1 / 85

Workload Analysis

Workload Analysis. Pokok Bahasan. Workload Analysis – Full Time Equivalent. Pengelolaan SDM. HR & GA. Sumber yang diberdayakan oleh management. GA. HR. Mengurus orang hidup. Mengurus barang mati. Apa yang dikerjakan HR. System & Development. Hubungan Industrial. Teknologi Informasi.

kamali
Download Presentation

Workload Analysis

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Workload Analysis

  2. Pokok Bahasan Workload Analysis – Full Time Equivalent

  3. Pengelolaan SDM HR & GA Sumber yang diberdayakan oleh management GA HR Mengurus orang hidup Mengurus barang mati

  4. Apa yang dikerjakan HR System & Development Hubungan Industrial Teknologi Informasi

  5. HR Strategic Old 80% ?? Change Agent Business Partner 5% ?? Change Agent Business Partner 15% ?? Employee Advocate Services 15% ?? Employee Advocate Services 80% Administrative Reactive 5% Administrative Reactive New

  6. Integrating Human Capital to Organizational Strategy Sustained Shareholder Value Productivity Growth Financial FOCUS Customer Value Proposition Customer FOCUS Price / Quality Integrated Offering Trusted Brand Financial Advisor Responsible Citizen Customer Management Operational Excellence Innovation Internal FOCUS Cross-Sell Shift Channel Minimize Problems Rapid Response Know the Segments Develop New Products Diverse Work Force ALIGNMENT Strategic Competencies Roles Skills Learning & Growth Strategic Technologies Applications Infrastructure Climate for Action Leadership Teamwork Alignment Culture

  7. B = f (P,E) B = Behavior P = Person E = Environment Kurt Lewin (1890-1947)

  8. Performance = f (Motivation, Ability) N. F. R. Maier in Psychology in industrial organization (4th ed., Houghton Mifflin, 1973) and E. E. Lawler, III in Motivation in work organizations (Brooks/Cole, 1973)

  9. Victor Vroom Model (1964) M = (E P) x (P O) x V M = Motivation E P means effort leads to performance (Expectancy) P O means performance leads to outcomes (Instrumentality) V = Valence--the value placed on the outcome.

  10. Ability = Competency Competency = f (Knowledge, Skill, Attributes) Competency appears to be a measure of successful performance and may refer to either a specific skill/knowledge or a cluster of skills and knowledge. It encompasses meanings that range from work-related definitions to those that describe the characteristics of workers. McLagan (1997) attempts to reconcile these meanings by proposing a hybrid definition of “attribute bundles.” Parry (1998) further expands on this by defining a competency as a cluster of related knowledge, attitudes and skills that fulfill four criteria: a) affects a major part of one’s job, b) correlates with performance on the job, c) can be measured against well accepted standards, and d) can be improved via training development.1 Spencer and Spencer (1993) include personality characteristics such as motives and traits and list five types of competency characteristics, namely motives, traits, self-concept, knowledge, and skill.

  11. Modeling E? B = f (P, E) P = f (M, A) M = f (E,I,V) A= f (K,S,A)

  12. Tuntutan Tata Kelola SDM Organizational Capital Bagaimana membangun organisasi yang fokus pada penciptaan profit dan pertumbuhan? Human Capital Bagaimana memenuhi & membangun kompetensi karyawan sesuai kebutuhan? Information Capital Bagaimana membangun sistem informasi yang mendukung terciptanya “learning organization”?

  13. Metodologi

  14. 1. Strategic Direction & Control Strategy Map Organizational Assessment Key Performance Indicator Organization values Organization Personality Strategic Job Families Core Competencies

  15. 2. Organization Design Business Process Mapping Organization Design Job Analysis Job Description

  16. Metodologi 2. Organization Design 3. Quantity & Quality 1. Strategic Direction & Control Quantity Strategy Map Organizational Assessment Business Process Mapping Workload Analysis/ Business Capacity Analysis Key Performance Indicator Organization values Organization Design Quality Organization Personality Competency Job Analysis Behavior / Personality Strategic Job Families Core Competencies Job Description Potential

  17. 3. Quantity & Quality Quantity Workload Analysis/ Business Capacity Analysis Quality Competency Behavior / Personality Potential

  18. Workload Analysis

  19. Pengertian

  20. Definisi • Banyak definisi tentang FTE’s tapi intinya adalah The total number of person needed to do all transactions of one process in certain period.

  21. Bagaimana Menghitung FTE • A Full-time Equivalent Employee (FTE) is a ratio that represents the number of hours that an employee works to 40 hours. dengan kata lain jumlah jam kerja karyawan per 40 jam  asumsi dalam 1 minggu  number of hours that an employee works / 40 hours • FTE = Total Time Required / 1864 hours  asumsi dalam 1 tahun Total Time Required = Time Data x Number of work activities

  22. 3. FTE = Total Process time / Effective Working time per employee 4. FTE = Total working hours / Effective Time

  23. Manfaat • Untuk peramalan/proyeksi terhadap kebutuhan tenaga kerja untuk periode tertentu • Untuk melakukan analisa terhadap kemampuan tenaga kerja yang sekarang untuk memenuhi kebutuhan yang akan datang Perbedaan diatas memungkinkan perusahaan untuk melakukan pengurangan karyawan atau penyesuaian lewat transfer intern atau ekspansi atau Man Power Planning

  24. Untuk analisa kompetensi  Development • Untuk Performance Management • Untuk Business Process Improvement  Effective & Efficient

  25. Effectiveness • Kemampuan untuk memilih tujuan dan sasaran yang tepat dan mencapainya, termasuk didalamnya adalah metodanya. • Efektivitas menunjuk pada keberhasilan pencapaian sasaran, sehingga efektivitas bisa digambarkan sebagai ukuran apakah seseorang mengerjakan pekerjaan yang benar. Doing rigth things “Mengerjakan pekerjaan yang benar”

  26. Efficiency • Kemampuan untuk membuat penggunaan resources yang ada secara baik dalam proses pencapaian sasaran dan tujuan • Mencapai sesuatu secara tepat berhubungan dengan rasio dari output terhadap input, artinya harus menggunakan jumlah resources yang minimum yang dibutuhkan untuk menghasilkan barang atau jasa secara maksimum. • Gambarannya adalah “mengerjakan pekerjaan dengan benar “ (Doing things right). Konsep ini berhubungan dengan konsep Input – Output.

