KONTROLA WOJEWODY

1. KONTROLA WOJEWODY AKTY OBOWIĄZUJĄCE: ustawa z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 26 lutego 2009 r.Nr.31, poz.206), rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 czerwca 2009 r. w sprawie kontroli prowadzonej przez wojewodę (Dz.U.09.106.884), rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2009 r. w sprawie trybu kontroli aktów prawa miejscowego ustanowionych przez wojewodę i organy niezespolonej administracji rządowej (Dz.U.09.222.1754). Wytyczne w sprawie kontroli w administracji rządowej Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji

2. Art. 28. 1. Wojewoda kontroluje: • wykonywanie przez organy rządowej administracji zespolonej w województwie zadań wynikających z ustaw i innych aktów prawnych wydanych na podstawie upoważnień w nich zawartych, ustaleń Rady Ministrów oraz wytycznych i poleceń Prezesa Rady Ministrów; • wykonywanie przez organy samorządu terytorialnego i inne podmiotyzadań z zakresu administracji rządowej, realizowanych przez nie na podstawie ustawy lub porozumienia z organami administracji rządowej. • Wojewoda w szczególnie uzasadnionych przypadkach może kontrolować sposób wykonywania przez organy niezespolonej administracji rządowej działające w województwie zadań wynikających z ustaw i innych aktów prawnych wydanych na podstawie upoważnień w nich zawartych.

3. Art. 28 ust. 3 • Kontrola, o której mowa w ust. 1 i 2, ma na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności organów poddanych kontroli, rzetelne jego udokumentowanie i dokonanie oceny wykonywanej działalności pod względem: • legalności, gospodarności, celowości i rzetelności - w odniesieniu do działalności organów administracji rządowej oraz innych podmiotów; • legalności, gospodarności i rzetelności - w odniesieniu do działalności organów samorządu terytorialnego.

4. Wytyczne MSWiA w sprawie kontroli w administracji rządowej Nakazują stosowanie procedur ustalonych ustawą i rozporządzeniem w przypadku kontroli działalności obejmującej : • kontrole wewnętrzne, • kontrole w jednostkach podległych i nadzorowanych, • kontrole jednostek, które otrzymały od jednostki kontrolującej środki publiczne, w tym na podstawie zawartych umów, • kontrole wykorzystania środków pochodzących z Unii Europejskiej

5. RODZAJE KONTROLI : • kompleksowa, która obejmuje całą działalność podmiotu kontrolowanego (zgodnie z postanowieniami ustawy art. 30 ust. 2, takiej kontroli nie wykonujemy w organach samorządu terytorialnego i administracji niezespolonej); • problemowa, która obejmuje wybrane zagadnienia z działalności podmiotu kontrolowanego; • sprawdzająca, która obejmuje sprawdzenie sposobu wykorzystania uwag i wykonania wniosków z wcześniejszych kontroli; • doraźna, która obejmuje zbadanie zagadnień wskazanych przez zarządzającego kontrolę; • koordynowana, która obejmuje te same zagadnienia w kilku podmiotach kontrolowanych.

6. TRYB UPROSZCZONY Tryb uproszczony może być stosowany (zgodnie z postanowieniami art. 31 ust. 2) w szczególności w razie potrzeby: • sporządzenia informacji dla wojewody; • zbadania spraw wynikających ze skarg, wniosków lub listów obywateli; • dokonania analizy dokumentów i innych materiałów otrzymanych z jednostek organizacyjnych podlegających kontroli.

7. ROCZNY PLAN KONTROLI • jak dotąd sporządza Wydział Nadzoru i Kontroli, na podstawie wniosków przedstawianych przez Wydziały Urzędu, • Plan nie obejmuje kontroli w organach administracji niezespolonej, • Plan zatwierdza wojewoda, • zmiany w Planie należy zgłaszać do Wydziału NK, które potem dyrektor Wydziału NK przedstawia do zatwierdzenia wojewodzie

