Kỹ năng Thuyết trình

1. Kỹ năng Thuyết trình ThS Nguyễh Thị Ngọc Hương

2. I. KỸ NĂNG MỀM1. Khái niệm kỹ năng “mềm • Kỹ năng "mềm" (soft skills) là thuật ngữ dùng để chỉ các kỹ năng quan trọng trong cuộc sống con người như: kỹ năng sống, giao tiếp, lãnh đạo, làm việc theo nhóm, kỹ năng quản lý thời gian, thư giãn, vượt qua khủng hoảng, sáng tạo và đổi mới... • là những thứ thường không được học trong nhà trường, không liên quan đến kiến thức chuyên môn, không phải là kỹ năng cá tính đặc biệt mà phụ thuộc chủ yếu vào cá tính của từng người. • Chúng quyết định chúng ta là ai, làm việc thế nào, là thước đo hiệu quả cao trong công việc

3. 1.2.Các kỹ năng "mềm" cơ bản • Có một quan điểm lạc quan • Hòa đồng với tập thể : • Giao tiếp hiệu quả • Tỏ thái độ tự tin • Luyện kỹ năng sáng tạo • Thừa nhận và học hỏi từ những lời phê bình TỰ TIN

4. 1.2.Các kỹ năng "mềm" cơ bản • Thúc đẩy chính mình và dẫn dắt người khác • Đa năng và biết những công việc ưu tiên cần làm trong danh sách • Có cái nhìn tổng quan

5. II. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH 2.1 Khái niệm về thuyết trình • Thuyết trình (Presentations) là cách truyền đạt các ý tưởng (ideas) và các thông tin (information) đến một nhóm người (group • Thuyết trình là trình bày bằng lời trước nhiều người về một vấn đề nào đó nhằm cung cấp thông tin hoặc thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe

6. II. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH2.2. Lợi ích của việc thuyết trình: • Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hiệu quả • Thuyết trình đóng vai trò to lớn tronf sự thành công của mỗi cá nhân • Thuyết trình như một nghề tạo thu nhập cao

7. II. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNHLợi ích của việc học KN thuyết trình • Học được cách nói trước đám đông • Học các kỹ năng áp dụng trong hội thoại • Phát triển kỹ năng giao tiếp khi tham gia tuyển dụng • Có cơ hội thực hành và tích lũy kinh nghiệm • Có thêm tự tin

8. 2.3. Chuẩn bị thuyết trình2.3.1.Tìm hiểu thính giả Phân tích người nghe • Hãy biết mình • Tìm hiểu người nghe • Bao nhiêu người sẽ tham dự ? • Thái độ, giá trị và niềm tin của họ là gì ?

9. 2 3. Chuẩn bị thuyết trình2.3.1.Tìm hiểu thính giả Thu thập thông tin về khán giả • đặc điểm tâm lý của người nghe ? • Những mong đợi của họ là gì? • Tại sao họ lại tham gia vào buổi trình bày của chúng ta • Những thông tin về cá nhân người nghe như: • Tuổi, giới tính • Tôn giáo, chính trị • Trình độ VH, khả năng kinh tế

10. 2.3. Chuẩn bị thuyết trình 2.3.2. xác định mục tiêu của buổi thuyết trình • Lý do của buổi thuyết trình? • Tại sao chúng ta lại được mời thuyết trình? • Thời gian thuyết trình • Không gian • Mục tiêu của bài thuyết trình có thể là thuyết phục, thông tin, đào tạo hay giải trí… • Đó còn là một phương tiện để đi đến một mục tiêu cụ thể, đó là những điều chúng ta muốn người nghe thực hiện sau khi nghe những thông tin do chúng ta cung cấp. • Khán giả sẽ nhận được những gì từ bài thuyết trình ???

