„Jak efektivně vést poradu“

1. „Jak efektivně vést poradu“

2. Význam porad • Typy porad • Příprava porady, pozvánka • Cíle porady • Desatero pro vedoucí • Typy vedoucích porad • Typy účastníků porad • Destruktivní prvky porad • Zápis z porady Osnova

3. Pro firmu: VÝZNAM PORAD • zaměření na podstatné otázky • identifikace problémů • analýza problémů • systematické odstraňování překážek • lepší koordinace postupů a činností • překonávání „zaběhaných“ postupů Pro řadové účastníky: Pro vedoucí pracovníky: • získání informací • motivování přítomných • předání a získávání informací („zdola“ „nahoru“ a naopak) • odstranění konkrétních překážek v práci jedince či týmu • seznámení se s očekáváním nadřízeného • možnost vytváření „týmového ducha“ PORADA • podíl na rozhodování, identifikace s cíli • získávání nápadů a námětů • zpětná vazba • možnost přesvědčit druhé • výměna zkušeností • autorita • příležitost ukázat své schopnosti, dovednosti, znalosti • poznání schopností ostatních pracovníků

4. Formální – předem připravené porady s programem Účelové – porady svolané zpravidla s malým předstihem a bez pevného programu, zaměřené na jeden bod Řešitelské – cílem je vyřešení problému nebo produkce nových nápadů (možná forma brainstorming) Informační – cílem je informovat ostatní Typy porad

5. Než svoláme poradu, bylo by dobré projít si několik otázek, jako např: • je plánovaná porada opravdu nutná? Jaký bude její cíl? • jaký bude program porady? PŘÍPRAVA PORADY • kdy a kde se bude konat? • koho tam potřebuji celou dobu a koho stačí přizvat? • jaké podklady budou účastníci porady potřebovat? • budeme potřebovat nějaké pomůcky? • potřebuji některé body programu předjednat? s kým? • kdo a kdy nachystá a rozešle pozvánky? • kdo bude dělat zápis a rozešle jej po poradě? • dá se v některém z bodů programu očekávat nesmiřitelný konflikt některých účastníků mezi sebou? • co může úspěšnost porady ohrozit?

6. Pozvánka Co by na pozvánce nemělo chybět: • Kdo poradu svolává • Den a datum porady • Čas začátku a konce porady • Místo konání • Cíl porady • Program – základní body

7. Cíle porady • Výměna informacíNa těchto poradách se sdělují informace. Jejich tok může být jednostranný nebo oboustranný. • Vytváření idejíKreativní porady s možností využití speciálních technik. Důvodem porady je řešení nějakého problému, např. ideový záměr nového výrobku, nové politiky a pod. • Splnění nebo přijetí pracovního úkoluTypické pracovní porady. Cílem je něco vytvořit, dokončit, či připravit, např. rozpočet, plán, zajištění akce a pod.

8. Cíle porady • RozhodováníRozhoduje se o už známé informaci. Přítomni jsou lidé, jejichž účast je pro přijetí a realizaci rozhodnutí nezbytná. K rozhodnutí lze dospět konsensem nebo hlasováním. • Budování spolupráceNa těchto poradách se scházejí lidé různých odborností nebo oddělení, aby identifikovali možnosti vzájemné spolupráce, dohodli se na způsobu komunikace a pod. Tyto porady pomáhají pochopit úlohu.

9. DESATERO VEDENÍ PORADY Poradu vždy pečlivě připravte a včas oznamte termín jejího konání. Začínejte včas. Zopakujte na začátku cíl a program porady. Dodržte program i dobu, kterou program věnoval jednotlivým bodům porady. Usměrňujte diskusi, udržujte nad ní kontrolu. Vtáhněte ostatní do chodu porady, udržujte jejich aktivitu. Při vzniku konfliktu se jej nepokoušejte „vyřešit“ tím, že téma opustíte a přejdete k dalšímu bodu Směřujte k závěrům (rozhodnutí, doporučení, usnesení, …). Poradu ukončete v určenou dobu. Zápis z porady rozešlete co nejdříve jejím účastníkům.

10. EFEKTIVNÍ PŘEDSEDAJÍCÍ • Umí udržovat poradu v rychlém běhu. • Dokáže probrat po řadě všechny témata porady ve vymezeném čase. • Vtáhne do diskuze všechny účastníky. • Dovede diskusi k jasnému závěru a udělá nezbytná rozhodnutí • K tomu využívá : • nástroje komunikace, • umění asertivity, • zásady správné prezentace.