8. PLAN KONTROLI ZAWIERA : • temat kontroli, • nazwę podmiotu kontrolowanego, • rodzaj kontroli, • termin kontroli

9. PROGRAM KONTROLI • wcześniej zwany planem wykonawczym  • plan sporządza kontrolujący i przedkłada go dyrektorowi „swojego” Wydziału – po zaparafowaniu przez pracownika przygotowującego plan i dyrektora Program należy przekazać do Wydziału NK w celu zatwierdzenia przez dyrektora Wydziału NK, • przed opracowaniem programu kontroli w celu jego przygotowania lub zdiagnozowania konieczności przeprowadzenia kontroli dyrektor wydziału NK - na wniosek dyrektora wydziału - może zarządzić przeprowadzenie czynności sprawdzająco – wyjaśniających, z których sporządza się notatkę służbową, a ponadto w celu przygotowania kontroli mogą być wykorzystywane działania stosowane w audycie wewnętrznym

10. PROGRAM KONTROLI • do kontroli koordynowanej opracowuje się jeden program kontroli, • kontrolę doraźną w przypadku konieczności podjęcia działań niecierpiących zwłoki można przeprowadzić bez programu kontroli, • dla kontroli przeprowadzanej w trybie uproszczonymnie opracowuje się programu kontroli • zmiany zatwierdzonego programu kontroli dokonuje dyrektor wydziału NK na wniosek kontrolującego, zatwierdzony przez dyrektora wydziału merytorycznego

11. Załącznik Nr 1 PROGRAM KONTROLI Podmiot kontrolowany : ……………………………………………………………………………………………………….…… (w przypadku kontroli koordynowanej obejmującej te same zagadnienia w kilku jednostkach, należy wypisać wszystkie przewidziane do kontroli podmioty) Temat kontroli : …………………………………………………………………………………………………………….…………. Cel kontroli : …………………………………………………………………………………………………………………………….. (określenie kierunku badań i problemów wymagających oceny) Rodzaj kontroli : ………………………………………………………………………………………………………………………… (kompleksowa/problemowa, sprawdzająca/doraźna/koordynowana) Zakres przedmiotowy i okres objęty kontrolą : ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Podstawowe problemy związane z tematyką kontroli : …………………………………………………………………………………………………………………………………………………..……………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Założenia organizacyjne : …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. (w tym miejscu należy podać nazwę Wydziału, imię i nazwisko osób przeprowadzających planowaną kontrolę, jeśli kontrolę ma przeprowadzać zespół kontrolny należy podać przewodniczącego tego zespołu, podział zadań między kontrolującymi oraz terminy poszczególnych faz kontroli, o ile kontrola je przewiduje) Wykaz aktów prawnych dotyczących tematyki kontroli : ………………………….………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………… Białystok, …………………………….. (data) Zatwierdzam : …………………………………… (Dyrektor Wydziału Nadzoru i Kontroli) Sporządził: …………………………………. (podpis i stanowisko służbowe pracownika przygotowującego projekt programu) Akceptuję: ……………………………. (podpis Dyrektora merytorycznego Wydziału przeprowadzającego kontrolę)

12. Upoważnienie do kontroli Kontrolę przeprowadza kontrolujący na podstawie legitymacji służbowej (na wniosek dyrektora wydziału wydadzą kadry) oraz imiennego upoważnienia wg wzoru stanowiącego załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów podpisanego przez dyrektora wydziału, działającego z upoważnienia wojewody

13. UPOWAŻNIENIE DO KONTROLI • upoważnienia podpisywane są przez dyrektorów wydziałów, • wzór upoważnienia jest określony rozporządzeniem Prezesa Rady Ministró w sprawie kontroli ….. • legitymacje wydaje Wydział Organizacyjno-Administracyjny na wniosek Dyrektora właściwego Wydziału z podaniem podstawy prawnej do wydania legitymacji oraz zdjęciem pracownika

14. UPOWAŻNIENIE DO KONTROLI Jeżeli kontrolę będzie przeprowadzał zespół (przynajmniej 2 pracowników), należy wyznaczyć przewodniczącego zespołu, do zadań którego należy zorganizowanie pracy zespołu, a w szczególności: • dokonanie podziału zadań i koordynacja, • zapewnienie prawidłowego i terminowego przeprowadzenia kontroli, • rozstrzyganie rozbieżności pomiędzy kontrolującymi, • reprezentowania zespołu wobec kierownika podmiotu kontrolowanego.

15. ZAWIADOMIENIE O PLANOWANEJ KONTROLI Najpóźniej na 7 dni przed przystąpieniem do czynności kontrolnych, kierownik podmiotu kontrolowanego musi otrzymać pisemne powiadomienie o • przedmiocie, • zakresie • terminie rozpoczęcia kontroli, • oraz przewidywanym czasie jej trwania. Zawiadomienie przygotowuje wydział merytoryczny i przekazuje do podpisu dyrektorowi wydziału NK.

