralmente estes processos são recursos, infraestrutura e/ou requeridos pelo processos primários Os processos de suporte não geram valor diretamente para o negócio, mas isto não significa que eles não são importantes para a organização Processos de Gerenciamento: São processos que usados para medir, monitorar e controlar as atividades. Não adicionam valor ao cliente, mas garantem que a organização opere com efetiva e eficiente.

4. Modelagem por Processos

5. Modelagem por Processos

6. Modelagem por Processos

7. Modelagem por Processos

8. Modelagem por Processos

9. Modelagem por Processos

10. Modelagem por Processos

11. Modelagem por Processos

12. Modelagem por Processos

13. Modelagem por Processos

14. Modelagem por Processos

15. CICLO DE VIDA BPM

16. AS IS x TO BE As organizações são compostas por inúmeros processos, que quando produzem serviços, informações, conhecimentos, ou seja, produtos intangíveis, torna-se difícil acompanhá-los quando não estão mapeados e documentados. Com o objetivo de exercer uma gestão eficiente a atender seus clientes, as empresas cada vez mais procuram gerenciar seus processos e adotam iniciativas de BPM. Dessa forma os gestores buscam uma visão mais clara sobre as instâncias de seus processos e utilização dos recursos. Para isso, precisam se estruturar, ou seja, selecionar o(s) processo(s) que serão mapeados , identificar seus responsáveis e participantes e especificar quais recursos são necessários. Mas então, mapear o processo já existente, ou partir para o que se considera ideal? Existem muitas discussões em torno desses dois tipos de modelagem, AS IS e TO BE. AS IS é o desenho de como o processo é realmente executado, contendo seus erros e acertos, já o método TO BE trata do ideal e não da realidade vivida pela empresa. Porém como chegar ao TO BE sem conhecer o AS IS?

17. AS IS x TO BE O conhecimento do processo e sua documentação são de extrema importância para a identificação dos pontos positivos e negativos, e, portanto torna-se difícil partir para a melhoria sem compreender o que realmente precisa de atenção. O problema encontrado em uma determinada etapa pode ser conseqüência de outra, e se este fluxo não estiver claro e essas relações não forem estudadas corre-se o risco de os erros persistirem. Algumas pessoas argumentam que despender muito tempo em desenhar o processo como ele é não é tão importante quanto modelar o processo ideal, e, portanto o AS IS não deveria receber tanta atenção quanto o TO BE. Porém dessa forma informações importantes não podem passar despercebidas? É preciso conhecer e compreender como realmente o processo “acontece” dentro da empresa, priorizar os problemas que serão solucionados e dessa forma obter um processo bem estruturado.

18. AS IS - Identificação e Mapeamento de Processos Nesta etapa é gerado o modelo do processo chamado AS IS. O objetivo da modelagem AS IS é obter uma formalização sobre o fluxo do processo de negócio como é realizado na situação atual em que é executado na organização. Os aspectos a serem priorizados nesta documentação de processo são: que atividades são realizadas (tarefas), a sequencia entre estas tarefas, o caso feliz do processo e as condições que levem a cenários de negócio alternativos. Para esta modelagem, os elementos de BPMN mais relevantes são: Pools, Lanes, Activities,  gateways do tipo parallel e exclusive data-based, eventos de início e fim. Podem ser utilizados componentes de annotations para apoiar no entendimento do modelo. Este modelo de processo em geral tem dois propósitos: A) servir de documentação para conhecimento do processo atual; B) servir como insumo para a próxima etapa do ciclo de vida de um projeto BPM. Por isso, esses modelos tendem a possuir uma vida curta. Minha recomendação nesta etapa é: não invista muito tempo na documentação AS IS se sua organização construiu este modelo especialmente como insumo para a próxima etapa. No decorrer das minhas atividades em consultorias já vi muitas organizações investirem  uma energia muito grande em um processo AS IS, quando o objetivo real do projeto era buscar a melhoria do processo através do redesenho TO BE.

