1 / 31

INTERNKONTROLL Hur roligt kan det vara?

INTERNKONTROLL Hur roligt kan det vara?. Jenny Karlsson. Christina Peterson. Kort om Addtech. Ett börsnoterat teknikhandelsföretag Förädlingslänk mellan leverantörer och kunder Fokus på ”Added Value” i produkt Mellan- till lågvolym Från standardprodukter till egna produkter

joy
Download Presentation

INTERNKONTROLL Hur roligt kan det vara?

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. INTERNKONTROLL Hur roligt kan det vara? Jenny Karlsson Christina Peterson

  2. Kort om Addtech Ett börsnoterat teknikhandelsföretag • Förädlingslänk mellan leverantörer och kunder • Fokus på ”Added Value” i produkt • Mellan- till lågvolym • Från standardprodukter till egna produkter • Till viss del egen tillverkning • Norden • Andra marknader med unikt erbjudande • Omsättning ca 4 000 MSEK • 80 decentraliserade dotterbolag

  3. Mervärdeskapande

  4. Affärsområden 2009/2010 ADDTECH 3 700 MSEK Components 900 MSEK Energy & Equipment 750 MSEK Industrial Solutions 1 200 MSEK Life Science 850 MSEK Komponenter och delsystem inom: • Mekanik • Elektromekanik • Hydraulik Kunder inom tillverkningsindustrin Batterilösningar Produkter för kraftöverföring Utrustning och material till industrins produktionsprocesser Kommersiell fordons-industri, energi- och telekomsektorn samt verkstadsindustri Kundspecifika produkter inom elektromekanik och förbindningsteknik Automationslösningar Maskinkomponenter Produkter i polymera material Egna varumärken marknadsförs till lokala och globala industriella kunder Diagnostikutrustning och förbrukningsvaror för sjukvård Process- och analys-utrustning till industrin Instrument och förbruknings-varor till laboratorier inom vård och forskning

  5. Framgångsfaktor Kombinera det lilla företagets -Flexibilitet - Personlighet - Effektivitet med det större företagets -Resurser - Nätverk - Långsiktighet ”driva småskalighet i stor skala”

  6. Addtech och Cognos Controller • Cognos Controller implementerades dec 2007; skarpt läge till marsbokslutet 2008 • 80 rapportörer • 70 ”VD-profiler” • 5 konsoliderare • 2 master users • Flertal bolagsstrukturer, aktualiteter och dimensioner • Legal (LE), operativ (AD), platt (FL), segment (SE), orderingångsrapportering (OI), internkontroll (IC) • AC, XX, OB, T1, P1, WE, IC • Produkt, marknad, kund • Idag version 8.5 • Uppstartfas med BI (TM1)

  7. Internkontrollen i Cognos Controller • Varför internkontrollen i Cognos Controller? • 80-tal operativa dotterbolag • Samla rapportering av olika slag på ett ställe • Användarna känner igen sig • Tidigare nyttjat internetverktyg förde med sig frustration och merjobb • Kortat arbetstid för sammanställning av data • Controller förenklar statusuppföljning av bolagens rapportering • Controller ger oss snabb sammanställning och utdata • Utdata kan nås av fler parter på kortare tid • Hur lång tid tog det oss att föra in internkontrollen i Cognos Controller? • Ca två veckors jobb inkluderat allt • ladda hem blueprint, jobba om konton/frågor, bygga blanketter och rapporter, skriva instruktioner etc. • Hjälp från Addedo ca 3-4 dagar • guidning, stöd, bygga blanketter och rapporter

  8. Konton/blanketter för Intern kontroll i Controller Ingen omräkning eller konsolidering Kombinera inmatad siffra och text 1 = XXXXXX 2=XXXXX Validera celler i blanketter för att säkerställa rätt svarsalternativ Lyft ut kommentarer direkt i blanketten där fri text ska vara möjlig Använd mer excel-funktionalitet – inte bara beräkningar  ger ”roligare” och säkrare inmatningsblanketter Hur börjar man?

