Gestion des plannings

1. Gestion des plannings Consortium Cocktail

2. Pré-requis • Les pré-requis: • L’annuaire / le réferentiel: • Les personnes • Les groupes • Les salles • Les objets • La structure des enseignements • Les inscriptions pédagogiques • Les serveurs d’édition, de publication, de communication et de synchronisation

3. Les plannings • Agendas individuels • Agendas de groupes • Synchronisation des agendas individuels • Réservation de salles (réunion) • Création et Réservation d’objets • Création et gestion des emplois du temps pour l’enseignement • Gestion des listes d’émargements et de la saisie des absences • Préparation de la gestion des charges d’enseignement et des heures complémentaires • Editions / outils

4. SuperPlanLa gestion des « agendas » • La centrale des plannings! • Emplois du temps enseignement • Réunions / Salles / Objets • Agendas individuels et de groupes • Partage d’agendas ICS • Exports ICS • Intégrée aux autres applications: • Missions (Kiwi) • Congés (HamAC) • helpDesk (DT) • …

5. SuperPlanQuelques exemples! • Démo enseignement : • un vieil exemple • Démo réservation de salle : • http://www.univ-paris5.fr/gedfs/ged/0701022338.0/EDTscol_viewlet_swf.html • Démo agenda individuel : • http://www.univ-paris5.fr/gedfs/ged/0701022340.0/Ligntning_viewlet_swf.html • Démo agenda de groupe : • < TP > • Démo partage d’agenda : • < TP > • …

6. Prêt de ressources banalisées (micro-ordinateurs portables par exemple) Un composant généraliste

7. Un composant de la sphère scolarité (ici s’appuyant sur les données récupérées de Apogée et Harpège)

8. Un composant intégré à la sphère scolarité Ici dans un environnement 100% Cocktail

9. Exemple de planning de plusieurs salles visualisé dans la fenêtre principale

10. Les SallesRessource critique et centrale • Deux possibilités: • 1) Utiliser l’application SalleSTU uniquement : • Description détaillée des salles et des bâtiments: • Pour une réservation fine. • Désigner les dépositaires des salles • 2) Réaliser un pontage de l’application « locale » éventuelle vers SalleSTU et : • Utiliser l’application SalleSTU comme en 1)

11. Gestion / Création d ’une salle Photo ou plan technique ou plan d ’accès ou .. Gestionnaires (dépositaires) de la salle Spécificités (type de sol, type d’éclairage, ... Prises tél, info, .. (gestion du câblage) MAJ: nbr de places examen

12. Configuration matérielle (liée avec la gestion de l’inventaire si toutefois!)

13. Recherche multicritères d ’une salle

14. L’« annuaire »

15. L’annuaire se base sur un référentiel centré sur les “Personnes”! Etudiant Contact Entreprises Enseignant Directeur Invité Fournisseur Personnes physiques Applications Cocktail GRHUM groupes d’individus LDAP Groupes mixtes ESup KSup Personnes morales TOIP OBM, … Groupes de groupes

16. GRHUM peut aussi être utilisé comme référentiel fédératif! Etudiant Contact Entreprises Enseignant Directeur Invité Apogée Fournisseur Personnes physiques Harpège Virtualia GRHUM groupes d’individus Cocktail LDAP Groupes mixtes ESup Autres KSup Personnes morales TOIP OBM, … Groupes de groupes

17. La gestion des groupes et du référentiel : GRHUM • Présentation par l’exemple: • Qq Démos: • http://www.univ-paris5.fr/gedfs/ged/0701071552.0/AnnuaireExempleSimple_launcher.html • http://www.univ-paris5.fr/gedfs/ged/0701071551.0/DiversAnnuaire_launcher.html • http://www.univ-paris5.fr/gedfs/ged/0609272024.0/MENU_launcher.html • http://www.univ-paris5.fr/gedfs/ged/0701071551.0/DiversAnnuaire_launcher.html • http://www.univ-paris5.fr/gedfs/ged/0701071552.0/AnnuaireExempleSimple_launcher.html • http://www.univ-paris5.fr/gedfs/ged/0702182101.0/AgendaP_viewlet_swf.html

18. Ecran principal d’un « groupe » Navigateur / « browser » de « groupes » Membres du groupe sélectionné

19. Ecran principal pour un groupe Membres du « groupe » Les # types d’un groupes Téléphone, fax, mobiles Le groupe de mail associé Administration: secrétaire(s), responsable administratif, .. Adresse du Site Web du groupe

20. Ecran principal pour un groupe Spécifique CRI 1 groupe peut être un centre de responsabilité budgétaire A une @ peuvent être associées +sieurs adresses de mail (Alias) Des mots clefs pour une indexation et une recherche + facile Pourra apparaître ds l’annuaire Web Saisie de: Téléphone, fax, mobiles

23. Exemple d’un formulaire « structure » Recherche Résultat Édition

24. Gestion des groupes! • Groupes pédagogiques pour les emplois du temps • Démo http://www.univ-lr.fr/actes/ged/courrier/commun/0410281702.0/GroupeScol_viewlet_swf.html • Emplois du temps prévisionnels • Charges d’enseignement • Estimation du coût des maquettes • Evaluation / QCM / Examens : Démo • Pilotage • Groupes individualisés / personnels • Démo groupe Web • Groupes de communication: • Listes et groupes de mail : Démo Annuaire.app • Trombinoscopes • Démo Web : http://www.univ-paris5.fr/gedfs/ged/0705211416.0/TrombiWeb_viewlet_swf.html • Démo GroupeScol / Annuaire.app • ENT / Profils / communautés / E-learning • Démo IDS => accès contrôlé à des ressources électroniques • …

25. Les groupes individuels ou personnels Voir la démo Le réservoir (référentiel personne) établissement Ici une interface web de gestion individualisée des groupes surtout à destination des enseignants mais non limitée à ces derniers.