16. ZAWIADOMIENIE O PLANOWANEJ KONTROLI Ponadto, w przypadku kontroli zespolonej lub niezespolonej administracji rządowej takie powiadomienie powinny otrzymać również organy nadzorujące lub właściwy podmiot wyższego stopnia w rozumieniu przepisów KPA. Art. 17. Organami wyższego stopnia w rozumieniu kodeksu są: 1) w stosunku do organów jednostek samorządu terytorialnego - samorządowe kolegia odwoławcze, chyba że ustawy szczególne stanowią inaczej, 2) w stosunku do wojewodów - właściwi w sprawie ministrowie, 3) w stosunku do organów administracji publicznej innych niż określone w pkt 1 i 2 - odpowiednie organy nadrzędne lub właściwi ministrowie, a w razie ich braku - organy państwowe sprawujące nadzór nad ich działalnością, 4) w stosunku do organów organizacji społecznych - odpowiednie organy wyższego stopnia tych organizacji, a w razie ich braku - organ państwowy sprawujący nadzór nad ich działalnością. • Zawiadomienie to podpisuje wojewoda.

17. ZAWIADOMIENIE O PLANOWANEJ KONTROLI • Na uzasadniony wniosek kierownika podmiotu kontrolowanego, złożony nie później niż 3 dni przed przystąpieniem do kontroli, dyrektor wydziału NK – na wniosek dyrektora wydziału – może zmienić termin kontroli, o czym powiadamiany jest kierownik podmiotu kontrolowanego. • Termin można zmienić tylko raz.

18. ZAWIADOMIENIE O PLANOWANEJ KONTROLI Można odstąpić od wysłania zawiadomienia jedynie w przypadku kontroli doraźnej

19. ZAWIADOMIENIE O PLANOWANEJ KONTROLI • ustalono wzory zawiadomień zarówno podmiotu kontrolowane, jak również podmiotu nadrzędnego lub wyższego stopnia w rozumieniu KPA

20. Zawiadomienie podmiotu kontrolowanego o planowanej kontroli Załącznik Nr 3 Białystok, ……………………………….. (data) …………………………………….. (znak sprawy) Pan/Pani …………………………………………….……….... ……………………………………….……………….. …………………………………………………………. Uprzejmie informuję, że od dnia …………………….. Podlaski Urząd Wojewódzki Wydział ………………………….. planuje przeprowadzenie w Pana/Pani Urzędzie kontroli w zakresie ……………..……………………………………………………………………………………………………………….…… Przedmiotem kontroli będzie: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Przewidywany czas trwania kontroli to : …………………….. dni roboczych. Jednocześnie informuję, iż w szczególnie uzasadnionym przypadku przysługuje Pani/Panu prawo zgłoszenia do Dyrektora Wydziału Nadzoru i Kontroli uzasadnionego wniosku o zmianę terminu rozpoczęcia kontroli. Wniosek należy złożyć nie później niż w terminie 7 dniprzed przystąpieniem pracownika Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego do czynności kontrolnych. ……………………………………………………… (podpis dyrektora Wydziału Nadzoru i Kontroli)

21. Zawiadomienie o planowanej kontroli do organu nadzorującego lub wyższego stopnia wg KPA Załącznik Nr 3a Białystok, ………………………………. (data) …………………………………….. (znak sprawy) Pan/Pani …………………………………………….……… ……………………………………….…………… ……………………………………………………. ( np.: główny inspektor, ministrowie) Na podstawie § 5 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia ………………..... w sprawie kontroli prowadzonej przez wojewodę ( Dz. U Nr …., poz. ….) uprzejmie informuję, że Podlaski Urząd Wojewódzki Wydział ………………………………..……. przeprowadzi kontrolę ………………………………………………………………………………………….…………………………………………………………………………… (nazwa jednostki administracji zespolonej/niezespolonej ) ………………………………………………………………………... w zakresie ………………………………………………………………………..……………….…….. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Przedmiotem kontroli będzie …………………………………………………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………………………..Kontrola rozpocznie się w dniu ………………………….. i będzie trwała ………………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………….. (do dnia lub ile dni roboczych będzie trwała kontrola) ………………………………………….. podpis wojewody

