COMO SE PREPARAR PARA UMA NEGOCIAÇÃO

1. COMO SE PREPARAR PARA UMA NEGOCIAÇÃO Profª Denise Ferreira

2. CONCEITO Negociação é um processo no qual duas ou mais partes buscam um acordo para determinar o que cada uma delas deverá ceder ou ganhar, ou fazer ou esperar. Profª Denise Ferreira

3. OS MOMENTOS E AS ETAPAS DO PROCESSO FONTE: WANDERLEY J.A.Negociação Total: encontrando soluções, vencendo resistências, obtendo resultados. São Paulo: Ed. Gente, 1998. p. 127. Profª Denise Ferreira

4. Antes da reunião: a Preparação Definições básicas: • Qual é a importância desta negociação? • Quais as conseqüências do insucesso? • Quanto investir em tempo, recursos humanos e materiais? Profª Denise Ferreira

5. Antes da reunião: a Preparação Norma básica: Procurar entender a situação do outro negociador melhor do que ele próprio. Profª Denise Ferreira

6. Antes da reunião: a Preparação O que evitar: • Engessar: dê liberdade aos negociadores. • Fechar questões: a função da preparação é abrir caminhos. • Ter visão unilateral: conhecer a situação apenas pelo próprio lado significa dominar metade da negociação. Profª Denise Ferreira

7. Antes da reunião: a Preparação Fases de Preparação: • Conhecer o terreno; • Identificar dos cenários; • Definir os objetivos; • Escolher as estratégias e táticas; • Superar os impasses; • Preparar as concessões; • Evitar os erros mais freqüentes. Profª Denise Ferreira

8. Antes da reunião: a Preparação – 1 Conhecendo o Terreno 1 Conhecer o terreno • O ponto de partida para uma boa preparação é ter muitas informações. • Prepare um banco de dados com todas as informações relevantes: técnicas, mercadológicas, jurídicas e pessoais. • Resuma o histórico das negociações anteriores. Profª Denise Ferreira

9. Antes da reunião: a Preparação – 2 Identificando os cenários 2 Identificar os cenários • Conheça os oponentes • Prepare o local • Defina a pauta • Estabeleça o horário e duração Profª Denise Ferreira

10. Antes da reunião: a Preparação – 2 Identificando os cenáriosCONHECENDO OS OPONENTES Os quatro tipos de negociador FONTE: Elaboração própria Profª Denise Ferreira

11. Antes da reunião: a Preparação – 2 Identificando os cenáriosCONHECENDO OS OPONENTES Abordagens para os quatro tipos de negociador FONTE: Elaboração própria Profª Denise Ferreira

12. Antes da reunião: a Preparação – 2 Identificando os cenáriosCONHECENDO OS OPONENTES Regras importantes • Interaja socialmente com os outros como gostaria que interagissem com você. • Negocie com o oponente como ele gosta de negociar, NÃO como gostaria que ele negociasse com você. • Para praticar esta regra, identifique o estilo de personalidade e comportamento do oponente. • Incorpore os traços básicos deste estilo ao seu próprio estilo de negociação. Profª Denise Ferreira

13. Antes da reunião: a Preparação – 2 Identificando os cenáriosPREPARANDO O LOCAL • Prefira sempre o seu território. • Providencie acomodações adequadas para todos os negociadores. • Tome cuidado com as negociações fora do seu ambiente natural: equipamentos (celular) podem falhar, pessoas importantes podem não ser encontradas, dados podem não ser enviados. Profª Denise Ferreira

14. Antes da reunião: a Preparação - 2 Identificando os cenáriosDEFINIDO A PAUTA É estratégico que você defina a pauta, relacionando os pontos de seu interesse. Quando a pauta for proposta pelo oponente, analise-a com cuidado, proponha mudanças de acordo com os seus interesses. Profª Denise Ferreira

15. Antes da reunião: a Preparação – 2 Identificando os cenáriosHORÁRIO E DURAÇÃO DA REUNIÃO • Obedeça e faça cumprir rigorosamente o horário; • Determine um tempo máximo de reunião. Porém, programe-se para o dobro de tempo, no mínimo, caso ocorram impasses. • Quanto mais longa a reunião, você fica mais tenso e mais envolvido emocionalmente. Conseqüentemente, muito mais propício a fazer concessões ou cometer erros. • Pessoas mudam, posições mudam! Tão logo os seus objetivos sejam atingidos, encerre a reunião e não permaneça mais com o oponente, pois este poderá se arrepender. Profª Denise Ferreira

16. Antes da reunião: a Preparação – 3 Definido os objetivos 3 Definir os objetivos – o que você quer Identificar os objetivos é o ponto mais importante de uma boa preparação. Considere suas necessidades, expectativas, valores e temores e identifique objetivos para todos os itens negociados. Construa justificativas consistentes para cada objetivo. Profª Denise Ferreira

