Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR

1. Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR CRITERIOS PARA OTORGAR RECONOCIMIENTOS A LA RAMA EJECUTIVA DEL GOBIERNO Y A LA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DE LOS TRIBUNALESjunio y julio de 2006 Miriam Díaz Viera, CPA Antonio Crespo Velázquez, CFE

2. Principios para lograr una administración pública de excelencia • Adoptar normas y procedimientos por escrito • Mantener una Oficina de Auditoría Interna competente • Cumplir con los requisitos de agencias reguladoras • Adoptar un plan estratégico • Mantener un buen control presupuestario • Mantenerse al día con los avances tecnológicos • Mantener sistemas de archivo y control de documentos • Cumplir con el PAC de la OCPR y las recomendaciones de los auditores externos • Mantener sistemas adecuados para el capital humano • Cumplir con la Ley de Ética Gubernamental

3. Evaluación de Criterios • Creación • Aplicación • Metodología

4. Criterios para otorgar reconocimientos

5. Incumplimiento con los requisitos de participación • No asistencia del funcionario principal a la orientación – (5 puntos) 100-5=95

6. Cont. Incumplimiento con los requisitos de participación • No envío o envío tarde de la Certificación (Anejo 2 de la Carta Circular OC-06-23 del 6 de junio de 2006) (Certificación) – (2 puntos) 95-2=93

7. Registro de contabilidad, conciliaciones bancarias e informes financieros • Al 31 de diciembre de 2007 la contabilidad de las cuentas y de los fondos están al día (al menos al 31 de octubre). (4 puntos)

8. Cont. Registro de contabilidad, conciliaciones bancarias e informes financieros • Al 31 de diciembre de 2007 las conciliaciones bancarias de las siguientes cuentas están al día (al menos al 31 de octubre): • Cuenta Corriente (1 punto) • Cuenta de Nómina (1 punto)

9. Cont. Registro de contabilidad, conciliaciones bancarias e informes financieros • Cuentas no reflejan sobregiros bancarios al 31 de octubre: • Cuenta Corriente (1 punto) • Cuenta de Nómina (1 punto)

10. Cont. Registro de contabilidad, conciliaciones bancarias e informes financieros • Al 31 de diciembre de 2007 la entidad cumple a la terminación del año fiscal con la preparación de uno de los siguientes documentos: (25 puntos) • Preparación de los estados financieros auditados. • Cuadre del presupuesto asignado, emitido OGP, mediante el Informe de Proyecciones Presupuestarias (Formulario OGP-SI-03) de la Carta Circular Núm. 74-04 del 21 de junio de 2004, emitida por la OGP.

11. Sobregiros en las asignaciones presupuestarias • Al cierre del año fiscal, la entidad tiene: • Medidas de control para evitar sobregiros o insuficiencias en las asignaciones presupuestarias. (4 puntos) • Asignaciones autorizadas para el año económico: (4 puntos) • Aplicadas al pago de gastos incurridos durante el respectivo año • No terminó en sobregiro

12. Plan estratégico • Al cierre del año fiscal: • La unidad gubernamental tiene preparado un Plan Estratégico que incluye: (2 puntos) • Objetivos • Propósitos • El Plan Estratégico contiene indicadores para medir el cumplimiento del mismo. (2 puntos)

13. Cont. Plan estratégico • Práctica a considerar: • Carta Circular OC-98-09 del 14 de abril de 1998, Diez Principios para lograr una Administración Pública de Excelencia, emitida por la OCPR

14. Irregularidades y pérdidas de propiedad y fondos públicos, y registro de contratos • Al cierre del año fiscal, el ejecutivo principal designó por escrito a: • un empleado o funcionario - efectuar las notificaciones de las situaciones indicadas en la Ley Núm. 96 del 26 de junio de 1964, según enmendada (2 puntos)

15. Cont. Irregularidades y pérdidas de propiedad y fondos públicos, y registro de contratos Cont. Designación de funcionario o empleado para: • Mantener el Registro de Contratos (Ley Núm. 18 del 30 de octubre de 1975, según enmendada) • Que haya tomado el adiestramiento ofrecido por la OCPR - Programa de Registro de Contratos (Carta Circular Núm. OC-06-15 del 20 de diciembre de 2005) (2 puntos)

16. Cont. Irregularidades y pérdidas de propiedad y fondos públicos, y registro de contratos • Al cierre del año fiscal, el ejecutivo principal sometió a la OCPR - no más tarde del 30 de agosto: • Certificación (OC-FSA-169) de cumplimiento con: (2 puntos) • Las disposiciones del Reglamento Núm. 41, emitido por la OCPR y • La notificación de las irregularidades durante el año fiscal objeto de cierre, según las disposiciones de la Ley 96.

