TRABZON MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET İÇİ EĞİTİM FAALİYETLERİ

1. TRABZON MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜHİZMET İÇİ EĞİTİM FAALİYETLERİ SÜREÇ YÖNETİMİ

2. 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu gereği kurumların yeniden süreç bazlı yapılanmasının istenmesiyle de süreç yönetim sisteminin kurulması zorunluluk haline Gelmiştir. Milli Eğitim Bakanlığı 2010–2014 Stratejik Planının 15.1. Stratejik Hedefi: "Millî Eğitim Bakanlığı merkez ve taşra teşkilatını plan dönemi sonuna kadar süreç bazlı olacak şekilde yeniden yapılandırmak" olarak belirlenmiştir.

3. TKY anlayışı klasik yönetim anlayışları gibi sonuç odaklı bir yönetim yerine süreç ve sonuç odaklı bir yönetimi tercih etmektedir.

4. ZİHNİYET DEĞİŞİKLİĞİ Kurumkültürü değişmeden bir kurumda kalitenin geliştirilmesi mümkün değildir.

5. MEB Toplam Kalite Yönetimi Uygulama Modeli ve Süreç Yaklaşımı Modelin 5. kriteri süreçlerdir. Modelin uygulanması ile okul; amaç, strateji, ve planlarını gerçekleştirebilmek için süreçlerini tasarlamalıdır. Tasarlanan süreçler, etkili bir şekilde yönetilmeli ve iyileştirilmelidir.

6. Milli Eğitim Bakanlığı Eğitimde Kalite Ödülü Modeli The European Foundation For Quality Management AvrupaKaliteYönetimiVakfı GİRDİ KRİTERLERİ SONUÇ KRİTERLERİ 7 3 LİDERLİK SÜREÇ YÖNETİMİ FİNANSAL VE TEMEL PERFORMANS SONUÇLARI • İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ Çalışanlarla İlgili Sonuçlar 9 1 5 6 OKUL/KURUMUN PLANI Öğrenci, Veli, İşletme ve Hizmetten Yararlananlar ile İlgili Sonuçlar 2 4 8 • Maddi Kaynakların, Bilgi Birikiminin ve İşbirliklerinin Yönetimi • Toplumsal-Sosyal Sorumluluk ile İlgili Performans Sonuçları YENİLİKÇİLİK VE ÖĞRENME

7. SÜREÇ NEDİR? SÜREÇ;Belirli bir girdiyi, hizmet alanları için belirli bir dizi faydalı çıktıya dönüştüren; tanımlanabilen, sınırları koyulabilen, tekrarlanabilen, ölçülebilen, mutlaka bir sorumlusu olan, fonksiyonlar arası birbirine bağlı faaliyet dizinidir.

8. Süreç yönetimi Kurumsal yönetimi sorgulama ve geliştirme aracıdır. Süreç odaklı yönetim uygulamaları ile etkili ve verimli bir yönetim hedeflenir. Bu hedefe yolculuk ,kurumda yapılan işlerin nasıl yapıldığının sorgulanmasıyla başlar. Kurumda yapılan işlerin ,yani süreçlerin tanımlanması, süreç sorumlularının belirlenmesi, her bir sürecin performans göstergelerinin tespit edilmesi gibi adımlarla oluşturulan bir sistemin kurulması ve işletilmesiyle devam edilir.

9. Neden Süreç Yönetimi? Daha hızlı karar alabilme Öncelikleri yapabilme Hizmeti alana odaklanmış yönetim anlayışı vardır. Hedefi görmenizi ve doğru adımlarla ilerlemenizi sağlar

10. SÜREÇ YÖNETİMİ • Okullarda süreç yönetim sisteminin kurulması okul yönetimlerinin • okullarını sistem boyutunda tanımalarına, izlemelerine, değerlendirmelerine ve iyileştirmelerine olanak sağlayacaktır. Süreç yönetimi temel alınarak yönetilen okullarda örgütsel etkililik ve eğitim öğretim hizmetlerinde kalite artacak, okul bütünsel olarak yönetilmiş olacaktır. • Okullarda süreç yönetimi sistemi aynı zamanda yönetimde hesap verebilirlik, şeffaflık, kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılması ilkelerinin hayata geçirilmesini sağlayacaktır.

11. SÜREÇ YÖNETİMİNİN YARARLARI 1-Süreçlerin akış şemalarıyla, yapılan işlerİ bir bütün halinde görülebilir. 2-Her bir sürecin sahibi/sorumlusu belirlendiği için hangi işin kimler tarafından yapıldığı net biçimde ortaya konur.