19. Mapeamento AS IS  Definição: É o trabalho de levantamento e documentação da situação atual do processo, comumente chamado de AS IS, a qual é representada em fluxo ou diagrama. Nesta mesma oportunidade levantam-se também os problemas ou fragilidades, bem como as oportunidades de melhoria do processo. Quem: Os participantes desse trabalho são principalmente as pessoas que realizam o processo no dia-a-dia. Recomenda-se também a participação de pessoas do processo fornecedor e do processo cliente. Não devem participar chefias em geral. Profundidade: o nível de profundidade ou a granularidade da documentação do processo depende dos propósitos do projeto. Normalmente, solicita-se às pessoas que estão dando seu depoimento na reunião de mapeamento, para que relatem o processo, como se estivessem ensinando alguém novo na função a executá-lo. Deve se tomar cuidado para se levantar toda a informação necessária em uma única vez – em uma única reunião. É bastante usual descrever, para cada atividade do processo, um nível de detalhamento que melhore o seu entendimento e torne possível a um eventual aprendiz, entender com o mínimo de detalhe, como se faz essa atividade. A estrutura desse texto é: - Input: - Função de sistema que suporta a atividade: - Cargo ou Papel responsável pela execução: - Descrição detalhada de como se faz a atividade – regra de negócio envolvida: - Output: Estrutura da documentação: É fundamental que o processo documentado – fluxo – tenha o correspondente elemento na estrutura macro de processos da organização, representada pela Cadeia de Valor. Cuidados e preparativos para a documentação AS IS: Documentar junto aos gestores, quais as melhorias (ligadas aos problemas) e ganhos esperados e exprimir essa informação de forma quantitativa  (e não qualitativa). O que se espera como visão de futuro para o processo. Objetivos do projeto, entender por que e para que a modelagem será feita. O que se espera ao final dos trabalhos. Definir Padrão de Notação e de Trabalho para Modelagem de Processos. Definir ferramenta para modelagem de processos, de preferência com recurso de banco de dados. Técnicas definidas e possíveis para o mapeamento. No caso de consultorias contratadas, conceitos, ferramenta e metodologia empregados alinhados com os padrões da Empresa. Definição da equipe do projeto e responsabilidades dos membros. Plano de trabalho, especificando as etapas, os responsáveis, os recursos necessários, o cronograma e agenda com os participantes – a partir da priorização dos processos. Estratégia e indicadores relacionados aos objetivos dos processos, verificando o alinhamento do processo à estratégia do negócio Garantir os recursos necessários para o projeto – Infra-estrutura Preocupar-se com a comunicação (dentro do escopo de Change Management) Conscientizar alta gestão sobre o projeto, requisitos, comprometimentos etc. Conscientizar operacionais sobre o projeto, requisitos, comprometimentos etc. (Seminários / Workshops de Gestão de Processos).

20. TO BE - Redesenho de Processos Nesta etapa é gerado o modelo do processo chamado TO BE. Ele é uma evolução do modelo anterior (AS IS), no qual são reavaliadas as questões de negócio envolvidas buscando-se, através de melhorias culturais e organizacionais, maior eficiência na execução do processo. O modelo de processo TO BE também possui um foco sobre o processo de negócio, e por isso os mesmos tipos de elementos BPMN podem ser utilizados nesta etapa:  pools, lanes, activities,  gateways do tipo parallel, inclusive e exclusive data-based, eventos de início e fim. O processo começa a ser melhor detalhado em procedimentos, e mais atividades podem surgir para apoiar a realização de algumas tarefas, notificações de atraso, etc. Assim, convém considerar utilizar subprocess para agrupar tarefas com objetivos específicos e possível reuso. Eventualmente, alguns tipos de eventos como timer, link e message podem ser interessantes de serem incorporados no modelo se forem beneficiar o seu entendimento. Alguns projetos de BPM  partem diretamente para a implantação do processo TO BE, com a realização de ações de gestão de mudanças em nível organizacional e cultural para beneficiar-se das  melhorias sugeridas. Outros projetos seguem para a etapa seguinte do ciclo, no qual ao redesenho de negócio são agregadas melhorias tecnológicas.

21. Mapeamento TO BE  • Definição: É o trabalho de discussão, definição e documentação da situação futura do processo, comumente chamado de TO BE, a qual é representada em fluxo ou diagrama – também chamado de redesenho ou modelagem. • Quem: Os participantes desse trabalho são principalmente as pessoas que o realizam no dia-a-dia, as chefias e, quando possível, pessoas que tenham experiências externas e bem-sucedidas com o mesmo processo, de forma a enriquecê-lo. • Profundidade: o nível de profundidade ou a granularidade da documentação do processo depende dos propósitos do projeto. Deve se tomar cuidado para se levantar toda a informação necessária em uma única vez – em uma única reunião. • É bastante usual descrever, para cada atividade do processo, um nível de detalhamento que melhore torne possível a um eventual aprendiz, entender com o mínimo de detalhe, como se faz essa atividade. A estrutura desse texto é: • - Input: • - Função de sistema que suporta a atividade: • - Cargo ou Papel responsável pela execução: • - Descrição detalhada de como se faz a atividade – regra de negócio envolvida: • - Output: • Estrutura da documentação: É fundamental que o processo documentado – fluxo – tenha o correspondente elemento na estrutura macro de processos da organização, representada pela Cadeia de Valor. • Cuidados e preparativos para a documentação TO BE: • Nos casos de documentação baseada em funcionalidade de sistema ERP, certifique-se de que especialistas em cada módulo tenham participação na definição TO BE do processo. • Conferir estratégia e indicadores relacionados aos objetivos dos processos, verificando o alinhamento do processo à estratégia do negócio • Assegurar-se com relação à comunicação (dentro do escopo de Change Management) • Conscientizar alta gestão sobre o projeto, requisitos, comprometimentos etc. • Conscientizar operacionais sobre o projeto, requisitos, comprometimentos etc. (Seminários / Workshops de Gestão de Processos).