17. Cont. Irregularidades y pérdidas de propiedad y fondos públicos, y registro de contratos • Cont. Enviar por parte del funcionario principal • Antes del 31 de agosto • (OC-FSA-168)bajo juramento acreditando haber cumplido con las disposiciones de la Ley Núm. 18. (2 puntos)

18. PAC Plan de acción correctiva Propósito - dar seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones de la OCPR • Al cierre del año fiscal - al día con la radicación de informes del PAC (1 punto)

19. PAC Cont. • Prácticas a considerar: • Boletín Administrativo OE-1998-16 del 13 de junio de 1998, emitido por el Gobernador • Reglamento Núm. 26 del 1 de julio de 1998, emitido por la OCPR • Carta Circular Núm. OC-99-01 del 1 de julio de 1998, emitido por la OCPR • Carta Circular Núm. OC-05-12 del 20 de enero de 2005, emitido por la OCPR

20. Sistema de archivo y control de documentos, y reglamentación • Al cierre del año fiscal, el ejecutivo principal: • Nombró a un funcionario o empleado - Administrador de Documentos. (2 puntos) • Estableció un programa de administración de documentos. (2 puntos) • Promulgó normas para reglamentar un sistema organizado de clasificación y archivo. (2 puntos)

21. Cont. Sistema de archivo y control de documentos, y reglamentación • Al cierre del año fiscal, el ejecutivo principal: • creó una Unidad de Reglamentación o designó por escrito a un funcionario que se encargue de la reglamentación. (2 puntos)

22. Cont. Sistema de archivo y control de documentos, y reglamentación • Prácticas a considerar: • Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955, según enmendada • Reglamento Núm. 4284 del 19 de julio de 1990, Reglamento para la Administración de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva, emitido ASG

23. Cont. Sistema de archivo y control de documentos, y reglamentación Cont. Prácticas a considerar: • Reglamento Núm. 23 del 15 de agosto de 1988, Reglamento para la Conservación de Documentos, según enmendado, emitido por el Departamento de Hacienda • Reglamento Núm. 15 del 21 de julio de 1979, Reglamento de Administradores de Documentos, según enmendado, emitido por la ASG

24. Tecnología de información • Al cierre del año fiscal: • Se promulgaron normas y procedimientos escritos para reglamentar el uso del equipo computadorizado. (2 puntos) • Se mantienen al día los datos, de manera que los archivos maestros cumplen con los requisitos de integridad. (1 punto)

25. Cont. Tecnología de información • Advertencias en las pantallas de las computadoras sobre: (1 punto) • Uso correcto • Sanciones por uso impropio Práctica a Considerar: • Carta Circular Núm. OC-06-13 del 28 de noviembre de 2005 emitida por la OCPR

26. Cont. Tecnología de información • Contraseñas de acceso (1 punto) • Individuales • Confidenciales • Copias de reserva (backups) • Producidas diariamente (1 punto) • Mantenidas fuera de los predios del edificio (1 punto)

27. Cont. Tecnología de información • Plan de Respuesta de Emergencias y de Recuperación (Plan de Contingencia) (1 punto) • Aprobado por el funcionario principal • Actualizado

28. Cont. Tecnología de información Prácticas a Considerar: • Carta Circular Núm. OC-98-11 del 18 de mayo de 1998 emitida por la OCPR • Carta Circular Núm. 77-05 del 8 de diciembre de 2004 emitida por la OGP • Folleto “Las Mejores Prácticas para la Adquisición, Desarrollo, Utilización y Control de la Tecnología de Información”

29. Preguntas

30. Contacto con la OCPR Miriam Díaz Viera, CPA Gerente de Auditoría, Div. A (787) 754-3030, ext. 2326 ó 2310 Antonio Crespo Velázquez, CFE Gerente de Auditoría, Div. CP (787) 777-6080, ext. 297 PO Box 366069 San Juan, PR 00936-6069

31. Contacto con la OCPR INTERNETwww.ocpr.gov.pr E-mailocpr@ocpr.gov.pr

32. CONTAMOS CON SU COOPERACIÓN PARA MEJORAR LA FISCALIZACIÓN Y LA ADMINISTRACIÓN DE LA PROPIEDAD Y DE LOS FONDOS PÚBLICOS