12. 3-Süreçlere performans göstergesi ve hedef belirlendiği için süreçlerin kendi akışı içerisinde bırakılması yerine ,hedefine ulaşması yönündeki çabaları içerecek şekilde yönetilmesi sağlanır.

13. 4-Süreçler için hedefler konulacağından, hedeflerin gerçekleşmemesi durumunda iyileştirmeye açık alanlar rahatlıkla tespit edilmiş olur.

14. SÜREÇ YÖNETİMi Yapılan bilimsel bir araştırmada; Süreç yönetimi uygulamalarına katılım ile iş doyumu ve kuruma bağlılık arasındaki ilişki araştırılmıştır. Araştırma sonucuna göre: Süreç yönetimi uygulamaların hepsine katılan çalışanların iş tatmin düzeylerinin daha yüksek olduğu görülmüş Kuruma Duygusal Bağlılığın artırdığıgözlenmiştir.

15. SÜREÇLERİN HİYERARŞİSİ VE SINIFLANDIRILMASI

16. SÜREÇ HİYERARŞİSİNİ ANLAMAK Süreç hiyerarşisi: Okuldaki etkinlikleri önem sırasına koymak ve sınıflandırmaktır. Süreç hiyerarşisi Okulun genel stratejisi ve ilkeleri doğrultusunda oluşturulan , tüm temel iş etkinliklerini ayrı ayrı süreç grupları altında toplamaktır.

17. Tüm süreçlerin amaçlarına ulaşmalarını ve kurum içi ve dışı ilişkileri yöneten süreçlerdir (Stratejik Yönetim, Mevzuat ve düzenlemeler, Yönetmeliklerde ve çalışma takviminde etkinlikler planlanmıştır. OPERASYONEL/yönetsel)) Ana /temel Süreçler Süreçlerin Hiyerarşisi Başlaması ve yürütülmesi ana süreçlerin kontrolünde olan, ana süreçleri asiste eden süreçlerdir.(TEMEL/HİZMET) Alt Süreçler Alt süreçleri oluşturan ve daha alt düzeyde faaliyetleri kapsayan süreçlerdir Alt süreçte yer alan her adımın detaylandırılmış halidir. Detay Süreçler

18. Okullarda tasarlanabilecek süreçler 1- Öğrenci İşleri - Öğrencilerin kayıt-kabul - Öğrenci devam takibi - Nakil ve kayıt işleri - Öğrenim dışı ilişkiler. - Sağlık önlemleri

19. 2- Personel İşleri - Atama, nakil-görevlendirme - Stajyerlik-adaylık işlemleri - Personel özlük işleri - Sicil ve disiplin işleri - Sağlık-güvenlik-askerlik işlemleri - Devam izleme - Denetleme ve değerlendirme

20. EFQM MÜKEMMELLİK MODELİ 3- Öğretim İşleri - Yıllık, ünite, günlük planlar - Sınıf öğretmenler toplantısı - Zümre öğretmenler toplantısı - Zümre başkanları toplantısı - Şube öğretmenleri toplantısı - Bölüm başk. işlet. Toplantısı - Ders araç-gerecinin sağlanması - Kütüphane, lab. Atölye işleri - Öğrenim süreci, - Ölçme,değerlendirme

21. 4- Eğitim İşleri • Rehberlik hizmetleri • Öğrenci ödül ve disiplin işleri • Öğretmenler kurul toplantısı • Öğrenci kurul çalışmaları • - Okul aile birliği • - Okul-çevre ilişkileri • - Sosyal kulüpler

22. 5- İşletmecilik -Hesap işleri, yazı işleri, ayniyat işleri -Kooperatif, döner sermaye işlemleri -Bina, tesis, donatım, bakım ve onarım işleri -Sivil savunma, yangından koruma ve güvenlik işleri.

