Construção de taxonomias para recuperação da informação GIDJSP

1. Construção de taxonomias para recuperação da informaçãoGIDJSP

2. Redata • Empresa com 25 anos de atuação no mercado, é especializada na organização e gestão de sistemas de informação e documentação. • A Redata elabora políticas, procedimentos e tabelas de temporalidade documental, estrutura e organiza arquivos, bibliotecas e centros de documentação, de acordo com as necessidades específicas e a realidade de cada um de seus clientes. Organizator • Consultoria especializada em gestão do conhecimento e de conteúdo. A Organizator explora o melhor da tecnologia para facilitar o acesso às informações, preservar a segurança e agilizar a recuperação dos documentos, assim como garantir uma gestão eficiente do conteúdo. Sua especialidade é a automação dos processos arquivísticos, desde o registro de entrada do documento, sua captura e distribuição, até a definição da arquitetura dos sistemas de gestão de conteúdo com a aplicação de taxonomias.

3. Objetivo A explosão dos arquivos eletrônicos além de congestionar as redes corporativas é responsável pela perda de produtividade devido ao tempo gasto na recuperação de um documento, ou ao retrabalho com a impossibilidade de encontrar a informação certa. Esta palestratem por objetivo apresentar a taxonomia como uma ferramenta para classificação e organização padrão das informações corporativas viabilizando a recuperação eficaz das informações. “Sábio não é aquele que conhece muitas coisas, mas aquele que conhece coisas úteis.” Ésquilo

4. Contexto Atual Competitividade Fonte: E. Carmello, Entheusiasmos.

5. Conceitos fundamentais O que é taxonomia? Ciência da Classificação: estabelece como descrever, nomear e classificar os conteúdos, definindo uma hierarquia das informações. Seu objetivo é facilitar o armazenamento e, consequentemente, a recuperação da informação. Ex: Mapa de navegação, árvore de diretório etc. * A taxonomia tem por objetivo criar categorias de classificação que facilitem o agrupamento das informações. Sendo assim, a taxonomia é uma forma de representação do conhecimento. * Fonte: Dicionário Houaiss

6. Conceitos fundamentais O que é metadados? Definição: documentação do dado ou dado sobre dado. O metadado descreve o conteúdo; qualidade; condição e outras características dos dados. • Objetivo do metadado: • Facilitar o compartilhamento da informação. • Facilitar a gestão da informação (versão, acesso, localização etc.). • Tornar mais efetiva as ferramentas de busca da informação.

7. Conceitos fundamentais O que é Vocabulário Controlado? Conjunto de termos utilizados no campo de metadados. Muito útil para escolher palavras-chaves pré-definidas, com o objetivo de resumir o conteúdo do documento. Alinham os termos utilizado pelos usuários, facilitando a busca e recuperação da informação. É um recurso adicional de distribuição de conteúdo, muito utilizado para fazer a informação certa chegar a pessoa certa. Também conhecido como taxonomia descritiva. Sua aplicação é mais eficiente para assuntos técnicos, em que o conhecimento faz parte do capital intelectual da empresa.

8. Processo de construção Qual o tipo de informação devo considerar? Com a internet a informação foi disponibilizada de uma forma gratuita e fácil de capturar. Isto redundou em um aumento considerável dos repositórios e na dificuldade em recuperar a informação útil. • O que é informação útil? • Crível. • Tempestiva. • No formato adequado. • Oriunda de fonte primária. • A um custo acessível.

9. Processo de construção Como encontrar as informações? Passo 1 - Selecionar qual informação é importante para tomada de decisão. Passo 2 – Pesquisar fontes. • Aspectos a serem considerados nesta decisão: • Autenticidade • Integridade • Frequência de atualização • Frequência de uso • Custo

10. Processo de construção Público Alvo x Tipo de taxonomia • A definição do público alvo é fundamental na escolha da taxonomia a ser construída. • A taxonomia pode ser direcionada para um site corporativo e ser utilizada por stakeholders externos (clientes, parceiros, fornecedores etc.). Ou pode ser utilizada por colaboradores internos e ser aplicada num portal técnico. • Esta escolha irá orientar a granularidade da taxonomia, sua abrangência e especificidade.

11. Processo de construção Taxonomia Corporativa x Departamental Aplicação da taxonomia pode ser Top/Down – mais indicada para assuntos genéricos - ou Bottom/Up – recomendada para assuntos específicos. A experiência indica que quanto mais específica (departamental) a taxonomia mais eficiente ela será.

12. Processo de construção A importância da Plataforma Não há nenhum problema em convivermos com distintas taxonomias (corporativas – genéricas e departamentais – específicas), desde que sejam aplicadas em sistemas diferentes. Sendo assim, a plataforma (ou ferramenta) para a implantação de uma taxonomia é a primeira definição necessária e antecede qualquer tipo de análise de estrutura. Esta plataforma também deve apresentar recursos que facilitem a gestão da taxonomia.

13. Melhores Práticas • Não ser muito extensa verticalmente. • Não ter mais do que quatro sub-níveis (horizontais) • Não ter nomes conflitantes. • Distribuição do conteúdo deve ser homogênea. • Deve poder ser incremental e extensível. • Dinâmica, necessita de uma política de governança.

14. Governança Conhecimento e capacidade aliados a um processo de negócio Semântica, metadados, interpretação dos dados. Ontologia. Relacionamento dos termos do vocabulário controlado Regras de negócio e procedimentos

15. Benefícios • Organização. • Cria uma lógica comum, definindo regras e padrões. • Permite compartilhar informação mais facilmente. • Elimina a dependência da memória das pessoas para recuperar uma informação. • Facilita as consultas (pesquisas). • Viabiliza o reaproveitamento do trabalho. • Aumenta a produtividade.

16. Nosso programa para o 2º Semestre

17. Obrigada! Contato Redata Tel. (11) 3399 2188 mariza@redata.com.br Contato Organizator Tel. (11) 4062 0132 erestier@organizator.com.br