22. AKTA KONTROLI Kontrolę przeprowadza kontrolujący, który dokumentuje przebieg i wyniki kontroli w założonych w tym celu aktach kontroli. Akta kontroli zawierają m.in.: • wykaz ich zawartości, z wymienieniem nazw dokumentów i wskazaniem odpowiednich stron – (wzór określa załącznik), • dowody, którymi mogą być dokumenty, rzeczy, protokoły oględzin oraz wyjaśnienia i oświadczenia kontrolowanych, • inne dokumenty związane z przedmiotem kontroli. Akta są przechowywane w wydziale merytorycznym w 1 egzemplarzu

23. AKTA KONTROLI WZÓR AKT KONTROLI Akta kontroli prowadzi się zgodnie z tokiem dokonanych czynności, numerując kolejno strony akt.

24. PROTOKÓŁ KONTROLI • Z ustaleń dokonanych podczas kontroli, kontrolujący sporządza protokół, który podpisują i parafują na każdej stronie kontrolujący i kierownik podmiotu kontrolowanego. • Protokół powinien być sporządzony w 2 egz. nie później niż w ciągu 15 dni roboczych od dnia zakończenia kontroli.

25. PROTOKÓŁ KONTROLI • 1 egz. przekazuje się, za potwierdzeniem odbioru, kierownikowi podmiotu kontrolowanego, drugi włącza się do akt kontroli, po uprzednim podpisaniu i parafowaniu przez kierownika podmiotu kontrolowanego i kontrolującego. • Kierownik podmiotu kontrolowanego lub upoważniony przez niego pracownik, podpisuje protokół w terminie 7 dni od jego otrzymania, a w przypadku odmowy w ww. terminie, składa wyjaśnienia dotyczące przyczyn odmowy. • Odmowa podpisania protokołunie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez kontrolującego i sporządzenia wystąpienia pokontrolnego Wzór protokołu

26. ZASTRZEŻENIA DO PROTOKOŁU • Kierownikowi podmiotu kontrolowanego przysługuje prawo zgłoszenia na piśmie, przed podpisaniem protokołu, umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole. • Zastrzeżenia składa do dyrektora wydziału NK w terminie 7 dni od otrzymania protokołu.

27. ZASTRZEŻENIA DO PROTOKOŁU Dyrektor wydziału NK – po otrzymaniu zastrzeżeń – odrzuca zastrzeżenia w przypadku: • Zgłoszenia ich przez osobę nieupoważnioną, • złożenia z pominięciem formy pisemnej, • złożenia po upływnie 7-dniowego terminu.

28. STANOWISKO DO ZASTRZEŻEŃ • Jeżeli zastrzeżenia spełniają ww. wymogi, dyrektor wydziału NK przekazuje je – za pośrednictwem dyrektora wydziału – kontrolującemu do analizy i sporządzenia pisemnego stanowiska. • Stanowisko to (sporządzane wyłącznie w przypadku odrzucenia zastrzeżeń w części bądź w całości) kontrolujący – za pośrednictwem dyrektora wydziału – przekazuje do akceptacji dyrektorowi wydziału NK, który przekazuje je kierownikowi podmiotu kontrolowanego.

29. Uwzględnienie zastrzeżeń • W przypadku uwzględnienia zastrzeżeń zgłoszonych przez kierownika jednostki kontrolowanej w protokole kontroli dokonuje się zmian przez zamieszczenie stosownych adnotacji : „Ustalenia na str. …… o treści : „……………………” skreśla się.” „Protokół kontroli na str. ………………………… po słowie „…………” uzupełnia się poprzez dopisanie : …………………” „Treść ustaleń na str. ……………….. akapit …………… otrzymuje brzmienie” „Na podstawie analizy zastrzeżeń kontroler uznał potrzebę dodatkowych czynności kontrolnych przeprowadzonych w dniu ………………., w wyniku których ustalono : …………………………………………………………………………………………………”

30. INFORMACJA O WYNIKACH KONTROLI • Po zakończeniu kontroli, kontrolujący sporządza na podstawie protokołu, informację o wynikach kontroli i przekazuje ją – za pośrednictwem dyrektora wydziału – dyrektorowi wydziału NK. • Informację należy przygotować wg ustalonego wzoru

31. INFORMACJA O WYNIKACH KONTROLI Informacja powinna zawierać w szczególności: • określenie celu i przedmiotu kontroli oraz czasu jej prowadzenia; • ustalenia kontroli; • ocenę działalności podmiotu kontrolowanego w zakresie dotyczącym kontroli, uwagi i wnioski z kontroli; • wnioski dotyczące doskonalenia działalności podmiotu kontrolowanego w zakresie dotyczącym kontroli.