23. Nelere Süreç Diyemeyiz ? • Proje Kapsamındaki işler, • Sistematik yürütülmeyen işler, (her defa farklı) • Tek adımlı işler, • Kurumun diğer süreçleri ile ilişkisi kurulamayan faaliyetler (Girdi-çıktı ilişkisi)

24. SÜREÇ TANIMLAMASI VE PLANLAMASI

25. SÜREÇLERİN TANIMLANMASI Süreçlerin belirlenmesi aşamasında oluşturulan süreçlerin yönetilebilmesi ve iyileştirilebilmesi için tüm öğelerinin detaylı olarak tanımlanması gerekir.Ancak okullarda süreçler tanımlanırken şunlara dikkat edilmelidir: 1-Yönetilebilecek kadar süreç tanımlanmalıdır. 2-Süreç tanımlamada operasyonel (temel) süreçlerden başlanılmalıdır. 3- Süreç sayısı, okuldaki personel sayısı dikkate alınarak belirlenmelidir. 4- Süreç tanıtım kartları birinci seviye süreçlerden (temel süreçlerden başlanarak hazırlanmalıdır. İhtiyaç duyuldukça alt süreçler ve detay süreçlerin tanıtım kartları hazırlanmalıdır.

26. SÜREÇ TANIMLAMA AKIŞ ŞEMASI

27. SÜREÇ PLANLAMASI 11- SÜREÇLERİN TANIMLANMASI A. HAZIRLIK VE PLANLAMA Görevleri: Süreç Tanımlama İş Planını Hazırlama Ekip Üyeleri İçinde Görev Dağılımı Sürecin Uygulanması ve Standartlaştırılması Sürecin Amacının Tanımlanması 5 N 1 K Yöntemi Kullanılabilir. Ekip ve Ekip Liderini Belirleme

28. Süreç Amacını Tanımlama Adımları Süreç Adı: …………………………………… Adım 1. Süreç tanımlama ekibi olarak anahtar soruları süreçle ilişkilendirerek tartışınız ve cevaplayınız. Ne yapıyoruz? ……………………………………………………………………..………………………………………………… Kimin için yapıyoruz? ……………………………………………………………………..………………………………………………… Niçin/neden yapıyoruz? ……………………………………………………………………..………………………………………………… Adım 2. Soruların cevaplarını anlamlı bir cümle haline getirerek yazınız. Sürecin Amacı: ……………………………………………………………………..…………………………………………………

29. B. SÜREÇ SAHİBİNİN TANIMLANMASI Süreç konusunda yetkin – deneyimli – ekip çalışmasına yatkın – iletişim ve yönetim becerisi olan kişi olmalıdır. Görevleri: 1-Süreçfaaliyetlerini sistematik uygulanmasını 2-Sürecinçıktılarını ilgililere iletilmesini 3-Performansınizlenmesi ve ölçülmesini 4-Süreciniyileştirilmesini 5-Sürecin etkililiği ve verimini artırmasını sağlar.

30. C. SÜRECİN ÇIKTILARININ TANIMLANMASI Çıktılarla sürecin müşterilerinin ihtiyaç ve beklentileri karşılanır. 1. Süreç müşterilerinin ihtiyaç ve beklentileri sürecin amacına göre belirleyin. 2.İhtiyaç ve beklentilerin karşılanması için gerekli olan çıktıları belirleyin.

31. ÇIKTI TANIMLAMA FORMU

32. D. SÜRECİN MÜŞTERİLERİNİN TANIMLANMASI Sürecin çıktılarını kullanan ve yararlananların belirlenmesi: 1-Tüm çıktıların listesini yapın. 2-“Kimin İçin Yapıyoruz” sorusunun cevabını belirleyin. 3-İç ve diş müşterileri belirleyin

33. MÜŞTERİ TANIMLAMA FORMU

34. E. SÜREÇ FAALİYETLERİNİN TANIMLANMASI Faaliyet bir amaca ulaşmak - hedefleri gerçekleştirmek – sorunları çözmek – iyileştirme yapmak için yürütülen etkinliklerdir. Her faaliyet; Bir işi tanımlar. Bir çıktı/sonuç ortaya koyar. Süreçte istenen dönüşümü yaratmalıdır. Süreç tanımlama ekibi ulaşılmak istenen çıktıları ve yapılması gerekenleri öncelik sırasına göre tartışarak listelemelidir.

35. FAALİYET TANIMLAMA FORMU

36. F. SÜRECİN GİRDİLERİNİN VE TEDARİKÇİLERİNİN TANIMLANMASI a) Sürecin Girdileri : Hedeflenen çıktı ve sonuçları elde edebilmek için süreçte kullanılan bilgi, veri, hammadde ve kaynaklardır. b) Sürecin Tedarikçileri:okul dışı çevreden (dış Tedarikçi) ya da okul içindeki kişi veya okulun diğer süreçlerinden (iç tedarikçi) olabilir.