11. 2.3. Chuẩn bị thuyết trình2.3.3 Thu thập thông tin, tư liệu bài TT • Các loại thông tin, tư liệu - Thông tin phải biết: những điều cần cung cấp để giải quyết vấn đề - Thông tin cần biết: những điều cần rõ thêm để làm căn cứ thuyết phục người nghe - Thông tin nên biết: những tư liệu thực tế , số liệu làm thêm phong phú

12. 2.3. Chuẩn bị thuyết trình2.3.3 Thu thập thông tin, tư liệu bài TT • Các nguồn thông tin: • Sách, báo • Tìm kiếm trên mạng Internet • Gặp gỡ các chuyên gia, phỏng vấn • Nghiên cứu tại thư viện

13. 2.3. Chuẩn bị thuyết trình2.3.4 Tổ chức bài thuyết trình • Tổ chức bài thuyết trình: • Bài nói chuyện mang tính chất trình bày • Bài nói chuyện mang tính chất thuyết phục Sự phân biệt nêu trên sẽ giúp chúng ta trong việc phát thảo chiến lược và xây dựng nội dung bài nói chuyện

14. 2.3. Chuẩn bị thuyết trình2.3.4 Tổ chức bài thuyết trình • Các công việc tổ chức bài thuyết trình • Các số liệu thống kê • Các giai thoại • Các lời trích dẫn • Các câu nói đùa • Các hình ảnh minh họa

15. 2.3. Chuẩn bị thuyết trình2.3.4 Xây dựng nội dung bài TT: • Phác thảo đề cương: Xác định các ý chính, sau mỗi các ý chính xác định tiếp các phụ đề và tiếp tục các ý nhỏ của phụ đề này Ví dụ: 1. 1.1. 1.2. 1.2.1 1.2.2 1.3 1.3.1 1.3.2 1.4

16. 2.3. Chuẩn bị thuyết trình2.3.4 Xây dựng nội dung bài TT: • Cấu trúc bài thuyết trình: - Mở bài - Thân bài - Kết luận Trong đó mỗi phần đều có nội dung và chức năng riêng biệt

17. 2.3. Chuẩn bị thuyết trình2.3.4 Xây dựng nội dung bài TT: 2.3.4.1.Xây dựng phần mở đầu: • Mở đầu trực tiếp: giới thiệu trực tiếp chủ đề của nội dung bài nói • Mở đầu gián tiếp: đưa ra một luận đề nào đó rồi dẫn dắt người nghe đến với chủ đề chính của bài thuyết trình Có thể sử dụng mẫu chuyện, hình ảnh, âm thanh…Cách thức này có tác dụng làm kích thích và làm tăng dần sự chú ý của người nghe nhưng không lạm dụng

18. 2.3. Chuẩn bị thuyết trình2.3.4 Xây dựng nội dung bài TT: • 3 yêu cầu bắt buộc cần phải có trong bài thuyết trình là: • Giới thiệu và làm quen • Thông báo nội dung thuyết trình • Thông báo thời gian và phương thức tiến hành

19. 2.3. Chuẩn bị thuyết trình2.3.4 Xây dựng nội dung bài TT: • 2.3.4.2. Xây dựng phần thân bài: Nên có phần chuyển ý giữa phần mở đầu và phần thân bài. Đây là phần quan trọng nhất, cần đảm bảo các yêu cầu sau: • Cung cấp cho khán giả những thông tin mới • Đáp ứng cao nhất yêu cầu thông tin của khán giả • Mang tính thời sự, tính cấp thiết, phản ảnh những vấn đề nóng bỏng của cuộc sống

20. 2.3. Chuẩn bị thuyết trình2.3.4 Xây dựng nội dung bài TT: • 2.3.4.3. Phần kết thúc: • Tóm tắt các điểm chính, nhấn mạnh cốt lõi • Kết thúc bằng một nhận xét tích cực • Kết thúc đúng lúc, không dông dài và cám ơn thích giả . Mỉm cười và không quên cám ơn người đến dự

21. 2.3. Chuẩn bị thuyết trình2.3.5 Các phương tiện hỗ trợ và công tác hậu cần • Các tài liệu có liên quan • Hệ thống máy chiếu đa phương tiện (ngôn từ 7%, giọng nói 38%, hình ảnh 55%) • Máy chiếu video, hệ thống âm thanh(chọn vị trí thuật lợi để đặt các phương tiện nghe nhìn • Phải biết sử dụng các thiết bị nghe nhìn • Vị trí đứng khi thuyết trình

22. 2.3. Chuẩn bị thuyết trình2.3.6 Chuẩn bị tâm lý và hình thức • Hình thức bên ngoài • Trang phục • Tự tin - Chuẩn bị kỹ càng - Tưởng tượng bạn sẽ thuyết trình thành công • - Đừng coi rụt rè là rào cản • Giữ gìn sức khỏe và bảo vệ giọng nói - Luyện tập nói - Luyện tập theo nhóm