22. AS IS x TO BE

23. TO DO - Modelagem Técnica A modelagem técnica busca proporcionar um olhar da análise de sistemas sobre o processo, de forma a identificar como agregar maior valor ao processo com uso de recursos de tecnologia. Pode ser  a aquisição de produtos que apoiem em atividades específicas do processo, soluções que possibilitem a integração de diferentes sistemas para prover melhores informações e eliminem tarefas humanas que não agreguem valor ao processo, customização de ferramentas existentes para melhorar a realização das tarefas, até mesmo a adaptação do processo para a automação através de um BPMS. Esta modelagem técnica é a transformação do processo TO BE no modelo TO DO. Porque há mais informações a serem atribuídas ao modelo do processo, os elementos de BPMN utilizados podem ser mais específicos, usando-se, além dos já citados, também eventos do tipo signal, conditional, exception, escalation, gateways do tipo event-based, componentes do tipo data objects, e a especificação dos tipos de tarefas (manuais, humanas, automáticas…).

24. Mapeamento TO DO  • Definição: É o trabalho de discussão, definição e documentação da situação futura do processo, comumente chamado de TO BE, a qual é representada em fluxo ou diagrama – também chamado de redesenho ou modelagem. • Quem: Os participantes desse trabalho são principalmente as pessoas que o realizam no dia-a-dia, as chefias e, quando possível, pessoas que tenham experiências externas e bem-sucedidas com o mesmo processo, de forma a enriquecê-lo. • Profundidade: o nível de profundidade ou a granularidade da documentação do processo depende dos propósitos do projeto. Deve se tomar cuidado para se levantar toda a informação necessária em uma única vez – em uma única reunião. • É bastante usual descrever, para cada atividade do processo, um nível de detalhamento que melhore torne possível a um eventual aprendiz, entender com o mínimo de detalhe, como se faz essa atividade. A estrutura desse texto é: • - Input: • - Função de sistema que suporta a atividade: • - Cargo ou Papel responsável pela execução: • - Descrição detalhada de como se faz a atividade – regra de negócio envolvida: • - Output: • Estrutura da documentação: É fundamental que o processo documentado – fluxo – tenha o correspondente elemento na estrutura macro de processos da organização, representada pela Cadeia de Valor. • Cuidados e preparativos para a documentação TO BE: • Nos casos de documentação baseada em funcionalidade de sistema ERP, certifique-se de que especialistas em cada módulo tenham participação na definição TO BE do processo. • Conferir estratégia e indicadores relacionados aos objetivos dos processos, verificando o alinhamento do processo à estratégia do negócio • Assegurar-se com relação à comunicação (dentro do escopo de Change Management) • Conscientizar alta gestão sobre o projeto, requisitos, comprometimentos etc. • Conscientizar operacionais sobre o projeto, requisitos, comprometimentos etc. (Seminários / Workshops de Gestão de Processos).

25. TO RUN - Implementação Se um processo de negócio for ser implementado através de utilização de um BPMS, o modelo TO DO irá requerer um detalhamento técnico ainda mais refinado, possibilitando agregar ao processo informações específicas para a interpretação do motor de processo. Este modelo de processo, que será interpretado pelo sistema, é chamado informalmente de TO RUN. O modelo TO RUN utilizará muitos elementos que a maior parte dos usuários da notação BPMN sequer virá a usar em seu trabalho, mas que serão requeridos para fornecer ao sistema detalhes relevantes para a sua execução automatizada, tais como controles de transação, compensação e tratamentos de erros. Como se pode ver, existe um grupo de elementos de BPMN apropriado para cada etapa do ciclo de vida de projetos BPM. Conhecer o potencial desta notação é o primeiro passo para se construir diagramas de processos claros, legíveis para todos os participantes e eficazes na representação do fluxo de atividades de acordo com o propósito do modelo.

26. Tópicos Avançados em Sistemas de InformaçãoBPM – Business Process Management Raimundo Sales Neto e Azevedo