17. 3 Definir os objetivos – o outro, o que ceder Procure imaginar quais são os objetivos do oponente e qual é a sua base de sustentação e consistência. Faça uma lista de todos os seus objetivos. Depois, classifique-os em ordem de prioridade e identifique os que não são essenciais e que podem ser negociados. Antes da reunião: a Preparação – 3 Definido os objetivos Profª Denise Ferreira

18. Antes da reunião: a Preparação – 3 Definido os objetivos MODELO DE QUADRO DE OBJETIVOS P R I O R I D A D E MANTER NEGOCIAR FONTE: Elaboração própria Profª Denise Ferreira

19. Antes da reunião: a Preparação – 4 Estratégia e táticas de negociação 4 Estratégia e táticas de negociação A estratégia é uma diretriz geral, que indica o caminho que precisamos percorrer de nossos desejos e necessidades até nossos objetivos. As táticas são formas de vencer ou contornar obstáculos e nem sempre representam o caminho mais curto. A tática adequada é a que atinge seu objetivo. Profª Denise Ferreira

20. Antes da reunião: a Preparação – 4 Estratégia e táticas de negociação Estratégia e Táticas Profª Denise Ferreira

21. Antes da reunião: a Preparação – 4 Estratégia e táticas de negociação Tipos de estratégia e seus objetivos Profª Denise Ferreira

22. Antes da reunião: a Preparação – 4 Estratégia e táticas de negociação Passos para montagem de uma tática Profª Denise Ferreira

23. Antes da reunião: a Preparação – 4 Estratégia e táticas de negociação Táticas de resposta: o oponente contra-ataca Profª Denise Ferreira

24. Antes da reunião: a Preparação – 4 Estratégia e táticas de negociação Táticas mais freqüentes - I Profª Denise Ferreira

25. Antes da reunião: a Preparação – 4 Estratégia e táticas de negociação Táticas mais freqüentes - II Profª Denise Ferreira

26. Antes da reunião: a Preparação – 4 Estratégia e táticas de negociação Táticas mais freqüentes - III Profª Denise Ferreira

27. Antes da reunião: a Preparação – 4 Estratégia e táticas de negociação Táticas mais freqüentes - IV Profª Denise Ferreira

28. Antes da reunião: a Preparação – 4 Estratégia e táticas de negociação Táticas mais freqüentes - V Profª Denise Ferreira

29. Antes da reunião: a Preparação – 4 Estratégia e táticas de negociação Táticas mais freqüentes – táticas de tempo Profª Denise Ferreira

30. Antes da reunião: a Preparação – 4 Estratégia e táticas de negociação Táticas mais freqüentes – táticas de poder I Profª Denise Ferreira

31. Antes da reunião: a Preparação – 4 Estratégia e táticas de negociação Táticas mais freqüentes – táticas de poder II Profª Denise Ferreira

32. Antes da reunião: a Preparação – 5 Superar os impasses 5 Supere os impasses O negociador que teme impasses acaba fazendo concessões que não devia. O quadro de objetivos ajuda a identificar os objetivos contrários e, com isso, a prever e planejar as formas de superar esses impasses. Pode acontecer de o impasse começar a comprometer o restante da negociação. Neste caso, mude o foco da discussão para outros capítulos, voltando ao problema atual em momento mais oportuno. Profª Denise Ferreira

33. Antes da reunião: a Preparação – 5 Superar os impasses Instrumentos para amenizar os impasses Profª Denise Ferreira

34. Antes da reunião: a Preparação – 6 Planejar as concessões 6 Planeje as concessões Planeje as concessões visando o todo que será negociado. Tudo depende do que se obtém em troca: tenha em mente o que você quer e o que você está disposto a dar. Negociar bem é não precisar dispor de todas as cartas para obter o que se quer (guarde umas na manga); Considere todas as negociações feitas para não ser a vítima da tática do salame; Não conceda muito nem rápido. Isso aumenta o desejo do oponente por mais concessões. Valorize suas concessões, faça o seu oponente lutar por elas; Se a concessão for mal feita, não tenha medo de recuar. É o acordo final que define os termos da negociação. Profª Denise Ferreira

35. Antes da reunião: a Preparação – 7 Evitando os erros mais freqüentes 7 Evite os erros mais freqüentes Não confunda a pessoa do oponente com suas posições ou idéias; Não se deixe envolver por técnicas sujas (aquelas com a intenção de ferir física ou psicologicamente o oponente). Identifique-as e combata-as. Não se descuide de formular alternativas de ganho comum. Não ignore os sinais verbais e não verbais, nem os interprete de forma inadequada. Não se descuide do clima da negociação. Não faça a apresentação de proposta sem antes ter percorrido uma adequada fase e exploração. Não formule inadequadamente seus objetivos máximos (desejáveis) e mínimos (necessários). Não ignore o estilo e os interesses do outro. Profª Denise Ferreira