37. SÜREÇ GİRDİ - TEDARİKÇİ TANIMLAMA FORMU

38. G. PERFORMANS GÖSTERGELERİNİN TANIMLANMASI Süreç performans göstergesi, sürecin ETKİLİLİĞİNİve VERİMLİLİĞİNİ ölçmek amacıyla belirlenen ölçülebilir göstergelerdir. Performans göstergeleri, süreçte amaçlanan çıktının elde edilip edilmediğine ve sürecin başarılı olup olmadığına karar verebilmek için izlenmesi gereken ölçütlerdir. Bunlar: 1.GirdiPerformansının Ölçülmesi 2- Süreç Çıktılarının Performansının Ölçülmesi

39. GİRDİ PERFORMANS GÖSTERGELERİNİ TANIMLAMA FORMU

40. ÇIKTI PERFORMANS GÖSTERGELERİNİ TANIMLAMA ADIMLARI Çıktı performans göstergeleri, süreç müşterilerinin memnuniyetini/tatminini belirleyen, süreç çıktılarının etkili ve verimli olup olmadığını ölçmeye yarayan göstergelerdir. Örneğin; süreç çevrim süresi, çıktının maliyeti, çıktıların hatasızlık oranı, çıktı ile ilgili şikâyetler, tekrar üretilen çıktı sayısı, vb.

41. ÇIKTI PERFORMANS GÖSTERGELERİNİ TANIMLAMA FORMU ÇIKTI PERFORMANSI TANILAMA FORMU

42. SÜREÇ DÖKÜMANTASYONU

43. SÜREÇLERİN DÖKÜMANTASYONU Süreç yapısını, öğelerini, süreç faaliyet adımlarını, uygulamalarını,sorumluluklarını ve süreçlerin yönetilmesini içeren dokümanların, yani süreçlerde kullanılan dokümanların- paylaşım amacıyla kağıtlara yazılması ya da dijital ortama aktarılmasıdır.

44. DÖKÜMANTASYONUN FAYDALARI Uygulamalar sistematik hale getirilir. Sonuçların izlenebilirliği sağlanır. Kıyaslama ve karşılaştırma yapılabilir. Verilere dayalı analiz ve değerlendirme yapılır. İyileştirme sistematik hale getirilir.

45. SÜREÇLERİN DÖKÜMANTASYONUNUN FAYDALARI Süreç öğeleri tanımlanır. Örtük bilgi açık bilgi haline getirilir. Paylaşım sağlanır. Kişilere bağımlılık ortadan kaldırılır. Standartlaşma sağlanır. Anlam ve algı birliği sağlanır. Sorumluklar net olarak tanımlanır.

46. SÜREÇ DÖKÜMANTASYONLARI Dış Kaynaklı Dokümanlar Yasalar, Yönetmelikler, Yönergeler, Genelgeler, Öğretim Programları, Standartlar (MEB İlköğretim Kurumları Standartları, ISO 9001:2008, vb.), Modeller (EFQM, ISO, MEB TKY Uygulama Modeli vb.), Planlar (MEB Stratejik Planı, Kalkınma Planları vb.), Kılavuzlar (MEB Stratejik Planlama Kılavuzu), Formlar (Yönetmelik eklerinde verilen formlar vb.)

47. b) (iç)Okul Kaynaklı Dokümanlar 1. Tanıtım Dokümanları 2. Tasarım Dokümanları

48. Tanıtım Dokümanları 1-Okulu geleceğe bakışını belirlemek amacıyla hazırlanan dokümanlardır. 2-Kurumun vizyonunu, misyonunu, değerlerini, Amaçlarını ve hedeflerini içerir. 3-Okulu tanıtmak amacıyla hazırlanan dokümanlardır. Bu tür dökümanlar tüm paydaşların bilgisine açıktır. ( Tarihçe, brifing, hizmetler, standartlar, broşürler).

49. Tasarım Dokümanları Süreçleri, süreç yapısını ve süreçlerin nasıl yönetileceğini tanımlayan dokümanlardır. Süreç Akış Şeması, Süreç Tanıtım Kartı, Prosedürler

50. TASARIM DÖKÜMANLARI Süreç akış seması: Süreç akış şeması, süreç adımlarının şekil ve sembollerle gösterildiği şemadır. Temel süreç akış şeması alt süreçleri, alt süreç akış şeması detay süreçleri, detay süreç akış şeması ise tüm faaliyetlerin adımlarını, sırasını ve faaliyetler arasındaki ilişkiyi gösterir