Dátum: 2007. október 4.

1. MALÉV MAGYAR LÉGIKÖZLEKEDÉSI ZRT E-VISION A LÉGIKÖZLEKEDÉSBEN Számlafeldolgozás a kőkorszaktól a XXI-dik századig Babiák Zsolt a Malév Zrt. Számviteli területének vezetője Dátum: 2007. október 4. Készítette: MALÉV Accounting Management 1.

2. Dátum: 2007. október 4. Készítette: MALÉV Accounting Management 2. TARTALOMJEGYZÉK • Kötelezettségvállalás • Megrendelés - Szerződéskötés • Számlázás - Számlafeldolgozás • Teljesítményigazolás • Hogyan tovább? • E-számla befogadás – Jogszabályi háttér • Megoldandó feladatok • Tervezett rendszer – Digitális irattár • Digitális irattár – Funkciók • Számla befogadás

3. 2006-évben közel 130 ezer számlázási alapbizonylat érkezett; Dátum: 2007. október 4. Készítette: MALÉV Accounting Management 3. 1. KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS • 48.500 db/év beérkező számla; • 895 ezer db/év beérkező számla tételszáma (csak légiforgalomból) • 1 hónap alatt 67 ezer oldal nyomtatás;

4. Dátum: 2007. október 4. Készítette: MALÉV Accounting Management 4. 1. KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS • A folyamatok elkülönítése - folyamat szabályozások - utasítások: SZMSZ • 1.Szerződéskötés • 2. Számlázás - számlafeldolgozás • 3. Teljesítés igazolás • Minden beérkező számlához tartozó teljesítés legyen igazolt. • ha a számla az igazoló területhez érkezik, igazoltan kell a Számviteli Osztályra továbbítani a számlát. • ha Budapestre érkezik, a Számviteli Osztály kiküldi a számlát teljesítés igazolásra. • 4. Fizetés • A számla likvidálása során ellenőrzésre kerül a teljesítés és a díjtétel. • Bármely elemben történő eltérést, az illetékes területtel tisztázni kell. Szerződés-kötési és számlaigazolási szabályzat Beszerzési szabályzat Ügyviteli utasítások Ügyviteli utasítások Ügyviteli utasítások

5. 2. MEGRENDELÉS – SZERZŐDÉSKÖTÉS Dátum: 2007. október 4. Készítette: MALÉV Accounting Management 5. • 1. Írásbeliség • Szerződés véleményezés - Szerződés előkészítőlap; • 2. Cégszerű aláírási jog • Kötelezettségvállalók korlátozása; • Aláírás értékhatárhoz kötött; • Kettős aláírás. • 3. Szerződésvéleményezés • Pénzügy; Adózás; Jog; Speciális terület (informatika; vám stb.) • 4. Szerződés-nyilvántartás • Kifizetés csak akkor lehetséges, ha a szerződés a központi szerződés-nyilvántartásban megtalálható.

6. 3. SZÁMLÁZÁS – SZÁMLAFELDOLGOZÁS Dátum: 2007. október 4. Készítette: MALÉV Accounting Management 6. • Kimenő számla • Az elektronikus jegy és elektronikus számla egymásra találása; • Havonta 10.000 db elektronikus számla születik MALÉV v1.1 e-számla

7. 3. SZÁMLÁZÁS – SZÁMLAFELDOLGOZÁS Dátum: 2007. október 4. Készítette: MALÉV Accounting Management 7. • Bejövő számla • Nemzetközileg erős nyomás az elektronikus számla befogadására; • Korában EDI rendszer, melyet egyre inkább felvált az XML-es formátum; • Nagyfokú hajlandóság az időbélyegzés kötelezettség elfelejtése. • Magyarországon inkább számla melléklet elektronikus továbbítása „baráti alapon” • Nagy tételszámú számlák párhuzamosan papír és elektronikus formában történő megküldése: • számla likvidáció átfutási idejének csökkentése; • Ahány szállító annyi számlaformátum; • XML-es file-ok különbözők – külön betöltési program szükséges;

8. Other systems Netline FIDS Statman report Extra szolgáltatások Járat adatok Utas információk Egyéb adatok NATURALIA RENDSZER Navigációs díjak Hatóságok Számlák Leszállási díjak Események Kiszolgálási díjak Szállítók „AIRTEX” s.t.b. Szerződések Y Reklamáció Rendben? N Főkönyv Fizetés Dátum: 2007. október 4. Készítette: MALÉV Accounting Management 8. 4. TELJESÍTÉS IGAZOLÁS • Speciális alkalmazások

9. Help Desk Számla generátor Elek-tronikus kimenő számla Számlázás/ Számlázási alapbizonylat Időbélyeg XML ERP Archívum Papír számla digitalizálása Papír kimenő számla • Számla adatok; • Számla melléklet Időbélyeg Intranet Számla-igazoló work flow Speciális alkalma-zások • Számla adatok; • Számla melléklet Elektro-nikus bejövő számla Digitális Irattár Digitalizálás Papír bejövő számla Dátum: 2007. október 4. Készítette: MALÉV Accounting Management 9. 5. HOGYAN TOVÁBB?