23. 2.3. Chuẩn bị thuyết trình2.3.6 Chuẩn bị tâm lý và hình thức Cách thức luyện tập chuẩn bị cho lần đầu tiên thuyết trình: • Thực hành cá nhân: chọn 1 nơi riêng tư để tập nói • Ghi âm và nghe lại • Tổ chức buổi thuyết trình thử • Diễn tập thật

24. NGÖÔØI GIÔÙI THIEÄU ÑÒA ÑIEÅM THOÂNG TIN NGÖÔØI NGHE THÔØI GIAN ÑIEÀU KIEÄN TRÌNH BAØY NHÖÕNG ÑIEÀU CAÀN BIEÁTKHI THUYEÁT TRÌNH MOÄT BAØI DIEÃN VAÊN 1. NHÖÕNG ÑIEÀU KIEÄN TOÁI THIEÅU TRÖÔÙC KHI LEÂN DIEÃN ÑAØN:

25. 2.4. Tiến hành thuyết trình2.4.1 Các bước tiến hành thuyết trình • Kế hoạch bài thuyết trình: - Lập 1 bản tóm tắt để thuyết trình viên có thể nhớ lại một cách tuần tự các bước trong suốt quá trình thuyết trình - Lựa chọn phương pháp trình bày (cần có các câu chuyển tiếp để liên kết các luận điểm chính)- có thể nói chậm lại hay nhấn mạnh hơn - Phân bổ thời gian hợp lý

26. 2.4. Tiến hành thuyết trình2.4.1 Các bước tiến hành thuyết trình Tạo mối quan hệ ấn tượng tốt với thính giả: • Trang phục gọn gàng, nghiêm chỉnh • Tư thế: đứng thẳng, tự nhiên, không bỏ tay vào túi quần • Sắc mặt, ánh mắt • Không vội vàng nói ngay khi vừa bước lên bục

27. 2.4. Tiến hành thuyết trình2.4.1 Các bước tiến hành thuyết trình • Tạo mối quan hệ ấn tượng tốt với thính giả: • Giới thiệu thân thiện • Có đầy đủ độ tự tin: hạn chế nhìn giấy • Đưa ra vấn đề chính ngay từ đầu bài thuyết trình • Hình thành phong cách: để thu hút khán giả cần phải làm nhiều cách • Lưu lại ấn tượng Nét mặt, tư thế, cử chỉ, phong cách…được huy động vào cuộc một cách tổng hợp và tương hỗ nhau

28. 2.4. Tiến hành thuyết trình2.4.1 Trình bày nội dung bài thuyết trình • Chào những người tham dự và giới thiệu bản thân • Đưa ra cấu trúc bài thuyết trìnhCâu mở đầu và câu kết là là 2 phần mà phải chú trọng nhất • Thông báo thời gian thuyết trình • Thông báo khi nào sẽ trả lời câu hỏi

29. 2.4. Tiến hành thuyết trình2.4.1 Trình bày nội dung bài thuyết trình Một số thủ thuật mở đầu: • Đừng mở đầu bằng một lời xin lỗi • Gây sự chú ý • Đưa ra một thông báo hoặc một thống kê theo cách làm cho người khác giật mình • Hãy bông đùa 1 chút • Đưa ra những trích dẫn phù hợp • Thuật lại một câu chuyện có liên quan • Bắt đầu bằng những minh họa cụ thể

30. 2.4. Tiến hành thuyết trình2.4.1 Trình bày nội dung bài thuyết trình Những điều nên tránh: • Bắt đầu từ câu: “Xin chào, tên tôi là.. • Mở đầu một cách sai lầm (tránh câu xin lỗi…) • Đi quá xa chủ đề • Không biết cách đi lên bục thuyết trình

31. 2.4. Tiến hành thuyết trình2.4.2 Trình bày phần thân bài Có 4 cách trình bày: • Đọc từ bản thảo. VD: Thư chúc mừng của CT nước gửi các cháu nhi đồng • Đọc thuộc lòng • Nói tùy hứng (không có sự chuẩn bị trước)- ghi nhanh dàn ý sơ lược ra giấy • Nói ứng biến (nói theo dàn ý đã lập trước)- có thể điều chỉnh theo nhiều tình huống khác nhau và khuyến khích chất lượng hội thoại