32. INFORMACJA O WYNIKACH KONTROLI • W przypadku kontroli koordynowanej sporządza się jedną informację obejmującą wszystkie podmioty kontrolowane.

33. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Po zakończeniu kontroli kontrolujący sporządza wystąpienie pokontrolne, które powinno zawierać: • ocenę działalności podmiotu kontrolowanego, • opis przyczyn powstania, zakres i skutki stwierdzonych nieprawidłowości i wskazanie osób odpowiedzialnych za ich powstanie, • uwagi, wnioski i zalecenia dotyczące usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. Wystąpienie pokontrolne zawiera informacje o usunięciu przez kierownika podmiotu kontrolowanego, po sporządzeniu protokołu kontroli, nieprawidłowości stwierdzonych w toku kontroli.

34. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE ocena działalności podmiotu kontrolowanego ocena pozytywna– jeżeli nie stwierdzono jakichkolwiek nieprawidłowości lub uchybień, bądź gdy uchybienia miały charakter wyłącznie formalny i nie powodowały żadnych skutków prawnych i finansowych, ocena pozytywna z uchybieniami – jeżeli stwierdzone uchybienia miały charakter powtarzający się i były wyłącznie o charakterze formalnym i nie powodowały żadnych skutków prawnych i finansowych, ocena pozytywna z nieprawidłowościami – jeżeli stwierdzone nieprawidłowości miały charakter powtarzający się i powodowały w istotnym stopniu naruszenie obowiązujących przepisów, ale nie powodowały skutków finansowych, ocena negatywna – jeżeli w czasie kontroli stwierdzono szereg nieprawidłowości stanowiących naruszenie obowiązujących przepisów prawnych zarówno od strony formalnej jak też finansowej.

35. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Podmiotowi kontrolowanemu ustala się termin udzielenia odpowiedzi wojewodzie nie krótszy niż 14 dni.

36. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE • Wystąpienie pokontrolne podpisuje Dyrektor Wydziału NK, po akceptacji dyrektora merytorycznego wydziału.

37. O wynikach przeprowadzonej kontroli w organach administracji rzędowej zespolonej i niezespolonej oraz w jednostkach podporządkowanych organom samorządu terytorialnego lub innych podmiotów wojewoda informuje właściwe organy wyższego stopnia w rozumieniu Kodeksu postępowania administracyjnego.

38. NARADA POKONTROLNA • Na wniosek kontrolującegokierownik podmiotu kontrolowanego zwołuje naradę pokontrolną z udziałem pracowników w celu omówienia stwierdzonych nieprawidłowości i wniosków wynikających z ustaleń kontroli. • Naradzie przewodniczy kierownik podmiotu kontrolowanego. • Kierownik podmiotu kontrolowanego uzgadnia z kontrolującym czas i miejsce odbycia narady, o której mowa w ust. 1, a także zapewnia protokołowanie jej przebiegu. • Egzemplarz protokołu z narady, o której mowa w ust. 1, doręcza się kontrolującemu w terminie z nim uzgodnionym, nie dłuższym jednak niż 7 dni od dnia odbycia narady pokontrolnej.

39. Dokumentacja z kontroli przeprowadzonej w trybie uproszczonym • Z ustaleń kontroli sporządza się sprawozdanie, które podpisuje i parafuje na każdej stronie kontrolujący, • Kopię sprawozdania przekazuje się kierownikowi podmiotu kontrolowanego,

40. SPRAWOZDANIE ZAWIERA : • opis stanu faktycznego z przywołaniem dowodów, na których oparto ustalenia, • ocenę realizacji zadań, • uwagi i wnioski wynikające z ustaleń kontroli, • oznaczenie podmiotu kontrolowanego (siedziba, adres, imię i nazwisko kierownika, z uwzględnieniem zmian w okresie objętym kontrolą…), • imię i nazwisko, stanowisko służbowe kontrolującego i kontrolujących oraz numer i datę upoważnienia do kontroli, • miejsce i data rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych w kontrolowanej jednostce, z wymienieniem przerw w kontroli, • określenie przedmiotu kontroli i okresu objętego kontrolą, • wzmiankę o odmowie udzielenia wyjaśnień przez pracowników podmiotu kontrolowanego.