Alianzas, Intercambios Comerciales y Eventos de Terceros

1. Alianzas, Intercambios Comerciales y Eventos de Terceros Villavicencio noviembre 30, diciembre 1 y 2 2011

2. Alianzas • Son acuerdos con terceros mediante los cuales se busca obtener un intercambio de productos o servicios para una actividad determinada, de interés y originada en la emisora, tendiente a fortalecer el posicionamiento estratégico de la marca. • La obtención de bienes, productos o servicios, para la entrega de premios y obsequios en las emisoras se puede lograr a través del mecanismo de alianzas.

3. Aprobación de Alianzas • Las alianzas de emisoras serán autorizadas por los Gerente locales en cada ciudad. En Bogotá serán autorizadas por el Gerente Comercial, quien delegó al Director de Mercadeo de Ventas para la previa revisión. • En relación con la conveniencia y ajuste a la imagen de marca, la realización de una alianza demanda, como condición indispensable, el dictamen del Director Nacional de Producto en emisoras musicales, o del Director de Operaciones de Radio Hablada, según sea el caso. • Así mismo, para la realización de las alianzas se deberá contar con la anuencia del Director Comercial Regional, quien validará el vínculo comercial con el cliente y las consideraciones comerciales especiales de la alianza, para evitar perdidas en las inversiones de los clientes. • Se establecen los siguientes niveles de autorización y firma para las alianzas, según el monto de la pauta promocional : • Gerentes locales: hasta cinco millones de pesos • Gerentes Regionales: hasta veinte millones de pesos • Director General: más de veinte millones.

4. Requisitos de Alianzas • No se utilizarán las alianzas como sistemas o incentivos de ventas, ni afectarán el valor de los contratos o la ordenación de los clientes. • Todas las autopromociones deben quedar registradas en el sistema de administración de pautas SIAP. • Es necesario efectuar una facturación, concertada con el proveedor. • La pauta de autopromociones se valorizará como cuña de 10 segundos con base en la tarifa bruta, y no podrá exceder el valor del producto o servicio que se recibe a cambio. En caso de ser necesario el manejo de un descuento especial, éste deberá ser autorizado por el Director Comercial Regional. • Se requiere un documento, con la firma del Gerente de la ciudad, donde se especifique el valor de la facturación, y el compromiso y aporte de las partes. • Las excepciones a lo establecido en las disposiciones sobre Alianzas serán autorizadas únicamente por el Gerente Regional o el Director General.

5. Disposiciones Generales • Estas alianzas podrán realizarse con proveedores de bienes y servicios, interesados en participar en las actividades programadas en las emisoras; no se trata de hacer simplemente el intercambio de promociones por productos, por lo que el intercambio se consume totalmente en el desarrollo de la actividad correspondiente. • El contacto con el cliente y el respectivo trámite publicitario de la alianza está a cargo del área comercial, en cabeza del Asesor Comercial designado por el Gerente local para tal efecto. • Por ningún motivo se podrá adelantar contacto con el cliente sin la participación del área comercial. • Cada ciudad podrá realizar máximo dos alianzas por emisora y por mes, buscando concentrarse en lo que produzca mayor efecto, y no en generar actividades por generarlas. • Los compromisos de la alianza se deben cumplir y agotar con la actividad misma y durante su promoción. No incluye pauta posterior a la realización de la actividad.

6. Disposiciones Generales • La emisión de las autopromociones y menciones acordadas NO se podrá iniciar con anterioridad a la aprobación de la alianza. • Las Gerencias locales deberán presupuestar tanto los ingresos como los gastos originados en Alianzas de sus emisoras, para su inclusión en el Presupuesto General anual de la Compañía. • El Gerente local, y en Bogotá los Directores Nacionales de Producto o el Jefe de Emisión de Caracol Radio son los responsables por tener el respaldo escrito de cada alianza, y por el buen manejo de estas operaciones. • La realización de Alianzas en las emisoras sin la autorización respectiva se considera una falta grave. La Jefatura Administrativa estudiará los casos que se presenten y tomará las decisiones correspondientes. • Al fin de mes cada ciudad deberá enviar un resumen de las alianzas a la Dirección de Producto y a la Dirección de Control de Gestión, con el resultado de las mismas en todos sus aspectos.

7. RESUMEN ALIANZAS Los puntos principales para una alianza son: • Interés por parte de la emisora principalmente. • Autorización de la Dirección Musical Nacional y de la Dirección Comercial Regional. • Entregamos PROMOCIONES a cambio, las cuales deben ser consumidas en al vigencia de la actividad y el monto de estas no debe ser mayor al monto recibido. • Entrega de documentos junto con la alianza para poder facturar (Cámara de Comercio, Cedula Rep. Legal y RUT). • Autorización y firma del Gerente Local, Regional o Comercial dependiendo del monto. • Firma del documento por parte del cliente y archivo del mismo por parte de la Gerencia y Directores Musicales en Bogotá. • Entrega del documento diligenciado junto con la promoción al departamento de Pautas mínimo un día antes de la actividad.

8. Alianza o Intercambio Comercial? A pesar que pueden ser muy similares la diferencia entre las Alianzas e Intercambios Comerciales son: • Las Alianzas se hace por promociones y los Intercambios Comerciales por Cuñas. • Los intercambios comerciales son autorizados únicamente por el Director de Operaciones. • Las promociones de las alianzas se tasan sobre cuñas de 10 segundos y los intercambios comerciales sobre el valor de la cuña sin descuento. En caso de requerir un descuento solo puede ser autorizado por el Director de Operaciones. • Las Alianzas se utilizan principalmente para obtener beneficios para las emisoras y los Intercambios Comerciales para actividades de las plazas (Ejemplo: hoteles RDN, Jornadas Comerciales, Giras de Emisoras, etc.).

