Studi Kasus Perancangan & Implementasi Knowledge Management

1. StudiKasusPerancangan & Implementasi Knowledge Management

2. Perancangan Knowledge ManagementSystem di SMKN X Kota Y(Studi Kasus Kegiatan Belajar Mengajar Bahasa Inggris)

3. LatarBelakang • SMKN X KotaY menuju SMK berstandar Nasional, • Terdapat guru yang berprestasi dan yang belum, • Kurangnya produktivitas guru walaupun telah dilakukan upaya up grading ; • banyak dibuka sekolah-sekolah internasional. Gandhi Memorial School

4. Diagram keterkaitan masalah perancangan KMS Kaoru ishkawa

5. Knowledge Spiral • Tacit knowledge adalah sesuatu yang kita ketahui dan alami, namun sulit untuk diungkapkan secara jelas dan lengkap, • Expicit knowledge adalah knowledge dan pengalaman tentang “bagaimana untuk”, yang diuraikan secara lugas dan sistematis. Organisasi Grup Individu ExplicitTacit Nonaka

6. Knowledge Management • KM is management of organizational knowledge for creating business value and generating a competitive advantage.(Amrit Tiwana) • KM merupakan sistem yang dibuat untuk menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan, dan menyebarkan knowledge dalam organisasi. Knowledge Management System • MenurutEfraim Turban, “A knowledge management system (KMS) facilitates knowledge management by ensuring knowledge flow from the person(s) who know to the person(s) who need to know throughuot the organization, while knowledge evolves and grows during the process”.

7. Perancangan KMS Standar Nasional Sekarang Gap KM Road Map KMS

8. 1 Fase 1: Evaluasi infrastruktur Analisis infrastruktur yang ada 2 Meluruskan KM dan strategi bisnis 3 Merancang infrastruktur KM Fase 2: Analisis, perancangan & pengembangan KMS 4 Mengaudit sistem dan aset knowledge yang ada 5 Merancang tim KM 6 Membuat cetak biru KM 7 Mengembangkan KMS 8 Menyebarkan Fase 3: Penyebaran 9 Mengelola perubahan, kultur, dan struktur reward Fase 4: Evaluasi 10 Evaluasi dan sempurnakan KMS 10 Steps Knowledge Management RoadMap Amrit Tiwana

9. Pengumpulan data • Analisis SWOT • Kuisioner K-Need • Kuisioner K-Gap • Kuisioner strategi KM • Kuisioner aset Knowledge • Kuisioner perbandingan KMS dengan sistem manual • Skala yang digunakan 1 sampai 5 1 = Tidak penting (not critical) = pendekatan tidak tepat 2 = Kurang penting (nice to have) = pendekatan kurang tepat 3 = Penting (important) = netral 4 = Sangat penting (must have) = pendekatan tepat 5 = Sangat penting dan segera (critical) = pendekatan sangat tepat • dan 1 sampai 4 A = 1 = tidak perlu tahu = belum memahami teori/konsep B = 2 = akan lebih baik jika tahu = sudah memahami teori/konsep serta kegunaan/manfaatnya C = 3 = perlu tahu = sudah memahami teori/konsep serta kegunaan/ manfaatnya, serta mengetahui apa yang harus dilakukan D = 4 = wajib/harus tahu = sudah memahami teori/konsep serta keguna- an/manfaatnya, serta mengetahui apa yang harus dilakukan serta bagaimana melakukan

10. Fase 1 Evaluasi Infrastruktur 1. Analisis Infrastruktur Teknologi Informasi 2. Meluruskan KM dan Strategi Bisnis • Memanfaatkan secara maksimum seluruh sumber daya • Memiliki sistem informasi strategik • Menggunakan proses perencanaan terbaik dan aplikatif dalam mengantisipasi perubahan.