  27. High Goal Attaintment Low Poor Good Resources Utilisation

  28. EFFICIENT VS. EFFECTIVE EFFICIENT EFFECTIVE Examples

  29. Pendekatan • Berdasarkan aktivitas  job description  Administration • Berdasarkan proses  The Process  Proses lembur Keduanya saling berhubungan karena proses adalah kumpulan dari aktivitas yang saling kait mengait

  30. Activity Base • Perhitungannya adalah setiap aktivitas individu dikumpulkan sedemikian rupa selama periode tertentu beserta waktu yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas tersebut yang kemudian di bagi dengan total jam kerja dalam periode tertentu. • Fokusnya pada aktivitas individu/posisi

  31. Proses Improvement yang dilakukan adalah • Teknologi baru • Competency Development

  32. Process Base • Perhitungannya adalah setiap proses aktivitas terhadap suatu hal tertentu (misal lembur) dihitung sedemikian rupa selama periode tertentu beserta waktu yang dibutuhkannya kemudian dibagi dengan periode waktu tertentu. • Fokusnya adalah Proses keseluruhan aktivitas pekerjaan Contoh adalah proses pengajuan Lembur kerja

  33. Proses Improvement yang dilakukan adalah • Perbaikan system • Competency Development • Teknologi baru

  34. Proses Asesmen FTE

  35. Process AssessmentBase Activity • Data Collection Interview user and Job Description Analysis Develop the documentation & Analysis Confirm the documentation to user • Information Need: • All Activity the employee • Process Time • Organisation Structure • Report • Form - Tabulation the information • Skill Needed: • Interview Skill • Analytical Skill

  36. Asumsi • 1 profil tidak dapat mengerjakan 2 aktivitas sekaligus • Semua aktivitas riil dan tercatat beserta waktunya

  37. Contoh Activitas Office Boy

  38. Effective Working

  39. Formula FTE 2003 (ilustrasi) Jumlah hari 2003 = 365 Cuti tahunan = (12) 353 Libur Nasional = (16) 337 Week-end = (104) Hari kerja 2003 = 233 233 hari = 1864 jam kerja Efficiency factor = 87,5%  Asumsi Total jam kerja efektif = 87,5% * 1864 = 1631 jam kerja

  40. Satuan FTE 2003 (ilustrasi) • 1631 jam / tahun = 97.860 Menit • 135,92 jam / bulan = 8155,2 menit • 33,98 jam / minggu = 2038,8 menit • 6,8 jam / hari = 407,75 menit

  41. Lihat Excel

  42. Exercise • Buat Kelompok kecil • Tentukan jenis posisi pekerjaan • Tentukan job desription-nya • Tuliskan daftar pekerjaannya secara lengkap berdasarkan job description beserta volume dan waktunya • Hitung FTE-nya

  43. Proses AsesmenProcess Base • Hal-hal yang dibutuhkan: - Business Process  Flowchart - Structure organization - Process time

  44. Contoh Proses lembur Isi form lembur Employee Ask Approval Employee Approve Direct Superior Receive Employee Ask Approval Employee Approve Section Head Receive Employee Send FL to HRD via OB Employee Receive FL OB Bring the form OB Receive FL HRD Adm Input Data HRD Adm Crosscheck Data HRD Adm Update Data HRD Adm Crosscheck Data HRD Head Lembur Closing Meal Allowance Processing

  45. Hasil Perhitungan • Lihat File Excel

  46. Exercise • Buat Kelompok kecil • Tentukan jenis proses aktivitas dari suatu pekerjaan • Buat daftar proses dari aktivitas tersebut (flowchart) • Buat daftar siapa saja yang terlibat dalam aktivitas tersebut • Tentukan pula time process-nya • Hitung FTE-nya

  47. Improvement • Teknologi

  48. Contoh • Proses Lembur Isi form lembur Employee Kirim form lembur via email Employee Terima email & Approve Direct superior Terima email & Approve Head Section Terima email & Verifikasi HRD Adm Input Data & Prosesing HRD Adm Crosscheck HRD Head Closing

  49. Hasil Perhitungan • Lihat File Excel

  50. Ukuran loading yang normal untuk suatu pekerjaan yang telah ditetapkan adalah dengan besaran angka 1 artinya Fit • Jika total perhitungan Job Load < 1 (lebih kecil dari 1) maka dapat disimpulkan UNDERLOAD • Jika sebaliknya > 1 (lebih besar dari 1) maka dapat disimpulkan OVERLOAD • Tapi biasanya jika total FTE berada di kisaran 1,1 – 1,3 maka karyawan tsb masih efektif melaksanakan pekerjaan tsb karena ada mekanisme lembur untuk menyelesaikan pekerjaan tsb • Perhatikan faktor efektivitas waktu kerja

More Related