  9. Start med Blueprint från IBM kan vara en god hjälp!Vad är en Blueprint?

  10. Se till att koder för konton/blanketter/rapporter inte redan finns!

  11. Dela upp behovet för Intern kontroll på olika delar! Använd ett konto per fråga Frågan = kontotext alt. kontobeskrivning för längre fråga Kombinera ihop lämpligt antal frågor per blankett Ta fram din kreativa förmåga i blankettuppbyggnaden!

  12. Uppdelning på olika blanketter enligt Blueprint

  13. Bra excelfunktion (som även kan användas i andra blanketter)

  14. För att se till att rapportörer håller sig inom alternativen

  15. För att visa texten i olika språk beroende på användare. 1=ja och 2=nej

  16. I statusfältet visas vid inmatning valt alternativ med text. Dvs du svarar egentligen ja eller nej, men gör det med hjälp av siffror.

  17. Kan bli lång vid mycket alternativ och text.....

  18. Conditional Formatting är mycket användbart för att uppmärksamma rapportörer på missad information mm!

  19. Internkontroll i Cognos Controller hos Addtech AB • Vi nyttjar egen aktualitet (IC) och egen bolagsstruktur (IC) till internkontrollen • Data konsolideras ej • Med egen struktur kan vi ex välja bort justeringsbolag (MAD och GAC) och vissa legala bolag som ej rapporterar • Med endast aktiva rapporterande bolag i strukturen behöver vi inte rensa eller justera utdata för t.ex. ”icke svarande” bolag • Vi skapar ett eget blankettset (IK) • Innehåller 11 blanketter • Blanketterna är områdesindelade

  20. Blueprint  dagens Addtechversion • Utgick ifrån blueprint som tillhandahålls på IBM’s hemsida • I indatablenketterna justerat frågeställningar så de passar oss • I Excel (blanketterna) byggt in koder för olika svarsalternativ • Får lov att vara kreativ i Excel • Försökt tänka enkelt för att användaren ska tycka det är bra samt kunna hantera utdata så smidigt som möjligt • Rapporter för utdata • Hantera svarkoder i Excel för att summera • ”Nollsvarande” = ej svarande bolag • Layouthantering

  21. Frågans längd

  22. Bifoga dokument till svar

  23. Guida användarna

  24. Rapport - kommentarer

  25. Följa bolagens rapportering och status

  26. Utdata rapport

  27. Utdata rapport

  28. Tankar hos Addtech om utveckling av internkontrollen • Jämförelseår i rapporterna • Spec på bolag som saknas i rapporteringen direkt i rapporterna • Viktning av svar/poängsystem per riskområde • Använda Cognos BI för att titta på utfallet; i BI kommer även ytterligare presentationsmaterial kommer att finnas • Planer även för utveckling av våra internrevisionsbesök, men det ligger utanför detta område

  29. Fördelar Nackdelar • Systemet är inte helt anpassat för enkäter, ex • Vi kan inte ”tvinga” svar på frågor • Tidsödande start om man som vi har en del långa frågor/svarsalternativ som ska skrivas in i systemet på två språk • Ett verktyg • Igenkänning i Cognos för användarna • Enkelhet med att rapportera • Minskade underhållskostnader då vi minskar antalet verktyg • Kompetens och fokus på systemet • Enklare att följa bolagens status i rapporteringen • Med kommentarsrapporten sammanställer vi snabbt samtliga kommentarer per riskområde, samt följer enkelt upp vilka dokument som bifogats/saknas • Effektivare datasammanställning och därmed utdatarapporter på koncernnivå • Presentationsmaterial tillhandahålls fler parter på fler nivåer på en kortare tid • Data och material tillgängliggörs på ett enklare sätt för våra controllers att jobba med uppföljning av bolagen på en djupare nivå

  30. TACK FÖR VISAT INTRESSE!

More Related