Aix-Marseille Université, un nouvel établissement, une nouvelle organisation

1. Aix-Marseille Université, un nouvel établissement, une nouvelle organisation Conférence annuelle Téthys

2. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille Université I- Eléments de rappel sur le processus II- Méthodologie III- L’organisation de transition IV – Objectif : l’organisation cible

3. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille Université I-Eléments de rappel sur le processus

4. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille UniversitéEléments de rappel sur le processus a) Un schéma d’organisation administrative adopté par les trois CA en décembre 2008. b) Un « texte fixant les principes fondateurs d’une université unique » adopté par les trois CA en décembre 2009. c) Des statuts de l’Université unique adoptés par les trois CA en décembre 2010. d) Une mission confiée aux trois DGS par les Présidents.

5. PRESIDENT ORGANISATION ADMINISTRATIVE Agent Comptable SGASU chargés de : DRH DSI DR DAF DPL DEVE Secrétaire Général SG Adjoint (généraliste) Services communs (BU, SUIO, BAIP, Sport, Médecine prév, SI,For Co. …) Compétences transversales Services centraux (Directions : des RH, des Finances, de la Recherche, des RI, du Pilotage et du contrôle de gestion, des Affaires Juridiques, H&S, des Achats, des Etudes et de la Vie Etudiante, du Patrimoine et de la Logistique, de la Communication. Gestion, impulsion, coordination, animation, veille juridique, conseil Niveau Central Antennes déconcentrées de certaines Directions sur les campus : Finances (mandats et recettes), Achats (MAPA), Hygiène et sécurité, Patrimoine (bureau d’études), Etudes (scolarité administrative). Niveau Campus (services centraux déconcentrés) Timone Luminy Marseille Centre Etoile Aix Sites délocalisés A traiter à part UFR, Instituts et Ecoles Niveau Composantes Organisation et gestion pédagogique et scientifique, Gestion financière (budget, engagements), Gestion du patrimoine (exploitation et maintenance), Gestion RH de proximité (congés, horaires …)

6. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille UniversitéEléments de rappel sur le processus b) Un « texte fixant les principes fondateurs d’une université unique » adopté par les trois CA en décembre 2009.  Le choix de 3 niveaux de gestion est confirmé : centre / campus / composante Extraits : «  - Les services centraux Les services centraux de l’université seront constitués de Directions. Celles-ci seront chargées des grandes fonctions transversales que sont en particulier la gestion financière, considérée dans son ensemble, la gestion des ressources humaines et celle du patrimoine immobilier. Les services qui s’inscrivent en appui et en soutien des missions fondamentales de l’université, tels les services d’appui à la recherche ou aux formations, feront également partie des services centraux. Les directions centrales auront des missions : d’animation de coordination de gestion de veille juridique de conseil et de mise en œuvre de la politique de l’établissement. L’objectif principal en matière de partage des compétences entre le centre, les campus et les composantes sera la suppression des doublons, la simplification des procédures, l’optimisation des ressources consommées et la qualité du service rendu. »

7. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille UniversitéEléments de rappel sur le processus Extraits du « texte fixant les principes fondateurs d’une université unique » adopté par les trois CA en décembre 2009. « - Les campus L’organisation administrative et technique de l’université sera fondée sur un principe de mutualisation à l’échelle d’un campus. Cette mutualisation concernera la majorité des fonctions support (finances, marchés publics, patrimoine ou scolarité par exemple). Cette mutualisation doit conduire à une masse critique seule capable d’assurer le niveau de compétence nécessaire pour garantir le professionnalisme indispensable au fonctionnement des facultés, écoles et instituts de notre université et donc en définitive de l’université dans son ensemble. Ces antennes de campus seront rattachées aux services centraux. 5 campus sont identifiés : Aix-en-Provence Étoile Marseille centre Timone Luminy Les sites déconcentrés seront rattachés chaque fois que nécessaire à un de ces 5 campus ou directement aux services centraux. »

8. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille UniversitéEléments de rappel sur le processus Extraits du « texte fixant les principes fondateurs d’une université unique » adopté par les trois CA en décembre 2009. « - Les composantes Compte tenu des enjeux et des contraintes décrites plus haut, les composantes (UFR, Instituts et Écoles) auront une administration réduite mais avec un encadrement renforcé. …/…. Pour ce niveau composante, il s’agit beaucoup plus d’avoir une administration de proximité accompagnant les missions des composantes notamment vis-à-vis de leurs étudiants qu’une administration de gestion. »

9. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille UniversitéEléments de rappel sur le processus Extraits du « texte fixant les principes fondateurs d’une université unique » adopté par les trois CA en décembre 2009. Les missions de la plupart des Directions sont, cette fois ,décrites précisément Une Direction du pilotage et du contrôle de gestion (page 9) Une Direction chargée de l’audit interne (page 9) Une Direction de la recherche et de la valorisation (page 15) Une Direction des études et de la vie étudiante (page 21) Une Direction des ressources humaines (page 28) Une Direction des finances (page 34) Une Direction opérationnelle du système d’information (pages 36 et 37) Une Direction du patrimoine et de la logistique (page 39)

10. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille UniversitéEléments de rappel sur le processus c) Une mission confiée aux trois DGS par les Présidents d’Université. Une première réunion le 27 mai 2010 Une seconde réunion le 13 septembre 2010 Depuis une réunion par mois avec les Présidents. Avec deux contraintes importantes imposées par les Présidents : aucun rassemblement « physique » des directions et aucune mobilité des personnels au 1er janvier 2012

11. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille Université II- Méthodologie

12. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille Université 5 groupes de travail ont été lancés : Groupe « directions centrales » Groupe « UFR fusionnées » Groupe « impacts juridiques de la fusion ». Groupe « briques logicielles » Groupe « services communs »

13. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille Université 5 groupes ont été lancés : Groupe « directions centrales » Groupe « UFR fusionnées » Groupe « impacts juridiques de la fusion ». Groupe « briques logicielles » Groupe « services communs »

14. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille UniversitéMéthodologie Groupe « directions centrales » a) Les objectifs b) La constitution de groupes de travail c) Le contexte d) La méthode retenue

15. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille UniversitéMéthodologie a) Les objectifs - assurer la continuité des fonctions administratives et techniques au 1er janvier 2012 avec deux priorités : payer les personnels et payer les fournisseurs. - préparer la mise en œuvre de l’organisation définie dans le texte fixant « les principes fondateurs d’une université unique ».

16. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille UniversitéMéthodologie b) La constitution de groupes de travail Autour des fonctions « support » (Ressources Humaines, Affaires Financières et Comptables, Contrôle de gestion, Système d’Information, Patrimoine et logistique, Hygiène et sécurité) et de « soutien » (Scolarité, Recherche, Relations internationales). composés des chefs de service qui pourront solliciter d’autres personnels en rapport avec le domaine traité. les groupes se réuniront à un rythme hebdomadaire. Chaque groupe rendra compte mensuellement aux DGS de l’état d’avancement des actions à faire valider en dernier lieu par les Présidents.

17. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille UniversitéMéthodologie c) Le contexte L’idéal serait de pouvoir rassembler quelques Directions d’ici le 1er janvier 2012 mais … Très probable qu’un certain nombre de directions devront, dans un premier temps, rester sur leur site géographique actuel. Les propositions d’organisation devront tenir compte de cet élément, certes temporaire, mais important.

18. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille UniversitéMéthodologie d) La méthode retenue - selon un schéma type en six étapes, de manière à conserver une bonne cohérence d’ensemble à la démarche. - s’inspire pour une grande part de travaux réalisés par l’IGAENR en 2009/2010 avec quelques établissements. Il s’agira de préciser pour chaque fonction et sous-fonctions son niveau de gestion (centre, campus ou composante) quand il n’est pas déjà indiqué dans le « texte fixant les principes fondateurs »

19. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille UniversitéMéthodologie Pour répondre au premier objectif (continuité au 1er janvier 2012) : 1- état des lieux rapide de nos organisations respectives des fonctions « support » ou de « soutien » 2- priorisation dans le temps et répartition des fonctions administratives et des sous fonctions à partir des travaux de l’IGAENR 3- rédaction de procédures dans un contexte de Directions « éclatées » géographiquement 4- rédaction des organigrammes de départ dans un contexte de Directions « éclatées » géographiquement Pour répondre au second objectif (préparer l’organisation prévue dans le « texte fondateur ») : 5- évaluation de la taille des futures antennes de campus, des Directions centrales et rédaction des organigrammes cibles 6- proposition d’implantation des futures antennes de campus.

20. Aix-en-Provence AMU les Directions centrales de fonction de soutien à la formation (DEVE, DRI et SUFA) Aix Les antennes : quelle(s) taille(s) et quelle(s) implantation (s)? Antennes de campus St Charles Etoile Timone Luminy Marseille AMU Les Directions centrales « RCE » et Recherche

21. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille UniversitéMéthodologie Les outils : Une lettre de mission commune à tous les GT Les tableaux synoptiques de l’IGAENR

22. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille Université 5 groupes ont été lancés : Groupe « directions centrales » Groupe « UFR fusionnées » Groupe « impacts juridiques de la fusion ». Groupe « briques logicielles » Groupe « services communs »

23. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille UniversitéMéthodologie Groupe « UFR fusionnées » a) Les objectifs b) La constitution de groupes de travail c) Le contexte d) La méthode retenue

24. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille UniversitéMéthodologie a) Les objectifs - assurer la continuité des fonctions administratives et techniques des composantes au 1er janvier 2012 - préparer la mise en œuvre de l’organisation définie dans le texte fixant « les principes fondateurs d’une université unique ».

25. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille UniversitéMéthodologie b) La constitution de groupes de travail Constitution de groupes de travail composé des directeurs et des responsables administratifs(ves) des composantes (UFR, Instituts, Ecoles) qui fusionneront au 1er janvier 2012 : GT UFR Sciences / GT OSU Pythéas / GT UFR Eco Gestion / GT Polytech

26. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille UniversitéMéthodologie c) Le contexte très probable qu’un certain nombre de directions administratives de composante et de directions centrales devront dans un premier temps rester sur leur site géographique actuel

27. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille UniversitéMéthodologie d) La méthode retenue Pour répondre au premier objectif : 1- état des lieux rapide des organisations respectives des composantes 2- priorisation dans le temps et répartition des missions et activités administratives et techniques telles que prévues par le « texte fixant les principes fondateurs d’une université unique » (pages 9 et 10) 3- rédaction de procédures dans un contexte initial de directions administratives de composante « éclatées » géographiquement. 4- rédaction des organigrammes de départ dans un contexte initial de directions administratives de composante « éclatées » géographiquement. Pour répondre au second objectif : 5- évaluation de la taille des futures directions administratives « rassemblées » des composantes et de leurs services administratifs et techniques ainsi que rédaction des organigrammes cibles. 6- proposition d’implantation des futures directions administratives « rassemblées » des composantes et de leurs services administratifs et techniques.

28. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille UniversitéMéthodologie Les outils : Une lettre de mission commune à tous les GT

29. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille Université 5 groupes ont été lancés : Groupe « directions centrales » Groupe « UFR fusionnées » Groupe « impacts juridiques de la fusion ». Groupe « briques logicielles » Groupe « services communs »

30. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille UniversitéMéthodologie Groupe « impacts juridiques de la fusion ». Les objectifs b) La constitution d’un groupe de travail c) La méthode retenue

31. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille UniversitéMéthodologie a) Les objectifs - recenser l’ensemble des impacts juridiques liés à la fusion des trois Universités et proposer différentes solutions pour y faire face.

32. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille UniversitéMéthodologie b) La constitution de groupes de travail composé des Directeurs des affaires générales (ou équivalents) et des chefs de service juridiques ou statutaires de chaque établissement, le groupe se réunissant à un rythme hebdomadaire.

33. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille UniversitéMéthodologie c) La méthode retenue INVENTAIRE DES IMPACTS JURIDIQUES Il s’agit dans un premier temps de définir quelles seront les conséquences juridiques de la fusion pour chaque niveau institutionnel du futur établissement. Il convient ensuite de prioriser dans le temps les impacts juridiques nécessitant une solution immédiate de ceux dont la résolution peut être différée. REDACTION DES PROCEDURES Pour chaque situation juridique, il s’agit enfin de proposer différentes procédures ou options qui doivent permettre d’anticiper ou de résoudre les difficultés susceptibles d’apparaître. Suivant les domaines, cette réflexion nécessitera un rapprochement avec d’autres groupes de travail thématiques. Les membres du groupe de travail devront rendre mensuellement compte de l’avancée de leur réflexion aux trois directeurs généraux des services.

34. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille UniversitéMéthodologie Les outils : Une lettre de mission

35. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille Université 5 groupes ont été lancés : Groupe « directions centrales » Groupe « UFR fusionnées » Groupe « impacts juridiques de la fusion ». Groupe « briques logicielles » Groupe « services communs »

36. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille UniversitéMéthodologie Groupe « briques logicielles » Organisation Répartition de la conduite des projets

37. a) Organisation C O P I L (1 / mois) • Limitation 3 DGS et 3 DSI • Exceptions : • SI Scolarité : 3 VP CEVU • SI Financier : 3 AC 1 chef de projet fonctionnel SI Scolarité Et SI Formation équipe projet 1 chef de projet fonctionnel SI Financier équipe projet 1 chef de projet fonctionnel SI RI équipe projet 1 chef de projet fonctionnel SI Recherche équipe projet 1 chef de projet fonctionnel SI Patrimoine équipe projet GT GT … GT GT … GT GT … GT GT … GT GT … GT Spécifiques : => Services centraux + Composantes + Laboratoires (selon le logiciel)