11. Fase 2 Analisis, Perancangan & Pengembangan KMS 3.Pengembangan Infrastruktur Teknologi Informasi • User Requirements a. Proses kerja yang terorganisir, b. Memelihara knowledge dan memfasilitasi komunikasi, c. Fokus kedepan, d. Mendukung sasaran bisnis organisasi, e. Meningkatkan inovasi; f. Memelihara proses penciptaan knowledge organisasi. • Enterprise Knowledge Portal • Enterprise Portal • Business Intelligence • Collaboration and Communities • Content Management • 5. Learning

12. Pemetaan Enterprise Knowledge Portal

13. 4. Analisis dan Audit Knowledge Knowledge Yang Dibutuhkan

14. Analisis K-Gap

15. Ketersimpanan knowledge Strategi KM Berdasarkan hasil pada kuisioner KM Strategy, maka didapatkan bobot untuk Kodifikasiadalah sebesar 37 (59,7 %) dan untuk Personalisasi adalah sebesar 25 (40,3 %). tacit, explicit 47.25 , 52.25

16. 5. Membentuk Tim KM • Tim KM yang akan dibentuk terdiri dari seorang ketua (manajer) dan dua orang anggota. Ketiga orang ini akan diberikan tugas dan tanggung jawab untuk memastikan berjalannya KMS ini.

17. Pengembangan SDM 6. Perancangan Cetak Biru KMS

18. Knowledge Gap Database Knowledge Manager/ Document Control Guru. Manusia Content KM System Proses Teknologi Aturan penunjang KMS Infrastuktur yang diperlukan Prioritas kebutuhan User pada fitur-fitur KM Knowledge Management System

19. 7. Mengembangkan KMS Kontak ke experts Pencarian

20. Fase 3 Penyebaran 8. Menyebarkan KMS • Pada awal ajaran baru, guru wajib menguasai knowledge. • Menghubungiexperts. • Mendokumentasikan. • Guru diwajibkan untuk mencatat setiap permasalahan dan solusi. • Guru wajib membuat lesson learned. 9. Mengatur Perubahan, Budaya dan Struktur Reward • Merumuskan budaya knowledge sharing . • Membangun rasa saling percaya di antara sumber daya manusia SMKN 1. • Sistem penghargaan (reward). • Rotasi kerja. • Menyediakan sarana atau media. • Kepemimpinan dari Kepala Sekolah dalam mendukung penerapan KM ini.

21. 10.Evaluasi Performance KMS dan Pengukuran Fase 4 Evaluasi Berdasarkan Global MAKE Executive Summary, 2003[5]

22. Kesimpulan • Knowledge managementsystem di SMKN X KotaY adalah terdiri dari elemen-elemen sebagai berikut: manusia, content, teknologi, dan proses. • Menerapkan sistem KM di sekolah secara tepat akan meningkatkan kemampuan guru dan siswa dalam kegiatan belajar mengajar, untuk itu harus dibuat sedikit penyesuaian aplikasi KM yang digunakan pada perusahaan untuk sebuah institusi pendidikan. • Sesuai dengan prinsip knowledgespiral, diharapkan perancangan ini merupakan dasar dari suatu desain Knowledge ManagementSystemSMKN X KotaY secara keseluruhan.

23. Socialization Externalization Tacit → Tacit • Dokumen pertemuan • Dokumen experts • Reflective peer to peer network • Intranet • Discussion Platforms • MS Office • Scanner • File video & audio • Portal Tacit → Explicit • Face to face communications • Collaboration features • Training/diklat • Telepon • Portal S E I C Combination Internalization • Intranet (forum diskusi) • Aplikasi database • Internet • Enterprise portal feature • Business intelligent feature • Content management feature • MS Office • Portal Explicit →Explicit • Intranet • Internet/media masa • Content management • Learning feature • Surat edaran/SK • Papan pengumuman • Pelatihan • Portal Explicit → Tacit Proses Penciptaan Knowledge

24. TERIMA KASIH