9. Eventos de Terceros • Se trata de aquellos eventos realizados por un tercero que no generan costos para Caracol. La participación de caracol consiste en un adicionar promociones que permita una convocatoria adiciona en beneficio del evento y de la propia emisora.

10. Aprobación de Eventos de Terceros • Los eventos de terceros serán autorizados por los Gerente Comercial, quien delegó al Director de Mercadeo de Ventas para la previa revisión. • En relación con la conveniencia y ajuste a la imagen de marca, la realización de una participación en un evento de terceros demanda, como condición indispensable, el dictamen del Director Nacional de Producto en emisoras musicales, o del Director de Operaciones de Radio Hablada, según sea el caso. • Así mismo, para la participación en eventos de terceros se deberá contar con la anuencia del Director Comercial Regional, quien validará el vínculo comercial con el cliente y las consideraciones comerciales especiales de la alianza, para evitar perdidas en las inversiones de los clientes. • Se establecen los siguientes niveles de autorización y firma para las alianzas, según el monto de la pauta promocional : • Gerente Comercial: Hasta veinte millones. • Director General: más de veinte millones.

11. Requisitos de Eventos de Terceros • Exigir la compra de pauta en efectivo por parte del interesado. • Exigir exclusividad radial a cambio de promociones del evento. La excepción a este requisito solo puede ser autorizada por la Dirección Musical Nacional. • El valor de la pauta promocional, liquidada a tarifa bruta de 10 segundos no podrá exceder el valor de la inversión realizada por parte del cliente para el evento en particular. • Se requiere un documento por escrito redactado por el área Jurídica y firmado por el representante legal de Caracol y el empresario donde se especifique los beneficios entregados por ambas partes. Este documento debe contar con el valor de la pauta comprada por el cliente, el número e cotización, vigencia, compromisos de la pauta promocional y beneficios para la marca.

12. RESUMEN EVENTOS DE TERCEROS Los puntos principales para vincularnos a un evento de tercero: • Interés por parte de la emisora principalmente. • Autorización de la Dirección Musical Nacional y de la Dirección Comercial Regional. • Entregamos PROMOCIONES a cambio de exclusividad, las cuales deben ser consumidas en al vigencia de la actividad y el monto de estas no debe ser mayor al monto invertido para esa actividad. • Autorización del Gerente Comercial o Director de Operaciones dependiendo del monto y firma del Representante legal. • Redacción del documento por parte del área Jurídica, Firma del documento por parte del cliente y archivo del mismo por parte de la Gerencia y Directores Musicales en Bogotá. • Entrega del documento diligenciado junto con la promoción al departamento de Pautas mínimo un día antes de la actividad.

13. Intercambios Comerciales • Se trata de aquellos eventos realizados por un tercero que no generan costos para Caracol. La participación de caracol consiste en un adicionar promociones que permita una convocatoria adiciona en beneficio del evento y de la propia emisora.

14. Aprobación de Eventos de Terceros • Los eventos de terceros serán autorizados por los Gerente Comercial, quien delegó al Director de Mercadeo de Ventas para la previa revisión. • En relación con la conveniencia y ajuste a la imagen de marca, la realización de una participación en un evento de terceros demanda, como condición indispensable, el dictamen del Director Nacional de Producto en emisoras musicales, o del Director de Operaciones de Radio Hablada, según sea el caso. • Así mismo, para la participación en eventos de terceros se deberá contar con la anuencia del Director Comercial Regional, quien validará el vínculo comercial con el cliente y las consideraciones comerciales especiales de la alianza, para evitar perdidas en las inversiones de los clientes. • Se establecen los siguientes niveles de autorización y firma para las alianzas, según el monto de la pauta promocional : • Gerente Comercial: Hasta veinte millones. • Director General: más de veinte millones.

15. Requisitos de Eventos de Terceros • Exigir la compra de pauta en efectivo por parte del interesado. • Exigir exclusividad radial a cambio de promociones del evento. La excepción a este requisito solo puede ser autorizada por la Dirección Musical Nacional. • El valor de la pauta promocional, liquidada a tarifa bruta de 10 segundos no podrá exceder el valor de la inversión realizada por parte del cliente para el evento en particular. • Se requiere un documento por escrito redactado por el área Jurídica y firmado por el representante legal de Caracol y el empresario donde se especifique los beneficios entregados por ambas partes. Este documento debe contar con el valor de la pauta comprada por el cliente, el número e cotización, vigencia, compromisos de la pauta promocional y beneficios para la marca.

16. RESUMEN EVENTOS DE TERCEROS Los puntos principales para vincularnos a un evento de tercero: • Interés por parte de la emisora principalmente. • Autorización de la Dirección Musical Nacional y de la Dirección Comercial Regional. • Entregamos PROMOCIONES a cambio de exclusividad, las cuales deben ser consumidas en al vigencia de la actividad y el monto de estas no debe ser mayor al monto invertido para esa actividad. • Autorización del Gerente Comercial o Director de Operaciones dependiendo del monto y firma del Representante legal. • Redacción del documento por parte del área Jurídica, Firma del documento por parte del cliente y archivo del mismo por parte de la Gerencia y Directores Musicales en Bogotá. • Entrega del documento diligenciado junto con la promoción al departamento de Pautas mínimo un día antes de la actividad.