32. 2.4. Tiến hành thuyết trình2.4.3 Trình bày phần kết luận • Hướng đến sự kết thúc • Chuẩn bị kết thúc: tóm lược ngắn gọn, súc tích, nhắc lại ý chính của bài thuyết trình • Kết thúc mạnh mẽ và ấn tượng: :tóm lược thuyết trình trong 1 hoặc 2 câu, ngắn gọn, sau khi mọi người vỗ tay xong, bạn hãy mỉm cười và đừng quên cám ơn người đến dự)

33. 2.4. Tiến hành thuyết trìnhNhững việc cần làm: • Nói rõ với cử tọa số vấn đề bạn dự định trình bày • Đảm bảo thời gian thuyết trình đúng dự kiến • Đánh dấu những vấn đề có thể bỏ hoặc rút ngắn nếu không kịp thời gian • Nếu quên 1 số ý hãy bỏ qua luôn, không nên trình bày vào cuối buổi thuyết trình

34. 2.4. Tiến hành thuyết trình2.4.4 Đặt và trả lời câu hỏi • Phần hỏi-đáp quan trọng không kém phần thuyết trình • Nghiên cứu kỹ các tài liệu thuyết trình và thông tin liên quan sẽ giúp bạn lường trước các vấn đề được hỏi • Hầu hết câu hỏi đều có mục đích chung • Bình tĩnh suy nghĩ trước khi trả lời, không nên căng thẳng quá, với câu trả lời đơn giản, suy nghĩ không quá 10 giây, câu phức tạp không quá 1 phút

35. 2.4. Tiến hành thuyết trình2.4.4 Đặt và trả lời câu hỏi • Tiếp cận câu hỏi một cách tích cực • Lắng nghe cẩn thận • Nên trả lời từng câu một • Nếu cần, có thể đề nghị người hỏi làm rõ nghĩa câu hỏi • Hướng câu trả lời tới toàn bộ khán giả • Kiểm soát thời gian

36. 2.4. Tiến hành thuyết trình2.4.5 Đánh giá kết quả thuyết trình • Đối với diễn giả: • Bạn có tạo lập mối quan hệ tốt với khán giả không? • Bạn có tự tin kiểm soát được mọi thứ không? • Bạn có nhất quán và theo 1 mục tiêu chính không? • Bạn có hài lòng với thông điệp mở đầu và kết thúc không? • Bạn có hài lòng với kết quả không?

37. 2.4. Tiến hành thuyết trình2.4.5 Đánh giá kết quả thuyết trình 2. Đối với thính giả: • Bạn có tránh được sự sai lầm ngớ ngẫn nào không • Kỳ vọng của khán giả có đáp ứng được không? • Bạn có nhận được phản hồi của thính giả không? • Bạn có chắc chắn rằng khán giả hiểu thông điệp của bạn không?

39. 2.4. Tiến hành thuyết trình2.4.5 Đánh giá kết quả thuyết trình 3. Thông điệp: Bạn có nói rõ ràng và nhất quán về thông điệp của mình không? Lập luận của bạn có liên kết tốt không Bạn có cập nhật thông tin không Thông điệp của bạn có thể ngắn hợn được không?

40. 3. Các kỹ năng trong thuyết trình 3.1.Kiểm soát sự lo lắng - Các nguyên nhân dẫn đến sự lo lắng: + Chuẩn bị không tốt bài thuyết trình + Kiến thức về chủ đề thuyết trình bị hạn chế + Thể chất và tinh thần không tốt + Thính giả nhìn bạn chằm chằm + Người nghe không tập trung chú ý

41. 3. Các kỹ năng trong thuyết trình - Biểu hiện của sự lo lắng: • Khuôn mặt trầm ngâm, không tươi vui • Giọng nói run và tim đập mạnh • Đi đi, lại lại không rõ mục đích, đứng ngồi không yên • Toát mồ côi, run tay, run chân, giọng nói ngắt quãng, thở mạnh • Tay vân vê một thứ gì đó như vạt áo, bút, tư trang…