11. ROLE OSOB NA PORADĚ • Iniciátor, předsedající • Určuje, zda je porada nutná. • Připravuje ji, zajišťuje přípravu a rozeslání pozvánek a materiálů. • Řídí poradu. • Zajišťuje na poradu navazující úkony. • Tvůrce zápisu • V průběhu porady si zapisuje klíčové myšlenky, informace a rozhodnutí. • Po poradě zápis zpracuje a v kooperaci s iniciátorem rozděluje účastníkům. • Časoměřič • Zná harmonogram celé porady i jednotlivých bodů. • Pět minut před vypršením stanovené doby poradu upozorňuje, takže je čas k sumarizaci a ukončení diskuse. • Oznamuje konec porady.

12. Účastník • Bez ohledu na roli, je účastníkem každý, kdo je přítomný na poradě. • Aktivní účastník přispívá informacemi a nápady. • Podporuje ty, kteří vykonávají ostatní role. • Vyžaduje jasné a zřetelné vyjadřování myšlenek. • Pozorovatel • Na poradě neparticipuje. • Může sloužit jako tvůrce zápisu. • Funguje jako zpětná vazba. • Hodnotí klady a zápory porady a navrhuje, coby mohlo být příště lepší. • Za výsledek porady je zodpovědný každý • Choďte včas. • Podporujte dodržování harmonogramu. • Na poradu se připravte. • Neodcházejte, aniž byste věděli, co bylo splněno, co má být uděláno a kdo to udělá. • Vyvarujte se rušivého chování,, destruktivních vlivů. • Buďte konstruktivní, pomáhejte, aby porada neustrnula ve slepé uličce a neodklonila se od tématu.

13. Typy účastníků porad • Typy účastníků a jak s nimi pracovat: • nezúčastněný – užívejte příklady, které se týkají jeho respektive jeho práce, případně mu klaďte přímé otázky, • hádavý – nenechat se vtáhnout do hádky, asertivně zareagovat, • nekooperativní – dohlédnout, aby byly využívány možnosti jeho přínosu, např. jeho odbornost, • pochybovačný – využívat jeho pochybovačné otázky k ověření správnosti přijatých rozhodnutí,

14. TYPY ÚČASTNÍKŮ PORAD • učitel – překonat nechuť být poučován, protože jeho vědomosti mohou být velkým přínosem • upovídaný – slušně přerušit a udržovat v časovém rámci, předem mu vymezit čas na vystoupení • plachý – získat jej a „vtáhnout do dění“ tím, že jsou mu kladeny občas „bezpečné otázky“ , na které s největší pravděpodobností zareaguje správně. Za každý přínos do diskuze je třeba mu poděkovat, • pozitivní – povzbuzovat jej, aby co nejvíce působil na ostatní. Jeho přínosu je třeba využívat zejména při vyhrocené diskuzi.

15. NEJČASTĚJŠÍ DESTRUKTIVNÍ PRVKY PORAD porada nemá jasný program pravidelná porada je svolána, třebaže není co projednávat podle plánu na poradě je příliš mnoho účastníků účastníci porady přicházejí pozdě účastníci porady jsou nepřipraveni (neznají zápis z minulé porady, nepřinesli si podklady, nesplnili své úkoly atp.) na poradě či v diskusi mluví jen jedna osoba, nikoho dalšího nepustí ke slovu porada trvá do nekonečna, nemá stanoven konec

16. NEJČASŤEJŠÍ DESTRUKTIVNÍ PRVKY PORAD na programu je mnoho bodů, jejich rozsah není časově vymezen k jednotlivým bodům programu chybí jasný závěr z porady není pořízen zápis 11. na poradě se „do sebe pustí“ někteří z jejích účastníků účastníci porady jsou pasivní, nejeví zájem něco řešit, podvolují se v místnosti, kde se koná porada, je nakouřeno, nevětráno a porada probíhá bez přestávek účastníci volně odcházejí a přicházejí • do poradní místnosti jsou přepojovány telefony či jsou jednotliví účastníci porady vyvoláváni ven sekretářkami či kolegy

17. ZÁPISY Z PORADY • v záhlaví název organizace • druh porady • datum (doba) a místo konání • jmenovité uvedení přítomných (popř. odkaz na prezenční listinu) • záznam, kdo schůzi zahájil, řídil • program a průběh jednání • závěry • úkoly vyplývající z porady • jména pracovníků odpovědných za plnění úkolů • jméno a podpis zpracovatele zápisu • přílohy