第三篇專案計畫 Planning

第三篇專案計畫 Planning • 範圍管理計畫 • 時間管理計畫 • 資源管理計畫 • 費用管理計畫 • 品質管理計畫 • 風險管理計畫 • 採購管理計畫 • 溝通管理計畫 • 整體管理計畫

專案管理五大過程群組 Initiating 起始 Planning 規劃 Executing 執行 Controlling/Monitoring 監控 Closing 結案

專案管理九大知識領域 Scope 範疇管理 Cost 成本管理 Quality 品質管理 Time 時間管理 Human Resource 人力資源管理 Procurement 採購管理 Risk 風險管理 Communication 溝通管理 Integration 整合管理

現代專案管理教材 第九章　範圍管理計畫博碩文化出版發行

9.1 範圍管理概述 • 專案範圍（Project Scope） • 也稱專案規模、專案範疇 • 包括專案的最終產品或服務以及實現該產品或服務所需要做的各項具體工作 • 範圍管理（Scope Management） • 為成功地實現專案的目標，規定或控制 • 那些是專案應該做的 • 那些是不該做的 • 即定義專案的範疇。

9.1 範圍管理概述 • 產品範圍（Product Scope） • 產品或服務之中，應該要包含那些功能和特徵？ • 專案範圍（Project Scope） • 為了交付產品或服務，應該要做那些工作？ • 要做些什麼，才能夠達成專案的目標？ • 專案的範圍對專案管理具體的作用： • 提高費用、時間和資源估算的準確性 • 確定進度測量和控制的基準 • 有助於清楚地分派責任

9.1 範圍管理概述 • 專案範圍管理計畫根據前一階段的需求分析，對專案應該包括什麼和不應該包括什麼進行相對應的定義和管理計畫 • 包含用以保證專案能按要求的範圍完成所涉及的所有過程 • 把專案交付項目分解成較小且更容易管理的單元 • WBS: Work Break-down Structure • 工作分解結構

專案範圍管理 • 範圍規劃 Scope Planning • 範圍定義 Scope Definition • 建立工作分解結構 Create WBS • 範圍驗證 Scope Verification • 範圍控制 Scope Control

9.2 範圍規劃 • 進行範圍規劃的過程，就是確定專案範圍並編寫專案範圍說明書的過程

9.2.1 範圍規劃的輸入和工具 • 輸入：啟動過程的成果 • 產品描述 • 專案章程 • 各種約束條件和假設 • 工具： • 產品分析 • 收益/成本分析 • 專案方案識別技術 • 專家評定

9.2.2 範圍規劃的輸出 • 範圍說明書 • 為什麼要做這個專案？ • 專案目標 • 可交付成果（Deliverable） • 範圍管理計畫 • 範圍核實 • 範圍變更管理 • 範圍管理計畫穩定性評估與預測 • 詳細依據

9.3 範圍定義 • 以範圍規劃的成果為依據 • 把主要的可交付成果分解成較小的並易於管理的單元，即形成工作分解結構(WBS)

工作分解結構範本 • Work Breakdown Structure Template • 先前專案的WBS • 雖然每一個專案都是『獨一無二』的，但是WBS卻經常能夠『再使用』，因為大多數專案都和其他專案有某些成度上的雷同 • 許多應用領域具備有標準或半標準的WBS，可當作範本

分解術 • Decomposition • 將主要交付項目細分為較小且較易管理的元素，直到交付標的的定義足夠詳盡到可支援未來的專案活動（規劃、執行、監控、結案）

工作分解結構是一種技術、一種方法 • 出於管理和控制的目的而將專案分解成易於管理的部分，按等級把專案分解成子專案，子專案分解成更小的工作單元，直到最後分解成具體的工作包。

9.4 工作分解結構 WBS • 9.4.1 WBS結構設計

工作包 Work Package • 與上一層相對應的單元關聯，與同組其他工作包關係明確的獨立單元 • 責任能夠落實到具體單位或個人，與OBS（Organization Breakdown Structure）結合 • 可確定工期，時間跨度最短 • 能夠確定預算、人員和資源需求

依專案成果組成部分分解

依專案生命週期分解

9.4.2 WBS編碼設計 • 每一項工作單元都要編上號碼 • 作為唯一的識別碼

9.4.3 WBS設計的方法和步驟 • 9.4.3.1 工作分解結構的方法 • 9.4.3.2 專案工作分解的步驟 • 9.4.3.3 實際操作中注意的問題

9.4.3.1 工作分解結構的方法 • 類比法 • 以一個類似專案的WBS範本為基礎，制訂本專案的WBS • 由上而下法 • 常規方法：從專案最大的單位開始，逐步分解，不斷增加層級，細分工作任務 • 由下而上法 • 讓專案成員從一開始就盡可能地確定專案有關的各項具體任務，再將各項任務整合，歸總到一個整體活動或WBS的上一層級內容之中 • 使用指導方針（Guideline） • 美國國防部的許多專案都要求承包商按照國防部提供的WBS範本提交建議書

9.4.3.2 專案工作分解的步驟 • 先明確並識別出專案的各主要組成部分，即明確專案的主要可交付成果。 • 確定每個可交付成果的詳細程度是否已經達到了足以編制恰當的成本和歷時估算。 • 確認工作包 • 工作包應當以切實的、可驗證的結果描述，以便進行績效評估 • 核實分解的正確性 • 工作項目是否充分且必要？ • 每一項定義是否完整清晰？ • 每一項工作是否都能夠恰當地編制進度與預算？

9.4.3.3 實際操作中注意的問題 • WBS就是將專案的產品服務、組織和過程這三種不同的結構綜合為專案分解結構的過程 • 費用控制立方體 • 專案底層的工作必須具體、完整描述各工作區塊之間的介面 • WBS的過程就是分派任務的過程 • 底層的區塊必須有詳細的說明 • 並非WBS的每一個分支都要分解到同一層級

費用控制立方體 Cost Control Cube

9.4 工作分解結構 • 9.4.4 WBS的種類 • 綱要性工作分解結構（SWBS：Summary WBS） • 專案綱要性工作分解結構（PSWBS：Project SWBS） • 合約工作分解結構（CWBS：Contract WBS） • 9.4.5 WBS詞典 • 9.4.6 責任圖

9.4.7 WBS的作用和優點 • 9.4.7.1 工作分解結構的作用 • 明確、準確地說明專案的範圍 • 為各單位分派人員，訂定職責 • 針對各獨立單元進行時間、預算、資源需用量的估算，提高預估的準確度 • 為計畫、預算、進度規劃、費用控制奠定基礎，確立專案進度測量和控制的基準 • 將專案工作和財務帳目聯繫起來 • 確定工作內容和工作順序 • 估算專案整體過程的費用

9.4.7 WBS的作用和優點 • 9.4.7.2 工作分解結構具有如下優點 • 能夠為工作定義提供更有效的控制 • 把工作分配到相對應的工作包中 • 便於找到控制的最佳層次 • 有助於限定風險 • 是資訊溝通的基礎 • 為系統綜合與控制提供了有效手段

[案例] 元旦慶典工作分解結構

─[案例] 元旦慶典責任矩陣

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