ATELIERS BAAN IV PRESENTATION

1. ATELIERS BAAN IV PRESENTATION ATELIERS BAANIV - PRESENTATION

2. AGENDA 1 – Evolution de Baan 2 – Migration sur C4 3- Objectif des Ateliers 4- Participants5- Structure6 – Programme/ Calendrier ATELIERS BAAN IV Octobre 2004 ATELIERS BAANIV - PRESENTATION

3. 1.1 – Evolution de Baan • Triton :De 1995 à 1999D’abord Triton 2 puis 3.1 • Baan : Installation de la version c3 en 1999 Rachat par – situation figée Nouvelles perspectives avec • Actuellement: • BaanIV c4 • BaanV • Futur : • Baan VI ATELIERS BAANIV - PRESENTATION

4. 1.2 – Baan au CERN • 70 utilisateurs enregistrés • 54000 articles standard • 177742 lignes de demandes traitées en 2003 • Dont 136144 lignes venant de EDH • 24621 lignes de commande ATELIERS BAANIV - PRESENTATION

5. 1-3 – FONCTIONS BAAN ATELIERS BAANIV - PRESENTATION

6. 2- Migration sur C4 • Pourquoi c4? • Version stable, consolidée et comprenant toutes les améliorations • Support assuré pour de nombreuses années • Compatible avec la nouvelle interface Web • Migration sur c5 non envisagée (peu de profit pour le Cern) • Trop tôt pour envisager c6 en plein rôdage • Planning migration: • attente nouvelle machine (disponibilité 6 semaines = fin octobre) • Installation BaanIV c4 (début novembre) • portage customisations, tests (novembre, décembre, janvier) • Mise en place du serveur Web + architecture (février 2005) • Mise en production (printemps 2005) ATELIERS BAANIV - PRESENTATION

7. 2.1 – DE TRITON A BAAN4 ATELIERS BAANIV - PRESENTATION

8. 2.2 – C4 + Webtop 3.0 ATELIERS BAANIV - PRESENTATION

9. 3 : Objectifs des ateliers • Echange de vue par thème sur l’utilisation actuelle du produit • Rappel utile de la fonctionnalité • Problèmes constatés • Améliorations souhaitées • Automatisations à envisager • Passage en revue des customisations • Définir celles à conserver ou non • D’où facilitation du portage • Participation de tous à la migration • Bénéficier de l’expérience de chaque utilisateur • Définir en commun une évolution du produit la plus conforme aux attentes et la plus efficace possible ATELIERS BAANIV - PRESENTATION

10. 4 : Participants • Qui doit venir? • Chaque utilisateur concerné • Equipe de support IT/AIS • Personnes extérieures le cas échéant • Qui intervient? • Toute personne ayant une contribution à apporter ou des questions à soulever sur certains aspects fonctionnels • Un dialogue et non un cours • Chacun doit apporter son point de vue, son expérience • Effort collectif pour améliorer le produit en saisissant l’opportunité de la migration prévue ATELIERS BAANIV - PRESENTATION

11. 5 : Structure • Structure de base des modules: • 1 - Présentation générale du thème • 2 - Description de la fonctionnalité • 3 - Principales transactions • 4 - Liste des customisations • 5 - Problèmes constatés • 6 - Améliorations souhaitées • 7 - Automatisations à envisager ATELIERS BAANIV - PRESENTATION

12. 6.1 : Programme ATELIERS BAANIV - PRESENTATION

13. 6.1 : Module 1- Gestion du stock • Ce module comprend les domaines suivants: • Définition d’un magasin • Gestion des articles par magasin • Définition des emplacements • Définition des emplacements par article • Transactions de stock • Gestion des inventaires ATELIERS BAANIV - PRESENTATION

14. 6.1 : Module 2 – Gestion des articles • Ce module comprend les domaines suivants: • Création d’un article (+ paramètres de gestion et textes) • Articles de remplacement • Fournisseurs alternatifs • Unités et facteurs de conversion • Données additionnelles article • Associations articles/magasins • Vie d’un article • Création • Publication dans le catalogue • Epuisement, déclassement ATELIERS BAANIV - PRESENTATION

15. 6.1 : Module 3 – Gestion des ventes • Ce module comprend les domaines suivants:Partie 1: • Types d’ordres de vente, étapes par types • Vie de l’ordre de vente dans Baan • Feedback envoyé aux utilisateurs • Livraisons directes • Devis de vente • Gestion des reliquats • Facturation des ventes • Retour des utilisateurs • Partie 2: • Désenlogement (inclus processus DPA) ATELIERS BAANIV - PRESENTATION

16. 6.1 : Module 4 – Gestion des achats • Ce module comprend les domaines suivants:Partie 1: • Processus de réapprovisionnement • Appels d’offres • Contrats d’achat • Ordres d’achat (types + étapes d’ordre, vie d’un ordre) • Relances • Partie 2: • Réceptions • Gestion des lots ATELIERS BAANIV - PRESENTATION

17. 6.1 : Module 5 – Magasins spécifiques • Ce module traite les magasins suivants: • SSM – Self service Meyrin • CH – Computer Hardware • LT – Labo Telecom • STO – Pool Electronique • Transactions de stock • 133 – Stockage ATELIERS BAANIV - PRESENTATION

18. 6.1 : Module 6 – Processus EDI • Ce module traite les points suivants: • Principe de fonctionnement • Paramètres spécifiques articles • Magasin EDI • Processus (désenlogement, transmission au fournisseur, gestion des reliquats, positions non satisfaites, confirmation des pickings, réapprovisionnement, réception des commandes, facturation) • Spécificités par fournisseur • Aspects techniques • Futur d’EDI ATELIERS BAANIV - PRESENTATION

19. 6.1 : Module 7 – Interfaces avec Baan • Ce module traite les interfaces suivantes: • LIMS (prévision de la demande) • CATALOGUE • EDH (demandes de matériel) • CFU (contrats magasin) • QUALIAC (commandes, fournisseurs) • ORIAC (interface avec comptabilité) • FOUNDATIONS (données de base) ATELIERS BAANIV - PRESENTATION

20. 6.1 : Module 8 – ASPECTS FINANCIERS • Ce module comprend les domaines suivants: • Calcul des prix de revient et de vente des articles • Marges à l’entrée et à la sortie • Retour de matériel (utilisateurs ou ordres d’achat) • Transactions de stock • Livraisons directes • Revalorisation du stock, magasins non valorisés • Impacts financiers EDI ATELIERS BAANIV - PRESENTATION

21. 6.1 : Module 9 - Futur • Ce module comprend les domaines suivants: • Utilisation d’équipement bar-code • RFID (traçabilité du matériel via chips radio-fréquence) • XML versus EDI • Remplacement de Office integration – passerelles PC-BAAN • Etc.. ATELIERS BAANIV - PRESENTATION

22. 6.2 : Calendrier ATELIERS BAANIV - PRESENTATION