42. 3. Các kỹ năng trong thuyết trình - 3.1.Kiểm soát sự lo lắng : • Chọn chủ đề bạn biết rõ • Đừng bao giờ học thuộc bài nói (giọng đọc như máy, không truyền cảm..) • Lên kế hoạch sử dụng công cụ hỗ trợ: máy chiếu, tờ rơi, bảng biểu… • Ổn định tâm lý • Cơ thể: di chuyển nhẹ nhàng, hít thở đều và sâu, tạo sự thư giản cần thiết, hai bàn tay nắm chặt rồi thả lỏng càng chậm càng tốt • Hơi thở và giọng nói: tập hít thở để điều hòa tốt hơi thờ mình

43. 3. Các kỹ năng trong thuyết trình 3.2.Sử dụng ngôn ngữ: • Đối với khán giả là người cao tuổi: ngôn ngữ truyền tải đòi hỏi ngắn gọn, dễ hiểu và tính thực tế cao, thể hiện tính trang nghiêm • Đối với đối tưỡng trẻ và trung tuổi : có sự linh hoạt, ngôn từ đặc trưng về chuyên môn, ngành nghề, lĩnh vực họ hoạt động

44. 3. Các kỹ năng trong thuyết trình3.2.Sử dụng ngôn ngữ: • Đối tượng là nam giới: ngôn ngữ mạnh mẽ, tính logic cao • Đối tượng là nữ giới: ngôn ngữ phải nhẹ nhàng, truyền cảm thể hiện sự gần gũi • Đối tượng là người nước ngoài: sử dụng phiên dịch, cần am hiểu văn hóa nước sở tại

45. 3. Các kỹ năng trong thuyết trình 3.2.1Sử dụng ngôn ngữ một cách hiệu quả: • Sử dụng từ chính xác • Sử dụng từ rõ ràng • Dùng tử quen thuộc • Dùng từ trừu tượng • Sử dụng từ biểu đạt • Sử dụng ngôn ngữ sinh động: từ tượng thanh, tượng hình • Sử dụng từ thích hợp, phù hợp với hoàn cảnh nói, khán giả, chủ đề

46. 3. Các kỹ năng trong thuyết trình3.2.2 Ngôn ngữ nói và ngôn ngữ viết: Người TT soạn giáo án nhằm kiểm soát nội dung trình bày Ngôn ngữ viết được người thuyết trình viết ra với chất lọc, logic, đầy đủ, văn phong ngắn gọn. Người thuyết trình sử dụng kỹ năng nói để truyền đạt , nhấn mạnh và gây hiệu ứng tốt với khán giả

47. 3. Các kỹ năng trong thuyết trình 3.3.3. Kỹ năng nói • Giọng nói/âm lượng: • Điều tiết tốt âm lượng trong buổi TT • Âm lượng lúc cao, thấp (chú ý những phần chuyển câu, chuyển đoạn, chuyển nội dung) Phát âm : Cần tránh một số rào cản như nói ngọng, lắp, ư,a…. Nhịp độ, tốc độ: cần có sự thay đổi để thu hút người nghe Sử dụng micro: cách miệng 20cm

48. 3.4. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể3. 4.1 Giao tiếp bằng mắt: • Ánh mắt xã giao • Ánh mắt thân thiện. • Đưa mắt quan sát xung quanh phòng • Đưa mắt chú ý 1 nhóm thính giả khi bạn bắt đầu những câu nói đầu tiên • Di chuyển ánh mắt mình đến tất cả thính giả thính giả cảm thấy sự quan tâm Mắt liếc nhẹ kèm theo 1 nụ cười

49. ÑIEÄU BOÄ NGOÂN NGÖÕ HÌNH THEÅ NHÖÕNG ÑIEÀU CAÀN BIEÁTKHI THUYEÁT TRÌNH MOÄT BAØI DIEÃN VAÊN 1. NHÖÕNG ÑIEÀU KIEÄN CAÀN THIEÁT HOÃ TRÔÏ: GIOÏNG NOÙI LUYEÄN GIOÏNG LUYEÄN HÔI LUYEÄN AÂM LUYEÄN THANH

50. 3.4. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể3.4.1 Giao tiếp bằng mắt: Những điều cần tránh: • Ánh mắt rụt rè, nhút nhát • Chỉ nhìn tập trung vào 1 nhóm thính giả • Nhìn tài liệu liên tục • Chớp mắt hoặc dụi mắt liên tục