26. Je choisis parmi les groupes et communautés existants Les membres d’un groupe Voir la démo L’arbre des groupes Constitution d’un groupe: exemple

27. Les groupes d’étudiants! • Groupes construits sur des AP (Atomes Pédagogiques un concept de ScolariX). • Les APs les plus courantes: • Cours, • TD, • TP, • Examens, • Projets • À partir des inscriptions pédagogiques : • aux UE / ECUE / APs

28. Voir la démo Le trombino Web : une fonctionnalité très demandée

29. Le trombino « émargement »  Exemple

30. Emploi du temps des personnesavec SuperPlan • Il s’appuie sur les renseignements fournis par le serveur de planning depuis: • L’application de gestion des plannings • L’application missions (Kiwi) • L’application congés des personnels (Hamac) • L’application de gestion des DTs • Agenda partagé (fichier ics ou Flux ics en réseau) • …

31. L’agenda individuel ou de groupe • Permet : • La saisie de la disponibilité des enseignants, • La mise à jour automatique à partir de leur programmation en cours, TD, TP, Réunion • Le partage en réseau. • Un système d’envoi de messages par mail permet aux personnes concernées d’être tenues informées

32. Création directe et simplifiée d’un « individu » non encore connu dans la base du personnel!! Dans le cas où la personne concernée est par exemple un extérieur non encore enregistrémenu « Outils - Création Personne »=> insertion directe dans un groupe de l ’annuaireMise à jour de l’équipe enseignement en cas de Crs/TD/TP => aide à la saisie

33. Reprise d’emploi du temps

34. La communication • Par messagerie électronique: • Toute demande via l’application (quelle qu’elle soit) peut faire l’objet d’un envoi de mail à 1 groupe de personne (dépositaire, responsable de service, …) • Toute acceptation ou refus de la demande peut faire l’objet d’un mail • Par le Web: • Les emplois du temps ou planning d’objets ou de personnes sont consultables (suivant autorisation) via le WEB

35. Exemple d’impression En cliquant sur cet icône, vous pouvez imprimer l'emploi du temps visualisé (PDF)

36. La gestion des charges d’enseignement

37. Gestion des charges d’enseignement • 2 possibilités: • Le mode « connecté » aux emplois du temps: • avantages: • automatisation maximale de la chaîne • gestion fine et prévisionnelle • inconvénient: • utiliser en amont l’application de gestion des emplois du temps avec ses pré-requis!! • Mode « déconnecté » ou « autonome » • avantages: c’est mieux qu’Excel!:-) • Inconvénients: basé uniquement sur du déclaratif!

38. Les heures complémentairessynoptique simplifié Frontière entre le prévisionnel et le réel GRHUM Structure Harpège GRHUM JEFYCO  GEPETO Enseignant(s) « immobilisations » Structure Harpège Salles et autres objets (vidéoprojecteurs, …) Enseignant(s) Ou suivant charges prévisionnelles Fournisseurs PAPAYE Contrôle / validation / certification Un enseignement prévu Emploi du temps € liquidation Groupe étudiants Structure LMD Contrôle des seuils UE(s) EC(s) Girafe (TG) ScolariX ScolariX

39. Gestion des charges d’enseignement • Mode connecté: • Elle se déduit du prévisionnel réalisé et visé dans l’application SuperPlan: • Par pointage / validation (sans saisie!). • Editions / attestations programmées à l’intention de l’enseignant et de l’administration (contrôle de gestion) • Mode déconnecté: • Elle se fonde uniquement sur les informations transmises par les responsables pédagogiques • Nécessite une saisie de ces informations.

40. Mode connecté : gestion du réaliséS’effectue dans l’application SuperPlan (emplois du temps) Détail des enseignement réalisés par l’enseignant Période à considérer Les diplômes concernés Le récap pour l’enseignant sélectionné Les enseignants ayant exercés dans le diplôme Valider les heures réalisées par l’enseignant

42. Intégration des heures validées dans SuperPlan Période à considérer Nombre d ’heures validées par enseignant pour la matière Indiquer le numéro de la période concernée

43. Gestion des charges d’enseignement Utilisation autonome (Sans SuperPlan en amont)

44. Saisie des enseignements réalisés H/E Nbr de groupes réels Types de règlements Détail des enseignements effectués

45. Un pense-bête propre à l’application

46. Editer des états (arrêtés) Les différentes catégories de personnel enseignant

47. Editer des états prévisionnels!

48. Ré-éditions des états de sortie

49. Gestion des services annuels Personne physique ou morale

50. Gestion des « différences »