38. b) Répartition des « briques » du SI 1 seul chef de projet fonctionnel => répartition entre U1, U2 et U3 • Propositions de critères de répartition : • Ancienneté du déploiement dans l’établissement, • compétence avérée (nationale) d’une équipe dans l’outil, • capacités à y mettre les forces nécessaires, • … . • Répartition finale : • U1 :SI Patrimoine • U2 : SI Financier et SI Formation • U3 : SI Scolarité • Reste à répartir : • - SI Recherche • - SI RI

39. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille Université 5 groupes ont été lancés : Groupe « directions centrales » Groupe « UFR fusionnées » Groupe « impacts juridiques de la fusion ». Groupe « briques logicielles » Groupe « services communs »

40. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille UniversitéMéthodologie Groupe « services communs fusionnés » a)Les objectifs b) La constitution de groupes de travail c) Le contexte d) La méthode retenue

41. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille UniversitéMéthodologie a) Les objectifs - assurer la continuité des missions et activités des services communs au 1er janvier 2012. - préparer la mise en œuvre de l’organisation définie dans le texte fixant « les principes fondateurs d’une université unique ».

42. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille UniversitéMéthodologie b) La constitution de groupes de travail Rassembleront les services communs qui vont fusionner au 1er janvier 2012 (GT Bibliothèque univ / GT Insertion et orientation / GT Formation Continue / GT activités sportives /GT action sociale et culturelle) composés des Directeurs(trices) et Responsables Administratifs(ves) des services communs actuels. les groupes se réuniront à un rythme hebdomadaire. Chaque groupe rendra compte mensuellement aux DGS, au sein d’un comité de suivi, de l’état d’avancement des actions à faire valider en dernier lieu par les Présidents.

43. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille UniversitéMéthodologie c) Le contexte L’idéal serait de pouvoir rassembler les Directions administratives des services communs d’ici le 1er janvier 2012 mais … Très probable qu’un certain nombre de directions devront, dans un premier temps, rester sur leur site géographique actuel. Les propositions d’organisation devront tenir compte de ces éléments, certes temporaires, mais importants.

44. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille UniversitéMéthodologie d) La méthode retenue - selon un schéma type en six étapes, de manière à conserver une bonne cohérence d’ensemble à la démarche. - dans le respect des principes d’organisation indiqués dans le « texte fixant les principes fondateurs ».

45. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille UniversitéMéthodologie Pour répondre au premier objectif (continuité au 1er janvier 2012) : 1- état des lieux rapide des organisations respectives de chaque service commun 2- priorisation dans le temps et répartition des missions et activités des services communs 3- rédaction de procédures dans un contexte de Directions de services communs « éclatées » géographiquement 4- rédaction des organigrammes de départ dans un contexte de Directions de services communs « éclatées » géographiquement. Pour répondre au second objectif (préparer l’organisation prévue dans le « texte fondateur ») : 5- évaluation de la taille des futures Directions administratives de services communs « rassemblées » et rédaction des organigrammes cibles 6- proposition d’implantation des futures Directions administratives de services communs « rassemblées » et de leurs services administratifs et techniques.

46. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille UniversitéMéthodologie Nouvelle Direction Adm. SUFA fusionnée Qui fait quoi ? A quel endroit ?

47. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille UniversitéMéthodologie Les outils : Une lettre de mission commune à tous les GT

48. Organisation administrative et technique d’Aix-Marseille Université III- L’organisation de transition

49. Direction concernée dans AMU Directeur/Directrice Structures opérationnelles Structures de coordination Pilotage de la Direction et des activités Adj. Coordinateur transversal Structure A Structure B, C… Adj. Ex Périmètre U1 Adj. Ex Périmètre U2 Adj. Ex Périmètre U3 Evaluation des besoins en personnels : niveau, profil, ETP Niveau – profil du personnel Niveau – profil du personnel Niveau – profil du personnel Mission n Mission n Mission n Missions : encadrement et coordination locale service avant Fusion Missions : encadrement et coordination locale service avant Fusion Missions : encadrement et coordination locale service avant Fusion Activité n Préciser les modalité(s) de mise en œuvre prévue(s) dans AMU pour l’activité n : Inchangé, à organiser, à harmoniser… Proposition modèle d’organigramme fonctionnel – période transitoire AMU Mise en œuvre opérationnelle dans AMU Préciser les modalité(s) de mise en œuvre prévue(s) dans AMU pour l’activité n +x : Inchangé, à organiser, à harmoniser… Activité n +x Echanges fonctionnels Structures obligatoires Structures optionnelles