36. Antes da reunião: a Preparação – Perguntas que você deve saber responder Perguntas que você deve saber responder: Que informações devo obter sobre a empresa do oponente e como consegui-las? Quais as necessidades do oponente e quais as minhas necessidades? Que produtos e serviços espero oferecer como soluções para uma negociação ganha-ganha? Qual será a minha primeira proposta? Onde começar? Que perguntas farei para identificar as necessidades do cliente e obter informações para apresentar soluções adequadas? Que tipo de concessões poderei fazer e qual o estilo de comportamento do oponente? E de sua empresa? Profª Denise Ferreira

37. OS MOMENTOS E AS ETAPAS DO PROCESSO FONTE: WANDERLEY J.A.Negociação Total: encontrando soluções, vencendo resistências, obtendo resultados. São Paulo: Ed. Gente, 1998. p. 127. Profª Denise Ferreira

38. Durante a reunião: a Negociação Fases de Negociação: • Abertura; • Exploração; • Apresentação; • Clarificação; • Ação final. Profª Denise Ferreira

39. Durante a reunião: a Negociação – 1 Abertura 1 Abertura A abertura refere-se ao coração, às emoções e ao relacionamento, e isso significa gerar confiança e criar um clima construtivo, e não defensivo. Profª Denise Ferreira

40. Durante a reunião: a Negociação – 1 Abertura O Tipo de relacionamento entre os negociadores é definido pelo seu rapport. Existem três grupos: • Identificação/cooperação; • Intermediário/entusiasmo; • Compreensão e indiferença/neutralidade são os melhores tipos. O rapport de sedução é muito intenso e é utilizado por manipuladores; o de frieza e hostilidade, por quem quer intimidar. Profª Denise Ferreira

41. Durante a reunião: a Negociação - 2 Exploração 2 Exploração O objetivo é coletar informações, visando completar a compreensão da situação de forma que as etapas posteriores possam se desenvolver da maneira mais efetiva possível. Profª Denise Ferreira

42. Durante a reunião: a Negociação – 2 Exploração Existem três tipos de informação que se devem procurar: • Informações sobre fatos desconhecidos - as informações que não se obteve na preparação devem ser obtidas na exploração. • Informações sobre fatos conhecidos - é conveniente fazer perguntas sobre aquilo que já conhecemos. Com isso, descobre-se o padrão de resposta do outro negociador. • Pressupostos - estamos diante de fatos ou de pressuposições? Profª Denise Ferreira

43. Durante a reunião: a Negociação – 3 Apresentação 3 Apresentação Se você puder fazer a apresentação usando as palavras, o ritmo, a tonalidade e a forma de falar da outra pessoa, produzirá uma impressão muito positiva.O uso de metáforas, parábolas e analogias também é bastante positivo. Profª Denise Ferreira

44. Durante a reunião: a Negociação – 3 Apresentação Canais sensoriais – as pessoas captam informações pelos sentidos, preferindo um canal sensorial e classificam-se em: • visuais (gráficos, figuras); • auditivas (sons, palavras); • sinestésicas (tato, sensações e emoções). Profª Denise Ferreira

45. Durante a reunião: a Negociação – 4 Clarificação • 4 Clarificação É o momento da compreensão e da resposta à proposta que você apresentou. A resposta pode vir sob a forma de concordância e aceitação ou dúvida, ceticismo, objeção, impasse e uma contraproposta. É o momento das argumentações e contra-argumentações. É a etapa dos ajustes, de superar objeções e impasses e fazer concessões. Profª Denise Ferreira

46. Durante a reunião: a Negociação – 5 Ação final 5 Ação final Esteja atento aos sinais de aceitação. Eles mostram que o outro lado está ficando satisfeito com os termos da proposta; Às vezes a técnica do fechamento presuntivo é bastante positiva. Fala-se e age-se como se o outro já tivesse concordado com o fechamento. Profª Denise Ferreira

47. Durante a reunião: a Negociação – 5 Ação final É necessário propor o fechamento do negócio: No acordo final devem constar todos os itens da negociação e seus objetivos mínimos ou necessários devem ser atendidos; A negociação não acaba na ação final e, sim quando o acordo é implementado. Profª Denise Ferreira

48. OS MOMENTOS E AS ETAPAS DO PROCESSO FONTE: WANDERLEY J.A.Negociação Total: encontrando soluções, vencendo resistências, obtendo resultados. São Paulo: Ed. Gente, 1998. p. 127. Profª Denise Ferreira

49. Após a reunião: Controle e avaliação Acordado x Realizado Nem sempre o que é combinado é de fato cumprido, por isso a importância desta etapa. A função é verificar se o acordo está sendo cumprido e, caso haja desvios, tomar as providências necessárias, sejam de caráter administrativo ou legal, ou tentar uma renegociação. Aprendizado Outra função é a possibilidade de realizar um aprendizado. Profª Denise Ferreira

50. Quadro consolidado de preparação FONTE: WANDERLEY, J.A. Negociação Total: encontrando soluções, vencendo resistências, obtendo resultados. São Paulo: Ed. Gente, 1998. p. 169. Profª Denise Ferreira