10. 6. E-SZÁMLA BEFOGADÁS – JOGSZABÁLYI HÁTTÉR Dátum: 2007. október 4. Készítette: MALÉV Accounting Management 10. • 2000 évi C tv. a Számvitelről, 167§ (1) • Könyvelés módja és az érintett könyvviteli számlák hivatkozásának feltüntetése • Könyvelési nyilvántartásokban történt rögzítés időpontjának feltüntetése • Könyvelési információk rögzítése elektronikus csatolt mellékletben (APEH 2005. 08. 31.) • Egyértelmű hozzárendeléssel • Elválaszthatatlan módon • Az utólagos módosítás lehetőségét kizárva • E-számlák megőrzése • Számviteli tv. 169§ szerinti időtartam alatt • Hosszútávú digitális archiválás (7/2005 IHM rendelet)

11. Dátum: 2007. október 4. Készítette: MALÉV Accounting Management 11. 7. MEGOLDANDÓ FELADATOK • Különböző formátumú és típusú elektronikus számlák befogadásának képessége • E-számlák vs. papíralapú számlák: Az adminisztrációs feladatok közötti különbségek minimalizálása • A jelenlegi iktatási rendszertől független megoldás • Alacsony beruházási költség Gyors megtérülés

12. 9. A TERVEZETT RENDSZER: DIGITÁLIS IRATTÁR Dátum: 2007. október 4. Készítette: MALÉV Accounting Management 12.

13. 9. A DIGITÁLIS IRATTÁR FUNKCIÓI Dátum: 2007. október 4. Készítette: MALÉV Accounting Management 13. • Formátum-független dokumentum feldolgozás • Dokumentumok közötti logikai kapcsolat kialakításának lehetősége • Dokumentumokkal kapcsolatos üzenetküldési lehetőség • Jóváhagyás elektronikus aláírással • Hitelesített megjegyzések, kommentár hozzáfűzésének lehetősége(pl.: számlák esetén a kontír információk felvezetése) • Minősített digitális archiválás funkció

14. 10. A SZÁMLABEFOGADÁS FOLYAMATA Dátum: 2007. október 4. Készítette: MALÉV Accounting Management 14.

15. 10. SZÁMLABEFOGADÁS: AZ IRATTÁR Dátum: 2007. október 4. Készítette: MALÉV Accounting Management 15. Dokumentum adatai Papír-alapú számla kép Irattár funkciók

16. 10. SZÁMLABEFOGADÁS: PAPÍRALAPÚ SZÁMLA Dátum: 2007. október 4. Készítette: MALÉV Accounting Management 16. Hitelesítési információk Papír-alapú Számla

17. 10. SZÁMLABEFOGADÁS: ELEKTRONIKUS SZÁMLA Dátum: 2007. október 4. Készítette: MALÉV Accounting Management 17. Hitelesítési információk Irattári adatlap Elektronikus számla (mellékletként)

18. 10. SZÁMLABEFOGADÁS: RENDSZERÜZENETEK Dátum: 2007. október 4. Készítette: MALÉV Accounting Management 18.

19. 10. SZÁMLABEFOGADÁS: RENDSZERÜZENETEK Dátum: 2007. október 4. Készítette: MALÉV Accounting Management 19.

20. 10. SZÁMLABEFOGADÁS: SZÁMLA JÓVÁHAGYÁS Dátum: 2007. október 4. Készítette: MALÉV Accounting Management 20.

21. 10. SZÁMLABEFOGADÁS: SZÁMLA JÓVÁHAGYÁS Dátum: 2007. október 4. Készítette: MALÉV Accounting Management 21. Jóváhagyó aláírása

22. 10. SZÁMLABEFOGADÁS: SZÁMLA FELDOLGOZÁS Dátum: 2007. október 4. Készítette: MALÉV Accounting Management 22.

23. 10. SZÁMLABEFOGADÁS: SZÁMLA KONTÍROZÁS Dátum: 2007. október 4. Készítette: MALÉV Accounting Management 23. Kontír információ Kontírozó aláírása

24. 10. SZÁMLABEFOGADÁS: SZÁMLA FELDOLGOZÁS Dátum: 2007. október 4. Készítette: MALÉV Accounting Management 24. Melléklet mentése elektronikus feldolgozásra

25. 10. SZÁMLABEFOGADÁS: VERZIÓK MEGTEKINTÉSE Dátum: 2007. október 4. Készítette: MALÉV Accounting Management 25.

26. 10. SZÁMLABEFOGADÁS: VERZIÓK MEGTEKINTÉSE Dátum: 2007. október 4. Készítette: MALÉV Accounting Management 26.

27. KÖSZÖNJÜK A FIGYELMET • Készítették a Malév ZRt. e-számla projektjében résztvevő munkatársai • Babiák Zsolt Malév Zrt. • Szabó Zoltán DigitDoc.hu • Seres László DigitDoc.hu